《檔案管理制度》

PAGEPAGE1檔案管理制度一、目的為真實(shí)記載企業(yè)發(fā)展歷程，保存企業(yè)經(jīng)營、管理重要資料，同時為企業(yè)經(jīng)營、管理，提供真實(shí)可靠的檔案依據(jù)，特制定本制度。二、檔案建立和使用1、檔案工作的任務(wù)：收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的檔案，各企業(yè)要對企業(yè)的所有檔案建立索引目錄。2、保管年限：1）財(cái)務(wù)檔案依國家《會計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行；2）企業(yè)內(nèi)部檔案保管年限為永久保存。2、范圍：文字材料、證照、證書、圖紙、實(shí)物、電子聲像等。3、立卷。檔案室應(yīng)在年初組織有關(guān)人員擬訂“案卷目錄”，按照文件的名稱、問題、作者等特征進(jìn)行立卷。卷內(nèi)文件應(yīng)統(tǒng)一注號，并在卷后附入備考表，注明卷內(nèi)情況。重要的文件除原稿外，可保存兩份，必要時分兩卷保管，其中一卷可暫不裝訂。檔案借閱。調(diào)閱檔案只限在公司內(nèi)部查閱，不能帶出，必須帶離公司的，要經(jīng)過行政辦公室批準(zhǔn)。調(diào)卷人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)。如果是密級文件，必須經(jīng)總裁批準(zhǔn)。檔案的銷毀：任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；沒存檔價值的公文，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)人鑒別，并報(bào)各企業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可定期銷毀。銷毀秘密文件要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不泄密。三、分類文書檔案：指企業(yè)運(yùn)營過程中，各項(xiàng)經(jīng)營管理活動所形成的有保存價值的文件或資料。會計(jì)檔案：指記載企業(yè)財(cái)務(wù)活動所形成的各種票據(jù)、憑證、賬、表。審計(jì)檔案：指審計(jì)部門在進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督或?qū)徲?jì)調(diào)查活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。人事檔案指員工入職到離職過程中形成的個人信息表格、合同等。營銷檔案指進(jìn)行營銷活動或者品牌形象活動時形成的計(jì)劃、方案、講話稿、報(bào)樣等文字資料，以及照片、攝像等記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。工程?xiàng)目檔案：房屋建筑物及配套設(shè)施圖紙、改造工程項(xiàng)目資料、重要設(shè)備原始資料。記錄企業(yè)發(fā)展歷程，定期收錄和制作企業(yè)大事跡的影像、文字，且連續(xù)性的歷史檔案。四、職責(zé)1、各公司總經(jīng)理是本企業(yè)檔案工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案資料管理的領(lǐng)導(dǎo)工作，行政部負(fù)責(zé)檔案管理工作。2、各公司專職（兼職）檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供、利用本公司各類檔案及有關(guān)資料。3、行政人事部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各項(xiàng)目公司檔案工作。4、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的統(tǒng)一管理工作。5、審計(jì)部負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的統(tǒng)一管理工作。6、人事檔案的管理：高管檔案及集團(tuán)本部員工的人事檔案由集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)管理，各單位基層干部、員工的檔案由各公司負(fù)責(zé)管理。7、營銷類檔案的管理：各公司負(fù)責(zé)管理各項(xiàng)營銷活動、品牌形象活動中形成的照片、光盤、錄像帶等載體性及文字性的文件材料。8、工程項(xiàng)目檔案管理：各公司行政部門負(fù)責(zé)建檔、管理，房屋及配套施工圖紙、改造工程項(xiàng)目資料及重要設(shè)備原始資料，其它需保存的檔案資料由業(yè)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)保管。五、基本原則1、檔案實(shí)行分級管理，總裁辦負(fù)責(zé)集團(tuán)級各項(xiàng)檔案工作，同時負(fù)責(zé)集團(tuán)范圍內(nèi)永久性檔案的保管等工作，各公司負(fù)責(zé)本級檔案收集、整理、保管等各項(xiàng)工作。2、檔案收集要齊全、完整、準(zhǔn)確；隨辦隨歸，每半年上交歸檔一次。3、檔案利用要遵循集團(tuán)保密制度，按管理權(quán)限閱讀和審批。六、監(jiān)督與檢查1、集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)組織各公司的（專）兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；2、集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)全集團(tuán)的檔案檢查工作；3、集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)檔案管理制度落實(shí)的檢查監(jiān)督工作。七、罰則（一）因工作疏忽出現(xiàn)下列情況之一，并尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失，視情節(jié)給予警告處分，檔案管理員處連帶責(zé)任。1.未按規(guī)定要求上交檔案，并經(jīng)督促在期限內(nèi)仍未交齊者；2、檔案借閱超過約定時間未歸還；3、使用者造成丟失、損壞、擅自拆卷，對檔案涂改、或轉(zhuǎn)借他人；4、檔案利用者擅自摘錄、復(fù)制或翻印檔案內(nèi)容；5、在案卷上圈點(diǎn)、劃線、寫字、折疊。6、重要檔案不及時建檔。7、檔