服務和供應品的采購和管理程序

服務和供應品的采購與管理程序1目的通過對影響檢驗檢測質(zhì)量的服務和供應品的控制，保證檢驗檢測工作質(zhì)量。2適用范圍2.1適用對檢驗檢測工作質(zhì)量有影響的外部服務的管理。2.2適用對檢驗檢測工作質(zhì)量有影響的供應品的管理。3職責3.1各使用部門負責服務和供應品需求的申請、使用管理和信息反饋等。3.2質(zhì)量技術部負責技術標準的管理。3.3資產(chǎn)設備部負責檢驗檢測、辦公、安全類設備的服務與供應品的采購和管理。3.4分管領導負責采購計劃的審核，最高管理者或授權的院領導負責審批。3.5分管領導組織對影響檢驗檢測質(zhì)量的重要消耗品、供應品和支持服務的供應商進行評價。4程序4.1定義4.1.1服務是指與檢驗檢測工作密切相關的諸如計量（檢定/校準X設備維修保養(yǎng)、人員培訓等與檢驗工作質(zhì)量有關的外部服務。4.1.2供應品是指與檢驗檢測工作密切相關的諸如耗材、試劑、軟件等產(chǎn)品。4.2合格服務方與供應方的認定4.2.1合格服務方與供應方的申請（1） 凡具有能力提供服務與供應品的單位均可申請作為我院合格服務/供應方的候選單位，通過填寫“物資供應方資格評定申請表”或“分包（服務、外協(xié)）方資格審查申請表”，向資產(chǎn)設備部提出申請；（2） 取得ISO9000認證、國家實驗室認可、實驗室資質(zhì)認定等政府或政府認可的有效資質(zhì)的服務/供應方，可由資產(chǎn)設備部通過網(wǎng)絡等渠道提供資料，填寫“物資供應方資格評定申請表”或“分包（服務、外協(xié)）方資格審查申請表”。4.2.2資產(chǎn)設備部負責組織相關檢驗部門和質(zhì)量技術部有關人員，對提出申請的服務方/供應方按照“申請表”內(nèi)容進行評價，資產(chǎn)設備部負責人負責簽署評價結論，分管領導審批后生效。4.2.3資產(chǎn)設備部應保存合格供應方資料檔案，編制“合格物資供應方一覽表”和“合格分包（服務、外協(xié)）方一覽表”，供相關部門使用。4.2.4資產(chǎn)設備部每年應組織使用部門人員、采購人員對合格服務方/供應方進行一次審核、評定，對合格服務方供應方的服務/供應品質(zhì)量、性價比、及時性等進行綜合評價，不符合要求的應終止合作關系?！昂细裎镔Y供應方一覽表”和“合格分包（服務、外協(xié)）方一覽表”由資產(chǎn)設備部負責人審核，分管領導批準。“合格物資供應方一覽表”和“合格分包（服務、外協(xié)）方一覽表”，每年頒布一次。4.2.7已與院建立長期合作關系，質(zhì)量穩(wěn)定的供應商，經(jīng)審批后可備案認可。4.2.8按政府采購程序確定的供應方，應對供應方進行包括產(chǎn)品質(zhì)量、性能指標、售后服務等方面內(nèi)容的綜合評價，以掌握供應方誠信度，評價時應充分考慮使用部門反饋的意見。4.2.9人員資質(zhì)培訓考試、計量檢定服務商可按有關政策規(guī)定，直接選擇有關法定機構，不須評價。4.3采購供應品的質(zhì)量控制4.3.1當需要采購供應品時，資產(chǎn)設備部負責制定采購計劃、材料清單，與供應方簽訂合同、協(xié)議（需要時）。4.3.2為確保質(zhì)量，各相關部門應協(xié)助資產(chǎn)設備部向供應方提出技術要求和驗收標準，供應方達不到要求或需改變某些要求時應經(jīng)資產(chǎn)設備部和使用部門同意。4.3.3對一次性購買數(shù)量很少的供應品可以通過使用前驗證來保證采購的供應品質(zhì)量。4.3.4儀器設備計量檢定服務控制執(zhí)行《設備維護管理程序》。4.4供應品采購4.4.1各部門編制需采購的供應品清單并填寫“購置設備（檢驗耗材）申請表”,送交資產(chǎn)設備部簽署意見，經(jīng)分管領導審核、最高管理者或其授權的院領導批準后，由資產(chǎn)設備部組織采購。4.4.2采購供應品時應選擇“合格物資供應方一覽表”中的供應商。4.4.3在特定情況下，允許使用人向未進行供應方資格評審的供應方一次性購買數(shù)量很少的供應品，應對采購的供應品質(zhì)量實施驗證和控制。4.5供應品的驗收4.5.1為保證質(zhì)量，需在供應方處驗證產(chǎn)品時，應在合同、協(xié)議中作出規(guī)定，明確驗收要求。一般供應品（未納入固定資產(chǎn)）的驗收，由各相關部門負責；重要供應品（納入固定資產(chǎn)）的驗收，由資產(chǎn)設備部與各相關部門共同進行，證實其符合規(guī)定要求后才能接受。4.5.3對驗收不合格的供應品應詳細記錄，并向供應方發(fā)出不合格通知，做好不合格品的處置，如退貨、索賠等，將損失減少到最小程度。4.5.4供應品若只能在使用中驗證質(zhì)量狀況時，應在合同中予以明確注明，本院的驗證不能免除供應方的質(zhì)量責任。4.6供應品的保管4.6.1各部門專用的供應品，由各部門指定專人負責，按要求進行管理。多個部門共用的供應品，由資產(chǎn)設備部進行管理，使用時辦理領用手續(xù)。4.6.2供應品的管理人員應定期對所管理的供應品進行盤查，超出保質(zhì)期的供應品應及時清理、銷毀，確保供應品滿足使用要求。4.6.3圖書、標準類資料由質(zhì)量技術部按要求進行儲存、保管。4.7為保證使用具有良好信譽并且滿足檢驗檢測質(zhì)量要求的消耗材料、供應品和服務，有關部門應選擇“合格分包（服務、外協(xié)）方一覽表”中提供的對象。5相關文件5.1《設備儀器維護管理程序》 CQTJ-CX005-2014/16質(zhì)量記錄6.1分包（服務、外協(xié)）方資格審查申請表CQTJ-CXBS014-2014/0合格分包（服務、外協(xié)）方一覽表 CQTJ-CXBS015-2014/0分包（服務、外協(xié)）申請表 CQTJ-CXB