技術(shù)文件管理制度

技術(shù)文件管理制度PAGE57PAGE18技術(shù)文件管理制度為了規(guī)范本公司技術(shù)文件管理，暢通技術(shù)信息渠道，確保本公司建設(shè)有關(guān)各方意見及時有效溝通、設(shè)計圖紙及其它技術(shù)資料及時有效傳遞，以便有關(guān)各部門、各工作場所都能及時使用有效文件，防止誤用失效、作廢文件，及時、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的整理、歸檔技術(shù)文件，特制定本制度。本制度適用于中鐵九局集團(tuán)有限公司嘉峪關(guān)制梁場預(yù)制梁預(yù)制公司所有技術(shù)文件管理。一、職責(zé)劃分1、技術(shù)文件由公司管理部技術(shù)員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的簽收、受控、外借、保密、存檔等工作，所有技術(shù)文件、技術(shù)人員資料均應(yīng)經(jīng)梁場總公司師審閱簽署處理意見后交辦。2、技術(shù)人員負(fù)責(zé)對所有標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、工藝文件、試驗方法、技術(shù)資料檔案統(tǒng)一編碼、收發(fā)、借閱、保管、歸檔工作。3、技術(shù)人員負(fù)責(zé)保管、收發(fā)技術(shù)文件修改通知單。4、施工圖紙由梁場公司技術(shù)人員負(fù)責(zé)繪制，經(jīng)公司管理部部長審核，梁場總公司師批準(zhǔn)后發(fā)放給梁場各相關(guān)部門、各相關(guān)班組，并交技術(shù)人員管理，存檔。5、所有工藝文件，作業(yè)指導(dǎo)書，內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)等工藝文件由公司管理部技術(shù)人員負(fù)責(zé)編制。經(jīng)公司管理部部長審核，梁場總公司師批準(zhǔn)后發(fā)放給梁場各相關(guān)部門、各相關(guān)班組，并交技術(shù)人員管理，存檔。二、文件的分類文件分為自制文件和外來文件。外來文件包括設(shè)計文件圖紙、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級文件等。技術(shù)文件包括：a）標(biāo)準(zhǔn)：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，材料、配件標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計、施工驗收規(guī)范，技術(shù)要求等；b）圖紙：產(chǎn)品設(shè)計圖紙、施工圖紙、附屬圖紙、支座圖紙、工裝圖紙、胎卡具圖紙等；c）工藝文件：工藝細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書、工序流程卡、技術(shù)要求等；d）試驗方法：試驗、測量、檢驗方法、規(guī)程、評定方法、試驗報告等；e）檔案：設(shè)備、工裝、計量檔案、產(chǎn)品檔案等。三、文件的編號與標(biāo)識1、管理手冊與體系文件：管理手冊與體系文件由綜合管理部統(tǒng)一編號與標(biāo)識。A管理手冊年代號ZTJJ/SCXX--XXXX年代號版序號版序號管理手冊代號管理手冊代號山橡防水材料股份有限公司山橡防水材料股份有限公司B作業(yè)指導(dǎo)書年代號JJJQ/ZWXX--XXXX年代號文件編號文件編號專業(yè)代號專業(yè)代號山橡防水材料股份有限公司山橡防水材料股份有限公司C質(zhì)量體系文件年代號JJJQ/ZTXX--XXXX年代號文件編號文件編號專業(yè)代號專業(yè)代號山橡防水材料股份有限公司山橡防水材料股份有限公司D工藝文件年代號JJJQ/GWXX--XXXX年代號版序號版序號工藝文件代號工藝文件代號山橡防水材料股份有限公司山橡防水材料股份有限公司E內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)年代號JJJQ/BWXX--XXXX年代號版序號版序號內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)代號內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)代號山橡防水材料股份有限公司山橡防水材料股份有限公司F安全體系文件年代號JJJQ/ATXX--XXXX年代號文件編號文件編號專業(yè)代號專業(yè)代號山橡防水材料股份有限公司山橡防水材料股份有限公司G梁的編號T型梁編號梁編號代號JQTXXX—XXXX梁編號代號梁類型代號梁類型代號梁跨度代號梁跨度代號山橡防水材料股份有限公司山橡防水材料股份有限公司箱梁編號梁編號代號JQXX--XXX梁編號代號梁跨度代號梁跨度代號山橡防水材料股份有限公司山橡防水材料股份有限公司四、技術(shù)文件的管理1、技術(shù)文件應(yīng)按其內(nèi)容、文件形式進(jìn)行分類管理，并建立有效文件清單，掌握文件分布和更改記錄。2、技術(shù)文件借閱必須填寫借閱登記，應(yīng)寫明：借閱人、日期、借閱文件名稱、借閱期限等內(nèi)容，任何人不得擅自復(fù)印，或向外部提供技術(shù)文件。3、所有變更文件中的變更內(nèi)容，必須毫無遺漏地在文件中全面反映，而且要在所有涉及文件上反映。4、技術(shù)文件除技術(shù)人員存檔之外，各部門所接收文件應(yīng)視為部門所有，應(yīng)最大限度地保證公司建設(shè)的需要。文件持有者或相關(guān)公司技術(shù)人員應(yīng)認(rèn)真研讀技術(shù)文件或文件變更，以保證正確指導(dǎo)施工。5、技術(shù)文件持有者和保存者應(yīng)愛護(hù)文件，防止發(fā)霉、蟲蛀、殘缺少頁，避免油污、損壞和丟失，保證文件清潔完整。6、技術(shù)人員應(yīng)限制文件的擴(kuò)散范圍，不得隨意借閱、復(fù)制，確有需要時要履行有關(guān)審批手續(xù)。五、技術(shù)文件的收發(fā)1、所有技術(shù)文件收文、發(fā)文應(yīng)有收、發(fā)文記錄，由技術(shù)人員統(tǒng)一管理。2、技術(shù)人員在收到技術(shù)文件并登記后，交梁場總工審核報梁場場長批準(zhǔn)復(fù)制下發(fā)。3、技術(shù)文件發(fā)放時應(yīng)按批準(zhǔn)范圍進(jìn)行，并做好發(fā)放簽收記錄。圖紙由領(lǐng)用人簽字，并寫明使用單位。4、經(jīng)修改的技術(shù)文件必須發(fā)至原文件持有者手中，并將失效的技術(shù)文件及時收回或銷毀，以避免誤用已經(jīng)失效的文件。5、任何單位和個人都無權(quán)私自銷毀或留存作廢技術(shù)文件。六、技術(shù)文件的更改1、凡已歸檔的技術(shù)文件不得任意修改，必須修改時，要由移交歸檔單位的有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行，并參照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，履行一定的審批手續(xù)。2、技術(shù)文件的更改均以書面形式進(jìn)行。即由公司管理部技術(shù)人員提交“文件更改通知單”，并在圖紙、文件或相應(yīng)的附件標(biāo)明修改的原因和內(nèi)容，做好更改記錄和修改標(biāo)識，有關(guān)技術(shù)部門技術(shù)主管審批，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。重要圖紙的更改由公司管理部部長審核，總公司師批準(zhǔn)。3、所有圖樣及設(shè)計文件的更改都不得降低產(chǎn)品質(zhì)量和公司質(zhì)量，不得違背有關(guān)文件的規(guī)定。如圖紙、文件、資料更改后會引起其它圖樣及設(shè)計文件的更改時，應(yīng)及時發(fā)出相應(yīng)的《文件更改通知單》。4、生產(chǎn)、施工單位如對圖紙有異議時，可向設(shè)計、審批、簽發(fā)者提出意見，但不得擅自修改圖紙或降低技術(shù)要求。5、按合同規(guī)定圖紙等技術(shù)文件的更改需要顧客批準(zhǔn)的，必須報經(jīng)顧客的批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。6、若指定其它部門進(jìn)行圖紙等技術(shù)文件的更改審批時，該部門應(yīng)獲得原審批部門所依據(jù)的有關(guān)背景資料。7、技術(shù)文件更改批準(zhǔn)后，技術(shù)人員向有關(guān)部門和生產(chǎn)現(xiàn)場下發(fā)“文件更改通知單”，并做好發(fā)放簽收記錄。七、技術(shù)文件歸檔范圍1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面：包括產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝、模型模具、配件的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程形成的各種上文件材料。2、設(shè)備儀器方面：包括設(shè)計儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備（儀器）重要改造圖紙等。3、技術(shù)管理方面：包括質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計量、能源、環(huán)保、技術(shù)情報、技術(shù)文件管理中形成的各種文件材料等。4、技術(shù)文件歸檔時間技術(shù)文件材料的歸檔時間，應(yīng)按照工作程序，可以分批分期立卷歸檔，也可以在技術(shù)文件材料全部形成后一次歸檔。一般情況下：產(chǎn)品技術(shù)檔案，應(yīng)在每個產(chǎn)品定型或批量生產(chǎn)之后歸檔。設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在每臺設(shè)備儀器使用或安裝之后歸檔。標(biāo)準(zhǔn)檔案應(yīng)在每個項目批準(zhǔn)之后歸檔。5、技術(shù)文件歸檔要求1）技術(shù)文件應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)容分類歸檔，并確保歸檔文件完整、齊全、真實、準(zhǔn)確。2）文字材料的載體和書寫材料必須使用便于檔案長期保存的材料。6、其它方面1）凡是技術(shù)研究工作中形成的技術(shù)文件材料，不論成功的項目或不是成功的項目，或是停止的項目，都應(yīng)歸檔。2）停建、緩建公司的技術(shù)文件材料，要由有關(guān)技術(shù)業(yè)務(wù)部門或技術(shù)負(fù)責(zé)人整理好，送交檔案部門妥善保存。八、技術(shù)文件的利用1、技術(shù)文件的借閱、查閱都要履行一定的審批手續(xù)，所借檔案不得拆散、涂改、抽換、水浸、丟失和泄密。底圖只準(zhǔn)在檔案部門曬印、查閱，一律不外借。2、為利用者提供檔案復(fù)印件。為檔案利用者出具檔案證明或檔案內(nèi)容的摘錄、節(jié)錄材料。九、技術(shù)文件的保密工作1、技術(shù)文件密級按照國家、鐵道部有關(guān)文件、資料密級劃分的規(guī)定加以確定，檔案部門不另劃密級。2、十、技術(shù)文件保存期梁場內(nèi)部編寫的技術(shù)文件的保存期自發(fā)布之日起到所有施工完成之日止，外部技術(shù)文件則根據(jù)文件性質(zhì)隨預(yù)制梁資料永久保存。山橡防水材料股份有限公司收文登記表編號：JL—CX01-01-序號文件編號文件名稱（主要內(nèi)容）發(fā)出單位來文時間收文時間備注第頁質(zhì)量記錄清單編號：JL—CX01-02-序號記錄編號記錄名稱部門山橡防水材料股份有限公司文件更改通知單編號：JL—CX01-03-通知單名稱經(jīng)辦單位經(jīng)辦人/日期審批人/日期事由：文件發(fā)放、回收登記表文件類別：編號：JL—CX01-04-文件名稱文件編號分發(fā)編號發(fā)放記錄回收記錄備注領(lǐng)取單位份數(shù)簽收/日期份數(shù)簽收/日期編制人：文件和資料借閱登記表編號：JL—CX01-05-序號借閱日期借閱單位文件編號文件名稱借閱人返還日期備注制表：年月日編號：JL—CX01-06-管理體系有效文件一覽表制表：審核：批準(zhǔn)：