行政采購類管理辦法(行政類含流程圖)

PAGEPAGE10行政采購管理辦法第一條為了提供優(yōu)質(zhì)高效的服務支持并加強管理，控制費用支出，特制訂本辦法。第二條行政采購歸口管理部門為人事行政部。（一）內(nèi)部管理1、采購范圍計算機及相關(guān)設備等固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品等統(tǒng)一由人事行政部購置。固定資產(chǎn)：是指使用期限超過1年，且單位價值2000元及以上的生產(chǎn)經(jīng)營用設備物品；或雖不屬于生產(chǎn)經(jīng)營物品的，但單位價值在2000元以上，且使用期限超過2年的。例如：計算機及相關(guān)設備、辦公家具等。低值易耗品：是指單件價值在2000元以下，800（含）元以上物品，或價值雖低于前標準，但能在較長時間內(nèi)保持實物形態(tài)，并非一次性消耗的。辦公用品：紙張耗材、輔助辦公小用具、維修用機器配件等。2、購買（1）各部門在每月10日和20日，按本部門下月需求填寫《辦公用品購買使用申請表》（見附件3）、《電腦耗材購買申請表》（見附件4），并由總裁辦批準后，交由公司人事行政部辦理，人事行政部在收到申請表之日起2個工作日內(nèi)對部門申購計劃匯總，進行購買。（2）計算機及輔助設備的購買程序應根據(jù)部門年度購買計劃與預算填寫《計算機購置申請表》（見附表5），人事行政部根據(jù)部門實際需求進行初審，報相關(guān)領(lǐng)導，按照費用審批權(quán)限審批后，進行購買。（3）辦公用品購買后要及時入庫，并填寫《辦公用品入庫登記表》（見附件6）。對于市場缺貨、價格波動較大、不易購買而未能采購到的物品，人事行政部要做出說明，并及時在適當時機購買。3、保管及發(fā)放（1）人事行政部于每月15、25日發(fā)放辦公用品及電腦耗材，其他時間如無特殊情況不發(fā)放。（2）人事行政部設專人負責辦公用品及電腦耗材的保管、發(fā)放與登記》。發(fā)放與領(lǐng)用要填寫《辦公用品（含電腦耗材）領(lǐng)用統(tǒng)計表》（見附件7）。（3）物品發(fā)放及使用。應本著節(jié)約和愛護的原則，杜絕浪費，對消耗量的大的物品要嚴格控制，對一般消耗品要愛護使用。4、購置管理（1）定期報表管理：人事行政部每月填寫《辦公用品出庫匯總表》（見附表8），統(tǒng)計出月度低值易耗品、辦公用品總耗費數(shù)。（2）供應商信息：人事行政部定期更新供應商檔案信息，便于掌握同類商品市場信息。（二）外部管理：供應商管理1、建立合格供應商名錄庫：所有考察合格的供應商，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后納入《合格供應商名錄庫》進行管理。2、考察供應商的資質(zhì)，建立供應商的檔案。應包括以下內(nèi)容：（1）供應商的基本情況表（見附表9）。（2）定期報價資料。（3）定期考察記錄。（4）合作、服務記錄。3、供應商定期報價制度：各供應商需定期報價，以確保掌握最新的產(chǎn)品價格信息。4、定期考察供應商：定期考察供應商的資質(zhì)、質(zhì)量和服務，優(yōu)勝劣汰，即定期更新供應商名錄。5、詢價：一般情況下，每次執(zhí)行采購，參與報價的供應商不得少于3個。第四條本辦法由人事行政部負責解釋和組織修訂。附件1：低值易耗品、辦公用品申購流程圖低值易耗品、辦公用品申購流程圖節(jié)點財務部申請部門人事行政部總經(jīng)理ABCD入賬入賬報送結(jié)束領(lǐng)用開始填寫《申請表》報送結(jié)束領(lǐng)用開始填寫《申請表》YES驗收入庫購置發(fā)票NO匯總、初審YES驗收入庫購置發(fā)票NO匯總、初審審核審核附件2：計算機及相關(guān)設備購置流程圖計算機及相關(guān)設備購置流程圖節(jié)點財務部申請部門人事人事行政部部門主管領(lǐng)導總經(jīng)理ABCDE主管領(lǐng)導確認、簽字存檔主管領(lǐng)導確認、簽字存檔填寫《購置申請表》《預算單》領(lǐng)用結(jié)束確認、簽字報銷審核預算存檔填寫《固定資產(chǎn)入庫單》發(fā)票領(lǐng)取支票/現(xiàn)金安裝調(diào)試購置設備開始填寫《購置申請表》《預算單》領(lǐng)用結(jié)束確認、簽字報銷審核預算存檔填寫《固定資產(chǎn)入庫單》發(fā)票領(lǐng)取支票/現(xiàn)金安裝調(diào)試購置設備開始單筆10000以下單筆10000以上存檔單筆10000以下單筆10000以上存檔 簽字簽字簽字簽字附件3：《辦公用品購買、使用申請表》辦公用品購買、使用申請表部門：時間：201年月序號物品名規(guī)格、型號數(shù)量備注123456789101112其他特殊申請事項：制表人：部門經(jīng)理簽字：附件4：《電腦耗材購買申請表》電腦耗材購買申請表部門：時間：201年月序號物品名規(guī)格、型號數(shù)量使用人12345678910部門經(jīng)理意見：人事人事行政部意見：總經(jīng)理意見：制表人：附件5：《計算機及相關(guān)設備購置申請表》計算機及相關(guān)設備購置申請表部門工序設備名稱型號規(guī)格購置類型□更換設備部件□新購置設備被更換設備資產(chǎn)編號：特殊要求預計金額（由人事行政部填寫）需求情況及用途：申請部門意見：部門負責人簽字：年月日人事人事行政部意見：人事行政部負責人簽字：年月日財務部門意見：財務負責人簽字：年月日總經(jīng)理審批：公司總裁簽字：年月日董事長審批：董事長簽字：年月日附件6：《辦公用品（含電腦耗材）入庫登記表》辦公用品（含電腦耗材）入庫登記表時間：201年月序號名稱規(guī)格數(shù)量單位單價備注附件7：《辦公用品（含電腦耗材）領(lǐng)用統(tǒng)計表》辦公用品（含電腦耗材）領(lǐng)用統(tǒng)計表時間：201年月日期部門姓名領(lǐng)取物品數(shù)量用途備注附件8：《辦公用品出庫匯總表》辦公用品出庫匯總表年月日部門人數(shù)數(shù)量金額（元）備注低值易耗品辦公用品低值易耗品辦公用品合計制表人：附件9：《供應商基本情況表》供應商基本情況