時間管理方法心得體會分享

時間管理方法心得體會分享新概念GTDGTD，GettingThingsDone的縮寫。來自于DavidAllen的一本暢銷書《GettingThingsDone》，中國的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術》由中信出版社出版。GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜(GTD中稱為stuff)統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區(qū)分整理，對于不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織。組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng)，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。下一步清單是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細化成具體的工作。GTD對下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在于，它作了進一步的細化，比如按照地點(電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市)分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動，而當你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應該做那些工作。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作。未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子郵件等等?；仡櫍夯仡櫼彩荊TD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。行動：根據時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單上的事項來行動。實現GTD的五類工具：在線：資源很多，可以直接查找如RTM(rememberthemilk)計算機：outlookMLOlifebanlancePDA：MLO(wm版)lifebalance(Palm)紙+筆：GTD筆記本計算機+PDA：文夾GTD工具網上對于實現GTD的方法有很多，而且每個人都有每個人的方法，而且使用GTD的目的也各自不一樣。對于我來說，GTD最大的意義在于很好地做到「從容不迫」四個字，同時消滅拖延癥、消滅不能持續(xù)堅持做一件事，從而提高生活質量。實現GTD最好的方式還是時間四象限法，無非是把要做的事分成「重要不緊急」、「緊急不重要」、「緊急且重要」、「不重要不緊急」四種，然后對這四種事務采取不同的處理措施。而我對時間四象限法的各個事務定義作了一些修改，把「緊急且重要」和「緊急不重要」合并為一個「近期必處理」，把「重要不緊急」改為「重要日?！埂Ｋ^「近期」指從現在開始到未來的兩三天，所謂「處理」指預先定下解決方案(可能自己做，可能委派給別人，可能選擇忽略)，所謂「重要日常」指長期堅持每天必做的，這些事情對于某一個天并不非常迫切，而在一個月或更長的時間段時是非常重要的事，例如鍛煉身體，一兩天看不出效果，但是堅持一年會有質的變化。6點優(yōu)先工作制該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的，它使這家公司用了5年的時間，從瀕臨破產一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費，故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴地做標號為“2”的事，依此類推……艾維利認為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。我剛到現在家公司時，每天都有那么多新的事情，每天總是憑感覺相到哪就做到哪，沒有什么先后順序，也不能堅持去做某一件事，所以每天結束了都不知道這一天具體有做到了什么，有些什么樣的收獲。后來經理給我說每天事情要規(guī)劃來做，列出來一件件的去完成。剛開始不是很適應，不過后來也慢慢的適應了這種習慣。而這不僅時一個時間管理工具，也是個能力提升工具，它就是六點優(yōu)先工作制。如何使用?先列出清單，排順序，量化目標和總結。列清單時不知道優(yōu)先級的可以從反面考慮不會做或者不做會怎樣;量化時可以以時間或者百分比來定義的;排序時按照事情的重要程度，不按時間的先后順序;要求自己能夠看的很清晰，讓別人看過之后也能夠清楚知道，要讓自己的時間飽和。每天都能堅持使用6點優(yōu)先工作制，工作效能最少提升20%。帕累托原則根據這一原則，我們應當對要做的事情分清輕重緩急，進行如下的排序：A.重要且緊急(比如救火、搶險等)——必須立刻做。緊急但不重要(比如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等)——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優(yōu)先原則。其實，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關大局。重要但不緊急(比如學習、做計劃、與人談心、體檢等)——只要是沒有前一類事的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。既不緊急也不重要(比如娛樂、消遣等事情)——有閑工夫再說。帕累托原則不僅在經濟學、管理學領域應用廣泛，它對我們的自身發(fā)展也有重要的現實意義：學會避免將時間和精力花費在瑣事上，要學會抓主要矛盾。一個人的時間和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情”幾乎是不可能的，要學會合理地分配時間和精力。要想面面俱到還不如重點突破。把80%的資源花在能出關鍵效益的20%的方面，這20%的方面又能帶動其余80%的發(fā)展。帕累托原則可以解決的問題：時間管理問題、重點客戶問題、財富分配問題、資源分配問題、核心產品問題、關鍵人才問題、核心利潤問題、個人幸福問題等等。麥肯錫30秒電梯理論麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓：該公司曾經為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：“你能不能說一下現在的結果呢?”由于該項目負責人沒有準備，而且即使有準備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。莫法特休息法《圣經新約》的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有3張桌：第一張擺著他正在翻譯的《圣經》譯稿;第二張擺的是他的一篇論文的原稿;第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作?！伴g作套種”是農業(yè)上常用的一種科學種田的方法。人們在實踐中發(fā)現，連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會下降很多，因為同一種作物吸收的是同一類養(yǎng)分，長此以往，地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果每隔一段時間就變換不同的工作內容，就會產生新的優(yōu)勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放松。具體方法1、有計劃地使用時間。不會計劃時間的人，等于計劃失敗。2、目標明確。目標要具體、具有可實現性。3、將要做的事情根據優(yōu)先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優(yōu)先權。因此要善于區(qū)分這20%的有價值的事情，然后根據價值大小，分配時間。4、將一天從早到晚要做的事情進行羅列。5、要具有靈活性。一般來說，只將時間的50%計劃好，其余的50%應當屬于靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。6、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什么時候?將優(yōu)先辦的事情放在最佳時間里。7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果;把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。8、區(qū)分緊急事務與重要事務。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。給所有羅列出來的事情定一個完成期限。9、對所有沒有意義的事情采用有意忽略的技巧。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。10、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。11、巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細分為很小的部分，只做其中一個小的部分就可以了，或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時間去做。12、學會說"不"。一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應當說"不"。13、獎賞自己。即使一個小小的成功，也應該慶祝一下?？梢允孪冉o自己許下一個獎