公司經(jīng)營與管理12章(完成)

精心整理精心整理精心整理精心整理第十二章廣告公司的事務(wù)管理口本章提要：會議管理信息管理辦公環(huán)境□第一節(jié)會議管理一、會議的目的和種類口廣告公司的會議，是為了便于解決公司的問題，形成計劃，引起討論，交流信息召開的。公司的會議也要有明確的目的。開會之前要考慮的問題：會議要達(dá)到什么目標(biāo)？如果不開會，會導(dǎo)致什么結(jié)果？開完會之后，如何判斷它的成功或失?。繌膫鞑ソ嵌瓤?，會議能解決如下問題：口會議可以給與會者一種明確的暗示，凡是參加者都是本會的一分子，與會議的主題有關(guān)，與會議討論的事宜有關(guān)。會議給與會者提供了解別人的機(jī)會?！鯐h還能對與會者產(chǎn)生約束力。精心整理精心整理會議可分為四類：口1.先知性的口&建設(shè)性的口口.執(zhí)行性的口.立法性的口二、會議出席的人數(shù)和應(yīng)注意的事項口會議議程中的問題：哪些人出席會議會議中該提什么問題會議出席的人數(shù)：一般 4170000,10個勉強(qiáng)可以，200就太多了。應(yīng)該盡可能把與會者的人數(shù)減至最低。口如果開會的人數(shù)實在不能少了，會議主席可以試試下面幾種辦法?？冖攀孪确治鲎h程上的每一個項目，看看是否每一項都與所有的出席者有關(guān)，如果不是，主席可以重新安排，以便部分與會者中途退出 □(2)問自己是否可以把一個大會分作兩個小口 ？口(3)事先讓一兩0部門把他們自己的意見做成結(jié)論，屆時只要推出一名代表在會中提出即可。口會議的議程表：議程表對于會議的進(jìn)行有很大幫助。議程表上的每一項都要經(jīng)過仔細(xì)的分析再編列上去。精心整理議程表既不能過于簡單曖昧，又不能漫無目的地增列。口議程表上哪一項是告知性的，哪一項須討論甚至做成決議，與會者才能知道自己在哪一項決議中應(yīng)該扮演什么角色?？谧h程表應(yīng)在會議前兩三天分發(fā)，過早容易遺失?？谧h程表上每項議案排列次序很重要。會議中應(yīng)注意的事項：口⑴會議的前半部通常比后半部更有活力和創(chuàng)造力。⑵有些議案可能使與會者意見一致?？冖菚h中有時在一些瑣細(xì)但似乎又很迫切的問題上消耗太多時間，以致于忽略了另外一些雖然并不迫切，但影響卻極為深遠(yuǎn)的問題。(4)會議在什么時候開始，什么時候結(jié)束，最好在議程表上注明。(5)原則上，最好能事先分發(fā)會議記錄及參考資料。(6)如果需要印制某些文件供做討論參考之用，務(wù)必力求簡明扼要。(7)如果要使每個議案在會中討論出個頭緒，事前必須一一仔細(xì)思考。三、評估會議成功的標(biāo)準(zhǔn)口會議評估的標(biāo)準(zhǔn)：口第一個標(biāo)準(zhǔn)是管理層關(guān)心和介入的程度是否顯著。第二個標(biāo)準(zhǔn)是看管理層對廣告公司是否有認(rèn)真的計劃。第三個標(biāo)準(zhǔn)是看管理層是否清晰地表達(dá)他們對員工現(xiàn)狀的關(guān)心。第四個標(biāo)準(zhǔn)是在會議結(jié)束后，人們是否得到了更多的信息，因而有了參與和知情的滿足感。第五個標(biāo)準(zhǔn)是會議結(jié)束后，是否有清晰、可行動的步驟。口第六個標(biāo)準(zhǔn)是會議在地點(diǎn)、內(nèi)容及活動安排上是否十分妥貼。第七個標(biāo)準(zhǔn)是看客戶是否介入?？蛻舻某鱿Q于會議的主題。表：評估廣告公司管理會議的標(biāo)準(zhǔn).管理層的關(guān)心和介入。.管理層的計劃——公司的目標(biāo)。.管理層是否知道我是誰，他們是否關(guān)心我。.我是否對公司內(nèi)發(fā)生了什么事得到了滿意的答復(fù)。.[ZK()會議結(jié)束后，參加者是否有可行動的步驟、時間安排、任務(wù)及責(zé)任。.會議的場所、活動 (會議、體育、社交 )是否安排得很好。.客戶的參加。第二節(jié)信息管理 口一、信息的建立口 ；廣告公司首先應(yīng)該建立基本的有關(guān)市場、客戶、媒介的知識儲備。有助于廣告公司建立計劃、明確目的。有助于能向客戶做出營銷和廣告建議。廣告公司還應(yīng)收集與現(xiàn)有客戶有關(guān)的市場、產(chǎn)品、媒介的信息。有助于公司制定品牌策略、營銷規(guī)劃及廣告建議。這些都是廣告作業(yè)流程的一部分?！豕緦撛诳蛻舢a(chǎn)業(yè)、客戶信息的收集和建立客戶檔案，有助于公司的作業(yè)小組了解潛在客戶，這是新業(yè)務(wù)成功的保障?？蛻魴n案建立的目的有兩個：精心整理一是作為培訓(xùn)員工的教材，一是作為公司的業(yè)績展示給潛在客戶?？趪鴥?nèi)廣告公司最為欠缺的三個方面：口管理制度運(yùn)作模式經(jīng)驗的積累二、信息的保存口 ：公司的信息以多種形式保存：口⑴用電腦保存。最大特點(diǎn)：保存的信息量大，便于分類、查找，占有空間小。注意事項：信息時要有備份，以免機(jī)器故障損害儲備的信息?？冖朴娩?音口像帶保存。⑶縮影保存。優(yōu)點(diǎn)：快速、自動的微縮照像，將原始文件攝影，把資料縮小在軟片上，口存在適當(dāng)處所。利用閱讀機(jī)迅速檢出所需資料。免去了計算機(jī)錄入之苦，具備節(jié)省空間、有利于保護(hù)、查閱迅速、保密性很強(qiáng)等缺點(diǎn)：成本甚高。(4)案卷保存。這是最傳統(tǒng)、使用最普遍的方法。但以紙為原料的案卷不能無限期和不加挑選地保存。精心整理案卷在保存一段時間后就失其效用和價值。若不加以妥善處理，不僅占據(jù)空間、增加成本，查找和管理上的不便?？?5)公司數(shù)據(jù)庫。應(yīng)有完整的客戶關(guān)系系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)、公司管理系統(tǒng)。運(yùn)用在客戶開發(fā)和客戶服務(wù)上。公司的數(shù)據(jù)庫應(yīng)有專人管理?？谌?、案卷的處理步驟口 /案卷的循環(huán)過程包括三個階段：①即時使用。②儲藏，以備將來之需。③銷毀，永不再使用。沒有價值的文件應(yīng)自開始就不予存檔；檔案卷定期地加以清理；銷毀喪失時效、已無保存價值的文件；.移轉(zhuǎn)有永久保存價值或未喪失時效的舊文件到花費(fèi)低廉的儲藏地區(qū)?？诠驹谔幚戆妇頃r應(yīng)先編造清冊。處置案卷計劃的目標(biāo)：是為保留僅需要保留的案卷。第一步是找出所有的案卷并評估這些案卷，通常稱此步驟為編造清冊?？陔S后決定：哪些類型的案卷應(yīng)存檔；存檔案卷的大小、數(shù)量；存儲的地點(diǎn)；精心整理存儲文件的保管年限；在決定永久保存文件前得先做調(diào)查， 再根據(jù)調(diào)查所得資料， 來評估案卷的價值。評估案卷價值應(yīng)考慮的問題是：案卷有無全部存檔之必要？案卷保留在檔案柜的時間需要多久？保留于儲藏地區(qū)的案卷是否適當(dāng)？第二步是決定案卷保存年限。由案卷控制者、法律顧問、稅務(wù)顧問、案卷管理協(xié)定，再由案卷管理者依次決定保管年限?！?案卷按重要程度分成四類：①非必要案卷：此類案卷包括一些不重要的記錄、例行調(diào)查、通告等?？谟杏玫陌妇恚哼@類案卷指有效期不超過一個月具有短暫時效的一般信件。③重要的案卷：此案卷所登載的信息通常有五六年的長期價值。首先被存放于辦公室，當(dāng)手邊資料參考；最后被轉(zhuǎn)移到花費(fèi)低廉的儲藏口卷的地區(qū)。如：發(fā)票、帳單、財務(wù)報告書等。④主要的案卷：是永久保留的案卷。它們存放在檔案柜，永不銷毀。如公司成立的合法文件所有權(quán)審核書房租契約股東會議報告等。精心整理精心整理第三步是提供一清潔、干燥、成本低而又安全的儲藏地區(qū)?？诎妇泶鎯螅瑧?yīng)準(zhǔn)備索引的方法，以便能迅速調(diào)出所有文件索引的內(nèi)容，包括分類主題、名稱、箱子號碼等。每一卷盒要貼上標(biāo)簽?？谧詈笠徊绞前妇磙D(zhuǎn)移。指由公司即時檔案柜到非即時檔案柜及非即時檔案柜公司的文件、案卷應(yīng)隨時間而即時轉(zhuǎn)移。

到儲藏地區(qū)的轉(zhuǎn)移活動。口如檔案柜有四個抽屜公司的非必要案卷應(yīng)永不存檔立刻銷毀；有用的案卷暫存特別檔案柜一段時間后，將之銷毀。第三節(jié)辦公環(huán)境日要創(chuàng)造性勞動，安靜、整潔、舒適的辦公環(huán)境對提高工作效率，提高作業(yè)水準(zhǔn)也有相當(dāng)重要的影響。辦公環(huán)境也是吸引潛在員工和潛在客戶的重要因素?？谝?、辦公廳布置的原則和程序口公司辦公環(huán)境的布置可考慮如下因素：口(1)采用一大間辦公廳對于光線、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通，比用同樣大小的若干小辦公室效果更好。(2)公司的門口應(yīng)設(shè)有接待(2)公司的門口應(yīng)設(shè)有接待處口(3)員工們使用同一大小的桌子，可增進(jìn)美觀，并讓員工感到相互平等。(4)辦公廳采用直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成角度的排列。⑸公司主管的座位應(yīng)在部屬座位之后，使主管易于觀察工作場所發(fā)生的事情?？诰恼?6)自然光應(yīng)來自員工桌子的左上方或斜后上方。(7)在辦公廳應(yīng)采用屏風(fēng)擋墻，因其易于架設(shè)，且能隨意重排。(8)應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大工作負(fù)荷的需要。⑼若有可能，公司應(yīng)有會議室、休息處，作為休息、自由交談和吃午餐的處所?？?10)對未來的變化，應(yīng)加預(yù)測和防備，使布置容易改變和適應(yīng)。 口公司在布置環(huán)境時：先對各部門的業(yè)務(wù)及工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察和分析再次根據(jù)工作需要，決定所需的家俱、桌椅等口最后根據(jù)這些步驟的結(jié)果，加以研究和計劃，繪制辦公廳座位布置圖，依圖布置?！醵?、辦公廳的布置的主要因素口 -(一)光線口□光亮口充分的光線是辦公廳環(huán)境重要因素之一。光線的光量依工作的性質(zhì)和員工活動的場所應(yīng)有所不同。草擬與設(shè)計工作光量最高；其次是如審計、會計、抄寫、制表等較需眼力的工作；再次是私人辦公室、一般函件處理、會議室、活動室等普遍較易看見的工作；最后是不活動的檔案室、接待室、樓梯間、盥洗室與其他服務(wù)地點(diǎn)等較隨便的工作?？?光源口辦公廳光線的來源包括自然光、熒光燈及電燈泡。自然光有益于心理的健康。熒光燈能以相對低的成本，提供大量的照明。如一支40瓦的熒光管的照明，幾乎為一個 40瓦燈泡的兩倍。一只48英寸的熒光管，約 10倍于電燈泡的照明。熒光燈設(shè)備，因其大部分電力都產(chǎn)生光線，而不再發(fā)生熱量，因之稱為冷光。光線分散，光柔影弱，故也稱無影光。電燈為人造光線重要來源之一。3.光線系統(tǒng)的基本設(shè)計口五種設(shè)計：口直接光，②0000,③間接口,④半間接口,⑤直接間接光直接光口 901口O□100%的光線，直接自發(fā)光體照射至工作地點(diǎn)?？?0000 6011901的光線,00照射至工作地點(diǎn)，其余的1011401的光線射到天花板，再從天花板上反射至工作地點(diǎn)。間000 90111001的光線,00射至天花板上，再由天花板反射至工作地點(diǎn)。半間000 6011901的光線，射到天花板上再反射下來，其余的1011401的光線,00向下照射。00間000凡光線 4011601射至天花板上，再由天花板及墻壁反射下來，其余的0線,則00照射至工作地點(diǎn)。采用半間00或00間00較為優(yōu)良。 口2％，精心整理2％，良好的光線約占大辦公廳總工作成本的不良的光線亦占總工作成本的 0.5％。雖僅增加1.5％，卻能獲得舒適、準(zhǔn)確及精神上之滿足等等優(yōu)點(diǎn)。提供適當(dāng)?shù)墓饩€能提高生產(chǎn)力的 101115 「%o□(二)顏色口1辦公廳顏色的調(diào)節(jié)口顏色會影響人類的情緒、意識及思想。某顏色對于某些人有順口的感覺；另外的顏色卻有相反的效果；有些顏色使人心情放松，有些顏色則令人感覺郁悶；有些顏色能加速心智的活動，有些顏色則降低心智的活動?？邳S色、橙色與紅色稱為暖色。藍(lán)色、紫色與綠色稱為冷色。2.顏色的選擇口顏色采 納原則建議如下：口⑴普通辦公廳：天花板宜用白色，面對員工的墻壁宜用冷色，其他墻壁的顏色宜用暖色如淺黃色。所有墻壁的顏色應(yīng)注意互相調(diào)和?？冖茣h室：以淡色與中性的顏色為最佳。口⑶會客室：以歡愉的、中性的顏色為最佳?？冖茸呃龋阂擞妹髁恋念伾蚱淙鄙僮匀还饩€。口(5)休息室；男宜用藍(lán)色，女宜用淡紅色?？?6)私人辦公室：深的與鮮艷的顏色，視主人之偏好而定。口(7)地下室與貯藏室：宜用具有高度反射光線的顏色?？诰恼砭恼砭恼砭恼恚ㄈ┮魳房诓シ乓魳凤@示最大益處的工作包括：檔案收發(fā)打字接待打孔與查對等?？谝魳芬赃x播輕快的古典音樂與節(jié)奏輕快的音樂為主?？冢ㄋ模┛諝饪?空氣調(diào)節(jié)口空氣調(diào)節(jié)即控制辦公廳中空氣的溫度、流通、濕度與清潔四個基本因素。.溫度、濕度與通風(fēng)口辦公廳的溫度以維持在攝氏 2111 25c為宜。口濕度會影響人的舒適與效率。理想的辦公廳相對濕度是 401160口。當(dāng)相對濕度是 201，則辦公廳的空氣太干燥；當(dāng)相對濕度是70%,則空氣太潮濕?？谕L(fēng)標(biāo)準(zhǔn)是每個人每小時約需2000立方米的空氣。口（五）聲音口（1）減少或盡可能排除聲音的來源：在打字機(jī)與計算機(jī)底下置氈墊，辦公廳設(shè)備底下置橡皮墊。套于機(jī)器上的防聲櫥。

檔案柜、門、桌子、與椅子上，涂適當(dāng)?shù)臐櫥瑒?，減少不必要的談話，養(yǎng)成低談的習(xí)慣。口(2)設(shè)辦公廳于安靜之處：遠(yuǎn)離街道車輛與行人。避免將