OA使用管理新規(guī)制度

OA使用管理制度一、總則1、了提升企業(yè)工作效率，保障信息傳輸通暢，依據(jù)企業(yè)實(shí)際，制訂本制度。2企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以通達(dá)OFFICEANYWHERE網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)為管理平臺(tái)，采取服務(wù)器/用戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來覆蓋全企業(yè)管理人員辦公信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是企業(yè)信息化建設(shè)關(guān)鍵組成部分，是提升企業(yè)辦公整體管理水平關(guān)鍵手段。3為了加強(qiáng)對(duì)企業(yè)OA系統(tǒng)管理，提升企業(yè)工作效率，有效降低和節(jié)省成本，加緊辦公自動(dòng)化建設(shè)，保障文件和多種信息傳輸快捷通暢，依據(jù)《國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組相關(guān)中國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見》、《國家機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》、《中國保密工作要求》、《計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理要求》、《企業(yè)公文處理措施》等相關(guān)要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制訂本制度。二、組織職責(zé)OA系統(tǒng)運(yùn)行中，企業(yè)各部門各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)以下：1、企業(yè)行政部是企業(yè)辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)歸口管理部門。關(guān)鍵職責(zé)為：（1）、負(fù)責(zé)制訂OA系統(tǒng)規(guī)章制度；（2）、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)關(guān)鍵工作步驟設(shè)計(jì)、修改；（3）、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部室工作步驟設(shè)計(jì)審核；（4）、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)關(guān)鍵工作步驟參與人員權(quán)限；（5）、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢驗(yàn)、督辦關(guān)鍵工作步驟工作流轉(zhuǎn)；（6）、負(fù)責(zé)工作步驟歸檔，并為其它部門提供查詢；（7）、幫助企劃部信息部組織操作培訓(xùn)；（8）、幫助企劃部信息中心搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)需求；（9）、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)內(nèi)各大功效模塊信息內(nèi)容更新監(jiān)督；（10）、負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)保密設(shè)置進(jìn)行定時(shí)檢驗(yàn)；（11）負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)信息根據(jù)企業(yè)保密要求進(jìn)行定時(shí)檢驗(yàn)、監(jiān)督；2、信息部門負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)建設(shè)、維護(hù)和服務(wù)支撐工作，負(fù)責(zé)服務(wù)器管理維護(hù)和日常運(yùn)行。關(guān)鍵職責(zé)為：（1）、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)軟件開發(fā)升級(jí)管理；（2）、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份；（3）、負(fù)責(zé)制訂OA系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；（4）、負(fù)責(zé)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、OA管理員和相關(guān)人員培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；（5）、負(fù)責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行；（6）、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、注銷等管理；（7）、負(fù)責(zé)文件柜功效模塊各部門書寫權(quán)限設(shè)置。3、人力資源部負(fù)責(zé)為OA辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，提供OA辦公系統(tǒng)中用戶流動(dòng)信息。關(guān)鍵職責(zé)為：（1）、負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、及新增用戶審核；（2）、負(fù)責(zé)提供用戶（變更或注銷）信息給企劃部信息中心。4、其它部門關(guān)鍵職責(zé)為：（1）、負(fù)責(zé)制訂本部門OA系統(tǒng)對(duì)應(yīng)管理制度；（2）、負(fù)責(zé)指定部門OA管理員，參與本部門工作步驟定制、文件夾建立和本部門OA系統(tǒng)終端日常維護(hù)、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持工作；（3）、部門OA管理員負(fù)責(zé)本部門參與OA系統(tǒng)人員權(quán)限變更時(shí)，立即提供給企業(yè)行政部申請(qǐng)調(diào)整；負(fù)責(zé)處理OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾屬性和內(nèi)容變更工作；（4）、負(fù)責(zé)依據(jù)本部門工作需要，提出優(yōu)化需求。三、文件管理1、企業(yè)各部門發(fā)出、報(bào)送各類文件（包含發(fā)通知、請(qǐng)示、匯報(bào)、簡報(bào)、報(bào)表、信息等）標(biāo)準(zhǔn)上統(tǒng)一采取企業(yè)辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)發(fā)送。本系統(tǒng)不啟用電子印鑒。2、OA系統(tǒng)中公文也稱電子公文，是經(jīng)過企業(yè)統(tǒng)一配置企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理后形成含有規(guī)范格式公文電子數(shù)據(jù)。電子公文傳輸，是指電子公文生成、發(fā)送和接收過程。3、企業(yè)行政部負(fù)責(zé)對(duì)電子公文傳輸工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢驗(yàn)。4、電子公文要素和紙質(zhì)公文基礎(chǔ)一致，包含公文版頭、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、附注、專題詞、抄送部門、版記等。電子公文和紙質(zhì)公文工作步驟、行文關(guān)系、歸檔管理基礎(chǔ)相同。5、電子公文和紙質(zhì)公文含有相同效力，不加電子印鑒。如需要對(duì)外提供紙質(zhì)文件，各部門可向企業(yè)行政部申請(qǐng)正式文件。6、各類電子公文處理程序根據(jù)《公文處理措施》要求在企業(yè)辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)中辦理。在OA系統(tǒng)中，企業(yè)收文辦理程序?yàn)槠髽I(yè)行政部起發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批閱步驟，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，再轉(zhuǎn)承接部門批辦并擇具體辦理人辦理。7、各部門在OA系統(tǒng)中辦理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批閱文件由部門主管征求批閱文件企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意見后歸檔。8、在OA系統(tǒng)中，企業(yè)發(fā)文辦理程序?yàn)楦鞑块T擬稿人提議發(fā)文步驟，本部門領(lǐng)導(dǎo)審核，如需要會(huì)簽部門幫助辦理由擬稿部門主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)會(huì)簽，會(huì)簽后主辦部門交企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，分管領(lǐng)導(dǎo)確定后轉(zhuǎn)企業(yè)行政部審閱公文，由行政部經(jīng)理交企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。9、文簽發(fā)后，由企業(yè)行政部編號(hào)、制作電子公文，使用OA系統(tǒng)文件分發(fā)步驟發(fā)至企業(yè)各部門關(guān)鍵責(zé)任人和OA管理員各一份，并依據(jù)實(shí)際需要打印紙質(zhì)文件若干份報(bào)出并歸檔。10、辦理工作業(yè)務(wù)使用本系統(tǒng)設(shè)定工作流，依據(jù)文檔管理一體化標(biāo)準(zhǔn)，做好電子文檔歸檔，并妥善保管歸檔統(tǒng)計(jì)，備查。直接發(fā)送電子郵件可用于小范圍內(nèi)信息溝通。四、登陸規(guī)范1、系統(tǒng)正式運(yùn)行后，系統(tǒng)全部用戶最少在每個(gè)工作日早晨、中午上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以確保公文系統(tǒng)正常流轉(zhuǎn)和信息立即傳送，最好能長久登陸進(jìn)OA辦公。2、系統(tǒng)用戶必需建立個(gè)人密鑰，填寫個(gè)人信息，保護(hù)好個(gè)人登陸密碼、電子署名密鑰，并定時(shí)更換。多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī)，如暫停OA辦公需立即注銷或退出OA系統(tǒng)，以免她人介入工作環(huán)境。3、登陸OA系統(tǒng)用戶口令應(yīng)常常更改并保守秘密，以防她人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息，濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運(yùn)轉(zhuǎn)。五、安全保密1、全部用戶應(yīng)認(rèn)真落實(shí)實(shí)施《中國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和公安部《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理措施》，嚴(yán)格遵守企業(yè)《計(jì)算機(jī)管理制度》相關(guān)要求。2、根據(jù)企業(yè)《計(jì)算機(jī)管理制度》要求，為了確保各單位網(wǎng)絡(luò)通暢，嚴(yán)禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬軟件，嚴(yán)禁在線觀看和工作無關(guān)網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)行非法操作。系統(tǒng)用戶必需安裝殺毒軟件，拒裝者取消其上網(wǎng)資格（包含個(gè)人筆記本電腦）。3、OA系統(tǒng)全部用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和她人利益活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳輸有礙社會(huì)治安和不健康信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒和其它危害系統(tǒng)安全數(shù)據(jù)。4、OA系統(tǒng)中全部用戶應(yīng)按要求權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供信息。不得盜用她人用戶賬號(hào)，不得干擾其它用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。5、未經(jīng)管理人員同意，任何人不得隨意讓企業(yè)無關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中內(nèi)容，更不許下載受控內(nèi)容；

6、發(fā)生泄密情況，將按《職員手冊(cè)》及保密要求內(nèi)容追究相關(guān)人員責(zé)任。六、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)為確保網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行，全體職員全部有對(duì)OA系統(tǒng)維護(hù)義務(wù)；

1、企業(yè)OA管理員是企業(yè)OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一指定人；

2、嚴(yán)禁在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒文件、圖片等；

3、未經(jīng)許可，不得私自改變OA系統(tǒng)桌面內(nèi)容；

4、不得對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)行人為設(shè)限。七、回復(fù)實(shí)現(xiàn)信息通暢，實(shí)現(xiàn)“知情”管理：1、相關(guān)人員按職責(zé)對(duì)相關(guān)信息，應(yīng)立即給回復(fù)；上級(jí)要求必需回復(fù)，格式為（回復(fù)）；包含到全體職員或每團(tuán)體職員格式為（全體回復(fù)）；2、企業(yè)通知、企業(yè)制度、指令等欄目內(nèi)容包含全體職員，每個(gè)職員必需在一星期內(nèi)給回復(fù)，包含相關(guān)人員必需在三天內(nèi)給回復(fù)；

3、其它欄目，若下級(jí)要求必需回復(fù)，格式為（請(qǐng)回復(fù)）；并應(yīng)在三天內(nèi)給回復(fù)；

4、急辦內(nèi)容公布，內(nèi)容上應(yīng)注明“急辦”，對(duì)急辦內(nèi)容，相關(guān)人員必需在當(dāng)日給回復(fù)；

5、申請(qǐng)欄目內(nèi)容公布，應(yīng)有部門責(zé)任人審核意見；

6、論壇、宣傳表格、人員去向、檔案等欄目，職員可自由參與，不強(qiáng)求回復(fù)。

7、凡包含回復(fù)，均應(yīng)在公布時(shí)設(shè)定“邀請(qǐng)閱讀”；

8、相關(guān)人員按職責(zé)對(duì)相關(guān)信息，必需立即給回復(fù)；如若未能根據(jù)回復(fù)要求進(jìn)行對(duì)應(yīng)回復(fù)，則第一次由企業(yè)OA管理員在OA欄目上公布批評(píng)并通知其直接上級(jí)，第二次OA管理員公布警告并通知其直接上級(jí)；第三次OA管理員直接通報(bào)總裁，總裁核實(shí)后，由財(cái)務(wù)部門給50元罰款并通報(bào)全企業(yè)。

9、OA管理員未立即通報(bào)由其直接上級(jí)給批評(píng)和警告；經(jīng)兩次發(fā)覺未立即通報(bào)，由財(cái)務(wù)部門給50元罰款，三次發(fā)覺未立即通報(bào)由財(cái)務(wù)部門給100元罰款。

八、不良統(tǒng)計(jì)為強(qiáng)化OA系統(tǒng)健康運(yùn)行，發(fā)揮其有效作用，實(shí)施考評(píng)管理。

1、對(duì)未按要求立即回復(fù)由版主進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每個(gè)月進(jìn)行公布，列入考評(píng)，對(duì)造成工作受到影響將給予考評(píng)；

2、不按期、按時(shí)報(bào)送信息，如：項(xiàng)目簡報(bào)、管理周報(bào)等按漏報(bào)次數(shù)給關(guān)鍵責(zé)任人經(jīng)濟(jì)考評(píng)；

3、發(fā)生影響OA系統(tǒng)維護(hù)管理，視情節(jié)給對(duì)應(yīng)考評(píng)。九、應(yīng)急方法應(yīng)急方法是確保、文件信息、資料不丟失有效方法。1、對(duì)企業(yè)制度、匯報(bào)、考評(píng)、檔案等有價(jià)值內(nèi)容、信息，在公布同時(shí)，公布人還應(yīng)進(jìn)行備份，以避免信息丟失；

2、需要進(jìn)行歸檔管理資料、信息由版主指定相關(guān)人員進(jìn)行備份；

3、OA管理員對(duì)OA系統(tǒng)要立即進(jìn)行維護(hù)管理，預(yù)防發(fā)生系統(tǒng)失效，每七天進(jìn)行一次系統(tǒng)清理，每七天進(jìn)行一次資料備份，對(duì)服務(wù)器進(jìn)行安全防護(hù)。

十、其它要求

1、激勵(lì)全體職員對(duì)OA系統(tǒng)維護(hù)管理提出提議；

2、在工作時(shí)間內(nèi)不得上網(wǎng)聊天，玩游戲，觀看和OA無關(guān)網(wǎng)站，避免影響正常工作；通常違反此要求，第一次給予10元經(jīng)濟(jì)處罰，第二