中關村民營企業(yè)人事檔案管理存在的問題及解決專項方案調(diào)研分析報告精

中關村民營企業(yè)人事檔案管理存在問題及處理方案調(diào)研匯報依據(jù)園區(qū)管委會工作要求，我們陸續(xù)走訪和調(diào)查了24家企業(yè)人力資源經(jīng)理或人事勞資主管，包含企業(yè)職員近人，對民營企業(yè)檔案管理相關問題進行了深入調(diào)研和分析，期望此分析匯報為政府協(xié)調(diào)處理檔案管理中相關問題，立即建立起園區(qū)HER公共人才信用平臺體系，提供參考提議和工作方案。中關村民營企業(yè)人事檔案管理大約有多個情況：一是委托市區(qū)人事部門創(chuàng)辦人才中心負責；二是委托市區(qū)勞動部門創(chuàng)辦職業(yè)介紹中心負責；三是國有轉(zhuǎn)制大中型企機關還含有些人事檔案管理權限，自行保管檔案；四是部分外地職員不調(diào)檔案，仍放在原籍人才或職介機構存放。綜合企業(yè)檔案管理情況，企業(yè)反應以下問題需要處理：一、用人單位自行管理檔案影響人才合理使用和正當流動，園區(qū)有部分國有企業(yè)和國有股份制企業(yè)仍然含有些人事管理權，職員檔案自行管理。在現(xiàn)代社會中，勞動者自由流動是市場經(jīng)濟肯定要求，在推進技術轉(zhuǎn)移和應用方面，人才資源自由合理配置含有主動意義。在人才流動和再教育（如考研）方面，用人單位制約職員“王牌”就是不給轉(zhuǎn)移人事檔案。假如單位沒有任何理由而就是執(zhí)意扣住職員檔案，這類問題是最為棘手。因為沒有有效手段能夠“敦促”單位放行檔案。檔案問題最難處理原因就是沒有直接有效配套管理措施和監(jiān)督機關，比如職員假如因為檔案被扣向勞動仲裁提出申訴，仲裁是不受理；再向勞動監(jiān)察舉報，監(jiān)察部門也會因為沒有制約手段而無法處理。正是因為這個原因，檔案成了“全部不管”，也成了單位“克”人殺手锏。因為中國社會保障體制尚不健全，造成現(xiàn)在人事檔案被給予了太多社會功效。所以，假如人事管理制度、檔案管理制度、社會福利制度等不進行對應配套改革，人才自行流動，仍會存在不少障礙。所以，職員只能盡可能和單位友好地協(xié)商處理，不要和單位鬧得不可開交使自己處于“不利”境地。二、人事檔案管理在一定程度上延續(xù)著計劃經(jīng)濟做法，存在著信息記載陳舊、信息價值衰減、和企業(yè)用人信息不能對接等現(xiàn)象。人事檔案管理中存在標準不統(tǒng)一、內(nèi)容增補不立即、信息記載不規(guī)范、對職員評價不科學不全方面不公正等問題，使得人事檔案意義大大折扣，而且無法補救。有企業(yè)，可能還存在調(diào)出時扣留檔案，“官報私仇”、侵犯個人隱私權極端現(xiàn)象。盡管有些人才交流機構管理檔案，但假如沒有用人單位同意，檔案一樣能夠“扣住”，這一點實質(zhì)上和用人單位管理自己管理沒有區(qū)分。在很多人才交流中心，部分職員工作經(jīng)歷在檔案里面毫無統(tǒng)計，最終就是自己填寫，人才中心顯然不可能出具任何政審憑據(jù)。這么現(xiàn)象發(fā)生，輕易損害職員正當利益。因為檔案管理部門代管檔案屬有償服務，這對企業(yè)而言確實增加了用工成本和管理成本，企業(yè)常常埋怨意義不大，有逆反心理。三、檔案存放人才職介機構，調(diào)用信息不方便，管理成本過高。企業(yè)普遍反應，現(xiàn)代民營企業(yè)關鍵看重職員知識技能和經(jīng)驗，和現(xiàn)實表現(xiàn)，但檔案無法提供和裝載這些信息。職員檔案還要存放付費，管理成本過高，這些是很多企業(yè)不轉(zhuǎn)外地職員檔案原因之一。另外，人員流動后不轉(zhuǎn)檔，企業(yè)再停止繳費，就會形成“死檔”、“問題檔”。這些問題首先造成人才流動障礙，首先又給人事檔案本身造成數(shù)目驚人檔案主人多年不聞不問“棄檔”，如據(jù)權威部門估量，整個四川省“棄檔”已超出20萬份，北京市人才服務中心真正屬于無從查找當事人“死檔”大約有400多份，更多是那些很長時間對自己檔案不聞不問“棄檔”，大約占到總數(shù)10％以上。針對園區(qū)民營企業(yè)檔案管理情況，集中企業(yè)人力資源部提議，我們認為應從以下多個方面加強改善：一、立即改變現(xiàn)在檔案管理傳統(tǒng)模式，加緊檔案管理信息化、社會化聯(lián)網(wǎng)工作進程。企業(yè)期望檔案信息隨時能夠調(diào)用，人才信息能夠共享社會環(huán)境。這種降低社會運行成本，提升工作效率。當然，這是政府人事部事情，企業(yè)本身極難有所作為。二、立即推進中關村科技園區(qū)人事檔案和人才信息合理使用，讓檔案管理和企業(yè)職員管理實現(xiàn)愈加緊密結(jié)合。人事檔案作為一個人個人信息資料，還是含有存在價值?，F(xiàn)行人事檔案制度在中國已經(jīng)有一定歷史，依據(jù)傳統(tǒng)方法，檔案是一個人工作經(jīng)歷忠實統(tǒng)計，里面資料分十大類，包含履歷、身份、黨團資料、獎懲、任免、工資晉升、工齡等。它在一個人辦理有些相關手續(xù)，比如工資提升和相關政審時，全部是最原始依據(jù)，對于職稱評定和退休年紀裁定等也是最關鍵資料。在計劃經(jīng)濟體制下，檔案用處更多些。現(xiàn)在伴隨市場經(jīng)濟發(fā)展和人員流動，和信息媒介越來越發(fā)達，檔案有被弱化趨勢，弱化只是檔案形式，即‘袋裝檔案’，而強化應該是檔案資源意識和信息意識。造成這種弱化趨勢一個關鍵原因是人事檔案記載速度跟不上人員流轉(zhuǎn)速度，傳統(tǒng)人事檔案信息采集越來越不適應形勢。人力資源管理教授認為，盡管人事檔案部分新功效不停被開發(fā)和完善，但人事檔案管理改革要取得真正突破，還有賴于社會個人信息管理體系和國家社會保障體系建立和完善。在從計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變過程中，人才流動和信息溝通，尤其是用人觀念上轉(zhuǎn)變，使得過去以單位來確定大家身份規(guī)程，慢慢轉(zhuǎn)向?qū)ζ渖鐣r值認可，人身份由單位人轉(zhuǎn)向社會人。更多企業(yè)、企業(yè)和機構在使用人才時候更多地是看她能力，不再重視一個人身份（如干部或工人），一個單位對職員約定關鍵靠法律協(xié)議，不是檔案。三、立即建設中關村科技園區(qū)人才信用檔案、人才業(yè)績檔案信息使用公共服務平臺，經(jīng)過對HER技術手段實現(xiàn)網(wǎng)上支持系統(tǒng)。。面對目前企業(yè)出現(xiàn)人才流動性、職員違約、個人信用不詳、離職跳槽帶來人才甄選風險增大問題，我們提議中關村科技園區(qū)要立即建立職員個人信用檔案及業(yè)績檔案并提倡企業(yè)相關信息使用上透明化。個人信用檔案是指相關個人基礎情況和信用情況原始統(tǒng)計?，F(xiàn)在個人信用檔案關鍵有：銀行個人信用檔案、保險理賠檔案、證券市場個人用戶檔案、個體工商戶檔案等等。但企業(yè)普遍缺乏職員從業(yè)信息檔案，當然，有行業(yè)已經(jīng)擁有了從業(yè)人員信用檔案雛形，準期貨行業(yè)從業(yè)人員檔案、旅游從業(yè)人員檔案等。在此我們提倡中關村企業(yè)內(nèi)部建立職員從業(yè)信用檔案制度。經(jīng)過信用統(tǒng)計，直接為各個企業(yè)提供個人詳實信用資料，從而使守信守約、老實敬業(yè)職員立即得到園區(qū)企業(yè)及相關行業(yè)支持和認同。同時我們深入提倡企業(yè)對用工信息、薪酬制度等企業(yè)信息透明化，從而有利于職員職業(yè)選擇建立在更為理性基礎之上。我們認為上述信息制度完善將在一定程度內(nèi)有利于企業(yè)勞資關系穩(wěn)定和協(xié)調(diào)發(fā)展，同時也是中關村企業(yè)在中國加入WTO后和國際接軌、參與國際競爭需要。園區(qū)民營企業(yè)大多用人機制靈活，大多以勞動協(xié)議為依據(jù)對職員進行管理，對“人事檔案”所記載信息并不那么看重，更看重是職員知識、技能、經(jīng)驗、職業(yè)風度、現(xiàn)實表現(xiàn)和未來發(fā)展。在園區(qū)實現(xiàn)信息共享受工作基礎，調(diào)查中發(fā)覺，有幾家企業(yè)自己也有“檔案管理”方法，為每個職員全部建立一份“業(yè)績和信用檔案”，包含職員進入企業(yè)應聘開始形成全部文件、文書，如：應聘記錄表、家庭情況、轉(zhuǎn)正審批統(tǒng)計、接收培訓情況、考評統(tǒng)計、個人總結(jié)、薪酬設定。對其在企業(yè)發(fā)展、成長過程進行了全方面統(tǒng)計。我們認為，這件事情不僅含有現(xiàn)實可能，而且也有實現(xiàn)價值。①在協(xié)會會員單位內(nèi)建設EHR技術服務平臺，要求會員單位如實提供企業(yè)職員信用和業(yè)績信息，建設一個區(qū)域