會議管理制度

會議管理制度第一條目的為進一步規(guī)范公司各項會議的內(nèi)容和程序，加強會議管理，規(guī)范議事日程，提高會議質(zhì)量和效率，提升公司總體運營管理水平，特制訂本制度。第二條基本原則各項會議均應堅持會前通知、會時簽到、會中記錄、會后落實、過程監(jiān)管的原則，以結果導向為目的。1、會議應根據(jù)實際工作需要召開，著眼于有效溝通和協(xié)調(diào)內(nèi)部各方面關系、解決問題、安排部署工作。2、注重會議質(zhì)量，提高效率。會前應做好充分準備，對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、高效，工作進展和安排應明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。3、講求實效，針對會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會人員要按照職責分工傳達、貫徹和落實，必須取得具體成果或階段性成果。4、嚴格會議紀律，會議組織單位應加強會議管理，做好會議安排，認真準備準時參會。第三條適用范圍本制度適用于公司及各中心和部門的各項工作會議及臨時性會議。第四條會議類型根據(jù)公司實際情況將主要會議歸納為以下五種類型：1、總經(jīng)理辦公會：由總經(jīng)理或副總經(jīng)理根據(jù)需要召開，主要研究公司重大事項及決策的會議。2、公司例會：由公司定期召集各職能中心、部門召開，主要制定及落實工作計劃，協(xié)調(diào)和落實公司日常工作的會議，包括晨曦會、周例會、月度例會、月度績效會議、月度人才分析會議、季度總結會、年中總結會和年終總結大會等。3、專項會議：是由相關中心及部門負責人組織的針對專項問題召開的辦公會議。4、內(nèi)部例會：是由各職能中心、部門自行組織召開的內(nèi)部會議，包括各職能中心、部門的例會及晨曦會、培訓會議等。5、臨時性會議：是由公司或各職能中心、部門自行組織召開的臨時性各種會議。在各類會議的安排上應遵循小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會的原則。各類會議的優(yōu)先順序為：總經(jīng)理辦公會、公司臨時會議、公司例會、職能中心或部門例會和專項會議。（因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受本規(guī)定限制）第五條總經(jīng)理辦公會議1、組織單位：總經(jīng)理辦公室2、會議時間：不定期，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理根據(jù)需要確定。3、參加人員：公司中高層管成員，或根據(jù)會議議題確定的相關職能中心、部門人員參會。4、主持人：總經(jīng)理或副總經(jīng)理5、記錄人：總經(jīng)辦（在總經(jīng)辦的工作職能尚未確定之前，先由公司常務中心代辦，以下類同）指派專人記錄6、會議內(nèi)容議題可由公司中高管成員書面提出，或由公司各職能中心、部門相關人員提出書面建議后，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理確定；公司領導成員對議題如有意見或建議，亦可書面在會議上提出。主要內(nèi)容包括：（1）審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、年度計劃，審批重大投資項目、資產(chǎn)重組和對外合作項目等；（2）審議決定公司年度財務預決算和內(nèi)部利潤分配方案及彌補虧損方案等；（3）審議公司業(yè)績考核、薪酬分配方案和基本工資制度等；（4）研究公司內(nèi)部管理體制、組織機構設置與調(diào)整方案等；（5）研究公司重大改革方案和部署等；（6）審議通過公司重要規(guī)章制度等；（7）研究決定公司經(jīng)營和管理中的重大問題等；（8）討論公司年中/年度工作報告，聽取公司各職能中心、部門的工作匯報；（9）總經(jīng)理或副總經(jīng)理認為應研究審議的其他問題等。7、組織流程（1）會議通知根據(jù)總經(jīng)理或副總經(jīng)理意見，總經(jīng)辦起草“會議通知單”，明確會議時間、地點、參會人員、會議議題、所需材料等內(nèi)容，經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字確認后，由總經(jīng)辦提前三天將“會議通知單”發(fā)至各參會人員，需參會人員討論的文件材料，總經(jīng)辦將其附于“會議通知單”后送予參會人員閱研。（2）材料收集各職能中心、部門應根據(jù)“會議通知單”的要求，整理本職能中心、部門會議材料，并按時報送至總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦整理匯總，形成會議材料呈報公司領導審閱。（3）會議紀要由總經(jīng)理或副總經(jīng)理指派專人進行記錄，議定事項形成《總經(jīng)理辦公會紀要》，經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字確認后，由總經(jīng)辦下發(fā)至相關職能中心、部門相關人員處。第六條公司例會1、召開周期：每周/月各召開一次2、組織單位：總經(jīng)辦3、會議時間：周例會固定于每周二上午十點（節(jié)假日順延），月例會召開時間為次月3日（特殊原因或遇節(jié)假日順延，將作另行通知）。每年7月為公司年中工作總結會議，次年一月為公司全年工作總結大會。4、參加人員：會議將分為常務會議及擴大會議兩種，其中常務會議參加人員為公司各職能中心及各部門第一負責人；擴大會議包括公司及各部門管理人員。（會議通知中將列明會議類別及參會人員）5、主持人：公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理6、記錄人：總經(jīng)辦派專人記錄。7、會議內(nèi)容（1）主持人傳達公司及中心和部門有關文件精神，通報重要事項。（2）各中心、部門負責人對照本周/月工作計劃及完成情況，逐項檢查計劃完成情況，就未完成事項進行匯報分析其未完成的原因，提出解決辦法并確定完成時間。（3）各中心、部門負責人就本周/月工作計劃及完成情況提出本中心、部門下周/月工作計劃安排，并在會議期間進行確認或調(diào)整；同時提出各項計劃需要公司或其他中心、部門協(xié)調(diào)解決的事項和工作建議。（4）就本周/月資金計劃執(zhí)行情況進行說明，對超出預算部分進行說明，并確認下周/月資金計劃。（5）公司領導分別對各中心、部門本周/月的工作情況逐一進行點評，并提出該中心、部門下月的工作重點及相關要求。（6）討論其他有關事項；（7）會議主持人安排和部署下周/月公司整體工作并宣布議定事項。8、組織流程（1）會議通知周例會按照固定時間召開，月例會前三天由總經(jīng)辦通知，以公司內(nèi)部網(wǎng)公告或其他形式發(fā)布會議通知，并要求參會人員在會議前兩天提供會議材料，總經(jīng)辦通知參會人員，其中，年中工作會及年底工作會將提前一周發(fā)布會議通知。（2）材料收集本周/月及下周/月工作計劃及完成情況以ppt形式做好例會基本會議材料，在下周一上報公司總經(jīng)辦，各中心、部門如有其它材料需在會議召開前兩天送至總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦匯總、整理，形成例會材料呈報公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理，若未能按時送達，則視為未能完成上周/月全部工作；周/月計劃要嚴格根據(jù)年中/度計劃基礎上分解制定。此外，周/月資金計劃（本周/月資金計劃執(zhí)行情況及下周/月資金計劃）也作為例會上報送材料。由財務管理中心在會前兩個工作日統(tǒng)一報送總經(jīng)辦，并針對公司及各部門提供的資金計劃提出意見。（3）會議紀要公司例會由總經(jīng)辦指派專人進行記錄，當日議定事項形成《公司月例會會議紀要》，經(jīng)總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字確認后由總經(jīng)辦下發(fā)至各參會人員處。第七條專項會議1、組織單位：公司高管成員或各中心、部門第一負責人2、會議時間：不定期，由組織單位根據(jù)需要確定。3、參加人員：由組織單位根據(jù)需要確定。4、主持人：組織單位第一負責人。5、記錄人：組織單位指派專人記錄。6、會議內(nèi)容：針對就組織單位提出的專項問題進行討論、研究、確定等。7、組織流程（1）會議通知由會議組織單位提前與需參會人員溝通，并以“會議通知單”的形式至少提前一天下發(fā)至各參會人員處，同時將“會議通知單”抄送總經(jīng)辦備案。（2）材料收集專項會議所需相關材料由會議組織單位在“會議通知單”中注明，并收集匯總。（3）會議紀要會議議定事項形成《專項會議紀要》，由會議組織單位起草，各參會主要人員簽字確認后下發(fā)，同時將一份副本送總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。第八條內(nèi)部例會1、組織單位：各部門第一負責人2、會議時間：原則上每天/周一次，具體由各中心、部門負責人確定，不得與公司會議相沖突。3、參加人員：各部門全體或主要人員。4、主持人：各中心、部門第一負責人。5、記錄人：各中心、部門指派專人記錄。6、會議內(nèi)容（1）中心或部門負責人傳達公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；（2）員工匯報昨日/上周工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和當日/本周工作安排；（3）與會人員討論有關事項；（4）中心及部門負責人提出部門當日/本周工作要點、具體安排和有關要求等。7、組織流程（1）會議通知部門例會時間相對固定，可不做另行通知，如出現(xiàn)會議時間調(diào)整等情況，則由各部門負責人自行協(xié)調(diào)處理。（2）材料收集中心、部門例會會議材料以各中心或部門員工個人工作總結及工作計劃為主，由部門負責人組織對相關材料的收集和整理。（3）會議紀要中心、部門例會則由其負責人指定專人負責記錄、整理，經(jīng)部門負責人簽字確認后，由本部門指派專人負責日常歸檔、保管。第九條會議準備1、會議組織單位應提前準備好會議材料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交的資料等）；落實并布置會場，準備好會議所需的各種設施、用品等。2、公司召開的會議其務服務統(tǒng)一歸總經(jīng)辦負責，各中心部門召開的會議會務服務則由召開單位負責。3、各部門召開會議需使用公司會議室的，應向總經(jīng)辦書面提出，由總經(jīng)辦統(tǒng)籌安排。第十條相關規(guī)定1、準時到會，并在《會議簽到表》上簽到；2、會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題及時間的把控；3、遵循會議主持人對議程控制的要求；4、屬工作布署性質(zhì)內(nèi)容，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；5、遵守會議紀律；6、做好本人相關的會議紀錄。第十一條會后跟進1、會議決議、決策事項需要會后跟進落實的，按照各部門職責分工由組織單位跟進落實，會議主持人另有指定的，由主持人指定；2、會議跟進的依據(jù)則以會議決議、紀要、會議原始記錄及《工作計劃及完成情況一覽表》為準；3、總經(jīng)辦負責公司級會議議定事項的督辦和監(jiān)管，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄的落實情況，并以此作為考核當事人工作的重要依據(jù)；4、各部門會議、專項會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門或會議組織單位自行安排，相關的職能中心則對其工作進行定期檢查。第十二條會議的保密1、與會人員要嚴格遵守保密紀律，除按規(guī)定履行的職責需要外，不得隨意泄露會議內(nèi)容、討論和議決等。2、會議紀要為公司的機密檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應嚴格按照《公司文件管理制度》和《保密制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。3、對故意泄漏、傳播會議有關情況的，將視負面影響的大小對責任人做出相應處罰。第十三條會議紀律1、會議的組織單位負責會議紀律的維護，準備簽到表，組織參會人員簽到，并有權對違反本制度的行為提出處罰。2、參會人員提前5分鐘到達會場進行簽到；會議開始時，組織人收回簽到表；會后，組織人在簽到表上標注遲到（注明到會時間）、未到和早退人員并送人資部做績效考核。3、參會人員如不能按時出席，需至少提前一天以書面形式向組織會議單位請假，公司例會需向總經(jīng)理或副總經(jīng)理請假，否則會議組織單位應對其進行相應處罰。4、公司例會需各職能中心總監(jiān)、部門經(jīng)理理參加，如職能中心總監(jiān)、部門經(jīng)理因故不能出席，需指派本職能中心、部門其他人員代替，并提前通知總經(jīng)辦。5、遲到、早退、缺席（1）遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后到達的，計為遲到。（2）早退：凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議結束前提前離開會場的，計為早退。（3）缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。無正當理由缺席會議的每次罰款500元；遲到或早退的每次罰款300元。凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。6、會場紀律（1）、與會人員均應嚴格遵守會場紀律：（2）、與會期間應將手機調(diào)至振動或關機，不得在會議期間接打電話，如必須接聽，需向會議主持人請示，在得到允許后移步至會場外接聽；（3）、會場不得隨意走動，如有特殊情況需要離開，須向會議主持人請假并得到批準；（4）、會議召開期間若發(fā)表不同意見時，應本著對工作負責的態(tài)度進行提出，不得進行人身攻擊；（5）、參會者應暢所欲言、各抒己見，允許持有不同觀點和保留意見；若會上一旦形成決議，無論是否同意，都應認真貫徹執(zhí)行；第十四條會議效果的考核1、考核范圍公司例會只針對各職能中心總監(jiān)、部門第一負責人進行考核；僅限于總經(jīng)理辦公會及公司級例會。2、考核內(nèi)容對公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理組織的總經(jīng)理辦公會、公司例會