正式會(huì)議流程

會(huì)議流程一、會(huì)場(chǎng)布置流程（一）外場(chǎng)A橫幅貫徹口號(hào)或橫幅內(nèi)容及尺寸、數(shù)量、類(lèi)別；刻字，制作條幅；懸掛橫幅。B氣球貫徹氣球的數(shù)量，明確大小，購(gòu)置氣球；刻字，制作條幅；懸掛氣球及條幅。C花籃貫徹?cái)?shù)量，明確大小，購(gòu)置花籃；確定口號(hào)；擺放花籃及懸掛口號(hào)。D地毯貫徹地毯尺寸，購(gòu)置地毯；擺放到位；效果維護(hù)。內(nèi)場(chǎng)A會(huì)標(biāo)確定文字，貫徹口號(hào)內(nèi)容及尺寸、數(shù)量；刻字，制作條幅；懸掛橫幅。B鮮花貫徹鮮花數(shù)量、類(lèi)別；聯(lián)絡(luò)租借；擺放到位。C音響燈光調(diào)試話筒、燈光效果；調(diào)試各階段音樂(lè)效果；準(zhǔn)備備用音響設(shè)備。D座位/桌牌貫徹參會(huì)人員數(shù)量；桌椅、桌牌擺放整潔；制作座位圖。二、領(lǐng)導(dǎo)接待流程（一）成立機(jī)構(gòu)明確責(zé)任A建立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)B建立工作機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)分工（二）邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議/活動(dòng)名稱(chēng)、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、規(guī)定等事宜確定邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)名單印制請(qǐng)柬、車(chē)證繪制路線圖確定領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言/發(fā)言稿裝袋：請(qǐng)柬、議程、車(chē)證、路線圖、擬請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)名單、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言代擬稿發(fā)放邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)信函，保留聯(lián)絡(luò)單位、聯(lián)絡(luò)人、以備查詢(xún)確定參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)名單、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)桌牌分類(lèi)、分頁(yè)打印到會(huì)領(lǐng)導(dǎo)名單（三）聘任禮儀服務(wù)人員明確對(duì)禮儀生的規(guī)定、數(shù)量電話、實(shí)地聯(lián)絡(luò)，確定聯(lián)絡(luò)人會(huì)議/活動(dòng)前實(shí)地演習(xí)，明確崗位分工（門(mén)崗、廊崗、來(lái)賓室服務(wù)、來(lái)賓室簽到、主席臺(tái)服務(wù)、發(fā)獎(jiǎng)引導(dǎo)、迎送服務(wù)）聯(lián)絡(luò)、確定禮儀服裝確定禮儀酬勞（四）實(shí)地勘察會(huì)議/活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)確定來(lái)賓室及來(lái)賓行走路線安排接待崗位及人員貫徹來(lái)賓室飲水用品貫徹簽到用品來(lái)賓室內(nèi)碼放會(huì)議材料（五）座簽確定參會(huì)人員數(shù)量，購(gòu)置座簽打印人名按次序碼放（單中心、雙中心）收存留用（六）簽到簿、筆制作/購(gòu)置簽到簿、簽到筆確定專(zhuān)人現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)指導(dǎo)簽到收存（七）現(xiàn)場(chǎng)接待確定專(zhuān)人會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)迎接領(lǐng)導(dǎo)入來(lái)賓室在來(lái)賓室安排領(lǐng)導(dǎo)休息候會(huì)（八）選送禮品確定數(shù)量，購(gòu)置禮品將禮品碼放合適位置發(fā)送禮品（直接在簽到處分發(fā)、在來(lái)賓室分發(fā)）（九）引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入場(chǎng)確定會(huì)議開(kāi)始----聽(tīng)主辦方重要負(fù)責(zé)人安排確定專(zhuān)人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)坐席，觀看演出/會(huì)前錄像確定專(zhuān)人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到主席臺(tái)就座確定專(zhuān)人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放獎(jiǎng)?wù)?獎(jiǎng)杯/獎(jiǎng)狀/獎(jiǎng)牌/證書(shū)再次引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)確定專(zhuān)人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)與演員/工作人員合影（十）送別領(lǐng)導(dǎo)安排車(chē)輛提前到崗直接將領(lǐng)導(dǎo)送到車(chē)上，交待行使路線活動(dòng)后與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)交辦、指示及其他需貫徹事宜三、材料準(zhǔn)備流程（一）確定會(huì)議文獻(xiàn)材料內(nèi)容確定會(huì)議議程確定發(fā)放的文獻(xiàn)（二）撰寫(xiě)會(huì)議文獻(xiàn)材料明確寫(xiě)作人員召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議，明確寫(xiě)作指導(dǎo)思想，思緒，確定框架集中寫(xiě)作召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議，修改稿件修改、定稿（三）印制會(huì)議文獻(xiàn)材料整頓確定會(huì)議文獻(xiàn)材料確定人員制定參會(huì)證檢查對(duì)版，印刷、裝訂會(huì)議文獻(xiàn)材料材料裝袋運(yùn)送文獻(xiàn)材料到會(huì)議/活動(dòng)指定地點(diǎn)（四）分放文獻(xiàn)材料來(lái)賓室擺放，二次檢查對(duì)版擺放主席臺(tái)，二次檢查對(duì)版發(fā)放參會(huì)人員搜集、運(yùn)送剩余文獻(xiàn)材料收存剩余文獻(xiàn)材料四、新聞宣傳流程（一）新聞宣傳籌劃：拿出宣傳意向，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)定范圍、定主題、定方向形成新聞稿：提供有關(guān)材料、形成新聞稿件貫徹宣傳效果（二）信息報(bào)送撰寫(xiě)信息：結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，會(huì)議內(nèi)容、效果編寫(xiě)信息信息報(bào)送：向主管部門(mén)報(bào)送攝影攝影留資料A攝影邀請(qǐng)專(zhuān)人或告知新聞中心貫徹設(shè)備貫徹?cái)z影機(jī)位編輯整頓歸檔B攝影聯(lián)絡(luò)專(zhuān)人備好設(shè)備、相機(jī)、電池整頓歸檔C錄音貫徹專(zhuān)人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備錄音筆等設(shè)備整頓文字、歸檔五、后勤保障流程（一）貫徹場(chǎng)地聯(lián)絡(luò)、貫徹會(huì)議場(chǎng)地貫徹場(chǎng)地聯(lián)絡(luò)人的聯(lián)絡(luò)方式明確會(huì)議始、終時(shí)間明確參會(huì)人數(shù)，合理擺放桌椅明確來(lái)賓級(jí)別、人數(shù)、確定來(lái)賓室保證各場(chǎng)地衛(wèi)生用水A參會(huì)人員用水貫徹參會(huì)人數(shù)確定擺放地點(diǎn)、擺放形式購(gòu)置杯墊、毛巾等購(gòu)置、貫徹礦泉水購(gòu)置茶葉，保證開(kāi)水供應(yīng)B來(lái)賓室領(lǐng)導(dǎo)用水貫徹人數(shù)確定擺放人員、擺放地點(diǎn)、擺放形式保證開(kāi)水?dāng)?shù)量、質(zhì)量購(gòu)置、貫徹礦泉水購(gòu)置、擺放茶葉購(gòu)置、擺放茶杯面巾紙（干、濕）會(huì)后清點(diǎn)用餐A食堂用餐或自助餐記錄取餐人數(shù)印制餐票確定發(fā)放形式指派發(fā)放人發(fā)放餐票B飯店用餐確定餐標(biāo)根據(jù)會(huì)議規(guī)模級(jí)別指定菜譜請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整菜譜根據(jù)最終止果貫徹餐標(biāo)貫徹用餐時(shí)間安排用餐座次安排領(lǐng)導(dǎo)餐桌安排少數(shù)民族（回族）餐桌（四）住宿確定人數(shù)，分派房間安排車(chē)輛、去往住宿地點(diǎn)確定并公布工作人員房間發(fā)放房卡回收房卡（五）娛樂(lè)活動(dòng)確定活動(dòng)形式、活動(dòng)內(nèi)容、內(nèi)容時(shí)間指派詳細(xì)負(fù)責(zé)人明確各項(xiàng)活動(dòng)參與人數(shù)貫徹活動(dòng)場(chǎng)所、地點(diǎn)發(fā)放活動(dòng)門(mén)票（六）貫徹會(huì)議用車(chē)貫徹用車(chē)數(shù)量明確發(fā)車(chē)時(shí)間明確發(fā)車(chē)地點(diǎn)及路線指派每輛車(chē)負(fù)責(zé)人安排人員乘車(chē)六、安全保衛(wèi)流程（一）安全警衛(wèi)設(shè)置路障和警戒帶準(zhǔn)備對(duì)講機(jī)、喊話筒