OA系統(tǒng)需求分析報告初

OA系統(tǒng)需求分析一、建設(shè)背景辦公自動化系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)（Intranet、Internet）在我國迅速發(fā)展和普及，OA在數(shù)字化辦公領(lǐng)域和企業(yè)信息化建設(shè)中飾演著越來越重要的角色。因此，現(xiàn)階段有必要引進建設(shè)一套技術(shù)先進，符合目前辦公發(fā)展需要的辦公自動化系統(tǒng)，增強協(xié)作，以更大發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，滿足行政辦公需求，深入提高企業(yè)行政辦公的效率。二、建設(shè)目的1、實現(xiàn)全企業(yè)的數(shù)據(jù)共享，基本處理信息孤島問題。不一樣業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做到一次錄入，跨部門、跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)反復(fù)使用；2、提供可靠的、可追查的公文流轉(zhuǎn)平臺，有效的縮短公務(wù)處理的周期，加緊公文流轉(zhuǎn)過程，減少路耗、找人、等待等中間環(huán)節(jié)，保持公務(wù)處理渠道的暢通；3、打破時空及地區(qū)限制，實現(xiàn)無紙化辦公，遠程辦公、異地辦公；4、通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺，提高信息記錄和分析的水平，為領(lǐng)導(dǎo)提供精確、實時的預(yù)測和決策的輔助支持；5、提供完善的信息交流機制，以便企業(yè)各部門、辦公室和員工之間平常辦公及業(yè)務(wù)信息的交流和管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理互聯(lián)互通，信息數(shù)據(jù)共享；6、充足運用將要建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及已經(jīng)有的網(wǎng)絡(luò)配置資源，充足地保護已經(jīng)有的信息化投資；7、處理網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用中的最大難題——機構(gòu)和管理模式的常常變動的問題，由顧客自定義管理模式，實現(xiàn)真正的部門綜合業(yè)務(wù)處理機制；8、以行政辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫耦合，建成一流的企業(yè)綜合辦公系統(tǒng)。三、建設(shè)原則企業(yè)OA系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)體現(xiàn)先進性、可靠性、實用性、安全性、易使用性、開放性、有限開源性、可擴展性、可維護性等原則。1、先進性：應(yīng)當采用當今主流技術(shù)，既要考慮應(yīng)用平臺和工具的先進，更要考慮系統(tǒng)構(gòu)造和應(yīng)用設(shè)計的先進性，以適應(yīng)總體上業(yè)務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃和細節(jié)上事務(wù)辦理的需求。2、可靠性：系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)采用成熟、穩(wěn)定、可靠的軟件技術(shù)，保證系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)量、高并發(fā)的狀況下長時間不間斷地安全運行。3、實用性：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)流程，從以便顧客使用的角度進行系統(tǒng)設(shè)計、功能和模塊劃分。工作流程設(shè)計規(guī)定簡捷流暢，能適應(yīng)工作流不穩(wěn)定和突發(fā)事件等多種現(xiàn)實狀況。4、安全性：系統(tǒng)建設(shè)要符合顧客對信息安全管理的規(guī)定，建立完善可靠的安全保障體系，對非法入侵、非法襲擊和網(wǎng)絡(luò)計算機病毒應(yīng)具有很強的防備能力，保證系統(tǒng)具有嚴格的身份認證功能，并有對應(yīng)的技術(shù)手段對數(shù)據(jù)安全和操作安全加以保護。5、易使用性：重要體目前兩個方面：一是應(yīng)用界面簡捷、直觀，盡量減少菜單的層次和不必要的點擊過程，使顧客在使用時一目了然，便于迅速掌握系統(tǒng)操作措施，尤其是要符合工作人員的思維方式和工作習(xí)慣，以便非計算機專業(yè)人員的使用；二是應(yīng)提供聯(lián)機的或脫機的協(xié)助手段。6、開放性：為了使系統(tǒng)具有較強的生命力和開放性，應(yīng)遵照已經(jīng)有的國際原則和國內(nèi)原則，以利于采用多種先進技術(shù)和產(chǎn)品。7、有限開源性：伴隨業(yè)務(wù)邏輯的變化，需要對系統(tǒng)進行維護、微調(diào)或二次開發(fā)。對該系統(tǒng)的非關(guān)鍵代碼，應(yīng)當開放。并提供規(guī)范的數(shù)據(jù)庫設(shè)計，接口規(guī)范。8、可擴展性：該信息系統(tǒng)是一種不停發(fā)展中的應(yīng)用系統(tǒng)，在系統(tǒng)設(shè)計時要考慮到新技術(shù)，新產(chǎn)品出現(xiàn)時對本系統(tǒng)的兼容性；當業(yè)務(wù)需求、外部環(huán)境發(fā)生變化時，可以擴展系統(tǒng)的功能和性能。軟件設(shè)計要簡要，各功能模塊間的耦合度小，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，便于系統(tǒng)的繼承和擴展。9、可維護性：系統(tǒng)應(yīng)具有良好的構(gòu)造，各個部分應(yīng)有明確和完整的定義，使得局部的修改不影響全局和其他部分的構(gòu)造和運行。四、系統(tǒng)功能需求1、信息資訊通過資訊，實現(xiàn)信息共享功能，實現(xiàn)電子文檔（告知、公告、文獻等）、內(nèi)部刊物、通訊錄、規(guī)章制度及原則、規(guī)范的共享，以便存取、匯集、管理和查詢。處理目前信息共享資源分散、局限性和工作效率較低的問題。信息資訊的基本內(nèi)容包括企業(yè)文獻、內(nèi)部刊物、內(nèi)部信息等。資訊來源可以是辦結(jié)公文、搜集整頓的外部來文、法律法規(guī)，或者由個人收藏資料里共享出來的資料等。由于政務(wù)信息來源于不一樣部門，因此，要能支持自定義不一樣的分類欄目，并指定不一樣欄目管理員和管理部門，由欄目管理員搜集、管理和公布各類資訊。詳細欄目可以定義顯示在部門門戶或總門戶。（1）企業(yè)文獻登記保留OA系統(tǒng)辦結(jié)的所有公文，可通過收文、發(fā)文等模塊自動歸入對應(yīng)文獻模塊，在本模塊中可授權(quán)給有關(guān)人員查詢閱讀。（2）政策法規(guī)記載國家近年來頒布的有關(guān)法律法規(guī)，顧客可以通過目錄、關(guān)鍵詞及全文檢索找到對應(yīng)的法律法規(guī)內(nèi)容。所有被賦予權(quán)限的負責(zé)人都可以起草、提交、撤銷規(guī)章制度。（3）內(nèi)部信息提供搜集公布單位內(nèi)部有關(guān)信息，如領(lǐng)導(dǎo)重要發(fā)言、工作匯報等等有助于開展工作的信息。（4）原則及規(guī)范提供公布從多種渠道搜集的電子版產(chǎn)品原則、規(guī)范等。管理員能授權(quán)控制刪除與作廢的權(quán)限。（5）質(zhì)量監(jiān)督：保證企業(yè)質(zhì)量管理體系的運行。包括（但不限于）如下幾種方面的欄目：①資質(zhì)管理，實現(xiàn)對內(nèi)公開企業(yè)的資質(zhì)狀況，諸多具有版本的文獻構(gòu)成。②能力驗證，公布能力驗證（比對等）計劃、比對成果，能力驗證總結(jié)。③培訓(xùn)管理，公布培訓(xùn)計劃、成果等。④計量原則，管理計量原則目錄，每個原則有日期屬性，能設(shè)置提醒功能。⑤體系文獻，一本電子書，非常強調(diào)版本的有效性。（6）信息檢索提供整個系統(tǒng)所有公文和信息的關(guān)鍵字、公布時間等檢索或全文檢索引擎。2、公共信息公共信息用于實現(xiàn)企業(yè)各部門之間內(nèi)部信息公布、交流和共享。系統(tǒng)要支持不一樣風(fēng)格的信息欄目的設(shè)置，可實現(xiàn)各類信息的編錄、審核和公布，信息公布格式可自定義，不一樣層級顧客可根據(jù)權(quán)限將信息公布到本部門辦公平臺。各類公共信息由授予權(quán)限的欄目管理員統(tǒng)一管理和公布。（1）公告是單位內(nèi)部的公告欄，以以便內(nèi)部人員及時理解有關(guān)公告。登記了新公告欄后，即可公布到首頁的最新消息里。支持傳閱，把最新的公告?zhèn)鏖喗o有關(guān)人員。（2）工作動態(tài)尤其注意，每個部門都可以公布本部門的工作動態(tài)，以以便內(nèi)部人員互相通曉部門之間的工作。首頁的工作動態(tài)是各部門工作動態(tài)的集合。（3）告知通報同公告，但實現(xiàn)方式同工作動態(tài)。也是各部門的子欄目匯總成門戶的總欄目。（4）意見箱意見箱是單位內(nèi)部人員公布意見、提議的地方，公布提議的時候，可以指定提議的讀者，也可以通過傳閱把提議發(fā)給有關(guān)人員，意見公布可簽名也可以匿名刊登，由公布者控制。后臺實際上增長字段控制與否顯示公布人。（超級管理員才可以查看匿名刊登者的姓名）（5）網(wǎng)上調(diào)查實現(xiàn)基于web的某一主題的觀點支持率的搜集功能，以以便搜集民意。其方式重要分為記名的和不記名的兩種，記名的方式一般是某些針對性比較強的、范圍比較小的調(diào)查，而不記名的方式一般就沒有這種限制。與否需要記名，應(yīng)當在明顯位置標示出來。網(wǎng)上調(diào)查應(yīng)實現(xiàn)的此外一種功能是網(wǎng)上開展意見征求?？梢灾付▍⑴c的部門或人員，也可以不指定。例如，企業(yè)在出臺某些政策時，可以先網(wǎng)上征求意見，并自動搜集反饋意見（強制性實現(xiàn)“無意見”，或“故意見”）。（6）論壇為顧客提供一種信息交流、思想溝通和問題討論的空間。論壇可設(shè)置多種論壇區(qū)，論壇區(qū)下面可設(shè)置多種版面，授權(quán)顧客（一般為部門負責(zé)人）可在各版面提出話題發(fā)起討論，并可進行征詢、解答和搜集意見等活動。以期實現(xiàn)對企業(yè)重大發(fā)展，重要決策，重點政策的民主討論。（7）匯總。根據(jù)供應(yīng)商的設(shè)計方案，需要在首頁設(shè)計出匯總的公共信息（如下面的“工作動態(tài)”），指定該欄目信息的來源，實現(xiàn)欄目信息的自動匯總?；蛟谑醉撛鲩L一種通用的欄目，實現(xiàn)顯示最新增長到OA系統(tǒng)的文檔，而不管它來自哪個欄目中。雖然顧客在一種很次要的欄目中公布了一種告知，那么，可以把該文檔提取出來，并顯示出名稱、欄目、日期。3、公文處理公文管理是辦公自動化系統(tǒng)的最為關(guān)鍵的應(yīng)用,它重要分為收文、發(fā)文和辦文三大類。（1）收文收文包括：公文簽收、登記等處理流程。系統(tǒng)支持兩種收文方式：一種是紙質(zhì)文獻，需實現(xiàn)掃描成圖片文獻輸入并閱讀瀏覽；此外一種為電子文獻，需支持較簡樸的從市局OA系統(tǒng)收取電子公文，一期為間接受文。二期工程實現(xiàn)直接受文。只有具有收文登記權(quán)限的人才能新建收文。支持退文。系統(tǒng)要具有對重要來文的安全處理方案。收文處理的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)數(shù)和流轉(zhuǎn)過程可根據(jù)需要重新定義。系統(tǒng)應(yīng)具有杜絕“死文”發(fā)生，收文動態(tài)跟蹤功能。（2）發(fā)文發(fā)文可按個人、集體、部室執(zhí)行，并生成月度、年度發(fā)文登記表(分權(quán)限)，包括：擬稿、審稿、核稿、審簽、會簽、簽發(fā)、編號、校對、分發(fā)、歸檔等處理流程。系統(tǒng)可以對文獻流程、正文格式、流水號格式、文獻辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進行自定義配置?？梢允褂妙A(yù)先定義的公文模版（推薦使用word格式）進行擬搞。并支持多種模版?？筛鶕?jù)發(fā)文字號自動生成發(fā)文文號?？纱蛴∥墨I呈批表、文獻呈閱表、文獻處理表、退文單、延期申請單、正文等表單（輸出到word文獻或其他格式后由顧客打?。┧皖I(lǐng)導(dǎo)指示。發(fā)文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，根據(jù)需要增減和重新命名，流轉(zhuǎn)方向除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實現(xiàn)發(fā)文會簽功能。（3）辦文辦文包括擬辦、指示、承接、分發(fā)、反饋、傳閱、催辦、歸檔等處理流程。系統(tǒng)可以對文獻流程、正文格式、流水號格式、文獻辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進行自定義配置。可實現(xiàn)公文的在線編輯，審批痕跡保留，常用語。對于僅僅需要傳閱的公文，提供并發(fā)機制，加緊公文辦理進度?？纱蛴∥墨I呈批表、文獻呈閱表、文獻處理表、退文單、延期申請單、正文等表單（輸出word文獻后由顧客打?。┧皖I(lǐng)導(dǎo)指示。辦文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，根據(jù)需要增減和重新命名，流轉(zhuǎn)方向除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實現(xiàn)文獻會簽功能。該顧客已完畢的公文能存儲在系統(tǒng)中的個人文獻夾中以便后來查找。已辦結(jié)的公文能通過歸檔的操作，歸檔到OA的電子資源數(shù)據(jù)庫中，以供有權(quán)限的顧客進行查詢。（4）督辦催辦貫徹和跟蹤各部室的辦文狀況與進度，按指定的時間段匯總各部室的辦文狀況與進度，可以在系統(tǒng)中使用預(yù)先定義的公文模版（word格式）起草交辦告知、催辦告知和督辦告知等公文。系統(tǒng)提供督辦事項一覽表，以便經(jīng)辦人能對其經(jīng)辦的所有督辦事項有一種實時、全面的理解。督辦過程的電話催辦等過程可詳細記錄備查。（5）代理授權(quán)當個人尤其是領(lǐng)導(dǎo)出差或休假時，為了不延誤其與有關(guān)人員或部門的工作，這就規(guī)定個人在出差或休假時，其工作得有人接管或代理。授權(quán)可以是本人，也可以是系統(tǒng)管理員進行設(shè)置。代理授權(quán)是為了處理個人出差或休假期間對公文處理權(quán)限的指定代理過程。當出差或休假完畢后，可以取消代理設(shè)置，并可以查閱其出差或休假期間代理人為其處理了哪些工作，代理狀況怎樣等。需考慮到實際狀況，如一種人往往會一身多職，會有多種業(yè)務(wù)，因此可以設(shè)定多種代理人完畢不一樣類型的工作。（6）交辦功能某顧客可以把自己的任務(wù)通過申請后交給某人接任，交辦成功后，任何人對該顧客發(fā)文時自動提醒該顧客已經(jīng)交給某人辦理，并規(guī)定確定與否繼續(xù)辦理，交辦完畢后生成交辦期間工作目錄表。某員工調(diào)職或離職后，其本來崗位的文獻和任務(wù)能通過系統(tǒng)自動交辦給接任人，使接任人能立即接手其崗位的工作。（或權(quán)限的克?。?）查詢記錄可以根據(jù)管理權(quán)限和指定條件查知目前公文處理狀況和領(lǐng)導(dǎo)指示，可根據(jù)發(fā)文單位、時間等組合查詢，并提供個人或部門在一定的時間段內(nèi)所辦理過的公文狀況匯總表，系統(tǒng)至少應(yīng)能按月度、季度和年度為目前顧客或部門生成辦文記錄報表，并打印等輔助功能。（8）流程監(jiān)控實現(xiàn)對公文處理的流轉(zhuǎn)狀況監(jiān)控，顧客可以查看本人所參與辦理的公文的運作狀況，領(lǐng)導(dǎo)可以查看本單位所有人參與辦理的公文的運作狀況。4、公文歸檔應(yīng)實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的無縫連接，公文辦結(jié)后可以分類歸檔，系統(tǒng)提供靈活、便捷的查詢檢索功能。檔案管理可以按公文屬性進行分類。（如告知，請示，上行文等）5、綜合事務(wù)管理綜合事務(wù)管理重要包括：會議管理、領(lǐng)導(dǎo)日程、字典管理（文號管理、來文單位）、通訊錄和人事管理等等。5.1會議管理舉行會議是單位辦公的重要形式之一。會議室及會議設(shè)施是一種需要共享的資源。辦公室可以將會議室的狀況登記在OA系統(tǒng)中。各部室組織的會議需要使用會議室時，通過OA可以查看各個會議室的使用狀況，以預(yù)定使用哪個會議室，并且確定會議室的使用時間。會議安排應(yīng)具有會議室沖突檢測、參會領(lǐng)導(dǎo)時間沖突檢測等提醒功能。會議室預(yù)定成功后，通過會議管理模塊，登記會議的議題、時間、會議室、參與人、主持人、會議資料上傳到系統(tǒng)。系統(tǒng)會自動形成會議告知單，并由會議發(fā)起人發(fā)送給有關(guān)人員，同步系統(tǒng)會自動生成一條消息顯示在公告欄中，并可以在指定期間對有關(guān)人員進行會議提醒。會議參與人收到會議告知后，系統(tǒng)會自動發(fā)給會議發(fā)起人一種回執(zhí)進行確認，以便確認與否告知到位。會議參與人還可以直接在OA系統(tǒng)中下載會議資料、議題等文獻。會議管理系統(tǒng)應(yīng)可以查詢、記錄會議室使用狀況和多種會議狀況等。5.2領(lǐng)導(dǎo)日程領(lǐng)導(dǎo)是一種角色，設(shè)置為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)即需要進行日程安排。通過準時間、活動內(nèi)容為序的領(lǐng)導(dǎo)日程匯總表，以便理解各項活動有哪些領(lǐng)導(dǎo)參與。領(lǐng)導(dǎo)日程匯總表顯示在首頁。領(lǐng)導(dǎo)日程一般由領(lǐng)導(dǎo)自行填寫，并可以靈活選擇需要參與工作的人員（即建立多種常用的私有組）。領(lǐng)導(dǎo)日程安排應(yīng)能通過權(quán)限設(shè)置，使具有權(quán)限的顧客能對領(lǐng)導(dǎo)日程進行維護和管理，有權(quán)限顧客在為領(lǐng)導(dǎo)安排日程時，可以通過選擇任何領(lǐng)導(dǎo)為其安排工作日程。同步顧客可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排生成每天、每周和每月的活動安排表。5.3文號管理文號是公文管理過程中必不可少的，不過，由于不一樣的單位其文號的編制或管理的方式也許不一樣，為了適應(yīng)不一樣單位文號管理機制，為顧客提供了通過先定義，后使用的方式的文號管理模式，只要顧客按照本單位的公文文號編制原則：“文獻字＋[年號]＋文獻號”定義好，那么在公文處理過程中，系統(tǒng)就可以根據(jù)顧客定義的原則自動地生成所需要的文號。公文文號支持多種編號方式。文號一般只能由系統(tǒng)管理員或授權(quán)顧客進行維護和管理，其維護管理包括：增長、修改、刪除。文號管理不僅提供以上維護管理，而還提供了補號和預(yù)留文號的功能，其目的為了防止顧客在進行公文管理時，某些公文由于操作錯誤而廢除公文時，文號沒有被使用，而產(chǎn)生文號漏號或者由于某篇公文需要使用某個文號而無法獲取。5.4來文單位在公文管理過程中，收文一般都是外單位發(fā)來的公文，為了在進行收文辦理過程中，以便顧客填寫主、抄送單位，也為了愈加規(guī)范對主、抄送單位的命名，為顧客建立了來文單位的管理，只要顧客在使用收文管理之前，將也許的來文單位定義在系統(tǒng)中，則顧客在使用收文管理功能時，就可使用系統(tǒng)定義好的來文，在需要填寫主、抄送單位時，選擇使用，為以便顧客，系統(tǒng)同步容許顧客直接錄入新的單位信息。來文單位的維護管理一般只提供應(yīng)系統(tǒng)管理員或已授權(quán)的顧客，其管理操作包括：：增長、修改、刪除。5.5通訊錄公用電話本記錄企業(yè)和與外部進行聯(lián)絡(luò)的有關(guān)信息，部門電話本記錄本部門人員的電話，個人名片是個人的可以公開的資料。公用電話本公開給所有人查閱和使用，但只有有權(quán)人員才能管理維護。通訊錄應(yīng)能靈活的模糊查詢，能由電子表格（Excel）導(dǎo)入數(shù)據(jù)。公用電話本的管理應(yīng)提供如下維護管理的操作：（1）編輯操作（增、刪、改）；（2）查詢操作，可以對任何數(shù)據(jù)項進行模糊查詢，如：電話號碼（多種電話號碼）、單位、姓名、職務(wù)。5.6人事管理實現(xiàn)全企業(yè)正式及聘任人員個人基本信息的自動記錄和管理。處理目前個人信息較分散，手工記錄、查閱不以便的問題。（1）工號作為OA系統(tǒng)的帳號管理中人員帳號的根據(jù)。（2）人員基本信息、工資、獎金等?？梢蕴幚砉べY調(diào)整（普調(diào)和尤其調(diào)整）（3）可以完畢記錄匯總，手工設(shè)置查詢條件，尤其注意年齡段的問題。（4）報表中心可以提取有關(guān)數(shù)據(jù)，如學(xué)歷分布圖等。5.7車輛管理能對企業(yè)的車輛進行檔案管理，違章及事故管理，費用管理，綜合查詢報表記錄，系統(tǒng)維護，車輛維護期限提醒，并根據(jù)規(guī)定生成對應(yīng)報表。重點是各部門的車輛費用（修理，油費等），各部室能將其計入自己的成本。用車登記，車輛調(diào)度在二期工程中實現(xiàn)。5.8物品管理實現(xiàn)全企業(yè)平常辦公用品、原則物質(zhì)、藥物等低值易耗品申購、入庫、領(lǐng)用的精細化管理。包括物品入倉登記、劃出、劃入、領(lǐng)用、報廢、庫存調(diào)整、物品庫存與使用查詢，并能生成對應(yīng)的表格（按部門，月匯總）。用帶表單的工作流實現(xiàn)申請購置功能。物品的領(lǐng)出償還與事務(wù)流程進行聯(lián)動，即在物品調(diào)撥流程中進行物品領(lǐng)出時，物品庫中數(shù)量自動減少；反之當物品調(diào)撥流程中的物品償還時，物品庫中數(shù)量自動增長。各部門可以查詢領(lǐng)用的物品，個人可以查詢自己領(lǐng)用的物品。5.9接待管理接待工作是平常辦公中的重要內(nèi)容。要實現(xiàn)企業(yè)政務(wù)接待工作的有效管理，對被接待人員的安排、參與人員和部門實現(xiàn)提前告知。（手機或郵件）。通過接待管理模塊，登記接待的議題、時間、人員、參與人、主持人、有關(guān)資料上傳到系統(tǒng)。系統(tǒng)會自動形成告知單，并由發(fā)起人發(fā)送給有關(guān)人員，同步系統(tǒng)會自動生成一條消息顯示在公告欄中，并可以在指定期間對有關(guān)人員進行提醒。參與人收到告知后，系統(tǒng)會自動反饋發(fā)起人一種回執(zhí)進行確認。參與人還可以直接在OA系統(tǒng)中下載有關(guān)資料。5.10設(shè)備管理實現(xiàn)全企業(yè)辦公、檢測設(shè)備等固定資產(chǎn)從申購、驗收、登記、發(fā)放到報廢全流程的精細化管理。處理目前設(shè)備管理采用人工方式帶來的申購周期較長和工作量大的問題。重點關(guān)注：（1）資產(chǎn)管理。（申購、驗收、登記、領(lǐng)用、維護、維修、報廢、劃撥等）（2）量值溯源。（周期、單位、費用、備注等）（3）資產(chǎn)折舊。（各部門可以查詢自己的折舊狀況）（4）每個人可以查詢自己保管的資產(chǎn)狀況，每個部門可以掌握自己的資產(chǎn)狀況。（5）部分數(shù)據(jù)能展目前報表中心，如設(shè)備分布圖等。5.11財務(wù)管理獨立于財務(wù)軟件的簡樸財務(wù)管理功能，實現(xiàn)各部門收入與成本、人員工資的即時查詢。有助于增長透明度，激發(fā)各部門采用有效的方式創(chuàng)收和進行合理的成本控制。重點關(guān)注：（1）按日錄入各中心的檢測收入，每天扎帳后可以錄入當日數(shù)據(jù)。（2）各部室的開支，僅僅考慮計入成本的部分，以便部門掌握自己的開支狀況。數(shù)據(jù)來源于財務(wù)部門的報銷數(shù)據(jù)，以及折舊等。（3）嚴格控制查看的權(quán)限。5.12科技項目管理科技項目分類管理，按項目管理有關(guān)的文獻。5.13事務(wù)管理通過自定義工作流引擎，設(shè)備及辦公用品申請采購審批、用款審批流程、出訪審批、報銷審批、人員請假等事務(wù)流程，能通過系統(tǒng)進行控制與管理，并能生成對應(yīng)的表格。5.14值班管理平常值班，節(jié)假日值班管理，并生成值班登記表。自動公布到公告牌中。5.15物業(yè)管理樓房、機電設(shè)備維修、房租、會場場租、水電費等事項的查詢和管理，并能生成對應(yīng)的表格。6、個人辦公為顧客提供一種個人辦公平臺，提供平常管理辦公所需的電子工具和文檔信息服務(wù)。6.1待辦事宜顧客只要打開個人辦公首頁，需審批公文、請示匯報、公告信息等都顯示在待辦事宜中，通過待辦事宜可以直接進入辦理多種事務(wù)。能看待辦公文的未辦條數(shù)和公告欄、消息欄等未讀信息進行彈出框或短信提醒。6.2消息管理系統(tǒng)提供類似郵件傳遞方式的消息傳遞，能編寫正文和添加一定數(shù)量和大小的附件，進行一對一或一對多的發(fā)送，并且提供短信的提醒功能。與原則的郵件系統(tǒng)不一樣，這里不需要回執(zhí)，不過發(fā)件人可以查詢與否對方已經(jīng)查看。6.3個人工作日志記錄記錄和記錄個人每天的工作狀況，即個人每天做了哪些工作，便于工作總結(jié)。6.4文獻收藏夾搜集個人的工作文獻，可以按資源管理器的方式進行管理，并能移動。能設(shè)置為共享，實現(xiàn)資源共享。6.5個人日歷設(shè)置可反復(fù)的會議、約會、提醒信息，提供管理工作計劃和日程的工具。6.6即時通訊系統(tǒng)提供以便的郵件和短信聯(lián)絡(luò)方式，包括系統(tǒng)短信（關(guān)注“我懂得了”，“后來再說”兩個功能）和手機短信兩種溝通形式。6.7個人通訊錄個性化的個人地址本，可對個人通訊簿進行錄入、修改、刪除、備份、導(dǎo)入和條件查詢。6.8個人設(shè)置設(shè)置顧客個人密碼，修改顧客姓名、聯(lián)絡(luò)方式、手機等信息，也可設(shè)置出差、休假等顧客狀態(tài)。同步在個人設(shè)置中可以定制個性化辦公桌面風(fēng)格。請注意，短信平臺需要使用聯(lián)絡(luò)電話，顧客的手機號碼或小靈通號碼變化，需要自動生成審批任務(wù)。7、報表中心7.1報表中心根據(jù)權(quán)限，不一樣的顧客可以在報表中心查看系統(tǒng)授權(quán)的報表。并可以在一定程序上變化報表的體現(xiàn)形式，如與否有圖例，顏色，數(shù)據(jù)，表格，類型等。并可以導(dǎo)出或打印圖表。7.2報表設(shè)計系統(tǒng)管理員可以增長報表，修改已經(jīng)有報表，并對報表設(shè)置默認值，數(shù)據(jù)錄入方式，數(shù)據(jù)校驗（假如也許），權(quán)限設(shè)置等。應(yīng)在此功能中實現(xiàn)調(diào)試（或預(yù)覽）。報表一般應(yīng)當有設(shè)計、審核、打印、打印日期（務(wù)必注意使用服務(wù)器時間，防止作弊）?？梢栽O(shè)計為一種標簽欄目（如機械圖的效果），后臺控制與否顯示。提供可見即所得的報表定制功能，高級顧客通過較短時間的培訓(xùn)，即可完畢報表的自定義。7.3數(shù)據(jù)維護支持數(shù)據(jù)的手工錄入，校驗，批量導(dǎo)入。嚴格設(shè)計權(quán)限，特定的顧客只能錄入或修改指定的報表數(shù)據(jù)。8、后臺管理8.1顧客管理實現(xiàn)統(tǒng)一的顧客管理平臺，其中包括實現(xiàn)靈活地對機構(gòu)、組和人員的