行政事務管理辦法

行政事務管理辦法

第一章總則

第一條為加強公司行政事務管理，理順內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所指行政事務包括公文處理、用印管理、招待費管理、辦公物品管理、檔案管理、圖書管理、報刊借閱管理、保密制度、考勤制度、技術部彈性管理等。

第二章工作制度

第三條領導層辦公會議制度領導層辦公會議總經理、副總經理和總工程師參加，總經理召集和主持，其他部門根據(jù)需要列席會議。領導層辦公會議原則上每周召開一次，必要時由總經理決定隨時召開。領導層辦公會議內容：（一）研究上級部門有關部署、指示及工作安排。（二）聽取各分管領導一段時間內的工作匯報。（三）研究處理一段時間內發(fā)生的重要問題。（四）研究部署下一時期的工作安排及資金計劃。（五）對公司重要問題作出決策。領導層辦公會議的會務工作由分管行政的副總負責，并作好會議準備和會議記錄工作。領導層辦公會議作出的決策各分管領導應抓緊落實，待下次辦公會議進行匯報。第四條公司辦公會議公司辦公會議由總經理、總工和部門主要負責人組成，必要時部門副職參加。公司辦公會議原則上每月召開一次，必要時總經理決定隨時召開。公司辦公會議內容：（一）傳達貫徹上級工作指示。（二）部署一段時間工作，檢查落實總經理辦公會議決定。（三）各部門負責人匯報一段時間的工作情況和下一步工作計劃及資金計劃，報請批準。（四）對該月的考核工作進行匯報，宣布考核分數(shù)，落實考核意見。辦公室負責會議準備工作，并作好會議記錄、紀要，負責督辦落實。第五條部門會議各部門會議原則上半月召開一次，必要時有分管領導參加。各部門會議內容主要是總結本部門一段時間內的工作情況，作出下階段工作安排。各部門要及時傳達公司辦公會議精神，安排落實。對部門考核情況進行通報，找出問題，及時解決。第六條請示報告制度按照個人服從組織、下級服從上級的原則，對需請示、報告的事項，要逐級請示、報告，杜絕超越權限、自行其是的現(xiàn)象。堅持誰交辦向誰請示、報告的原則，避免多方請示、重復請示，提高工作效率。請示報告的內容：（一）工作中遇到的較大的事情或不能解決的問題。（二）重要工程計劃安排及進展情況。（三）對施工中存在的較大問題，如地方協(xié)調、資金安排等。（四）對工程機械的較大程度維修。（五）工作中出現(xiàn)的較大失誤或事故。（六）個人生活需要組織幫助解決的問題。（七）領導交辦的工作事宜。請示報告制度要抓住重點、簡明扼要、實事求是。

第七條衛(wèi)生管理制度每周五下午為機關衛(wèi)生掃除日，各部門根據(jù)衛(wèi)生區(qū)域劃分情況進行衛(wèi)生大掃除，有關領導及辦公室進行檢查。

每天工作日按衛(wèi)生區(qū)域劃分進行衛(wèi)生掃除。不按規(guī)定進行衛(wèi)生掃除的，根據(jù)有關規(guī)定給予扣分扣款。第三章公文處理辦法第八條本《辦法》適用于公司機關、公司屬各部門及工程項目部的公文處理工作。第九條公司辦公室是公文處理的管理機構，主管公司機關并負責指導、檢查和監(jiān)督全公司的公文處理工作。第十條公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，采取行政措施，請示和答復問題，指導、布臵和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。第十一條公文處理必須做到及時、準確、安全。公文由辦公室統(tǒng)一傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。

第十二條公文處理是機關工作的重要組成部分。各科室要把《公文處理辦法》作為一門必修課，認真學習掌握。文秘工作人員要熱愛本職工作，樹立為領導、為機關、為各部門服務的思想，努力提高公文處理工作效率和質量，行文要少而精，注重效用。凡經辦和經手文件人員，都有責任保守機密，保護文件不受損失。在調動工作和出差前，必須將所經手的文件交接清楚，特別是對未辦結的文件，必須交給其他有關人員繼續(xù)辦結，不得積壓和延誤。第十三條公文處理工作必須嚴格執(zhí)行有關保密的規(guī)定，準確確定文件的密級，確保機密安全。第十四條公文種類主要有：（一）命令（令）適用于依照有關法律發(fā)布的地方性交通行政法規(guī)規(guī)章；采取重大強制性行政措施；任免、獎懲有關人員。（二）議案適用于各級人民政府按照法律程序向人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。（三）決定、決議適用于對重要事項或重大行動做出安排。（四）指示適用于對下級機關部署工作，闡明工作活動的指導原則。（五）布告、公告、通告“布告”適用于應當普遍遵守或周知的事項。“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項?！巴ǜ妗边m用于在一定范圍內應當遵守或周知的事項。（六）通知適用于發(fā)布行政法規(guī)規(guī)章、轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周告或共同執(zhí)行的事項。（七）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況。（八）報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議。（九）請示適用于向上級機關請求指示、批準的事項。（十）批復適用于答復下級機關請求指示、批準的事項。（十一）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準的事項。（十二）會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。我公司實用公文種類包括指示、決議、通告、通報、報告、通知、通告、請示、批復、函、會議紀要。第十五條公文格式執(zhí)行GB/9704《國家行政機關公文格式》。第十六條各級部門應根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定行文關系。公司在職權范圍內，可對所屬各部門發(fā)布命令，下達指示，批復請示事項，通知有關事項，指導業(yè)務，布臵工作。其中的重要行文，應抄報局、大通公司或其他有關部門。對無業(yè)務領導關系的單位，不得直接發(fā)指示性文件。對上級請示、報告工作；對平級和不相隸屬的單位行文聯(lián)系工作，商洽問題。第十七條各級部門在本部門職權范圍內，可以互相行文，亦可與同級各部門聯(lián)合行文。第十八條公司屬各部門不能以公司的名義向上級機關行文。第十九條向上級機關請示事項的公文，應當一文一事，一文只主送一個上級機關，不得多頭主送；向下級指示工作的公文，如需要兩個以上部門共同辦理的，應確定一個主辦部門，以防互相推諉，延時誤事。“報告”中不提夾帶請示事項。第二十條公文抄送，應以主要有關單位為限，嚴格控制抄送范圍。向上級請示事項的公文，一般不應同時抄送下級；主送某一機關的公文，一般不抄送其內部隸屬部門。對行文中的問題，涉及到某單位的職權，必須取得其協(xié)作時，或批復某一單位的事項而要求其他單位參照辦理時，需要抄送。上級機關向雙重領導的單位行文時，應當抄送其另一個上級機關。對下級機關的重要行文，應抄報直接上級機關。第二十一條無論對上對下，一般以不越級行文為原則。但下列事項可以越級行文：具有普遍性的行文（如發(fā)布法規(guī)、制度、通報等）；若逐級傳遞會延誤時效的特殊急需事項；催辦、解答、詢問事項；上級交辦指定直接上報的事項。越級行文時，應抄報或抄送越過的機關。第二十二條同級機關可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文由主辦機關和協(xié)辦機關共同簽發(fā)，由主辦機關編號。第二十三條行政機關和企事業(yè)單位的行文，不得對黨的組織作指示、交任務。凡涉及其他機關、部門職權范圍內的問題，未經協(xié)商一致或經上級機關批準、裁決的，一律不得各自向下行文。第二十四條公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括：文件簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。第二十五條公文處理基本程序（一）來文辦理程序1、報送辦公室的各級各類文件（含電報），其拆收、登記、送閱、轉辦、下發(fā)、清退、歸檔和保存，均由辦公室統(tǒng)一辦理；2、對需要辦理的上級來文和各部門上報的請示類文件，統(tǒng)一由辦公室填寫文件處理箋，并按領導分工提出分辦意見送領導閱批。領導閱批后，由辦公室根據(jù)領導批示意見及涉及問題辦理落實的難易程度提出限辦時間，轉有關部門辦理，并及時催辦和反饋辦理結果；3、對需要幾位領導閱批的文件，一位領導簽后返回辦公室，由辦公室再轉呈其他領導人閱簽；4、對只需領導知曉的各級各部門的情況報告、簡報、通報、工作總結類文件，由辦公室按來文內容和領導分工分送有關領導閱知；5、一般情況下，公司領導不直接受理和閱批未經辦公室登記處理的文件。對不經過辦公室直接向公司領導個人送的請示文件、辦理文件，原則上應退回原呈報單位重新辦理。（二）擬發(fā)文辦理程序1、凡以公司名義制發(fā)的各種文件，出具的公函、介紹信，均須通過辦公室辦理；2、擬發(fā)文件一般應由主管部門（科室）代擬草稿；3、由部門（科室）主辦并擬寫的草稿須先由擬稿人送辦公室文秘人員初審，再經主辦部門負責人會稿簽字，后由辦公室主任簽審，再由擬稿人送有關領導會簽、簽發(fā)。一般情況下，公司領導不直接受理和閱批未經辦公室審核的文件。第二十六條草擬稿要求（一）符合國家的方針、政策、法規(guī)及規(guī)定。（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字簡煉，標點正確，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應當寫具體年、月、日。（四）必須使用國家法定計量單位。（五）根據(jù)內容和行文對象，正確使用公文的種類。送辦公室審核的文稿，應附來文和必要的相關文件。（六）文件主辦部門根據(jù)實際需要，確定主、抄送單位，分別標題正文和附件印數(shù)（包括辦公室存檔二份）。第二十七條核稿（一）核稿的重點1、是否需要行文；2、是否符合黨和國家方針、政策、法令、與其它有關文件有無矛盾和脫節(jié)；3、提出的要求和措施、解決問題的辦法和意見是否明確、具體、切實可行；數(shù)字是否可靠，情況是否屬實；4、涉及有關部門、單位的問題是否協(xié)商一致；5、公文格式、行文名義、發(fā)送范圍等是否恰當，會稿手續(xù)是否完備，附件和相關文件是否齊全，文字、語法、標點符號、章節(jié)、引文等是否準確無誤。（二）核稿人對文稿可進行刪節(jié)和文字加工。對文稿內進行較大修改時，應提出修改意見，與經辦人研究修改。（三）屬以下情況的文稿，提出意見后，退經辦人重辦：1、文稿內容不符合黨和國家方針、政策、法律、法令或與此有關文件相矛盾的；2、篇幅冗長，問題闡述不清，邏輯混亂，文理不通的；3、內容需要進行較大修改的；4、會稿手續(xù)不完備，不符合本辦法要求的；5、稿面不整潔、字跡潦草、涂改勾劃較亂的。第二十八條公文簽發(fā)。公司發(fā)文稿由公司領導簽發(fā)。公文稿中凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商、會稿。會稿文稿均以會稿部門領導人簽字為有效。已經領導簽發(fā)的文稿，不得擅自改動。第二十九條公文擬稿、會稿、核稿、會簽、簽發(fā)必須使用藍黑墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆、純蘭墨水等不符合存檔要求的筆墨書寫。第三十條繕印和蓋章（一）繕印文件應按先急后平，先公文后資料的原則，妥善安排，及時完成。繕印出的文件必須符合規(guī)定的格式，字跡清楚、整潔美觀、份數(shù)準確。（二）繕印人員如對文稿有疑問，應與承辦人或核稿人聯(lián)系，不要隨意處理。（三）文件校對，由擬稿人或者承辦單位指定專人負責校對，打印件須仔細校對數(shù)遍，確保準確無誤。校對人應在校對過的文稿上簽字。印制正式文件前須由文秘人員進行最后把關。經簽發(fā)的文稿由辦公室存檔。（四）文件蓋章由辦公室統(tǒng)一辦理，文秘人員應檢查原稿是否經領導人簽發(fā)，是否經過核稿，需要會簽的是否已會簽。聯(lián)合發(fā)文和文頭、簽發(fā)人、署名是否標明，以上內容完備，即在備套的印件上蓋章。第三十一條上級行政機關的行政公文，除絕密和注明不準翻印的以外，須經下一級機關負責人或辦公室證件批準，可以翻印，但應注明翻印機關、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、復制，不得密電明復、明電密復。第三十二條文件的封發(fā)（一）文件由主辦部門分發(fā)并登記。（二）分發(fā)文件時要先檢查文件的簽發(fā)、蓋章等是否齊全、發(fā)送單位、文件份數(shù)是否準確。需郵發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一辦理，信封上要寫明受文單位名稱、地址、郵政編碼。急、密件要加蓋急、密件印記。（三）發(fā)出的重要電話、電報、電傳要事先起草，并留底稿。第三十三條公文立卷、歸檔和銷毀（一）公文辦完后要及時立卷、歸檔，個人不得保存應當歸檔的公文。（二）沒有歸檔和存查價值的公文，經過簽別和單位主管領導人批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由辦公室主任及總經理二人監(jiān)銷。（三）凡處理完畢或批存的文件、材料和重要簡報、電報、電傳、電話、會議記錄等，按照《案卷類目》放進有關的卷夾“對號入座”。（四）年終，公司各部門應對當年收發(fā)和處理的文件進行一次清理，按檔案管理部門的規(guī)定，于次年初移交檔案室保存。第四章用印管理規(guī)定第三十四條印章的刻制刻制印章時，必須由部門、項目部填寫印章刻制申請，報公司研究同意，由公司辦公室開具“刻制印章證明”。由辦公司公室統(tǒng)一刻制，到具有公安部門頒發(fā)的特種行業(yè)營業(yè)執(zhí)照的刻字單位制作。第三十五條印章的啟用在確定啟用印章的時間后，由公司辦公室提前向有關部門、項目部發(fā)出啟用印章的通知，注明正式啟用日期，并附印模，所刻印章必須由辦公室在《領用公章登記表》上詳細登記，并留存印模。第三十六條印章的使用各部門、項目部在使用印章時要履行批準手續(xù)并進行登記。（一）使用公章，必須經公司領導批準同意，使用部門章、項目部章、業(yè)務章等必須經單位負責人或項目經理批準同意。（二）應當審閱、了解用印內容，嚴禁盲目蓋印，同時保存必要的留存材料。（三）每次用印都必須登記，登記的項目包括：用印日期、編號、內容摘要、批準人、用印單位、承辦人、監(jiān)印人、用印數(shù)、用印性質等。（四）蓋章應做到印章端正、清晰、美觀、便于識別。（五）使用印章要在辦公室內，原則上不得攜帶出辦公單位，印章不得脫離印章管理人員的監(jiān)督。（六）嚴禁在空白紙或表格紙上蓋章。特殊情況下需事先加蓋印章，必須經公司領導特別批準，并指明特定的用途。未使用的必須交回，由辦公室做好登記并銷毀（登記中注明經辦人、銷毀人、監(jiān)銷人）。第三十七條印章的停用在部門、項目部的名稱變更、機構撤消、式樣改變等時，印章必須停用。首先要通知公司辦公室，說明停用原因，標明停用的印模和停用的時間并通知有業(yè)務往來的單位。同時，將停用的廢印章及用印登記薄立即送交辦公室處理。舊章停用后，即失去原有的效用，不能作為現(xiàn)行單位的職權和活動的憑證。當年項目部撤銷后，印章暫不銷毀，印章交回處辦公室統(tǒng)一管理。第三十八條廢印章的存檔和銷毀舊印章停用以后，應當清查全部印章，并把清查結果報告領導，由公司領導審定舊印章的處理辦法，根據(jù)領導批示，分別不同情況處理，或上繳機關，或交檔案室立卷備查，或由公司辦公室予以銷毀，銷毀時須由有關人員監(jiān)銷。所有銷毀的廢舊印章須留有印模進行保存，以備日后查考。第三十九條印章的保管（一）選擇安全可靠的地方放臵印章，存柜加鎖。（二）各部門、項目部等有印章部門應選擇好管理印章的人員，專人保管，建立起嚴密制度，明確責任，保證印章的正確使用和絕對安全。印章保管人員不得委托他人代取代用。第四十條公司辦公室負責對用章部門、項目部定期檢查。第五章招待費管理辦法第四十一條公司機關招待費管理（一）公司機關各部門因業(yè)務需要宴請客人的，應填寫招待申請，由部門分管領導簽字，經公司辦公室批準，由公司辦公室統(tǒng)一安排，填寫派餐單，到指定飯店就餐。（二）陪餐人數(shù)原則上1至2人，不準超過就餐人數(shù)。（三）因特殊原因需在規(guī)定飯店以外就餐的，須經辦公室批準并登記在案。否則，招待費一律不予報銷。（四）陪餐部門人員應如實填寫來賓單位、人員、陪餐人數(shù)，對填寫不實的，按餐費原價三倍處罰。第四十二條工程項目部招待費管理（一）工程項目部因業(yè)務需要宴請客人的，在宴請前向公司辦公室以傳真或電子郵件的形式發(fā)送申請，注明宴請時間、宴請客人的單位、姓名、宴請經辦人。（二）如因特殊情況未能在宴請前發(fā)送傳真或電子郵件的應于事后一天內補發(fā)，逾期不予報銷。（三）辦公室接到上述傳真或電子郵件之后，予以審核并登記，然后將審核意見以傳真或電子郵件的形式回復。如因特殊情況無法發(fā)送傳真或電子郵件，應電話通知，并于事后補辦手續(xù)。（四）所有餐費單據(jù)，由公司辦公室主任核對招待費登記表后簽字，無公司辦公室主任簽字的餐費單據(jù)，公司財務部不予報銷。（五）如未向辦公室申請或申請未通過的宴請，財務部一律不予報銷。第四十三條招待物品（一）公司各部門、工程項目部所需煙、酒、茶葉應提前一天通知公司辦公室，由公司統(tǒng)一購入，各部門、工程項目部必須在公司后勤辦公室統(tǒng)一領取。（二）如因特殊情況各部門、工程項目部需自行購入煙、酒、茶葉，應提前2日向公司辦公室申請，登記自購申請表，由分管領導簽字，經公司辦公室審核通過后方可自行購買。（三）所有招待物品單據(jù)，由公司辦公室主任核對后簽字，無公司辦公室主任簽字的招待物品單據(jù)，公司財務部不予報銷。（四）未上報計劃或未經公司辦公室審核通過自行購買的，一切費用財務部不予報銷。（五）領取時間為每周二、四，工程項目部如有特殊原因在其它時間領取應提前2日向辦公室申請，經辦公室批準后領取，否則，除周二、四外不予領取。第六章辦公物品管理辦法第四十四條公司辦公物品包括：辦公用品、辦公設備及其附屬設備、辦公耗材、印刷品、低值易耗品（桌、椅、床、食堂用品等）。第四十五條各部門、項目部所需辦公物品規(guī)格、型號、數(shù)量應提前一周向辦公室上報計劃，經審批后由公司統(tǒng)一購買，所有辦公物品必須在辦公室統(tǒng)一領取。第四十六條各部門、項目部如因特殊情況需自行購買，應向辦公室申請，經審批通過后方可購入，單據(jù)須經辦公室主任簽字，否則，一切費用財務部不予報銷。第四十七條辦公物品設專人管理，做到材料清、賬目清、數(shù)量清，擺放整齊、庫房整齊，賬、卡、物一致，做到日清月結。第四十八條辦公物品管理員建辦公物品臺賬以備查賬。各部門、項目部領取一次性耗用的辦公物品（如筆記本、簽字筆、膠水、炭粉、復印紙等），管理員一次性轉賬；各部門、項目部領取可重復使用的辦公物品（如桌、椅、床，廚房用具等），交回時辦公物品管理員視辦公物品損耗情況予以轉賬。第四十九條各部門、項目部領取或交回辦公物品于每周二、四，其它時間不予領取或交回。項目部如因特殊情況其它時間領取或交回辦公物品應提前2日向辦公室申請，由辦公室安排，否則除周二、四外不予領取或交回，一切損失由項目部承擔。第七章車輛使用管理第五十條公務用車包括公司所屬所有辦公車輛。第五十一條辦公室統(tǒng)一辦理車輛的各種證明（行車證、車輛保險、養(yǎng)路費等），辦公室負責車輛調派及各種證明的管理。第五十二條機關公務用車管理：（一）各部門用車，須由部門負責人事前向辦公室申請（填寫用車申請單），辦公室主任依據(jù)事情的重要性及順序開具派車單?；貋砗篑{駛員將派車單交回辦公室主任。（二）駕駛員每人一份工作日志，詳細記錄每天車輛使用情況及每日保養(yǎng)、檢測、維修情況。（三）用車人上車后要求駕駛員將車輛里程表歸零。駕駛員詳細填寫車輛始點、終點及相應的實際里程，并由用車人簽字認可。（四）車輛使用一日后，駕駛員將當日工作日志匯總，并結合昨日里程表總數(shù)與當日里程表總數(shù)核對里程數(shù)。（五）小車管理員每周對機關小車駕駛員進行一次安全教育及安全管理。第五十三條所有機關車輛下班后必須將車輛存放至局后院，如有特殊情況，必須經辦公室主任同意后做具體安排。第五十四條各車輛須按業(yè)務量大小，每月定額分配油量。各部門、各單位用車必須由本部門單位承擔各項費用，原則上也實行每月定額控制油量。有特殊情況超出者，須經本部門單位負責人簽字核實后，由本部門單位承擔，否則，超出部分油票一律不予報銷。（各部門單位車輛每月油量分配另定）第五十五條公司各部門如果根據(jù)需要租用車輛的，須報經辦公室同意并服從辦公室統(tǒng)一管理。使用車輛各部門須與車輛所有人簽訂使用合同，否則各項費用不予報銷。第八章檔案管理辦法第五十六條歸檔范圍公司文書資料、勞動工資資料、設備資料、財務資料、工程竣工資料及與工程相關的原始資料、基建資料及其它具有參考價值的文件材料。第五十七條歸檔機構及歸檔流程公司各部門、各項目部應按國家對檔案工作有關要求明確各自職責，成立檔案工作領導小組，配備專人負責各部門、各項目部文件資料收集、整理和立卷歸檔工作。所有資料在歸檔前應按規(guī)定要求整理，與檔案管理員辦理檔案歸檔手續(xù)方可歸檔，檔案管理由專人負責，責任明確，要保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。第五十八條歸檔期限（一）檔案室每年第一季度完成上一年全公司文件資料歸檔工作。（二）財務檔案按照《企業(yè)會計制度》規(guī)定，當年度會計檔案由財務部保管一年后歸檔。（三）其他歸檔范圍中確定的資料在歸檔前，各部門保存最長期限不準超過一年。第五十九條檔案的借閱（一）借閱非密級檔案需填寫借閱申請單，經部門負責人簽字，并經辦公室審核后，向檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。借閱最長期限為7天。（二）查閱密級檔案須由部門負責人提出申請，經辦公室審查，公司領導批準后方可查閱。查閱資料一般不準帶出檔案室。（三）借閱的檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復印，凡屬密級檔案，必須由公司領導批準方可摘錄和復制，一般內部檔案由公司辦公室主任批準方可摘錄和復制。（四）借閱的檔案交還時，必須當面點清楚，如發(fā)生遺失或損壞應立即報告辦公室。（五）外單位借閱或摘抄檔案，應持單位介紹信，由相關部門借出，并經總經理批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室，并由檔案管理員對所摘抄材料進行審查。第六十條檔案的銷毀（一）任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀檔案材料。（二）對按規(guī)定達到年限需要銷毀時，凡屬密級檔案須經董事長批準后方可銷毀。（三）經批準銷毀的檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，專人監(jiān)督銷毀。（四）監(jiān)督員由辦公室主任及相關部門主管領導組成。第九章圖書管理辦法第六十一條公司圖書包括工具書、其他書籍。工具書包括工程技術相關書籍、行政事務相關書籍等。第六十二條公司設圖書管理員，對圖書進行分類、整理與借閱工作。第六十三條圖書的購買各類圖書由辦公室統(tǒng)一購買，各部門、各項目部如需特殊書籍或圖書室沒有的，應向辦公室上報計劃，經分管領導批準后，由辦公室統(tǒng)一購入。購書單據(jù)須經辦公室主任簽字并登記。辦公室要根據(jù)單位及形勢發(fā)展需要，提出圖書續(xù)購計劃，報分管領導批準后實施。第六十四條圖書的借閱、歸檔圖書購回后應立即與圖書管理員辦理歸檔手續(xù)，否則一切費用財務部不予報銷。借閱圖書需持《圖書借閱證》，此證由辦公室統(tǒng)一辦理。項目部人員借閱工具書或工程施工規(guī)范，應持加蓋項目部公章的申請辦理借閱。圖書使用或閱讀完畢應由借閱人及時、按期歸還，辦理歸檔相關手續(xù)。借閱人應愛護、保管好圖書，如出現(xiàn)嚴重污染、涂寫、缺頁、損壞等影響圖書借閱的情況，由借閱人照原價賠償（從工資中扣除）或購買同樣圖書替換。第六十五條圖書借閱期限。工具書、工程施工規(guī)范2個月內歸還，其他書籍在1個月內歸還。如需續(xù)借可辦理續(xù)借手續(xù)。逾期且未辦理續(xù)借手續(xù)，將按書籍原價×5％×天數(shù)的數(shù)額，從借閱人當月工資中扣除。第六十六條圖書借閱時間圖書借閱時間為每周五。項目部在其他時間借閱工具書可提前2日向辦公室申請，由辦公室安排借閱；未提前申請的，除每周五外，圖書管理員不辦理借閱手續(xù)。第六十七條圖書室管理圖書室由圖書管理員負責管理，整理書架，打掃衛(wèi)生，統(tǒng)計圖書借閱、歸還情況，負責對圖書進行維護、保養(yǎng)，負責圖書歸還時的檢查，并將檢查結果及時報告辦公室負責人，否則將由圖書管理員承擔圖書損失。第十章報刊借閱管理辦法第六十八條凡預借閱圖書室報刊的員工，應先向圖書管理員登記并領取。第六十九條借閱期限。日報類，一日內歸還；周報類，二日內歸還；半月刊、月刊、雙月刊三日內歸還。節(jié)假日順延。第七十條每人每次限借報紙一份，雜志一本，逾期一日而未歸還者，每份罰款10元；二日以上仍不歸還的按報刊原價雙倍罰款。所有罰款在工資中扣除。第七十一條員工調離本處時，必須歸還所借報刊。否則，按原價雙倍在工資中扣除。第七十二條對所借的報刊應妥善保管，如遺失或嚴重損壞等情況，應按原價賠償。第十一章資質證書、營業(yè)執(zhí)照保管第七十三條公司營業(yè)執(zhí)照有正本一本，副本一本；資質證書有正本一本，副本六本；機構代碼證有正本一本，副本一本；安全許可證一本；法人代表證一本。第七十四條以上各類證書由辦公室統(tǒng)一保管。第七十五條營業(yè)執(zhí)照、資質證書等各類證書的年審工作由公司分管領導負責，各部門協(xié)助辦理。第七十六條公司內部營業(yè)執(zhí)照、資質證書等證書使用需經公司領導同意，并提供由分管領導簽字的使用申請單。第七十七條營業(yè)執(zhí)照、資質證書等證書的原件不得借于外單位和個人或公司以外人員，需使用時必須經領導同意，并提交由領導簽字的使用申請單，其使用需由公司人員陪同。第七十八條公司內部人員及外單位、個人使用資質證書、營業(yè)執(zhí)照等證書的復印件必須經領導同意，并提交由領導簽字的使用申請單。第七十九條外部借用營業(yè)執(zhí)照、資質證書等必須按生產經營部相關規(guī)定辦理。第八十條辦公室派專人負責資質證書、營業(yè)執(zhí)照等的使用記錄。使用原件的，根據(jù)實際情況，規(guī)定好交還時間，并保存整理使用人或經辦人提供的使用申請單。第十二章保密規(guī)章制度第八