設(shè)備采購(gòu)合同管理制度

設(shè)備采購(gòu)合同管理制度第1章總則第1條目的為了達(dá)到以下目的，特制定本制度。加強(qiáng)公司設(shè)備采購(gòu)合同管理，規(guī)范設(shè)備采購(gòu)合同的擬定、簽訂、保管等行為。規(guī)范對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為，保證經(jīng)濟(jì)效益，防止不必要的經(jīng)濟(jì)損失。第2條適用范圍本制度適用于公司設(shè)備采購(gòu)合同的管理。第3條管理職責(zé)公司應(yīng)成立設(shè)備采購(gòu)小組，采購(gòu)小組由設(shè)備部、技術(shù)部、采購(gòu)部及其他相關(guān)部門人員組成。設(shè)備采購(gòu)小組負(fù)責(zé)設(shè)備采購(gòu)合同的談判工作。采購(gòu)部負(fù)責(zé)設(shè)備采購(gòu)合同的擬定、簽訂及簽訂后續(xù)管理工作。總經(jīng)理負(fù)責(zé)設(shè)備采購(gòu)合同的評(píng)審工作。印章管理人員負(fù)責(zé)印章的規(guī)范使用管理及保存工作。第2章設(shè)備采購(gòu)合同簽訂管理第4條合同談判設(shè)備采購(gòu)小組應(yīng)就合同內(nèi)容及條款與設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判的主要內(nèi)容包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸方式、付款方式、售后服務(wù)等。合同談判時(shí)的職責(zé)分工。設(shè)備采購(gòu)小組中采購(gòu)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的商務(wù)談判。設(shè)備采購(gòu)小組中技術(shù)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)合同中技術(shù)商談。設(shè)備采購(gòu)小組中財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)合同中款項(xiàng)收取或支付條件等條款的商談。第5條合同擬訂設(shè)備采購(gòu)小組相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)匯總談判結(jié)果擬訂采購(gòu)合同，并交采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行審核，交總經(jīng)理復(fù)核。采購(gòu)合同內(nèi)容必須符合法律法規(guī)要求，合同條款必須齊備、明確、具體，表達(dá)必須嚴(yán)謹(jǐn)。合同的主要條款應(yīng)包含以下幾點(diǎn)。合同簽訂雙方的姓名、地址和聯(lián)系方式。采購(gòu)設(shè)備的單價(jià)、總價(jià)、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量及技術(shù)要求。采購(gòu)設(shè)備的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式。采購(gòu)設(shè)備的履約方式、交貨期、到貨地點(diǎn)。付款方式和期限。售后服務(wù)和其它優(yōu)惠條件。違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決的方法。第6條合同評(píng)審總經(jīng)理應(yīng)組織相關(guān)職能部門對(duì)擬訂的采購(gòu)合同進(jìn)行評(píng)審，并填寫(xiě)“采購(gòu)合同評(píng)審表”，確保所采購(gòu)的設(shè)備質(zhì)量、數(shù)量、交期、價(jià)格均能符合和滿足公司生產(chǎn)等的需求。第7條合同簽訂合同評(píng)審結(jié)束后，總經(jīng)理或其授權(quán)簽約人應(yīng)與設(shè)備供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。設(shè)備采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)由主管副總經(jīng)理或其授權(quán)簽約人簽訂技術(shù)協(xié)議。采購(gòu)合同簽訂時(shí)必須使用合同專用章，不得以公司行政公章或部門印章對(duì)外簽訂采購(gòu)合同。第3章設(shè)備采購(gòu)合同后續(xù)管理第8條合同履行設(shè)備采購(gòu)合同簽訂生效后，合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并維護(hù)公司的合法權(quán)益。采購(gòu)部應(yīng)做好設(shè)備采購(gòu)進(jìn)度控制工作，確保設(shè)備供應(yīng)商在交貨期內(nèi)交貨。第9條合同變更或解除管理設(shè)備采購(gòu)合同履行過(guò)程中需對(duì)合同內(nèi)容作重大變更或改變時(shí)，采購(gòu)部負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將變更內(nèi)容或改變情況說(shuō)明材料一并上報(bào)主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，可作為采購(gòu)合同的附件執(zhí)行。當(dāng)出現(xiàn)下列情形之一時(shí)，設(shè)備采購(gòu)合同視為解除。（1） 因不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)執(zhí)行，雙方同意取消合同。（2） 因市場(chǎng)環(huán)境或需求的變化，一方提出取消合同，由雙方協(xié)商解決賠償事宜。（3） 發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項(xiàng)。第10條合同違約管理合同執(zhí)行期間，采購(gòu)部相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)跟蹤合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能發(fā)生違約、不能履約或延遲履約等行為，或公司自身可能無(wú)法履行或延遲履行合同等行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部經(jīng)理處理。設(shè)備供應(yīng)商違約時(shí)，可要求其支付違約金，或支付定金擔(dān)保，給公司造成損失的，可要其賠償損失。公司自身違約時(shí)，采購(gòu)部相關(guān)人員應(yīng)與設(shè)備供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，并將解決辦法以書(shū)面形式上報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后，公司承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，履行相應(yīng)義務(wù)。第11條合同糾紛管理合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛時(shí)，采購(gòu)部相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)調(diào)查、分析原因，與設(shè)備供應(yīng)商協(xié)商談判，并及時(shí)報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。同設(shè)備供應(yīng)商協(xié)商后達(dá)成一致意見(jiàn)時(shí)，雙方可簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議，由雙方法定代表人或其授權(quán)人簽章并加蓋單位印章后生效。合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決時(shí)，雙方應(yīng)依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。采購(gòu)部應(yīng)協(xié)助法律顧問(wèn)制定仲裁或訴訟方案，報(bào)仲裁批準(zhǔn)后實(shí)施。糾紛處理過(guò)程中，公司任何部門或個(gè)人未經(jīng)授權(quán)，不得對(duì)設(shè)備供應(yīng)商做出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。第12條合同歸檔保管采購(gòu)部相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)統(tǒng)一保管所有正式簽訂后的采購(gòu)合同及有關(guān)文件，單獨(dú)建立采購(gòu)合同臺(tái)賬，并存檔備案。與合同有關(guān)的文件包括合同的正副文本、中外文本、附加、往來(lái)函電、會(huì)議紀(jì)要、預(yù)付款單據(jù)等。第4章設(shè)備采購(gòu)合同專用章管理第13條合同專用章的使用公司對(duì)外簽訂合同由公司董事長(zhǎng)或其授權(quán)的人（總經(jīng)理等）簽章，同時(shí)加蓋合同專用章。合同專用章僅限用于有關(guān)合同的簽訂，未經(jīng)核準(zhǔn)，不得在其它文件上使用。設(shè)備采購(gòu)經(jīng)辦人代表公司對(duì)外簽訂合同時(shí)，需填寫(xiě)“合同專用章用印審批單”，經(jīng)合同授權(quán)簽約人審查同意后方可用印。印章管理人員須嚴(yán)格審查用印范圍和用印手續(xù)，并對(duì)用印情況進(jìn)行登記。合同專用章原則上不得攜帶外出使用。確因工作需要，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并到印章管理員處辦理借用手續(xù)。第14條合同專用章的保管合同專用章印制完成后，須指定專人保管。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章管理人員不得將合同專用章交給他人保管。合同用印后，印章管理人員應(yīng)及時(shí)收回合同專用章。合同專用章丟失、損毀、被盜時(shí)，印章管理人員應(yīng)及時(shí)報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)予以處理，同時(shí)，登報(bào)掛失作廢。