ch05電子表格處理Excel 2010

第五章信息技術導論（第3版）電子表格處理Excel2010普通高等教育“十一五”國家級規(guī)劃教材01Excel2010基礎Excel2010概述概述Excel2010是由Microsoft公司研制開發(fā)的辦公自動化軟件Office2010的組件之一，是目前應用最廣泛的電子表格處理軟件之一。Excel2010具有強大的表格數據計算與分析功能，可以把表格數據用各種統(tǒng)計圖表形象地表示出來，既可單獨運行，也可以與Office2010的其他軟件相互傳送數據，直接進行數據共享。Excel2010還具有界面友好、使用靈活、容易掌握等優(yōu)點。同Word2010—樣，Excel2010在Windows系統(tǒng)下運行，并具有與Windows應用程序相一致的用戶界面。Excel2010概述概述與以往版本相比，Excel2010新增許多功能，界面更新穎、更美觀，操作更方便oExcel2010新增的功能主要有：改進的功能區(qū)、MicrosoftOfficeBackstage視圖功能、工作簿管理工具、恢復早期版本、受保護的視圖、受信任的文檔、MicrosoftExcelWebApp，適用于WindowsPhone7的ExcelMobile2010,快速有效地比較數據列表、值顯示方式功能、改進的條件格式設置、PowerPivotforExcel加載項、公式編輯工具、64位Excel等數十項功能。Excel2010改進的功能還有：改進的規(guī)劃求解加載項、函數準確性、篩選功能、帶實時預覽的粘貼功能、圖片編輯工具等。Excel的啟動和退出與Word2010類似，這里不再贅述。啟動Excel2010后，將打開如圖5.1所示的窗口界面，它是用戶的工作窗口。Excel窗口的基本結構（1）編輯欄功能區(qū)下面的一行就是編輯欄，用于顯示、編輯活動單元格中的數據和公式。編輯欄由名稱框、操作按鈕、編輯區(qū)三部分組成。選中某個單元格后，就可在編輯欄中對該單元格輸入或編輯數據。也可以直接雙擊單元格，在其中進行編輯，此時單元格的內容會顯示在編輯區(qū)中，如圖5.2所示。（2）工作區(qū)窗口工作區(qū)窗口是Excel工作簿所在的窗口，從中可以打開多個工作簿。工作區(qū)窗口由工作簿名稱欄（文件名）、工作表標簽欄、工作表控制（翻頁）按鈕、全選按鈕、列標、行標、窗口水平滾動條、垂直滾動條和工作表區(qū)域等組成。工作區(qū)窗口是占據屏幕最大、用以記錄數據的區(qū)域，所有數據都將存放在該區(qū)域中，如圖5.3所示。Excel窗口的基本結構Excel窗口的基本結構（3）工作表標簽欄工作表標簽中可含有多張工作表，每張工作表均有一個工作表標簽，用于顯示工作表的名稱。單擊某個工作表標簽，將激活相應的工作表。如果工作表有多個，以致標簽欄顯示不下所有標簽時，用戶可通過標簽控制（翻頁）按鈕，找到所需的工作表標簽。標簽分割條位于工作表標簽欄和水平滾動條之間，拖動標簽拆分條可增加標簽欄或水平滾動條的長度，雙擊它，可恢復其默認的設置。（4）狀態(tài)欄狀態(tài)欄位于工作表標簽欄的下方，包括單元格模式、簽名、權限、頁碼、顯示比例等20多個選項，用戶只需右鍵單擊狀態(tài)欄進行相應設置即可。Excel窗口的基本結構（1）單元格工作表由許多帶邊框的小方格組成，這些小方格在Excel中稱為單元格，是ExcelI作表的基本單位，參見圖5.3。（2）工作表在Excel中，工作表的概念與一般意義的表格類似，以列和行的形式組織和存放數據，工作表由單元格組成。每個工作表都用一個工作表標簽標識。（3）工作簿工作簿是計算和存儲數據的文件，一個工作簿就是一個Excel文件，其擴展名為“.xlsx”。單元格、工作表和工作簿數據類型（1）數值型數據數值型數據包括數字（0?9）組成的字符串，也包括+、-、E、e、$、％、小數點和千分位符號（,）及特殊字符（如￥231、$12.5）。數值型數據在單元格中的默認對齊方式為“右對齊”。Excel數值型數據的輸入與顯示有時會不一致。當數值型數據的輸入長度超過單元格的寬度時，Excel將自動用科學計數法表示。若單元格的格式設置為數值型數據并帶有兩位小數，那么當輸入三位小數時，顯示在單元格中的數據的末位將按照四舍五入方式取舍。但是Excel在完成計算任務時以輸入數據為準，而不是以顯示數據為準。數據類型（2）字符型數據字符型數據包括漢字、英文字母、數字、空格及鍵盤能輸入的其他符號。字符型數據在單元格中的默認對齊方式為“左對齊”。對于一些純數字組成的數據，如郵政編碼、電話號碼等，有時需要當成字符處理，則需要在輸入的數字之前加一個西文單引號（，），Excel將自動把它當成字符型數據處理。當輸入的字符長度超過單元格的寬度時，若單元格右邊無內容，則擴展到右邊單元格顯示，否則將按照單元格寬度截斷顯示。數據類型（3）日期時間型數據Excel預先設置了一些日期時間的格式，當輸入數據與這些格式相匹配時，Excel將識別它們。Excel常用的日期時間格式有mm/dd/yy、dd-mm-yy、hh:mm（am/pm）0其中，am/pm與時間之間應有空格，如10:30am。如果缺少空格，Excel將當成字符型數據來處理。日期時間型數據在單元格中的默認對齊方式為“右對齊”。輸入當前日期的快捷方式為Ctrl+;組合鍵，輸入當前時間的快捷方式為Ctrl+Shift+;組合鍵。注意：數值型數據只能進行+、-、x、/和八（乘方）等算術運算，字符型數據只能進行字符串連接運算（運算符為&）,日期時間型數據只能進行加、減運算，不同數據類型之間不能進行運算。02Excel的基本操作工作簿的創(chuàng)建與管理1.新建、打開和保存工作簿（1）新建工作簿新建工作簿有以下方法。1）啟動Excel程序后，系統(tǒng)會自動建立一個默認名為“工作簿1”的工作簿。2）使用快捷鍵創(chuàng)建工作簿。在Excel的編輯狀態(tài)下，按Ctrl+N組合鍵，系統(tǒng)會快速新建一個空白工作簿。3）利用模板新建工作簿。Excel提供了許多模板樣式，如會議議程、日歷、銷售報表和貸款分期付款等，利用模板可快速新建有樣式內容的工作簿，用戶可以節(jié)省設計工作簿格式的時間。4）使用“快速訪問工具欄”中的“新建”按鈕創(chuàng)建新工作簿。如“快速訪問工具欄”中無“新建”按鈕，用戶可添加。工作簿的創(chuàng)建與管理1.新建、打開和保存工作簿（2）打開工作簿與打開Word文檔的方法類似，打開工作簿的方法有多種：雙擊要打開的Excel文件，可直接啟動Excel并打開該文件；或者在“文件”選項卡中單擊“打開”選項；或者單擊“快速訪問工具欄”的“打開”按鈕，彈出“打開”對話框，在左邊窗格中選擇文件所在位置，在右邊窗格中選中要打開的文件，單擊“打開”按鈕即可。“文件名”列表框右側可以選擇打開其他類型的文件。（3）保存工作簿當編輯結束后，需要保存工作簿。在編輯過程中為防止意外，需要經常保存工作簿。方法是單擊“快速訪問工具欄”的“保存”按鈕，或單擊“文件”選項卡中的“保存”選項，也可以使用組合鍵Ctri+S保存。工作簿的創(chuàng)建與管理2.“信息”項(1)保護工作簿單擊“保護工作簿”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“保護工作簿結構”，彈出“保護結構和窗口”對話框，如圖5.7所示。(2)檢查問題“檢查問題”包括3個選項：①“檢查文檔”，用于檢查文檔屬性、個人信息、批注、頁眉頁腳等內容；②“檢查輔助功能”，用來檢查文檔中是否存在可能引起殘障人士閱讀困難的內容；③“檢查兼容性”，檢查是否有早期Excel版本不支持的功能。(3)管理版本“管理版本”是檢查是否有未保存文件的最新版本。工作簿的創(chuàng)建與管理3.“選項”組“文件”選項卡的“選項”組包括10項內容，其優(yōu)點在于“一次設置、長期使用”，其中的“保存”選項在前面已介紹?！俺Ｒ?guī)”選項用于設置釆用的常規(guī)選項，“用戶界面選項”包括“配色方案”、“啟用實時預覽”等內容，“新建工作簿時”包括字體、字號、默認視圖、包含工作表個數等內容?！肮健边x項用于設置和更改與公式計算、性能和錯誤處理相關的選項，包括“計算選項”、“使用公式”、“錯誤檢查”、“錯誤檢查規(guī)則”等選項。用戶可以根據特殊需要，在默認設置的基礎上進行相關修改，如要啟動迭代計算，選中“計算選項”中的“啟動迭代計算”，再設置“最多迭代次數”(如500次)等，單擊“確認”按鈕后，設置生效。工作簿的創(chuàng)建與管理4.最近所用文件“最近所用文件”選項用于顯示和設置“最近使用的工作簿”和“最近的位置”。每個工作簿和文件夾后都有個4按鈕，單擊它，可將相應的工作簿或文件夾固定并自動排在最前面，同時按鈕圖標變?yōu)?，再單擊一次，則還原。勾選“快速訪問此數目的'最近使用的工作簿，”復選框，在文本框中輸入相應數字，則在“文件”選項卡中會出現(xiàn)相應的最近使用的工作表文件，并且被“固定”的文件總顯示在最前面。工作簿的創(chuàng)建與管理5.打印“打印”選項用于打印設置，包括打印份數、打印機設置、打印文件設置、打印頁的范圍、單雙面打印設置、頁面設置等。單擊“打印機”下拉列表，將顯示本機所安裝的打印機（確認本機安裝了打印機），其中默認打印機前面有個圖標⑥。單擊其中一個作為執(zhí)行打印任務的打印機，單擊“打印機屬性”按鈕，彈出所選打印機屬性的對話框，如圖5.11所示，從中可以進行相應設置。設置完成后，單擊“打印”圖標，將執(zhí)行打印任務。工作簿的創(chuàng)建與管理6.設置共享工作簿如果使多個用戶能同時工作于相同的工作簿，應將工作簿設置為共享工作簿，使其可以在網絡上共享。單擊“審閱”選項卡中的“共享工作簿”按鈕，彈出“共享工作簿”對話框，在“編輯”選項卡中勾選“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復選框。在“高級”選項卡中設置共享選項，包括“修訂”“更新”“用戶間的修訂沖突”等。然后單擊“確定”按鈕，使共享生效。共享工作簿的每個用戶權利完全平等，任一用戶可單獨取消工作簿的共享。要查看用戶對共享工作簿的修訂，可選擇“審閱”選項卡中的“修訂”下拉菜單中的“突出顯示修訂”“接受或拒絕修訂”來設置，讀者不妨試試。工作表的創(chuàng)建和管理01設定工作表個數創(chuàng)建一個新工作簿時，Excel會按默認方式自動建立3個工作表。如果用戶想增、減工作簿中包含的工作表個數，可在“文件”選項卡中選擇“選項”，進入“選項”對話框，從中選擇“常規(guī)”項，在“新建工作表時工作表的創(chuàng)建和管理02選定工作表工作簿通常由多個工作表組成，要編輯工作表，必先選定工作表。單擊工作表標簽名即可選中（激活）相應的工作表，當前工作表標簽呈現(xiàn)反白顯示，表示它為當前正在使用的工作表，工作表的內容出現(xiàn)在工作簿窗口。新建工作簿時默認的當前工作表為“Sheetl”。如需選擇其他工作表，只需在工作表標簽欄上單擊相應標簽即可。如果工作表比較多，可使用工作表標簽欄上的“翻頁”按鈕，使想要選定的工作表顯示出來再單擊選定；也可以直接右擊“翻頁”按鈕來快速選定工作表。工作表的創(chuàng)建和管理03添加、刪除和重命名工作表（1）插入空白工作表工作表標簽欄最右邊有個“插入工作表”標簽單擊一次，就可在現(xiàn)有工作表后面插入一張新的工作表，多次單擊，就會插入更多新的工作表，非常簡單快捷。（2）刪除工作表選中要刪除的工作表標簽，在“開始”選項卡的“單元格”組中“刪除”下拉菜單中選擇“刪除工作表”項，整個工作表被刪除且相應的標簽也會從標簽欄消失。（3）工作表重命名工作表命名時最好能“見名知義”，選擇直觀的或能反映工作表內容的名稱，以便于日后識別、查找和使用。4.移動和復制工作表Excel允許將工作表在一個或多個工作簿中移動或復制。選擇要移動或復制的工作表，在“開始”選項卡的“單元格”組的“格式”下拉列表中選擇“移動或復制工作表”項，打開“移動或復制工作表”對話框，從中選擇要移動或復制的工作簿和插入位置，選擇“建立副本”表示復制，不選擇則表示移動，然后單擊“確定”按鈕即可。移動和復制工作表的快捷方式是右鍵單擊工作表標簽，在快捷菜單中選擇“移動或復制工作表”命令。利用鼠標拖動進行操作時，單擊要移動或復制的工作表標簽，按住鼠標左鍵不放，將它拖動到要移動的目標位置。如果要復制，則在拖動的同時按住Ctrl鍵即可達到復制的目的。工作表移動后，與其相關的計算結果或圖表可能會受到影響。工作表的創(chuàng)建和管理5.工作簿與工作表視圖視圖選項卡操作分為工作簿視圖、顯示、顯示比例、窗口、宏等5組選項，每組選項中包括若干個命令項?！肮ぷ鞑疽晥D”組用來設置工作簿文件的視圖方式，分為普通、頁面布局、分頁預覽、自定義視圖和全屏顯示方式，Excel的默認方式是普通視圖。當用戶進行了相應設置（如頁面布局）并保存后，以后再打開工作簿文件時，系統(tǒng)將自動按照用戶設置的視圖方式（如頁面布局）打開文件。如果用戶不想使用原先設置的視圖方式，只需按Esc鍵，即可返回普通視圖。工作表的創(chuàng)建和管理6.保護工作表岀于安全考慮，有時必須對重要的工作表加以保護。Excel提供保護功能以限制用戶對工作簿和工作表的訪問和更改權限，從而防止他人查看和更改工作簿和工作表的內容。選擇要保護的工作表，單擊“文件”選項卡的“信息”選項，再單擊右側“保護工作簿”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“保護當前工作表”，彈出“保護工作表”對話框；在“允許此工作表的所有用戶進行”中進行一項或多項設置，可以對工作表進行全部或部分保護。切記：一定要在“密碼”文本框中輸入密碼，檢查無誤后單擊“確定”按鈕，這時Excel要求進行密碼確認，再次輸入密碼后，完成對工作表的保護。也可以通過在“審閱”選項卡上單擊“保護工作表”按鈕進行設置。工作表的創(chuàng)建和管理工作表的編輯1.單元格數據輸入選中單元格直接輸入數據或在編輯欄中輸入數據并確認，即可完成對一個單元格的數據輸入。確認方式有：按Enter鍵，活動單元格下移；按Tab鍵，活動單元格右移；按Shift+Tab組合鍵，活動單元格左移；按Shift+Enter組合鍵，活動單元格上移；單擊編輯欄的輸入按鈕“√”，活動單元格不動。按Esc鍵或單擊編輯欄取消按鈕“X”，可取消輸入。如果要輸入負數，在數字前加負號，或者將數字括在括號內。輸入“-10”和“（10）”都可以在單元格中得到-10。如果要輸入分數，如3/5,應先輸入“0”及一個空格，然后輸入“3/5”。如果不輸入“0”和空格，則系統(tǒng)自動將“3/5”當成日期處理，顯示結果為“3月5日”，如果不輸入“0”只輸入空格，則系統(tǒng)自動將“3/5”當成文本文字處理。工作表的編輯2.數據快速輸入（1）使用填充柄當選中一個單元格或單元格區(qū)域后，在單元格的右下角出現(xiàn)一個黑點，這就是“填充柄”。（2）使用“填充”按鈕選中要填充的單元格區(qū)域，在第一個單元格中輸入數據，單擊“開始”選項卡的“編輯”組的“填充”按鈕，在下拉菜單中選擇“序列"，打開“序列”對話框，在“序列產生在”、“類型”和“日期單位”選項區(qū)中選擇相應的單選按鈕，在文本框中輸入序列的“步長值”和序列的“終止值”，最后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將自動完成填充任務。工作表的編輯2.數據快速輸入（3）用戶自定義序列Excel預設了11組自動填充序列供使用。對于那些經常出現(xiàn)的有序數據，如學生名單、學號等，可以使用“自定義序列”功能，將它們添加到自動填充序列內。還有一種快捷方法，將鼠標指針指向“填充柄”并按住鼠標右鍵拖動，在彈出的快捷菜單中進行相應的選擇，有興趣的讀者自己不妨一試。3.設置數據的有效性控制Excel在向單元格中輸入數據之前可以設置輸入數據的有效性檢查機制，以控制無效數據的“誤”操作性輸入或一些非法數據的輸入。選擇要設置有效數據的單元格或區(qū)域、行或列，單擊“數據”選項卡的“數據工具”組的“數據有效性”按鈕，在下拉菜單中選擇“數據有效性”，打開“數據有效性”對話框，如圖5.15所示。單擊“設置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇允許輸入的數據類型，如“整數”；在“數據”下拉列表中選擇所需的關系操作符，如“介于”；在數據值欄中根據需要輸入最大值、最小值；若選中“忽略空值”復選框，可允許單元格岀現(xiàn)空值。單擊“確定”按鈕，完成設置。工作表的編輯4.為單元格數據添加批注在輸入數據后，為便于日后備查和其他用戶的查看，可以為數據“添加批注”，所添加的批注不是工作表的正文，只起輔助說明作用。單擊要添加批注的單元格，單擊“審閱”選項卡的“批注”組的“新建批注”按鈕或單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入批注”選項，在彈出的文本框中輸入批注文本，如圖5.16所示。工作表的編輯5.編輯單元格數據在Excel中，編輯單元格有兩種方法：在編輯欄進行編輯和在單元格內直接進行編輯。在編輯欄編輯數據需要先選中目標單元格，此時編輯欄和目標單元格中同時顯示數據，單擊編輯欄，并對數據進行相應修改，回車或單擊按鈕確認修改，或單擊工作表中的任意位置退出編輯狀態(tài)，按“X”按鈕或Esc鍵，則放棄修改。在單元格內直接編輯數據時，只需雙擊目標單元格，就可對數據進行編輯。選中目標單元格后再單擊編輯欄，或直接雙擊目標單元格，則單元格進入可編輯狀態(tài)，此時“狀態(tài)欄”顯示“編輯”。請讀者在操作過程中仔細觀察狀態(tài)欄的這些細微變化。工作表的編輯創(chuàng)建文檔6.單元格數據的復制和移動Excel數據復制的方法有多種，常用剪貼板、快捷鍵和鼠標拖動三種方式進行操作。選中所要復制的源單元格或區(qū)域，單擊“開始”選項卡或“快速訪問工具欄”的“復制”按鈕（快捷鍵Ctrl+C）,選中目標單元格或目標區(qū)域，單擊“粘貼”按鈕（快捷鍵Ctrl+V）。執(zhí)行“粘貼”操作時，不僅可以粘貼單元格（區(qū)域）的數據，也可以粘貼數據的格式、公式、批注和有效性等其他信息，還可以進行算術運算、行列轉置等。這些必須通過“選擇性粘貼”操作實現(xiàn)，方法如下：先將數據復制到剪貼板上，選擇目標單元格或區(qū)域中的第一個單元格，再選擇“開始”選項卡的“粘貼”一“選擇性粘貼”命令，或選擇快捷菜單中的“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框。進行相應選擇后，單擊“確定”按鈕，完成操作。創(chuàng)建文檔7.插入和刪除單元格、行或列在輸入數據時，有時會遺漏數據，有時會漏掉一行或一列數據。發(fā)生這種情況時不需重新輸入數據，可以通過“插入”操作來修改。相反，如果認為某些數據是多余或重復的，可以通過“刪除”操作將之去掉。插入單元格、行（列）的方法有：使用“開始”選項卡的“單元格”組的“插入”按鈕，或者使用快捷菜單。注意：“刪除”與“清除”（Delete）操作是有區(qū)別的?！扒宄笔菍卧駜鹊臄祿?、格式或批注清除，單元格本身依然存在且不影響其他單元格的位置。“刪除”操作后，原單元格已不復存在，原單元格右（下）邊其他單元格的位置將會向左（上）移動。對于含有公式或“引用”的工作表來說，進行刪除操作一定要慎重。不過，在未保存文件之前，如果及時發(fā)現(xiàn)有誤操作，可使用“撤銷”操作來恢復。創(chuàng)建文檔8.查找與替換使用查找與替換功能可以在工作表中快速定位要查找的信息，并且可以有選擇地使用其他值替換它們。查找與替換操作既可以在一個工作表中進行，也可以在多個工作表中進行。在進行查找與替換操作之前，應該先選擇一個搜索區(qū)域。如果只選定一個單元格，則在當前工作表內進行搜索；如果選定一個單元格區(qū)域，則在該區(qū)域內進行搜索；如果選定多個工作表，則在多個工作表中進行搜索。在進行查找和替換時，如果不能確定完整的搜索信息，可以使用通配符“*”和“？”代替不能確定的部分信息?！?？”代表一個任意字符，“*”代表一個或多個任意字符。1.設置數字格式選擇“數字”選項卡，對話框左邊“分類”列表框列出了12種數字格式的類型，右邊顯示該類型的格式和示例，如圖5.18所示。Excel默認數字為常規(guī)方式。單元格的格式設置2.設置對齊方式選擇“對齊”選項卡（見圖5.18）,“水平對齊方式”下拉列表中給出了“常規(guī)”“靠左（縮進）,，“居中,,“靠右（縮進），，“填充，，“兩端對齊”“跨列居中，，“分散對齊（縮進）”8種方式?！按怪睂R”下拉列表中給出了“靠上”“居中”“靠下”“兩端對齊”“分散對齊”5種方式?！胺较颉笨蛴糜谠O置文本旋轉的角度。“文本控制”復選框用于解決單元格內文字較長時可能出現(xiàn)的“截斷顯示”問題，選中“自動換行”將允許文本根據單元格的寬度自動換行，“縮小字體填充”將縮小字體使文本寬度與單元格寬度一致，“合并單元格”可以將多個單元格合并為一個單元格。Excel默認的對齊方式為數字、貨幣、日期時間右對齊，文本左對齊。單元格的格式設置3.設置字體選擇“字體”選項卡，其選項與Word中“字體”的選項基本相同，這里不再重復。Excel默認的字體是宋體、常規(guī)字號是11號?？梢园凑招枰?，對目標單元格（區(qū)域）、行（列）內的字體進行個性化設置。（想要改變整個工作表的默認字體與字號、默認文件位置及工作簿內的工作表數，選擇“文件”選項卡的“選項”命令，在彈出的“Excel選項”對話框中選擇“常規(guī)”選項卡，從中進行相應設置。單元格的格式設置單元格的格式設置4.設置邊框Excel工作表默認的邊框為淡虛線，打印時將不顯示。用戶可根據需要和喜好為單元格或工作區(qū)域設置特色邊框。在“設置單元格格式”對話框中選擇“邊框”選項卡，如圖5.19所示。單元格的格式設置5.設置圖案“填充”選項卡可以幫助用戶為單元格或單元格區(qū)域設置個性化的底紋和顏色，見圖5.19。“背景色”部分提供單元格的背景顏色，“圖案顏色”下拉列表用于設置單元格底紋顏色，在“圖案樣式”選項中可以選擇單元格底紋的樣式。“填充效果”按鈕提供背景色的“漸變”設置，“其他顏色”用于進行個性化顏色設置。設置“填充”時，應先設置“背景色”再設置“圖案顏色”。“開始”選項卡的“字體”組中有個“填充顏色”下拉按鈕，也可用來設置背景色，但無法設置單元格的“背景圖案”。Excel的默認方式為“無顏色”。單元格的格式設置6.保護單元格單擊“保護”選項，將出現(xiàn)“鎖定”和“隱藏”復選框?！版i定”的功能是防止單元格被移動、改動、更改大小或刪除；“隱藏”的功能是隱藏公式。當選中單元格時，單元格中的計算公式不會顯示在編輯欄中，可以達到“算法隱蔽”的目的，即只知道計算結果，卻無法得知結果是怎樣算出來的。只有在工作表被保護的情況下，“保護單元格”設置才有效。正確的做法是先保護單元格后保護工作表。工作表的格式設置1.設置行高和列寬當用戶建立工作表時，Excel默認單元格具有相同的寬度和高度。在單元格寬度固定的情況下，向單元格中輸入的數據長度超過單元格的列寬時，字符超長的部分將被截去，數字則用"#######”或科學計數表示。當然，完整的數據還在單元格中，只是沒有顯示出來而己。適當調整單元格的行高和列寬，才能完整地顯示單元格中的數據。工作表的格式設置2.套用表格格式Excel提供的“套用表格格式”功能預置了60種常用的格式，可以方便地為工作表設置格式，既可以提高工作效率，又具有較好的美化效果。選定要自動套用格式的區(qū)域，單擊“開始”選項卡的“樣式”組的“套用表格格式”按鈕,彈出下拉列表框，從中單擊相應的格式，單擊“確定”按鈕，即可得到想要的表格格式。如果表格中的內容只是部分地使用格式，可以通過“樣式”組的“單元格格式”下拉列表中的“新建單元格格式”創(chuàng)建個性化格式“樣式”，感興趣的讀者不妨試試看。工作表的格式設置3.條件格式Excel提供的“條件格式”功能可以對選定區(qū)域中的單元格數據是否在指定范圍進行動態(tài)管理。例如，在學生成績管理中，要對不及格的成績用醒目的方式表示（如用紅色字體加灰色圖案等），可以利用“條件格式”方便地實現(xiàn)。所謂條件格式，就是指定的條件為真時，Excel自動將事先確定的格式應用于單元格。選定要設置格式的區(qū)域，單擊“開始”選項卡的“樣式”組的“條件格式”按鈕，彈出下拉列表，包含5個選項，每個選項都有下拉列表。工作表的格式設置4.格式復制與刪除①使用“選擇性粘貼”：選定要復制其格式的單元格（區(qū)域），單擊“開始”選項卡的“剪貼板”組的“復制”按鈕；選定要粘貼格式的單元格（區(qū)域），單擊“剪貼板”組的“粘貼”下拉箭頭，在彈出的下拉列表中單擊“選擇性粘貼”按鈕，在“選擇性粘貼”對話框的“粘貼”單選項中選擇“格式”，單擊“確定”按鈕即可。快捷方式為先“復制”，右鍵單擊目標單元格,在快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”來執(zhí)行相應操作。②使用“格式刷”：選定要復制其格式的單元格（區(qū)域），單擊“剪貼板”組中的“格式刷”按鈕，鼠標指針變?yōu)榻饝倚螤?，再單擊要復制格式的目標單元格（區(qū)域）即可。如果需要連續(xù)多次復制格式，則雙擊“格式刷”按鈕。格式復制完成后，再單擊“格式刷”按鈕，鼠標指針個愚的形狀消失。③格式刪除：格式的刪除可通過“開始”選項卡的“編輯”組的“清除”按鈕完成。03公式和函數公式的使用1.公式中的運算符公式中的運算符包括算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符，如表5.1所示。比較運算符用于比較兩個數字或字符串，產生邏輯值“TURE”或“FALSE”。比較結果為“真”時，顯示“TURE”，否則顯示“FALSE”。比較運算符在對西文字符串進行比較時釆用內部ASCII碼進行比較，對中文字符進行比較時采用漢字內碼進行比較，對日期時間型數據進行比較時釆用先后順序（后者為大），如2013年10月1日“大于"2012年12月30日。公式的使用2.運算優(yōu)先級Excel對運算符的優(yōu)先級做了嚴格的規(guī)定，由高到低各運算符的優(yōu)先級為：引用運算符有冒號、逗號、空格；算術運算符有括號、負號、百分比、乘幕、乘除同級、加減同級、文本運算符、比較運算符同級。同級運算時，優(yōu)先級按照從左到右的順序計算。表5.1中的“優(yōu)先級”數字越小，其運算級別越高。多個運算符同時出現(xiàn)在公式中時，按優(yōu)先級順序執(zhí)行運算。公式的使用3.輸入和編輯公式選擇要輸入公式的單元格或單擊公式編輯欄，輸入“=”，再輸入公式內容，如A2*A2+B2,然后單擊編輯欄的“"”按鈕或按Enter鍵。也可以直接在單元格中輸入公式。如果沒有在公式的開頭輸入“=”，Excel將自動按照普通字符顯示在單元格中。在使用公式時，如果輸入的數值類型與所需的類型不同，Excel有時可以對這個數值進行轉換。如公式"=”1"+吃"”的結果是3,公式“=1+”$2.00””的結果也是3,公式"=SQRT（"9”）”的結果也是3。這是因為在使用“+”時，Excel會認為公式中的運算項為數值型數據，自動將字符型數據"1\"2\"$2.00"和"9"轉換為數值型數據。其他轉換讀者一試便知。公式的使用4.公式的顯示與隱藏對含有公式的單元格Excel默認的方式只顯示計算結果。如果要在單元格中顯示公式，單擊“公式”選項卡的“顯示公式”按鈕，則工作表中所有含公式的單元格就會顯示出公式，而不再顯示計算結果。再單擊一次“顯示公式”按鈕，則返回顯示數值。也可以在“Excel選項”對話框的“高級”選項中來設置，只需勾選“在單元格中顯示公式而非計算結果”復選框。另一個簡單的操作方法就是使用組合鍵Ctrl+'（重音鍵'與?在同一鍵上，在數字鍵1的左邊），可以顯示工作表中的所有公式。這樣做的好處在于可以方便地檢查單元格引用，以及公式輸入是否正確。再次按組合鍵Ctrl+',將恢復到原來的顯示狀態(tài)，讀者不妨通過具體操作加以了解。公式的使用5.公式的復制與移動在Excel中會經常使用公式，如果所有公式都逐一輸入是件很麻煩的工作，而且容易出錯。Excel提供了公式的復制和移動功能，可以方便地實現(xiàn)大量公式的快速輸入。公式的復制和移動與前面數據的復制和移動非常相似。（1）復制公式單擊“開始”選項卡的“剪貼板”組的“復制”按鈕（快捷鍵Ctrl+C）,選中要粘貼公式的單元格（區(qū)域），單擊“粘貼”下拉按鈕，選擇“選擇性粘貼”選項，在彈出的對話框中選擇“公式”單選按鈕來復制公式。也可單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”。(2)移動公式單擊“開始”選項卡的“剪貼板”組的“剪切”按鈕(快捷鍵Ctrl+X),選中要粘貼公式的單元格(區(qū)域)，再單擊“粘貼”按鈕(快捷鍵Ctrl+V),移動公式。單元格的引用1.相對引用所謂“相對引用”，是指在公式復制時，該地址相對于目標單元格在不斷發(fā)生變化，這種類型的地址由列號和行號表示。2.絕對引用所謂“絕對引用”，是指在公式復制時，該地址不隨目標單元格的變化而變化。3.混合引用所謂“混合引用”，是指在引用單元格地址時，一部分為相對引用地址，另一部分為絕對引用地址，如$A1或A$l。單元格的引用4.外部引用（鏈接）同一工作表中的單元格之間的引用被稱為“內部引用”。在Excel中還可以引用同一工作簿中不同工作表中的單元格，也可以引用不同工作簿中工作表的單元格，這種引用稱為“外部引用”，也稱為“鏈接”。5.單元格（區(qū)域）命名在引用一個單元格區(qū)域時，常用它的左上角和右下角的單元格地址來命名，如“B2:D2”。這種命名方法雖然簡單，卻無法體現(xiàn)該區(qū)域的具體含義，不易讀懂。公式的審核1.公式中常見出錯信息及處理在使用公式進行計算時，經常會遇到單元格中出現(xiàn)類似"#NAME”"#VALUE”等信息，這些都是使用公式時出現(xiàn)了錯誤而返回的錯誤信息值。表5.2列出了部分常見的錯誤信息、產生的原因及處理辦法。使用過程中如果遇到錯誤信息時，可以查閱本表以查找出錯原因和解決辦法。2.公式的審核Excel提供了公式審核功能，其作用是跟蹤選定區(qū)域內公式的引用或從屬單元格，并能檢查和跟蹤錯誤。利用“公式”選項卡的“公式審核”組的按鈕可進行公式審核。如要進行錯誤檢查，單擊“公式”選項卡的“公式審核”組中的“錯誤檢查”按鈕，彈出的對話框中列出了單元格的出錯原因及解決問題的命令按鈕，單擊這些按鈕，可以對錯誤進行分析及重新編輯以解決錯誤。單擊“下一個”按鈕，繼續(xù)查找下一個錯誤。其他操作請讀者自行練習。公式的審核函數的使用函數是Excel內部自帶的預定義公式。靈活運用函數不僅可以省去自己編寫公式的麻煩，還可以解決許多僅僅通過自己編寫公式尚無法實現(xiàn)的計算，在遵循函數語法的前提下，將大大減少公式編寫錯誤的發(fā)生。Excel提供的函數涵蓋范圍較廣泛，包括財務、日期與時間、數學與三角、統(tǒng)計、查找與引用、數據庫、文本、邏輯、信息、工程和多維數據集函數。每種類型又包括若干個函數，這里不解釋每個函數的功能和作用，用戶在使用具體函數時，Excel都會給出對話框和相應函數用法文字解釋。函數的語法形式為“函數名稱(參數1,參數2,…)”。其中，函數的參數可以是數字常量、文本、邏輯值、數組、單元格引用、常量公式、區(qū)域、區(qū)域名稱或其他函數等。如果函數是以公式的形式出現(xiàn)，應當在函數名稱前面輸入“=”。函數的使用1.輸入函數(1)使用編輯欄輸入函數與公式的輸入方式一樣，在編輯框或單元格中可直接輸入函數和參數。(2)使用“插入函數”方法輸入函數選擇要輸入函數的單元格，單擊“公式”選項卡的“函數庫”組的函數類型，或單擊“插入函數”按鈕，也可以單擊編輯欄的“插入函數”按鈕K，打開“插入函數”對話框，在'‘或選擇類別”列表中選擇函數類型，在“選擇函數”列表中選擇函數名稱，單擊“確定”按鈕，又會出現(xiàn)“輸入函數參數”對話框，輸入參數并單擊“確定”按鈕即可。函數的使用2.自動求和與自動計算Excel提供了一種自動求和功能，可以方便地完成SUM函數的功能。選擇要放置自動求和結果的單元格，習慣上將對行求和的結果放在行的右邊，對列求和的結果放在列的下邊。單擊“公式”選項卡的“函數庫”組或“開始”選項卡的“編輯”組中的“自動求和”按鈕，Excel會按照默認狀態(tài)選擇一行或一列作為求和區(qū)域，如需調整，可用鼠標拖動來選擇求和區(qū)域。單擊編輯欄的“"”按鈕或按Enter鍵確認。3.函數嵌套函數嵌套就是將某函數的運行結果作為另一函數的參數使用。例如，公式“=IF(AVERAGE(B2:E5)>200,SUM(F2:F5),0)”的含義是，如果單元格區(qū)域B2:E5的數值平均值大于200,那么公式所在單元格中就存放單元格區(qū)域F2:F5的總和，反之則存放數值0。常見函數的使用1.SUM函數功能：SUM函數用于計算單個或多個參數之和。語法：SUM(number1,number2,…)。numberl,number2,…為1?30個需要求和的參數。參數可以是數字、文本、邏輯值，也可以是單元格引用等。如果參數是單元格引用，那么引用中的空白單元格、邏輯值、文本值和錯誤值將被忽略，即取值為0。常見函數的使用2.SUMIF函數功能：對符合指定條件的單元格求和。語法:SUMIF(range,criteria,sum_range)。range參數用于條件判斷的單元格區(qū)域。criteria參數用于確定哪些單元格符合求和的條件，其形式可以是數字、表達式或文本。sumjrange為需要求和的實際單元格區(qū)域，只有range中的相應單元格滿足criteria中的條件時,才對sum_range中相應的單元格求和。如果省略sum_range，則對range中滿足條件的單元格求和。常見函數的使用3.AVERAGE函數功能：對所有參數計算算術平均值。語法：AVERAGE(numberl,number2,…)。numberl,number2,…為1?30個需要計算平均值的參數。參數應為數字，或者包含數字的名稱、數組或單元格引用等。如果數值或單元格引用參數中有文本、邏輯值或空白單元格，則忽略不計，但單元格中包含的數字“0”將計算在內。常見函數的使用4.COUNT函數功能：計算參數表中的數字參數和包含數字的單元格個數。語法：COUNT(valuel,value2,…)。valuel,value2,…為1?30個可以包含或引用各種不同類型數據的參數，但只對數字型數據進行計算。常見函數的使用5.INT函數功能：對實數向下取整數。語法：INT(number)onumber是需要取整的實數。例如，INT(3.9)=3,INT(-6.8)=-7。6.MAX函數功能：求數據集中的最大值。語法：MAX(numberl,number2,…)。number!,number2,…為1?30個需要求最大值的參數?？梢詫抵付閿底?、空白單元格、單元格區(qū)域、邏輯值或數字的文本表達式等。如果參數為錯誤值或不能轉換成數字的文本，將產生錯誤。如果參數不包含數字，函數MAX返回0。04圖表的制作創(chuàng)建圖表Excel中內置了11種圖表類型，每種圖表類型又包括若干子類型。用戶還可以自己定義20種圖表類型。Excel中的圖表分為兩種：一種是嵌入式圖表，它與創(chuàng)建圖表的數據源放置在同一工作表中，打印時也一同打??；另一種是獨立圖表，它放置在一張獨立的圖表工作表中，打印時與數據表分開打印。創(chuàng)建圖表（1）選中用于創(chuàng)建圖表的數據，選擇的單元格區(qū)域為和E1:G11。（2）單擊“插入”選項卡的“圖表”組的“柱形圖”按鈕:氣整，彈出圖表類型選區(qū)。（3）根據需要選擇所需要的類型，在此選擇“二維柱形圖”的“簇狀柱形圖”。（4）在“設計”選項卡的“數據”組中有“切換行/列”按鈕滙和“選擇數據”按鈕豈“選擇數據”按鈕用于修改圖表包含的數據區(qū)域，單擊該按鈕，將彈出如圖5.23所示的“選擇數據源”對話框，在“圖表數據區(qū)域”文本框中顯示的是作圖數據源的區(qū)域，該作圖數據源的區(qū)域可以修改。創(chuàng)建圖表（5）圖表包含的對象有標題、坐標軸標題、圖例、數據標志和數據表等。單擊“布局”選項卡的“標簽”組和“坐標軸”組中的按鈕，即可對各種圖表對象進行設置。圖表的編輯一個圖表由若干圖表項組成，如圖5.25所示。在Excel中，只要單擊圖表中的任何一"圖表項，該項即被選中。指向任何一個圖表選項，即可顯示該圖表選項的名稱。圖表的編輯1.圖表的移動、復制、縮放和刪除①移動工作表中的圖表位置：單擊圖表將其選中，按住鼠標左鍵拖動，拖動到指定的位置，松開鼠標左鍵即可。②對工作表中的圖表進行復制：單擊圖表，將其選中；如復制到其他工作表中，單擊“開始”選項卡的“復制”按鈕曲選擇目標工作表，單擊“粘貼”按鈕二，即可將圖表復制到目標處。如在同一張工作表中復制，用上述方法或單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“復制”和“粘貼”，也可實現(xiàn)對圖表的復制。③改變工作表中的圖表大小：單擊圖表，將其選中；鼠標指針指向該圖表四周上的任何一個句柄，拖動鼠標，即可實現(xiàn)圖表在任何方向的縮放。④刪除工作表中的圖表：單擊圖表，圖表將被選中，按Delete鍵進行刪除。要刪除獨立的圖表工作表，可右擊該圖表工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”，然后單擊“確定”按鈕。圖表的編輯2.圖表類型的改變對己創(chuàng)建的圖表要想改變圖表類型，可先選中該圖表；單擊“設計”選項卡的“類型”組的“更改圖表類型”按鈕，在彈出的對話框中選擇所需的圖表類型和子類型即可。3.圖表中數據的編輯創(chuàng)建圖表時，圖表就與圖表數據源區(qū)域之間建立了聯(lián)系。當數據源區(qū)域中的單元格數據發(fā)生變化時，圖表中對應的數據將會自動更新。圖表的編輯4.編輯圖表中的文字圖表中文字的編輯是指增加、刪除或修改圖標中的一些說明性文字，以便更好地說明圖表中的有關內容。5.更改圖表的位置如果要將嵌入式圖表改為獨立圖表，先選定要更改位置的圖表，然后單擊“設計”選項卡的“位置”組中的“移動圖表”按鈕，彈出“移動圖表”對話框；單擊“新工作表”按鈕，在后面的文本框中輸入圖表所在的工作表名；單擊“對象位于”按鈕，在后面的文本框下拉列表中選擇圖表移動到的目標工作表名；單擊“確定”按鈕，嵌入式圖表就變?yōu)楠毩D表。圖表的格式化圖表的格式化是指對圖表中的各對象進行格式設置，包括文字和數值的格式、顏色、外觀、坐標軸的格式等。格式設置可以通過多種方式實現(xiàn)，如使用“格式”選項卡的“當前所選內容”組、“形狀樣式”組、“藝術字樣式”組、“排列”組、“大小”組中的相應命令按鈕。右鍵單擊圖表中的任意一個對