文件控制程序 標(biāo)準(zhǔn)范文

杭州ABC有限公司文件名稱文件編號(hào)文件控制程序版本/次A/1日期2022年6月23日頁(yè)數(shù)共7頁(yè)1目的規(guī)范XY事業(yè)部質(zhì)量體系有關(guān)文件和資料管理，以確保各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件為有效版本。2合用范圍合用于杭州ABC123XY事業(yè)部文件資料的管理和控制。3職責(zé)123XY事業(yè)部總經(jīng)理負(fù)責(zé)程敘文件、管理制度的批準(zhǔn)。123XY各部門經(jīng)理：負(fù)責(zé)本部門管理作業(yè)文件的策劃與組織本部門文件編制、修改、與審核工作。質(zhì)控部文控負(fù)責(zé)統(tǒng)籌123XY質(zhì)量體系文件的管理，包括文件的編號(hào)、歸檔、發(fā)放、 回收以及各部門體系文件管理的監(jiān)督。4工作程序文件分類受控文件：對(duì)于執(zhí)行產(chǎn)品質(zhì)控作業(yè)有關(guān)之文件，加蓋受控章以與其它文件作區(qū)分，包括內(nèi)部受控文件（一階文件、二階文件、三階文件、四階文件）和外來(lái)受控文件。一階文件：質(zhì)量手冊(cè)。二階文件：程敘文件、跨部門的業(yè)務(wù)流程，對(duì)不同的部門為完成同一事項(xiàng)溝通協(xié)調(diào)處理作出規(guī)定的操作系統(tǒng)文件。三階文件：規(guī)范某一具體事情如何操作的指導(dǎo)性文件和工程技術(shù)數(shù)據(jù)。如： 作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)范、管理規(guī)定/制度、BOM、工程圖紙等。四階文件：質(zhì)量相關(guān)的記錄表單。如：檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表等。外來(lái)受控文件：從公司外部接收的各類需要受控的文件。如：供貨商或者客戶提供圖紙、標(biāo)準(zhǔn)文件、技術(shù)數(shù)據(jù)、規(guī)格書、法規(guī)文件等。文件編碼：文件及部門代碼的規(guī)定①文件代碼:a）質(zhì)量手冊(cè)-**********b）程敘文件一**********-XXX（序列碼）c）管理作業(yè)文件一SOP/SIP/BOM/DWG/CG（SOP:標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序/指導(dǎo)書；SIP：檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；BOM：物料清單；DWG：工程圖紙；CG：采購(gòu)）d）產(chǎn)品規(guī)格/產(chǎn)品要求和文件名稱（無(wú)文件編號(hào)或者名稱的，由文控統(tǒng)一編號(hào)或者命名）②公司/部門代碼序號(hào)部門代碼1公司名稱HZ/ABC-1232總經(jīng)理GM3事業(yè)部辦公室XZ4研發(fā)部RD5產(chǎn)品部P06采購(gòu)部PU7物控部PM8財(cái)務(wù)部FN9質(zhì)控部QA10創(chuàng)造部PD質(zhì)量手冊(cè)與程敘文件編號(hào)由公司統(tǒng)籌管理。文件編號(hào)方法a）管理制度編號(hào)方法QG/ARC123XX-XXXXX 文件類別編號(hào)（管理.：GL）及順序號(hào) 公司/部門歸屬代碼 公司代號(hào) 企業(yè)代號(hào)（ABC） 企業(yè)管理制度代號(hào)b）管理規(guī)范編號(hào)方法HZ/ABC-123-WIXX-001 文件編號(hào) 公司/部門歸屬代碼 管理規(guī)范 杭州ABC123XY事業(yè)部代碼c）作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)規(guī)范/物料清單編號(hào)本公司內(nèi)部編制的作業(yè)/檢驗(yàn)指導(dǎo)書或者物料清單HZ/ABC-123-STP/SOP/BOM-001 文件編號(hào) 檢驗(yàn)規(guī)范/指導(dǎo)書/物料清單 杭州ABC123XY事業(yè)部代碼d）技術(shù)圖紙的編號(hào)方法本公司內(nèi)部編制的技術(shù)圖紙,圖紙的分類：序號(hào)圖紙大類代碼1爆炸圖紙02整燈圖紙13零件圖紙24PCB圖紙35原理圖紙46工藝圖紙57包裝圖紙68組件圖紙7HZ/ABC-123—DWG-SF（XXX）0/XXT-I T二一圖紙流水號(hào) 圖紙大類（如0：爆炸圖紙） 產(chǎn)品代碼（如天花燈：SF104） 文件類型（技術(shù)圖紙） 杭州ABC123XY事業(yè)部代碼包裝圖紙的分類：序號(hào)包裝大類包裝圖紙代碼1包裝清單12外箱包裝規(guī)范23內(nèi)盒包裝規(guī)范34內(nèi)襯包裝規(guī)范45配件包裝規(guī)范56燈具標(biāo)識(shí)規(guī)范67配件標(biāo)識(shí)規(guī)范78說(shuō)明書規(guī)范8HZ/ABC-123—DWG-SF(XXX)6-X-XX——圖紙流水號(hào) 包裝圖紙分類? 圖紙大類（如6：包裝圖紙） 產(chǎn)品代碼（如天花燈：SF104） 文件類型（技術(shù)圖紙） 杭州ABC123XY事業(yè)部代碼出.外來(lái)文件：顧客提供的圖樣、產(chǎn)品規(guī)格要求和資料的編號(hào)方法?？芍苯右闷鋱D樣、資料的編號(hào)；如無(wú)編號(hào)則將接到日期作為編號(hào)，同天接到幾份文件的按先后順序在日期號(hào)后加編順序號(hào)，順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示；d）記錄表單編號(hào)方法HZ/ABC-123—FM—XX—001/口口一TPT一表單編號(hào)（□版本號(hào)，例如：A,修改后為B） 部門代碼 記錄表單代碼 公司名稱代碼文件版號(hào)及頁(yè)碼編制方法a）文件版號(hào)由版本、版次組成。版本用一個(gè)英文字母表示，第一版為A,第二版為B,挨次類推；版次用一位阿拉伯?dāng)?shù)字（0—9）表示，如新制訂文件為A/0,第二次修訂為A/1版本；累計(jì)修改超過(guò)9次以上或者變更內(nèi)容超過(guò)文件內(nèi)容的2/3以上需變更版本，即為B/0,以此類推。文件字體格式和統(tǒng)一文件格式：a）文件標(biāo)題：公司名稱、文件類別為楷體-GB2312、小二號(hào)字、粗體。英文、數(shù)字使用Arial、四號(hào)字。其余使用宋體、四號(hào)字、粗體。b）文件內(nèi)文:全文彩用宋體、小四號(hào)字、數(shù)字、英文使用Arial、五號(hào)字。內(nèi)文標(biāo)題使用采用宋體、小四號(hào)字。c）所有123XY管理制度：參照ABC公司《管理文件、流程、表格管理辦法》，文件類別統(tǒng)一用宋體（中文標(biāo)題），小四字體。文件編寫、會(huì)簽、批準(zhǔn)文件編寫批準(zhǔn)權(quán)限如下：制度、規(guī)范等管理性文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員會(huì)簽。技術(shù)性文件由技術(shù)負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員會(huì)簽。會(huì)簽意見(jiàn)經(jīng)討論確認(rèn)需要修改文件時(shí)，由會(huì)簽組織者交原文件編制人修改。文件級(jí)別編制審核批準(zhǔn)流程制度工程師及以上人員部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理技術(shù)文件工程師及以上人員項(xiàng)目工程師技術(shù)部門負(fù)責(zé)人檢驗(yàn)控制文件工程師及以上人員主管質(zhì)控部門負(fù)責(zé)人記錄填寫職員主管工程師部門負(fù)責(zé)人文件評(píng)審發(fā)布文件內(nèi)容涉及到其他部門一同協(xié)作才干完成的工作程序，需相關(guān)部門對(duì)該文件進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審該文件的有效性與可操作性。該文件評(píng)審后交文控將修訂完整文件給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽，經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后受控發(fā)放。每年由質(zhì)控經(jīng)理組織各部門對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行評(píng)審，各部門結(jié)合平時(shí) 使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，必要時(shí)予以修改。文件受控、發(fā)放公司內(nèi)部文件受控文件原稿在提交給文控前，送交人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行以下確認(rèn)：a）是否進(jìn)行有效的批準(zhǔn)；b）標(biāo)題、文件號(hào)、版本號(hào)、頁(yè)數(shù)是否完整；如有不完整的情況，退回編寫人進(jìn)行修正。文件的分發(fā)質(zhì)控文控依據(jù)《文件管理清單》的規(guī)定分發(fā)文件到各相關(guān)部門，收文者在《文件發(fā)放、回收登記表》中簽收。所發(fā)文件加蓋紅色“杭州ABC123文件受控”章進(jìn)行受控管制。質(zhì)控部文控對(duì)所有下發(fā)的文件留底檔，以便進(jìn)行控制。文件的更改文件需更改時(shí)，由原編制部門填寫《文件新增/修訂/廢止審批表》經(jīng)審批后方可更改，并把更改后的電子文件交由文控審核格式、版本、并以紅色字體加橫線標(biāo)示更改內(nèi)容，以作區(qū)分，列印出進(jìn)行審批，具體審批依，逐級(jí)控制，每次更改需重新印發(fā)新頁(yè)，并更換底檔。原版文件及電子稿由文控保存。文件的換版當(dāng)文件更改處數(shù)較多或者大范圍改動(dòng)時(shí)，需進(jìn)行換版，并重新發(fā)放新版文件。文件的回收、作廢a）新版文件發(fā)放時(shí)，文控應(yīng)在1天之內(nèi)及時(shí)收回舊版文件，并在《文件發(fā)放、回收記錄表》中做好記錄。b）舊版文件收回后，由文控統(tǒng)一及時(shí)進(jìn)行銷毀。c）原作廢的原稿文件加蓋紅色“作廢”印章后保存于文控中心，3年內(nèi)不作銷毀。外來(lái)文件a）本公司外來(lái)文件主要指：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、IS09001國(guó)際（家）標(biāo)準(zhǔn)，與質(zhì)量管理體系有關(guān)的法律法規(guī)等，顧客提供的技術(shù)文件、軟件、光盤等。b）顧客提供的所有外來(lái)文件，可直接引用其外來(lái)文件，經(jīng)相關(guān)部門的主管簽字批準(zhǔn)后由文控登記在《外來(lái)文件登記表》上，原件由文控歸檔保存。文件保管各部門文件由各部門負(fù)責(zé)保管，所有文件須分類存放在干燥通風(fēng)、防潮、安全的地方，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。文件破損而需重新領(lǐng)用，需填寫《文件發(fā)放/通知申請(qǐng)表》，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后按照文件發(fā)放流程受控發(fā)放，同時(shí)收回相應(yīng)舊文件。受控文件遺失補(bǔ)領(lǐng)，需遺失人（部門）書面申請(qǐng)遺失報(bào)告，報(bào)部門主管簽核后，交文控保存；需補(bǔ)領(lǐng)的則填寫《文件發(fā)放/通知申請(qǐng)表》，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后按照文件發(fā)放流程受控發(fā)放。任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不許私自外借，影印。蓋有“受控”印章的文件，一律不得復(fù)印，各部門如有需要，應(yīng)由部門主管填寫《文件放發(fā)通知/申請(qǐng)單》，交給質(zhì)控部文控安排復(fù)印后，下發(fā)放到申請(qǐng)部門。文件領(lǐng)用借閱：公司其他部門需領(lǐng)用借閱受控文件原稿時(shí)需登記《文件借閱申請(qǐng)登記表》，經(jīng)質(zhì)控文控批準(zhǔn)后,方可借閱，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。5相關(guān)文件《質(zhì)量記錄控制程序》《管理文件、流程、表格管理辦法》HZ/ABC-123-FM-QA-001HZ/ABC-123-FM-QA-002HZ/ABC-123-FM-QA-003HZ/ABC-123-FM-QA-004HZ/ABC-123-FM-QA-001HZ/ABC-123-FM-QA-002HZ/ABC-123-FM-QA-003H