文件控制程序

編制XX電子科技有限公司文件編號(hào)SL-QP-QA-01審核制訂日期文件控制程序修訂日期版次B0頁(yè)次1/10※※封面※※文件標(biāo)題文件控制程序發(fā)放號(hào)文件編號(hào)SL-QP-QA-01制訂日期發(fā)行日期年月日版本B頁(yè)數(shù)共10頁(yè)制作部門品質(zhì)部受文部門會(huì)簽■總經(jīng)辦■生產(chǎn)部■工程部■品質(zhì)部■倉(cāng)庫(kù)部■PMC部■人事部■采購(gòu)部■市場(chǎng)部■財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部資料注意保存不準(zhǔn)復(fù)印不準(zhǔn)外傳批準(zhǔn)審核編制簽名日期※※目錄※※章節(jié)內(nèi)容頁(yè)次封面1目錄2修訂履歷31目的42范圍43參考文件44權(quán)責(zé)45定義46流程47內(nèi)容4-98附件/附表10END※※修訂履歷※※1．目的:對(duì)與一體化體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制，確保在各相關(guān)場(chǎng)所能得到并使用文件的有效版本，防止誤用失效文件。2．范圍:適用于一體化管理體系文件，包括外來(lái)的技術(shù)文件資料的控制（僅指書面形式的文件資料，不包括硬拷貝或電子媒體形式）。3．參考文件：3.1GB/T19001-2008(idt:ISO9001:2008)；3.2《記錄控制程序》SL-QP-QA-023.3《人力資源管理程序》SL-QP-HRD-014．權(quán)責(zé):4.1管理手冊(cè)由一體化管理者代表編制，總經(jīng)理批準(zhǔn)；4.2各部門程序文件由各歸屬部門組織人員編制,一體化管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)；4.3工作文件由各歸屬部門組織人員編制,一體化管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)；4.4記錄表格由各歸屬部門編制和審核；4.5外來(lái)文件各部門負(fù)責(zé)收集,文控中心存檔,一體化管理者代表批準(zhǔn)發(fā)放至相關(guān)部門;4.6文控中心負(fù)責(zé)文件資料的日常管理（歸檔、保管、復(fù)制、發(fā)放、更改、回收和處理），并對(duì)使用之文件的有效版本進(jìn)行監(jiān)督管控。5．定義：5.1文件與資料：公司質(zhì)量文件與環(huán)境文件所包含的：手冊(cè)、程序、作業(yè)指導(dǎo)、表單、技術(shù)類文件、測(cè)試檢驗(yàn)資料報(bào)告等。6．流程:見附件一“文件控制流程圖”7．內(nèi)容:7.1文件的編號(hào)：7.1.1一、二、三階文件編號(hào):xx--xx—xx—xx 表單流水號(hào) 部門識(shí)別文件類別公司名稱7.1.2四階文件（表單）編號(hào)：xx--xx—xxx—xxx--xxx 表單版本號(hào)表單流水號(hào)部門識(shí)別附屬文件的編號(hào)注：*流水號(hào)使用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字； 公司名稱*表單版本號(hào)使用英文大寫字母（A、B、C、……）；*部門代號(hào)縮寫：中文名英文名縮寫形式工程部EngineeringDepartmentENG品質(zhì)部QualityAssuranceDepartmentQA采購(gòu)部PurchasingDepartmentPUR市場(chǎng)部MarketingDepartmentMKT制造部ManufacturingDepartmentMFG人事部HumanResourcesDepartmentHRD財(cái)務(wù)部FinancialDepartmentFD倉(cāng)庫(kù)部WarehouseDepartmentWH計(jì)劃部ProductionmaterielcontrolDepartmentPMC7.2文件類別7.2.1手冊(cè)（一階文件）：7.2.1.1（QM）管理手冊(cè)：質(zhì)量管理系統(tǒng)和環(huán)境管理體系最高指導(dǎo)原則，規(guī)定其一體化管理體系總要求與體系的結(jié)構(gòu)及過(guò)程運(yùn)行的相互作用。7.2.2程序（二階文件）7.2.2.1程序文件：按管理手冊(cè)的要求將應(yīng)開展的活動(dòng)或?qū)嵤┠骋贿^(guò)程用文件的形式規(guī)定活動(dòng)或過(guò)程的目的、范圍、做什么，誰(shuí)來(lái)做、何時(shí)、何地、如何做，應(yīng)用什么材料，以及如何對(duì)活動(dòng)或過(guò)程進(jìn)行控制和記錄等而形成的文件，由文控中心備案存檔并控制。7.2.2.2（EP）環(huán)境管理程序：環(huán)境體系運(yùn)作過(guò)程的程序規(guī)定。7.2.2.3(QP)質(zhì)量管理程序：質(zhì)量體系運(yùn)作過(guò)程的程序規(guī)定。7.2.3作業(yè)規(guī)范（三階文件）（WI）工作文件（如管理制度、作業(yè)指導(dǎo)、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)范、圖紙和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等）：各部門運(yùn)行一體化管理體系的常用實(shí)施細(xì)則，由各部門自行保存并報(bào)文控中心備案存檔并控制，是完成具體作業(yè)和任務(wù)的作業(yè)方法與規(guī)定的要求。7.2.4記錄表單（四階文件）使用固定格式之單據(jù)，有表單編號(hào)及版本管控。用于質(zhì)量及環(huán)境的資料記錄。7.2.5技術(shù)類文件產(chǎn)品規(guī)格書、設(shè)計(jì)圖紙（結(jié)構(gòu)圖、電路圖及PCB設(shè)計(jì)資料）、作業(yè)指導(dǎo)書（SOP）、物料清單（BOM）、檢驗(yàn)規(guī)范（SIP）、測(cè)試規(guī)范（TIP）、工程變更通知（ECN）、設(shè)計(jì)變更通知（DCN）、材料承認(rèn)書、制程管理計(jì)劃（PMP）、外發(fā)加工要求等技術(shù)性文件。7.2.6（QE）外來(lái)文件與資料由客戶提供至公司的檔案、圖面等產(chǎn)品相關(guān)資料，及適用于公司的各類國(guó)際規(guī)范(標(biāo)準(zhǔn))，需受控轉(zhuǎn)發(fā)至公司內(nèi)部執(zhí)行的文件，屬外來(lái)文件范圍。7.2.7文件標(biāo)準(zhǔn)用紙標(biāo)準(zhǔn)A4紙張，受控文件不可用二手紙。7.2.8正本經(jīng)核準(zhǔn)的原始文件屬文件正本，存放于文控中心。7.2.9副本正本經(jīng)文控復(fù)印產(chǎn)生的復(fù)印件屬文件副本，由文控中心蓋章發(fā)行給需要的相關(guān)單位。7.2.10試行文件正式文件因故未及時(shí)發(fā)行或需試行之文件，以蓋【試行文件】印章方式發(fā)行，試行文件有時(shí)間性、有效性的限制，正式文件發(fā)行后，試行文件失效并及時(shí)收回。7.3文件的編寫、審核文件按本程序4.0條之規(guī)定的職責(zé)進(jìn)行編制、審核和批準(zhǔn)，編寫時(shí)應(yīng)廣泛征詢相關(guān)部門和人員的意見，必要時(shí)應(yīng)組織討論。7.4文件登記經(jīng)批準(zhǔn)的文件交文控中心，并登入“文件資料歸檔登記表”。7.5文件的發(fā)放7.5.1受控文件的發(fā)放范圍由文件歸屬部門根據(jù)實(shí)際需要制定,并由文控中心填寫“文件發(fā)放回收記錄表”,經(jīng)一體化管理者代表審核后,按發(fā)放范圍發(fā)放.7.5.2文控中心根據(jù)發(fā)放需要將文件正本復(fù)印出文件副本若干份，給發(fā)放副本編寫分發(fā)號(hào)，同時(shí)填寫發(fā)行日期，并在文件封面及文件內(nèi)頁(yè)右上角加蓋“發(fā)行章”（用于公司內(nèi)部和/或合格供方）。7.5.3文件使用人在“文件發(fā)放回收記錄表”上簽名后領(lǐng)取文件，并負(fù)責(zé)將所有領(lǐng)用的文件保存好。7.5.4受控及試行文件發(fā)行用“紅色”印章，其他文件發(fā)行用“藍(lán)色”印章。7.6文件的控制7.6.1文件分“受控”和“非受控”兩大類，凡與一體化體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，對(duì)這些文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、回收及作廢等均應(yīng)受到控制，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件的封面的指定位置和內(nèi)頁(yè)右上角加蓋“發(fā)行章”，并在封面上注明分發(fā)部門、分發(fā)號(hào)、版本號(hào)及發(fā)行日期。發(fā)放給供方以規(guī)定提供服務(wù)質(zhì)量要求的文件也屬于受控文件范疇。客戶或其他外界組織，需要本公司相關(guān)文件時(shí)，經(jīng)一體化管理者代表批準(zhǔn)，由文控中心編號(hào)發(fā)放，屬非受控文件，蓋“非受控”印章，不負(fù)責(zé)修改和更新。7.7文件的更改、作廢7.7.1文件在實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有不完善之處需要變更時(shí)，任何部門或員工均可以提出修改意見，填寫“文件修訂/補(bǔ)發(fā)/刪除/新增申請(qǐng)單”，經(jīng)部門主管審核后，經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽并記錄于＂文件會(huì)簽單＂，一體化管理者代表批準(zhǔn)后，交文控中心執(zhí)行更改。如果指定其他部門/人員審核時(shí)，獲得審核所依據(jù)的有關(guān)背景資料。7.7.2文件版本號(hào)（A、B、C……）是針對(duì)一份文件而言的，文件的修改號(hào)（0、1、2……9）是針對(duì)一頁(yè)文件而言的，文件更改時(shí)可以僅對(duì)修改頁(yè)進(jìn)行修訂、換頁(yè)，而其他頁(yè)次則保留不變。7.7.3文件多次更改或文件需大幅度更改時(shí)，整份文件則要進(jìn)行換版，（如由A版升為B版）以此類推，修改號(hào)相應(yīng)調(diào)整從0開始。7.7.4文控中心將更改過(guò)的文件及時(shí)發(fā)放各部門，作好記錄，填制“文件發(fā)放/回收記錄表”，同時(shí)將作廢文件收回并在每頁(yè)上加蓋“作廢”印章給予銷毀。7.7.5作廢文件如為法律和積累知識(shí)目的需要保留，則需蓋上“參考文件”印章，以防誤用。7.8文件的保管7.8.1文件正本由文控中心歸檔保管，各部門負(fù)責(zé)保存相關(guān)的帶有受控標(biāo)識(shí)的文件。文件應(yīng)有序、分類的加以保存以便于識(shí)別、存取和查閱。7.8.2受控文件須妥善保管，使之處于受控狀態(tài)，不得在受控文件上隨意涂改、亦不得私自外借、復(fù)印，以確保文件的清晰、整潔、完好和受控。7.7.8.4文件持有人調(diào)離原職或離開本公司時(shí)，需將文件交還給文控中心或移交指定接收人，文控中心應(yīng)在“文件發(fā)放回收7.9文件借閱和復(fù)制7.9.1因工作需要，借閱、復(fù)制文件者應(yīng)填寫“文件借閱/復(fù)制申請(qǐng)表”，由本部門主管按規(guī)定權(quán)限審核，交一體化管理者代表批準(zhǔn)后，向文控中心借閱、復(fù)制。復(fù)制的文件必須由文控中心登記編號(hào)，并加蓋“發(fā)行章”或“非受控”印章。7.10外來(lái)文件的控制7.10.1外來(lái)文件和資料如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)、顧客圖紙等，由各部門自行收集，經(jīng)一體化管理者代表批準(zhǔn)后,由文控中心登入“外部文件/資料歸檔登記表”，統(tǒng)一編號(hào)，并加蓋“外來(lái)文件”印章，必要時(shí),經(jīng)一體化管理者代表確認(rèn)后,按規(guī)定范圍分發(fā)，并做好簽收記錄.7.10.2一體化管理者代表應(yīng)經(jīng)常與技監(jiān)檢驗(yàn)檢疫局,認(rèn)證機(jī)構(gòu),咨詢機(jī)構(gòu)等保持聯(lián)系,跟蹤所使用國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、及地方法律法規(guī)的最新版本，及時(shí)更換過(guò)期文件，防止使用無(wú)效版本。7.11文件編制、審核、批準(zhǔn)和控制規(guī)定：文件的名稱文件級(jí)別編制人審核人批準(zhǔn)人控制部門管理手冊(cè)一級(jí)管理者代表/總經(jīng)理文控程序文件二級(jí)相關(guān)部門主管管理代表總經(jīng)理文控工作文件三級(jí)相關(guān)部門主管管理代表總經(jīng)理文控表單、表格四級(jí)相關(guān)部門相關(guān)部門主管管理代表文控7.12文件的歸檔：7.12.1公司文件的歸檔：經(jīng)批準(zhǔn)的公司各級(jí)文件原稿均須歸檔到文控中心統(tǒng)一管理并由文控員填寫“文件/資料歸檔登記表”。7.12.2外部文件的歸檔：與質(zhì)量保證體系相關(guān)的所有外部文件均須經(jīng)管理者代表負(fù)責(zé)人確認(rèn)，再歸檔到文控中心進(jìn)行統(tǒng)一管理，并填寫“外部文件/資料歸檔登記表”。7.12.3存入軟盤的文件由文控中心進(jìn)行歸檔登記，為防止文件的丟失，所有存入軟盤的文件均應(yīng)有書面?zhèn)浞荨?.12.4原件不蓋“發(fā)行章”，以示區(qū)別。7.13文件的發(fā)放：7.13.1由文控中心視各部門需要而填寫“文件發(fā)放/回收記錄表”，以確保文件/資料的有效性發(fā)放及運(yùn)行。7.13.2文件發(fā)放：所發(fā)放文件必須加蓋“發(fā)行章”。7.13.3蓋發(fā)行章原則：作為指導(dǎo)性文件而發(fā)放的需蓋發(fā)行章，不做指導(dǎo)性文件發(fā)放的，則蓋非受控印章，如對(duì)外發(fā)放圖紙或指導(dǎo)性文件時(shí)（向供應(yīng)商及認(rèn)證機(jī)構(gòu)發(fā)放的文件屬于非受控文件）。7.13.4副本文件發(fā)放給使用部門，正本文件由文控中心保管。7.4記錄資料保存年限為三年。8．附件/附表:8.1《一體化管理休系文件總覽表》SL-QP-QA-01-01A8.2《文件回收記錄表》SL-QP-QA-01-02A8.3《文件修訂/補(bǔ)發(fā)/刪除/新增申請(qǐng)單》SL-QP-QA-01-03A8.4《文件借閱/復(fù)制申請(qǐng)表》SL-QP-QA-01-04A8.5《文件