常規(guī)會議的組織-商務洽談會（會議策劃組織課件）

專題會議的組織目錄Contents商務洽談會任務1任務2信息發(fā)布會任務3聯(lián)誼會任務4慶祝會Part01項目描述商務洽談，是與政治、軍事、文化、公民事務等方面的洽談相對而言的，指的是雙方或多方利益主體，就一切有形、無形資產的交易事務（即商務）進行有關數(shù)量、質量、特性、價格、收發(fā)貨等事項的洽商與談判，以便最終達成協(xié)議或合作的一系列交際活動。Part02

學習目標商務洽談會的特點及類型形式1商務洽談會舉辦方的主要工作2任務一商務洽談會商務洽談會參會者的主要工作3Part03項目驅動參會人員的“團隊性”參會的各洽談方之間的“競合性”洽談會的成果主要是洽談各方簽訂的經濟協(xié)約商務洽談會特點（一）商務洽談會的特點一、商務洽談會的特點及類型形式Part03項目驅動（二）商務洽談會的類型一、商務洽談會的特點及類型形式1根據圍繞同一議題進行洽談的利益主體數(shù)量不同雙邊洽談會多邊洽談會商品貿易洽談會2根據談判的議題（客體）不同勞務合作洽談會融資、投資洽談會技術貿易洽談會合作項目洽談會3根據洽談地相對于參會方的主客位置不同主座洽談會客座洽談會主客座洽談會第三方洽談會4根據洽談會的參會者是否跨越國境國內商務洽談會國際商務洽談會Part03項目驅動（一）商務洽談會舉辦方案的策劃與評估二、商務洽談會舉辦方的主要工作了解參會各方的歷史和現(xiàn)實情況現(xiàn)實成果和未來發(fā)展前景舉辦商務洽談會必要性分析1Part03項目驅動商務洽談會的舉辦機構商務洽談會的舉辦時間商務洽談會的舉辦地點商務洽談會的主要議題商務洽談會的規(guī)模商務洽談會的名稱基本部分限定部分洽談的客體標識部分（1）確定商務洽談會的基本框架（一）商務洽談會舉辦方案的策劃與評估二、商務洽談會舉辦方的主要工作商務洽談會方案的擬定2Part03項目驅動（一）商務洽談會舉辦方案的策劃與評估二、商務洽談會舉辦方的主要工作商務洽談會方案的擬定2（3）商務洽談會工作日程（2）會務工作的組織結構及

人員分工計劃即對負責洽談會籌備和實施工作的組織及其人員的工作進行統(tǒng)籌安排。即在時間上明確在洽談會的籌辦和舉行過程中，到什么階段就應該完成哪些工作。Part03項目驅動（4）確定洽談會會議日程即會議舉辦期間參會者在各個時間段的會議與活動安排。（5）洽談會舉辦期間的相關活動計劃如策劃舉辦相關的論壇、新聞發(fā)布會、簽字儀式、慶祝簽約的晚會等。（6）商務洽談會的經費安排與預算（一）商務洽談會舉辦方案的策劃與評估二、商務洽談會舉辦方的主要工作商務洽談會方案的擬定2Part03項目驅動建立目標參會者信息庫；1預定洽談會主會場和參會者入住的賓館、餐飲場所等；2編制參會邀請函及參會回執(zhí)，設計洽談會的宣傳資料；3發(fā)布舉行商務洽談會的信息，邀請相關組織參會；4起草開幕式議程、領導者發(fā)言稿、主持詞、祝酒詞等；5訂制宣傳條幅、會議裝飾，為參會者準備洽談的相關資料等；6邀請新聞媒體和到會前來助勢的嘉賓；7對主會場、分會場的環(huán)境做布置。8（二）商務洽談會的主要籌備工作二、商務洽談會舉辦方的主要工作Part03項目驅動01030204050607參會者報到、接待對邀請的嘉賓、對前來采訪的記者的接待與陪同對會場融洽氣氛的營造和維持根據洽談情況為各分會場或洽談室安排座次、準備設備和器具對洽談會期間主要活動的安排、協(xié)調與服務會議期間的安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生、記錄保密、意外情況的處理等工作對參會者滿意度的調查和意見、建議的聽?。ㄈ┥虅涨⒄剷陂g的主要工作二、商務洽談會舉辦方的主要工作Part03項目驅動及時匯總整理各項資料統(tǒng)計各項數(shù)據進行總結和評估播放視頻《商務洽談會的策劃與籌備》商務洽談會策劃與籌備的細節(jié)有哪些？討論（四）對辦會工作的總結二、商務洽談會舉辦方的主要工作Part03項目驅動洽談意向的建立相關信息的搜集洽談方案的設計洽談小組的成立確定洽談的目標確定談判的要點洽談小組成員的到位洽談小組人員的分工協(xié)調（一）準備階段的主要工作三、商務洽談會參會者的主要工作Part03項目驅動洽談氛圍的構建確定洽談議程試探、摸底與報價交流信息逐項磋商開局階段實質階段（二）洽談階段的主要工作三、商務洽談會參會者的主要工作Part03項目驅動達成最終的一致意見擬定合同雙方簽訂合同123（三）簽約階段的主要工作三、商務洽談會參會者的主要工作（四）會后的總結與感謝Part04技能訓練為了擴大我市企業(yè)與日本企業(yè)之間的經貿合作和技術交流，應我市外經貿局、科技局的邀請，日本國大垣共立銀行將與我市外經貿局、科技局共同舉辦“2009常州中日經濟技術交流洽談會”，目的是通過日本企業(yè)與常州市當?shù)仄髽I(yè)之間的技術交流和經濟合作項目對接，為雙方企業(yè)尋求更多商務、技術、投資合作機會，以利用中日企業(yè)雙方的優(yōu)勢資源，尋求新的商機，共同應對全球金融危機。時間：2009年5月18日—5月19日地點：常州市科教城三號樓二樓主辦單位：中方：常州市外經貿局、常州市科學技術局日方：日本國大垣共立銀行、伊予銀行、京都銀行、七十七銀行、常陽銀行、中國銀行、福崗金融集團（福崗銀行、熊本家庭銀行）、HOKUHOKU金融集團（北陸銀行、北海道銀行）“2009常州中日經濟技術交流洽談會”初步方案Part04技能訓練日程安排：5月18日（周一）：11：00：13：30：14：00：14：20–16：30：17：00：18：00：5月19日（周二）：9：10：9：30：12：00：13：30：外賓抵達、會議、招待晚宴等日方企業(yè)到達常州武進假日酒店，入住、午餐“2009常州中日經濟技術交流洽談會”簽到“2009常州中日經濟技術交流洽談會”開幕，請分管市領導到會致辭，請市外經貿局、科技局領導到會主持會議、講話，日方主辦方代表致辭中日企業(yè)對接交流、洽談項目“2009常州中日經濟技術交流洽談會”閉幕招待晚宴，請分管市領導出席并致祝酒詞，市外經貿局、科技局領導，武進外經貿局、武進招商局領導出席考察交流、項目洽談等日方企業(yè)代表從武進假日酒店出發(fā)參觀武進高新技術開發(fā)區(qū)、工業(yè)園區(qū)、相關企業(yè)等午餐（擬由武進外經貿局、招商局安排）交流考察結束、日方企業(yè)代表返程擬請武進外經貿局、武進招商局安排接待日方企業(yè)考察訪問事宜Part04技能訓練訓練任務一：撰寫請根據以上方案提供的基本資料，為中方領導在5月18日的招待晚宴擬寫一篇祝酒詞。任務二：設計5月19日的考察交流、項目洽談事宜由武進外經貿局、武進招商局負責安排，請為這兩個單位設計從籌備到實施的工作日程與任務分工。訓練內容訓練要