現(xiàn)代企業(yè)共有的難題-如何共享你的知識(shí)

行業(yè)巨頭，也需變革M研究院是國內(nèi)IT業(yè)最大的研究所之一，擁有雄厚的科研基礎(chǔ)設(shè)施和強(qiáng)大的科研開發(fā)團(tuán)隊(duì)。其所擁有的自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的科研成果在國內(nèi)得到了廣泛的應(yīng)用，并獲得了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。而電信行業(yè)除了傳統(tǒng)的電話主線，移動(dòng)電話，互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)以外，國內(nèi)包括固定寬帶和3G移動(dòng)通信在內(nèi)的新的電信業(yè)務(wù)增長點(diǎn)也逐漸明朗，相信在今后很長一段時(shí)間內(nèi)M研究院還將有較大的發(fā)展空間和提升潛力。X院長是研究院的新任院長，接受院長工作后最急迫也是最重要的任務(wù)就是要在最短的時(shí)間內(nèi)熟悉并上手全院的工作，為接下來各項(xiàng)事務(wù)的快速展開作好準(zhǔn)備。然而在隨后對(duì)員工的調(diào)查訪問中，X院長碰到了大量的知識(shí)困惑：“我們想了解一下我們?cè)?003年以來做過的項(xiàng)目，看看哪些前人已經(jīng)做過了，我們就可以少走一些彎路?！薄案黜?xiàng)目組分別進(jìn)行的競爭情報(bào)收集和分析，要能充分共享的話，對(duì)我們的研發(fā)會(huì)產(chǎn)生極大的價(jià)值?！薄耙郧百徺I過的報(bào)告、資料等內(nèi)容，要是有一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)能夠查閱就好了”“我有一個(gè)難題，怎么樣才能盡快了解我們?cè)哼@方面的專家是誰呢？”“部門之間太不了解，有時(shí)候到上頭拿項(xiàng)目，我們一個(gè)院都會(huì)有撞車的，對(duì)我們?cè)旱男蜗髸?huì)有比較大的影響。”事實(shí)上，M研究院碰到的這些現(xiàn)象都是由一個(gè)問題所引發(fā)的，那就是知識(shí)資產(chǎn)的共享難題。相信許多現(xiàn)代企業(yè)在經(jīng)過了一段時(shí)間的快速成長，企業(yè)自身有了一定量的知識(shí)積累后，都會(huì)不約而同地遇到這個(gè)方面的問題。無形資產(chǎn)，絕非“雞肋”！知識(shí)資產(chǎn)(IntellectualCapital)是指在企業(yè)中能給企業(yè)帶來價(jià)值的無形資產(chǎn)，是無法在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)表中顯示出來的。比如在M研究院中，其豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，科研報(bào)告，書籍資料等都是知識(shí)資產(chǎn)，把它們綜合起來的話就是一座龐大的知識(shí)寶藏，如果研究院內(nèi)每個(gè)人都能根據(jù)自己的需求不斷地從寶藏中挖掘和汲取，那么其產(chǎn)生的價(jià)值將是十分可觀的。在現(xiàn)代知識(shí)管理的理論中，企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)也需要重視起來。然而在所有知識(shí)管理的課題中，最重要也最困難的就是“知識(shí)共享”。那么為什么知識(shí)需要共享呢？其主要原因有：知識(shí)的共享能夠使組織績效指數(shù)增長。根據(jù)ArthurAnderson提出的知識(shí)增值的公式：K=(I+P)S其中K=Knowledge,I=Information,P=People,S=Share知識(shí)的共享能夠?qū)€(gè)人隱性知識(shí)外化為組織知識(shí)。知識(shí)的不共享會(huì)造成不必要的損失。網(wǎng)絡(luò)化的工作環(huán)境使得共享成為趨勢。一般來說，我們可以通過建立公共知識(shí)庫來達(dá)到知識(shí)共享的目的，而一個(gè)好的知識(shí)庫應(yīng)當(dāng)達(dá)到以下三個(gè)目標(biāo)：連貫性(Linkage):知識(shí)庫內(nèi)的各部分內(nèi)容之間應(yīng)當(dāng)有一定的關(guān)聯(lián)，這樣有助于對(duì)知識(shí)做有意義的連接和整合。靈活性(Flexibility):為了滿足企業(yè)不同的需要，知識(shí)庫的整體結(jié)構(gòu)必須有一定的靈活性。以用戶為中心(User-Oriented):在知識(shí)庫的設(shè)計(jì)過程中，都應(yīng)當(dāng)以用戶情況和需求為中心，符合用戶的使用習(xí)慣。在聽了源天專家關(guān)于知識(shí)共享的介紹之后，X院長意識(shí)到了問題所在，也下定決心要將研究院所

有的運(yùn)作項(xiàng)目管控起來，在全院上下進(jìn)行知識(shí)管理的改革。項(xiàng)目控制，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享電信行業(yè)在國內(nèi)尚且屬于相對(duì)壟斷的行業(yè)，對(duì)于M研究院來說，憑借自身的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)完全不會(huì)缺少項(xiàng)目和客戶，重要的是如何把以往的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和研究成果在院內(nèi)共享。源天專家為研究院設(shè)計(jì)完成一整套項(xiàng)目實(shí)施方案，其中主要包括了啟動(dòng)和初步調(diào)研，知識(shí)清點(diǎn)和梳理，系統(tǒng)實(shí)施及數(shù)據(jù)導(dǎo)入，培訓(xùn)與上線四個(gè)步驟（如下圖）。下面主要簡單介紹知識(shí)清點(diǎn)和梳理以及知識(shí)庫設(shè)計(jì)過程中的一些要點(diǎn)。?LlH?Wtt?|JMMH<Sdmu屮卯聰J,址|］中時(shí)川孟fJ)rtWfl|如;HHTj!?LlH?Wtt?|JMMH<Sdmu屮卯聰J,址|］中時(shí)川孟fJ)rtWfl|如;HHTj!廉餐也（4啡IK樓幾jww*m?Tr坤滬出理!*廿席刪吋上域:丄JV盤鼻器年眼按站坦徑fllzX新LJ詢.MUtkK^Vw*nnifi^^A作戈i虬Kt創(chuàng)帶vm?期訥印盒內(nèi)壽卅枠.ttfln^rTTJW■{viPPXbI丑■JL硏1?|仝x>!Mriq-rtiAM<業(yè)i菲Uli■即識(shí)側(cè)擁*序密誠輯討叫柯一XffiA+VM博就NMiUlMltiAillJtnfJ去呉畑課申JH.A,H?.■fflnirlWMTEliilL*.陽即處陽鼻哥0車幫引估用當(dāng)和履卷左JM由諒Mfel-4^-1IMLA4IIHM品*ft左北1WK取陽t*馬更駆甌齊吊縊皆理Mr屁崢lit廉ifc昭戶*■MlJ'-JHiNftMJft址忡護(hù)』M您的知識(shí)分類了嗎？源天專家在對(duì)研究院的知識(shí)進(jìn)行初步的整理之后，歸結(jié)起來主要有如下幾大類：科技管理部：300多個(gè)項(xiàng)目成果類知識(shí)各專業(yè)部門：300多個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的過程類專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)、靈感與創(chuàng)意、心得與體會(huì)外部專業(yè)類知識(shí)：不計(jì)其數(shù)的會(huì)議、培訓(xùn)、資料、報(bào)告、知識(shí)庫等外部情報(bào)類知識(shí)：不計(jì)其數(shù)的競爭對(duì)手情報(bào)、集團(tuán)最新動(dòng)態(tài)、國際趨勢等隨后面臨的首要問題是：如何對(duì)這么多紛繁復(fù)雜的知識(shí)進(jìn)行分類？源天專家又為源天專家又為M研究院設(shè)計(jì)完成了一套多維度的分類體系。即運(yùn)用分類學(xué)知識(shí)，使一篇文件可以屬于多個(gè)分類的方法。源天專家在具體地設(shè)定分類細(xì)目時(shí)，針對(duì)M研究院的實(shí)際情況還設(shè)計(jì)出了擴(kuò)展性，適用性，窮盡獨(dú)立，顆粒度適中等分類原則，來更好的輔助和指導(dǎo)知識(shí)文檔的分類共享下的知識(shí)安全然而知識(shí)共享也并不意味著企業(yè)知識(shí)完全的開放。因此，源天專家在知識(shí)庫中還為其設(shè)計(jì)完成了一套完善的權(quán)限體制。除了相應(yīng)的權(quán)限分配體制以外，為了滿足其跨部門文檔調(diào)閱的特殊需要，源天專家還為研究院設(shè)計(jì)完成了一套文檔查看申請(qǐng)和審批流程（如下圖），流程中結(jié)合了文檔的查看權(quán)限和安全級(jí)別實(shí)現(xiàn)高效的檢索和瀏覽介于研究院的信息量非常龐大，源天專家在研究院的信息系統(tǒng)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成了一套多維的檢索方式。這種檢索方式與文檔的多屬性結(jié)合起來，可以按照多種方式和組合條件檢索。系統(tǒng)具有三種不同形式的檢索方法：目錄方式，多維度屬性檢索方式和多條件檢索方式，以滿足不同部門中不同人員的不同需要。知識(shí)地圖和部門看板M研究院對(duì)于知識(shí)庫還有一些比較特殊的需求，例如研究院在對(duì)外介紹自身時(shí)，常常需要介紹某一領(lǐng)域內(nèi)的專家。由于研究院覆蓋的領(lǐng)域比較廣，專家比較多，因而這樣看似很簡單的操作卻往往會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。另外，研究院的各部門之間也缺乏溝通，常會(huì)發(fā)生的情況是，某一部門不清楚其他部門的項(xiàng)目狀況而導(dǎo)致科研“撞車”情況的出現(xiàn)。為了滿足研究院這兩個(gè)特殊的需求，源天專家設(shè)計(jì)完成了兩套工具：“專家目錄”和不清楚其他部門的項(xiàng)目狀況而導(dǎo)致科研“撞車”情況的出現(xiàn)。為了滿足研究院這兩個(gè)特殊的需求，源天專家設(shè)計(jì)完成了兩套工具：“專家目錄”和部門看板”“專家目錄”中列出了研究院里所有專家的名錄，根據(jù)專家所專注的領(lǐng)域進(jìn)行分類。點(diǎn)擊專家的名字，就會(huì)顯示該專家的各類基本信息和經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)，而且其項(xiàng)目經(jīng)歷是和知識(shí)庫相連接的，會(huì)隨著實(shí)際情況的變化而自動(dòng)更新（如上圖）。Hit計(jì)加璋金詁冶2(fid星rr工齊止iw■teTltiliii辿jEgjaixiiaa?21^3Jen*jTitim」口$12總V二H圣哋■jLFl右比左?4曲M口-JL曜炮匚！匚屮「嗣:口1圧??!B1鼻氐站生MWCDCJA常舉五A-山畀H；1-Di理it疋；￡聶ft他疋rW：1歲曲怦斷們?用科才舟?」IJHTI電豐血星*町算?上rAjixvif■.itnuFfuirwr*9“部門看板”的作用則是方便員工了解研究院中各部門的動(dòng)態(tài)。里面包含了各個(gè)部門的實(shí)時(shí)信息，如部門的工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目動(dòng)態(tài)等等。這里的信息是由知識(shí)庫里的文檔自動(dòng)生成的，能夠?qū)崟r(shí)地進(jìn)行更新（如上圖）。知識(shí)共享由優(yōu)秀的知識(shí)庫體現(xiàn)知識(shí)庫的建設(shè)工作對(duì)于知識(shí)共享而言同樣是非常重要的，只有一個(gè)好的知識(shí)庫才能給知識(shí)共享提供一個(gè)優(yōu)秀的平臺(tái)。源天專家在知識(shí)庫的建設(shè)過程中，包括今后的持續(xù)改進(jìn)過程中始終堅(jiān)持以下原則：知識(shí)管理“自上而下”，企業(yè)文化成為核心知識(shí)管理體系的建立首先需要高層領(lǐng)導(dǎo)的推動(dòng)支持，知識(shí)共享要真正發(fā)揮作用，隨后還需要依賴基層員工的努力和配合。知識(shí)管理的最高境界是使知識(shí)的共享成為員工工作的一種習(xí)慣和方式，是員工一種自覺的行為。要做到這一點(diǎn)就必須把知識(shí)共享的觀念深入到每個(gè)員工的頭腦中，而這種觀念的深入主要通過創(chuàng)造共享的企業(yè)文化來實(shí)現(xiàn)。源天專家不僅和企業(yè)高層管理人員進(jìn)行及時(shí)透明的溝通交流，同時(shí)也通過培訓(xùn)、調(diào)研、座談會(huì)等形式，注重對(duì)基層員工知識(shí)管理的滲透。制度準(zhǔn)繩，“大小通吃”任何一項(xiàng)變革和創(chuàng)新都必須制度化才可能持久并發(fā)揮作用，因此知識(shí)共享的革新也需要制度化。例如有的企業(yè)明文規(guī)定員工需要在知識(shí)庫中提交每天的工作日志和項(xiàng)目小結(jié)等等，這樣的話無論員工在企業(yè)中的職位是高是低，在制度上都保證了知識(shí)共享的順利進(jìn)行。知識(shí)安全，盡在掌握知識(shí)是企業(yè)最重要的資產(chǎn)之一，因此知識(shí)的安全性是很重要的。在目前的知識(shí)管理體系中，源天專家為角色和級(jí)別分別做了相應(yīng)的界定，“以人為本”，共同進(jìn)步知識(shí)共享中有一個(gè)難題是對(duì)于擁有核心競爭力的員工而言