文件管理控制程序文件

. .. .. .. .11/13榆樹莊園房地產(chǎn)開發(fā)文件治理把握程序

名目11213141133445555666577《記錄治理把握程序》7《檔案治理制度》7《業(yè)務(wù)體系檔案治理制度》7《信息化治理制度》7《制度》767《文件發(fā)放回收登記表》7《文件借閱登記表》7《受控文件清單》7《文件更改記錄》71、目的評審、更改、使用、回收的把握方法和外部文件的接收、辨識、批準(zhǔn)、發(fā)放、更的把握方件。2、適用圍的治理。3、職責(zé)與權(quán)限收、登記、傳閱等,同時負責(zé)公司治理體系文件的歸檔治理,以及電子信息系統(tǒng)的治理。各部門負責(zé)編制本部門治理方法、技術(shù)規(guī)、作業(yè)文件、打算方案和外來文件的收集、核準(zhǔn)和編號把握。發(fā)放。4、工作程序文件的分類、分級及編號依據(jù)編制的主體、容和形式的不同,公司文件分為如下幾種類型：各種記錄、表格等；技術(shù)類文件：企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計文件、圖紙、工藝文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；依據(jù)文件的重要程度、適用圍,公司文件分為如下幾級：一級文件：公司運營層面的主要治理文件,包括人事治理制度、選購治理制度、質(zhì)量. .. .. .. .2/13治理手冊、程序文件等；解。包括：流程文件、治理規(guī)定、方法等；準(zhǔn),以到達預(yù)期成果。包括：作業(yè)指導(dǎo)書、指引等。文件編號規(guī)章治理類文件編號Q/YK-M手冊“榆開“縮寫Q/YK-P-xx治理挨次號其他治理類文件：Q/YK-**-##-xx程序文件挨次號類別簡寫：序號 類別 編號序號 類別編號1 制度 ZD5 指引ZY2 流程 LC6 記錄JL3 方法 BF7 規(guī)定GD4 作業(yè)指導(dǎo)書 SOP8 操作規(guī)程GC部門簡寫：序號部門編號序號部門編號1總經(jīng)辦ZB7戰(zhàn)略進展部ZL2行政部XZ8財務(wù)部CW3企劃部QH9前期開發(fā)部KF4后勤效勞中心HQ10規(guī)劃設(shè)計部SJ5企業(yè)運營治理部QG11合約預(yù)算部HY6人力資源部YZ12工程治理部GC技術(shù)類文件編號：J/YK-**-##-xx類別部門技術(shù)外來文件不再進展編號,以其原知名稱和序號為識別標(biāo)識文件的編寫治理手冊、程序文件由企業(yè)運營治理部負責(zé)組織編寫；后的文件及電子文件報企業(yè)運營治理部備案；司實際狀況。文件的審核與批準(zhǔn)一級文件的審批a核→總經(jīng)理批準(zhǔn)公布；二級文件的審批文件編制部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核→企業(yè)運營治理部審核→總經(jīng)理批準(zhǔn)公布；三級文件的審批文件編制部門經(jīng)理審核→分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)公司發(fā)文由行政中心初審,總經(jīng)理批準(zhǔn)公布。文件的發(fā)放治理手冊、程序文件由治理者代表確定發(fā)放圍和受控狀態(tài)；圍發(fā)放文件；其他文件由各部門依據(jù)文件性質(zhì)確定發(fā)放圍和受控狀態(tài),并予以發(fā)放,確保崗位、部門都能得到有關(guān)文件的有效版本；文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放回收登記表》上簽名領(lǐng)取注有分發(fā)號和加蓋“受控“印章的文件。每份文件都有不同的分發(fā)號,便于追溯；“受控“印章的復(fù)印件,一經(jīng)覺察馬上收回銷毀；當(dāng)文件使用人的文件破損嚴峻,影響使用時,應(yīng)到文件治理部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補發(fā)文件,文件的分發(fā)號仍沿用原文件分發(fā)號,文件治理員將破損文件銷毀；當(dāng)文件使用人將文件喪失后,應(yīng)辦理申請領(lǐng)用手續(xù),但必需在領(lǐng)用申請中作出說明,文件治理員在補發(fā)文件時應(yīng)給與的分發(fā)號,并注明喪失文件的分發(fā)號作廢,必要時將作廢文件的分發(fā)號通知各部門；文件發(fā)放可承受印刷公布、公司部網(wǎng)公布等一種或多種形式。文件評審對質(zhì)量治理體系的文件應(yīng)組織評審,確保文件持續(xù)適宜；文件的評審每年至少一次,特別狀況單獨評審；評審方式承受會議評審〔治理評審會、專題會等、表格傳遞、現(xiàn)場觀測等；評審。依據(jù)治理評審結(jié)果由治理者代表組織對手冊、程序文件、流程、制度不適宜處進展修訂；各部門每年應(yīng)依據(jù)法規(guī)的變化,組織機構(gòu)、崗位的變化,文件使用中反響的問題等等,同時更改受控文件清單,并報行政中心備案。文件的更改規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等變化等狀況下,覺察現(xiàn)行文件確有不適宜時,應(yīng)對相應(yīng)文件進展更改；凡需要更改的文件,由原起草部門提出修改意見,經(jīng)原審批部門審批同意后執(zhí)行。需要相關(guān)部門會簽的,原部門需供給審批所依據(jù)的背景資料；治理手冊的修改由企業(yè)運營治理部組織進展,總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件的修改,由執(zhí)行部門提出意見并制定修改草案,企業(yè)運營治理部審核,治理者代表批準(zhǔn)；其他文件的修改由原起草部門進展修改,報企業(yè)運營治理部備案；文件更改時,與更改文件有關(guān)的全部文件必需同時修改并加以標(biāo)識,在更改的條款或相的文件,同時收回作廢的舊文件交由責(zé)任部門銷毀,以保證更改后文件的；文件的更改狀態(tài)的版次由字母和阿拉伯?dāng)?shù)字表示。初版為A/0,改版依次遞增阿拉伯?dāng)?shù)字。文0到3時或文件需要大幅度的更改時應(yīng)進展字母換版,換發(fā)字母AZ。文件的回收、作廢、銷毀作廢的受控文件,由文件歸口治理部門按《文件發(fā)放回收登記表》的發(fā)放圍收回并記錄,毀依據(jù)《檔案治理制度》執(zhí)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。文件的治理和歸檔各部門應(yīng)編制受控文件清單,對受控文件進展把握。各部門接收到有效文件后,應(yīng)準(zhǔn)時將文件列入受控文件清單。各部門負責(zé)本部門使用的體系文件的保管,并有固定場所放置；文件治理、歸檔、移交依據(jù)《檔案治理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。需臨時借閱文件的人員,填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)文件歸口治理部門負責(zé)人按規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)后,方可借閱。歸檔文件的借閱依據(jù)《檔案治理制度》執(zhí)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。外來文件的把握直接引用的各類外來文件,由文件歸口治理部門主管經(jīng)理批準(zhǔn)前方可使用,文件發(fā)放治理4.44.7各部門的需要程度復(fù)制分發(fā)或在公司部網(wǎng)上公布,并準(zhǔn)時更換非有效版本；使用的各種外來標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、法規(guī)等文件,非有效版本應(yīng)標(biāo)識,防止誤用。電子文件的治理當(dāng)文件的發(fā)放以電子版發(fā)放為主要方式,紙版發(fā)放可作為電子版的一種補充；文件及各種文件清單承受在部網(wǎng)〔Intranet上公布的形式后,全部文件及清單應(yīng)以部網(wǎng)〔Intranet上公布的為準(zhǔn),也可使用光盤形式進展補充發(fā)放；為了保持文件的全都性,使其處于受控狀態(tài),公布的電子版文件應(yīng)盡量承受不行修改的文件格式〔如：PDF部網(wǎng)〔Intranet上公布的文件應(yīng)設(shè)訪問和修改權(quán)限；Intranet員；在部網(wǎng)〔Intranet并且發(fā)放快捷；以光盤形式發(fā)放時,光盤應(yīng)設(shè)為只讀方式。發(fā)放把握參照紙版進展；4.10.8工程檔案文件的治理生的與工程建設(shè)相關(guān)文件的總稱。工程類文件的編寫、審批、發(fā)放、作廢、歸檔、移交、借閱,以及工程類外來文件的治理依據(jù)《業(yè)務(wù)體系檔案治理制度》的規(guī)定辦理。公司公文的治理公司公文的治理參照《公司公文收發(fā)治理制度》執(zhí)行。5、相關(guān)文件《治理手冊》《記錄治理把握程序》《檔案治理制度》《業(yè)務(wù)體系檔案治理制度》《信息化治理制度》《制度》6、記錄《文件發(fā)放回收登記表》《文件借閱登記表》《受控文件清單》《文件更改記錄》. .. .. .. .1/13附件1：

文件發(fā)放回收登記表

編號：文件