PD12-TC02 技術(shù)文件管理辦法

技術(shù)文件管理辦法版本狀態(tài)記載版次實施日期更改單號更改原因編制審核批準(zhǔn)A/02017.08.01//王彩艷洪杰勝姚春峰1目的明確技術(shù)文件的歸檔、更改、銷毀等作業(yè)程序，確保各部門的技術(shù)文件均為有效版本，更好地為產(chǎn)品開發(fā)、改進、生產(chǎn)和銷售服務(wù)。2適用范圍與技術(shù)文件相關(guān)的所有部門。3職責(zé)技術(shù)文件由綜合管理部資料室資料員統(tǒng)一管理。各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件的編制、收集、歸檔等工作。各部門確定相應(yīng)的兼職資料員,負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件的管理工作。4內(nèi)容4.1技術(shù)文件的定義本辦法所稱的技術(shù)文件是指：公司的產(chǎn)品圖紙、各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)檔案等與產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)資料。4.2技術(shù)文件的歸檔與發(fā)放程序4.2.1所有的技術(shù)文件必須簽批完善，方可辦理歸檔手續(xù)。4.2.2技術(shù)文件送綜合管理部資料室前若有電子文檔的，必須先在文員處進行電子版歸檔。4.2.3技術(shù)文件送綜合管理部資料室歸檔時，資料員必須認(rèn)真填寫《文件接收記錄》，需要下發(fā)的文件由送達人員注明技術(shù)文件的發(fā)放范圍。4.2.4綜合管理部資料室收到技術(shù)文件后蓋“存檔”印章，需要下發(fā)的文件根據(jù)第4.2.2項中注明的發(fā)放范圍，加蓋“受控”或“試制”印章，填寫分發(fā)號發(fā)放技術(shù)文件，并做好《文件發(fā)放/回收記錄》。4.2.5發(fā)給外協(xié)廠家的技術(shù)文件必須由綜合管理部加蓋“外協(xié)、”章。4.3技術(shù)文件的更改程序4.3.1技術(shù)文件的更改由綜合管理部資料室根據(jù)技術(shù)文件編制部門擬定的《技術(shù)通知單》進行更改（電子版技術(shù)文件由文員更改），并要求不能出現(xiàn)先更改后下達《技術(shù)通知單》的情況。技術(shù)文件的更改應(yīng)該嚴(yán)格根據(jù)《技術(shù)通知單》的要求，不得私自增減。4.3.3提供到外協(xié)廠家的技術(shù)文件，文控下發(fā)《技術(shù)通知單》并附更改后的技術(shù)文件，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)通知各外協(xié)廠家。4.4更改方法4.4.1在更改前，必須在技術(shù)文件的標(biāo)題欄中依次填寫標(biāo)記、處數(shù)、更改文件號、簽字、日期。4.4.2更改標(biāo)記可根據(jù)更改順序，按照英文字母的順序依次用符號④、⑥、?……表示；處數(shù)則根據(jù)《技術(shù)通知單》的要求，是幾處填幾處，要求換頁的直接注明“換頁”;更改文件號是《技術(shù)通知單》編號；簽字由更改人填寫并注明更改日期。4.4.3在靠近更改部位寫上更改標(biāo)記，將需要更改的尺寸、文字、圖形用細(xì)線劃掉（被劃掉的部位應(yīng)能清楚地看出未更改前的情況），然后填注新的更改內(nèi)容。4.4.4同一編號的技術(shù)文件、同一次更改，無論更改多少處，均應(yīng)使用同一更改標(biāo)記，更改兩處（含）以上的，可在字母的右下方依次加1、2、3.....注明。4.4.5試制產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)文件不需正式下發(fā)，但必須有兩人以上的簽字方可進行試制，并且驗證尺寸過程中可由技術(shù)人員直接劃改。4.5技術(shù)文件作廢4.5.1《技術(shù)通知單》中注明換頁及作廢的技術(shù)文件，由綜合管理部資料室收回并加蓋“作廢”印章；對仍有繼續(xù)利用價值或備查的技術(shù)文件加蓋“保留”印章并保存原件。4.5.2發(fā)到外協(xié)廠家的，原則上由生產(chǎn)部供應(yīng)組收回作廢文件。4.6技術(shù)文件的銷毀技術(shù)文件的銷毀嚴(yán)格執(zhí)行《文件化信息過程文件》相關(guān)規(guī)定。4.7技術(shù)文件的借閱各部門借閱技術(shù)文件時，需填寫《文件/記錄借閱（借出）登記》。正常業(yè)務(wù)所需單份技術(shù)文件由借閱人申請，所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)方可實施；成套產(chǎn)品圖紙或其他重要技術(shù)文件的借閱由借閱人申請，部門經(jīng)理審核、管理者代表批準(zhǔn)后方可實施。4.8技術(shù)文件的申領(lǐng)4.8.1技術(shù)文件的正常損壞期為兩年，正常損壞期內(nèi)丟失、損壞技術(shù)文件根據(jù)相關(guān)規(guī)定追究使用人責(zé)任，其中生產(chǎn)一線圖紙的更新可參照其具體使用頻次而定。技術(shù)文件的更換或補發(fā)由使用所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)，到資料室交舊領(lǐng)新。4.8.2新增外協(xié)廠家需要資料室另行準(zhǔn)備技術(shù)文件時，填寫《文件發(fā)放（補發(fā)）申請表》,并依據(jù)技術(shù)文件重要程度履行審批流程批準(zhǔn)后，到資料室領(lǐng)取。4.8.3需要電子版技術(shù)文件時，執(zhí)行以上程序在文員處獲取。4.8.4當(dāng)技術(shù)文件的電子版和紙質(zhì)文本不一致時，以資料室存檔的紙質(zhì)文本為準(zhǔn)。4.8.5綜合管理部對各部門技術(shù)