會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)課件

會務(wù)接待工作中注意事項與案例分析會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)會務(wù)工作是任何一個會議取得成功的基礎(chǔ)和保障。會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的。所以制定一個會議的接待方案對會務(wù)的會前準(zhǔn)備來說，是非常重要的。(會務(wù)接待工作是圍繞會議和接待活動全過程、全方位工作而開展的一系列參謀性、協(xié)調(diào)性和事務(wù)性的服務(wù)工作，包括會務(wù)接待安排、相關(guān)協(xié)調(diào)、會前準(zhǔn)備、現(xiàn)場服務(wù)和決定事項的落實等，具體工作紛繁復(fù)雜、面面俱到，任何一個方面、一個環(huán)節(jié)有所忽視或考慮不周，都可能造成混亂，甚至有可能導(dǎo)致會務(wù)接待工作無法進(jìn)行。因此，科學(xué)確立標(biāo)準(zhǔn)化流程，能全面規(guī)范地搞好各項準(zhǔn)備工作，有序推進(jìn)會議和接待活動，有效避免和減少會務(wù)接待工作中的失誤。)會務(wù)工作可以在自己的工作范圍內(nèi)發(fā)揮其主動性和創(chuàng)新性。（例如：天氣提示、接站短信、房簽問候卡……）會務(wù)工作

會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)人一、按流程環(huán)節(jié)分解任務(wù)，確保責(zé)任到位。根據(jù)會議和接待活動的規(guī)模大小確立具體負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，把標(biāo)準(zhǔn)化流程中的各項任務(wù)具體分解到每一個人，把責(zé)任落實到每一個人，不留死角，不留空檔。

二、按流程要求完成任務(wù)，確保落實到位。任務(wù)分工明確以后，責(zé)任人按照標(biāo)準(zhǔn)化流程各項任務(wù)的要求嚴(yán)格實施，防止走樣。

三、按流程標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)籌兼顧，確保協(xié)調(diào)到位。由于標(biāo)準(zhǔn)化流程環(huán)節(jié)較多，要求精細(xì)，各責(zé)任人和各相關(guān)部門可能出現(xiàn)工作脫節(jié)，對突發(fā)性事件和臨時性事件缺乏應(yīng)變能力和解決辦法。因此，在按標(biāo)準(zhǔn)化流程實施的過程中，必須加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)人應(yīng)督查各項流程各項細(xì)節(jié)是否到位，及時組織相關(guān)人員相互合作、查漏補缺，對沒有到位的流程事項緊急處理，靈活安排。同時要與會議相關(guān)部門保持密切聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)和協(xié)調(diào)解決在準(zhǔn)備、進(jìn)行過程中的各種問題和矛盾。必要時要制訂相關(guān)應(yīng)急預(yù)案，以確保工作人員在遇到重大突發(fā)性事件和臨時性變動時能夠處變不驚。

會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)人案例1：協(xié)調(diào)人不見了案例2：會務(wù)人員新人－不認(rèn)識案例3：安排有變不更新案例4：默認(rèn)了軟臥綜管辦……人力資源行政后勤市場部承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外

溝通協(xié)調(diào)能力強

協(xié)作意識好

應(yīng)變能力強

認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)回執(zhí)匯總訂房、接機、訂票、訂餐……抵達(dá)回執(zhí)匯總姓名性別機構(gòu)聯(lián)系方式抵達(dá)日期航班/車次起始地抵達(dá)時間備注

返程回執(zhí)匯總姓名性別機構(gòu)聯(lián)系方式返程日期航班/車次起始地起飛時間備注

會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)費用申報項目天數(shù)數(shù)量單價合計住宿費行政單間

行政標(biāo)間

交通費

會務(wù)資料

茶歇

餐費11月26日晚餐

11月27日午餐

11月27日晚餐

其他

合計

會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)訂房間依據(jù)回執(zhí)訂房間；交通因素--早到晚走

案例：房訂1天-重新登記換房間標(biāo)間(到達(dá)順序)；單間補差價費用標(biāo)準(zhǔn)看房間條件（味道，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備……）案例1：房間無桌子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)案例2：搬（麗江）賓館提前訂--同事身份證--拿房卡寫姓名

案例1：到了等房間；12點退房--7點到--提前通知老師

案例2：同事身份證保密領(lǐng)導(dǎo)樓層分開 案例：隔壁房簽-免費的礦泉水-水果會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備、資料條幅（室內(nèi)、室外）歡迎指示牌桌簽會議議程、文具（一支筆幾張紙即可） 案例：會務(wù)資料960元錄音錄像設(shè)備（確保電力充足）、接線板投影調(diào)試會議室，桌椅擺放①主席臺的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場內(nèi)其他人員的座次安排：橫排法、豎排法、左右排列法。會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)茶歇、訂餐茶歇-請保留超市小票提前訂餐訂位 案例：火車過去無早飯，賓館吃，人均標(biāo)準(zhǔn)早到晚走會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)中餐餐飲座次

主墻

主1客1客2主2主3客3客4主4主5秘書或助理女主人主桌1#桌2#桌3#桌4#桌會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)中餐桌次

②①③

①

②③⑦⑤④⑥⑧

④

⑤

④⑤

②①

③

⑥⑦會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)接機/接站降落前發(fā)短信接機牌—新東方標(biāo)接多人--等（最好不要超過半個小時）租車、打車議程、講座安排會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)團隊建設(shè)提前踩點--訂餐……行程路線--司機會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)接待方案提前發(fā)郵件案例：講座出發(fā)前，不知道自己是否有講座，哪兒？受眾？誰搭？會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)提交回執(zhí)按時完整提交案例1：會開始了沒到，會沒結(jié)束走了案例2：接--無信息會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)提交報告、PPT如何使加了圖片的OFFICE文件變小TIPS：PPT文件過大的解決辦法（適用于所有OFFICE文件）

PPT中由于包含很多圖片，往往有幾M甚至幾十M，無法通過郵件發(fā)送?？梢园裀PT文件打開后，在任一圖片上點右鍵，選擇“顯示圖片工具欄”，然后點如下圖1所示的壓縮圖片按鈕。在出現(xiàn)的工作框里選擇應(yīng)用于“文檔中的所有圖片”和更改分辨率為“Web/屏幕”，然后選確定。這個操作可以大大壓縮圖片過多的PPT文件的大小。會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)會務(wù)協(xié)調(diào)提前訂機票，訂不到--訂好了，請假不去提前到會場--會前必須要做的基礎(chǔ)性工作 案例：錄音、電腦－答應(yīng)－無；文具會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)講座主持-講座老師溝通 案例：介紹錯誤訂快餐 案例：沒飯吃協(xié)調(diào)車 案例：打車串場--距離；講座時間 案例：40分鐘、公車會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)會中協(xié)調(diào)各種短信叫醒-提前40分鐘調(diào)整房間點菜 案例：眾口難調(diào)－？合影544455444445544421344451-主人2-主賓3-第二主賓4-客方人員（或主客插排）5-主方人員會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)費用結(jié)算發(fā)票抬頭：廣東啟德教育服務(wù)有限公司會議相關(guān)費用--集團；其他--學(xué)校；快餐--學(xué)校費用控制： 案例1：2人講座—快餐費 案例2：相關(guān)費用會議結(jié)束當(dāng)天早退房會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)送行提前換登機牌會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)紀(jì)要插入對象

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顯示為圖標(biāo)PDF會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)理解、溝通案例1：生氣案例2：接待郵件共同的目標(biāo)互相幫助、互相關(guān)心會務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)建議 由于會務(wù)接待工作靈活多樣，會務(wù)接待工作中有很多意想不到的情況發(fā)生，所以標(biāo)準(zhǔn)化流程的實施也需要不斷完善和改進(jìn)，確保會務(wù)和接待工作高效優(yōu)質(zhì)。在具體工作中還需做好三個方面的工作：

一、及時總結(jié)。每一次按照標(biāo)準(zhǔn)化流程完成會務(wù)接待工作后，及時做好了資料歸檔和工作小結(jié)。認(rèn)真總結(jié)成績，查找問題，特別是對領(lǐng)導(dǎo)的指示精神要認(rèn)真思考，反復(fù)領(lǐng)悟，不斷提高服務(wù)水平。

二、