高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)課件

高效會議管理高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)課程目的

一、了解會議常有的缺點和會議的種類二、掌握會前、會中、會后進(jìn)行的要領(lǐng)和原則

三、培養(yǎng)主管主持高效率會議所具備的能力

高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)目錄

一、權(quán)威統(tǒng)計（會議的成本）二、會議的意義三、會議的五項功能四、會議的目的五、高效率會議的管理技巧六、關(guān)于會議頻率的建議七、會議的分類八、公司會議規(guī)劃舉例

高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)一、權(quán)威統(tǒng)計一個大型企業(yè)的主管一年有60%的時間在開會（約30%參加上級部門的會議，30%參加本部門會議）；每年召開的會議約240個；每年會議成本達(dá)3500萬元！高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)1．直接成本—工資、租場地,多媒體設(shè)備,差旅費,食宿費,文件復(fù)印費等)。2.間接成本—機(jī)器設(shè)備的折舊、因為會議而導(dǎo)致的加班3.機(jī)會損失成本(如:不及時處理客戶投訴,不能及時解決本職工作范圍內(nèi)的突發(fā)事件而造成的損失等)。

會議的成本高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)二、會議的意義集思廣益的渠道,很多高水準(zhǔn)創(chuàng)意,都是相互碰撞出來的

顯示一個組織或部門的存在群體溝通的方式高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)三、會議的五項功能

會議是指兩個或兩個以上的人(其中一個為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對面的多向溝通。其特定功能，即指下列五項功能中的某一項或某幾項：①提供信息；②匯集信息；③解決問題；④宣傳政策；⑤培育訓(xùn)練。高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)1．開展有效的溝通2．資訊傳達(dá)3．監(jiān)督員工的工作進(jìn)展4．達(dá)成協(xié)議,解決問題5．決策和資源共享6．開發(fā)創(chuàng)意7．激勵員工士氣8．鞏固經(jīng)理人的地位四、會議的目的高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)思考題想一想討論三分鐘會議為什么沒有實效?高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)

1.會議前的原因

1.欠缺目標(biāo)。2.目標(biāo)不明確。3.欠缺議程。4.與會人選不當(dāng)(與會者太多或與會者太少)。5.會議時間不當(dāng)(周一早上或周五下午)。6.開會通知時間不當(dāng)(太早通知開會或太晚通知開會)。7.開會通知內(nèi)容欠周詳。高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)

1.會議前的原因(續(xù))

8.會議地點不當(dāng)。9.會議場地設(shè)備欠佳。10.與會者無準(zhǔn)備而來。11.未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當(dāng)。12.會議不能準(zhǔn)時開始。13.會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩。14.向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。

高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)2.會議中的原因1.從事交誼活動。2.外界干擾。3.與會者發(fā)言離題。4.主席出難題。5.讓沒有必要留在會場的人員留在會場。6.猶豫不決。7.資料不充足，卻貿(mào)然決策。8.少數(shù)人壟斷會議。高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)2.會議中的原因(續(xù))9.與會者之間交頭接耳。10.與會者不表明真正感受或意見。11.與會者之間爭論。12.與會者與主席爭論。13.視聽器材發(fā)生故障。14.與會者欠缺熱心。15.會議超出預(yù)定時間。16.主席未能總結(jié)會議成果。高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)3.會議后的原因1.欠缺會議記錄。2.不能對決議事項進(jìn)行追蹤。3.不能對會議成敗得失進(jìn)行檢討。4.不能及時解散已實現(xiàn)任務(wù)的臨時性委員會或工作小組。5.與會者對會議感到不滿。

高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)練習(xí)題

12月16日,客戶將50個樣品速遞到新華公司后,要求新華公司盡快按照樣品的形狀生產(chǎn)1000萬產(chǎn)品,并于2月26日交貨.公司接到如此大的訂單有喜有憂,喜的是這筆訂單完成交貨后可以為公司帶來800萬元的利潤.憂的是:

在短短的10天內(nèi)做不出1000萬產(chǎn)品,總經(jīng)理召集各部門主管開會,要求業(yè)務(wù),生管,制造,品管,研發(fā),采購,工程等部門全力配合,完成生產(chǎn)任務(wù)和準(zhǔn)時交貨.請問:假如你是總經(jīng)理,你打算如何召開這次會議?高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)六、高效率的會議管理技巧會前：會前準(zhǔn)備工作要想經(jīng)營成功的會議，必須要有周全的會前準(zhǔn)備工作。很多會議因為缺乏充分的會前準(zhǔn)備工作，才導(dǎo)致低質(zhì)量的討論過程。

會中：議事過程是會議的主體及核心部分，此部分在無特殊情況下應(yīng)盡量按照事先的議程安排進(jìn)行，以保證會議的高效率進(jìn)行。

會后：決議追蹤會議結(jié)束后各與會者應(yīng)執(zhí)行主席在會中所分派的工作，并作成簡報反饋給主席或在下一次會議中進(jìn)行匯報。高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)1.會前準(zhǔn)備清單開會目的是否清楚；決定與會者名單；決定由誰來擔(dān)任會議主席與會議記錄者；決定會議時間、長度與會議地點；準(zhǔn)備好會議所需輔助設(shè)備；決定哪些與會者該做簡報與何時做；暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項，并把議程事先發(fā)給與會者；分發(fā)開會通知。切記:會前準(zhǔn)備失敗了,就意味著準(zhǔn)備失敗!高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)時間:12月16日上午11點地點:公司大會議室1、（11：00）任命一位會議主席2、（11：10）為缺席致歉3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄4、（11：30）上次會議提出的事項5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜

（12：00）會間休息6、（12：15）財務(wù)事項7、（12：45）特別事宜8、（13：15）下次會議細(xì)節(jié)例:會議議程高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)

(1)會議人員依目的而定，盡是減少參加人數(shù)

（5~12人為宜），明確會議目的。(2)事先分送議程、議題或草案，以使參加人員

有所準(zhǔn)備。(3)出席率管制及遲到之管制，代理人應(yīng)盡避免。(4)選定最適當(dāng)?shù)臅r間、日期、地點（場所）。

(5)主席預(yù)估會議可能的狀況及結(jié)果。(6)個人接觸之應(yīng)用（會前之溝通）。

(7)指定專人記錄和簽到。(8)主席報告本議案和與會人員之關(guān)系，及回應(yīng)會中應(yīng)決定的問題。2．會議前的要領(lǐng)高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)

(1)準(zhǔn)時開會，準(zhǔn)時散會。(2)遵守制度，避免離席。

(3)會議目的，人人清楚。

(4)充分參與，全員發(fā)言。

(5)發(fā)表意見，條理清楚。

(6)不推責(zé)任，不誹他人。

(7)發(fā)生爭辯，設(shè)法緩和。3．會議進(jìn)行中的要領(lǐng)

高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)(8)

掌握議程，按部就班。(9)集中主題，不談廢話。(10時間太長，中途休息。(11)集中精力，減少走動。(12)相關(guān)事項，作好記錄。(13)議題結(jié)論，復(fù)述一遍。(14)達(dá)成共議，分配工作。3．會議進(jìn)行中的要領(lǐng)(續(xù))高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)4.會議參考流程導(dǎo)言：

主席開場白討論過程：理清問題所在并整理出頭緒，找到相應(yīng)對策并達(dá)成共識。1、找出并分析問題的原因：分別是（1）…（2）…（3）……

（主席確認(rèn)以上原因各與會者都無異議，再進(jìn)行下一步驟）。2、商討并列出可能的對策：分別是（1）…（2）…（3）……

（主席確認(rèn)以上原因都已詳細(xì)討論，再進(jìn)行下一步驟）。3、比較第二步所列對策，對其進(jìn)行評估，看何者最符合原議事目標(biāo)，并達(dá)成決議、確定對策（1）…（2）…（3）……結(jié)論：

1、請會議記錄者重述已達(dá)成的決議；

2、詢問與會者有無異議；

3、確認(rèn)工作分配完成并已記錄妥當(dāng)。高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)5.主席的幾大職責(zé)1、營造和諧的氣氛；2、控制討論方向，使會議照議程進(jìn)行；3、正確總結(jié)各段落或議題的討論內(nèi)容；4、引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言；5、尊重少數(shù)人的意見，避免會中意見一邊倒的情況；6、減少與議題無關(guān)的爭辯與討論；高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)A6.控制會議---讀出消極信號BCA高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)A6.控制會議---讀出消極信號(續(xù))對抗嚴(yán)重混亂高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)借口設(shè)伏6.控制會議---讀出消極信號(續(xù))高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)6.控制會議---識別積極信號(續(xù))高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)6.控制會議---意外情況處理高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)1.愛講故事的發(fā)言者；2.如何面對“攻擊他人”的參會者；3.“防衛(wèi)心理強(qiáng)”的參會者；4.愛唱“反調(diào)”的參會者；5.游離在“會議”之外的參會者。高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對沖突的時候，處理人往往以個人意志為主，馬上獨立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。遷就型。遷就型就是一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型?；乇苄??；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)9.給與會者的幾個建議1、發(fā)言內(nèi)容要有組織2、適時發(fā)言3、一次只討論一個要點4、口齒清晰、陳述有力5、讓證據(jù)說話6、仔細(xì)傾聽他人討論7、避免不當(dāng)?shù)闹w語言高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)(1)盡快編寫會議記錄，分送與會人員及有關(guān)單位。

(2)記錄力求減要，設(shè)計一定的格式，項目包括：會議名稱、記錄時間、地點、主席、出席人員、報告事項、討論事項、決議事項及工作分配、負(fù)責(zé)人員、完成期限，上次會議決議執(zhí)行追蹤結(jié)果。

(3)會議之追蹤下次會議先提出討論或進(jìn)度報告平時或定時追蹤10.會議后的進(jìn)行要領(lǐng)高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)11.給會議記錄的幾點建議1、重要的會議應(yīng)錄音下來，使整理會議時有據(jù)可循；2、除非有必要，定期招開的會議通常不用錄音。因花費時間錄下的詳細(xì)內(nèi)容，可能毫無用武之地；3、大多數(shù)會議都應(yīng)指定一位會議記錄者。主席最好不要兼職此工作，而最好由與會者輪流擔(dān)任；4、會議記錄者最好有一定的語言組織能力，使筆記流 暢，易于了解，同時不失真；5、會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁紙的長度；6、會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄錯誤的部分；7、將整理好的會議記錄分發(fā)給各與會者。高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)六、關(guān)于會議頻率的建議

固定部門會議至少每月一次全體的會議建議每半年一次處理突發(fā)事件會議避免頻繁一對一的會議可以隨時舉行高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)思考題(各組討論)請問:如何判斷是否需要開會?高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)不需要開會的情況已經(jīng)按慣例開過的會議沒有要特別討論的事項還有比開會更好的方法決策者已經(jīng)決定的事情高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)七、會議分類聯(lián)絡(luò)型會議匯報型會議達(dá)成決議或解決問題型會議問答式會議教育、演講型會議高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)經(jīng)理聯(lián)絡(luò)會主管聯(lián)絡(luò)會部門內(nèi)聯(lián)絡(luò)會班長聯(lián)絡(luò)會早會匯報型會議：周會月度總結(jié)會品質(zhì)管理會評審型會議：質(zhì)量管理體系評審會產(chǎn)品認(rèn)證會教育型會議：TPM（全面生產(chǎn)管理）指導(dǎo)會TPM專題教育全員教育專題型教育達(dá)成決議或解決問題型會議：缺點改善討論會QC小組研討會新產(chǎn)品開發(fā)研討會九、會議明細(xì)與舉例聯(lián)絡(luò)型會議：高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)1、會議舉例---經(jīng)營會議

項目會議名稱

主

席

參加人員

時間會議議程及大綱1經(jīng)營會議

總經(jīng)理

經(jīng)理級以上

二次／月09/0409/2510/910/2311/0611/2012/1112/26pm14：0016：00

1．主席報告：公司動態(tài)客訴&品質(zhì)異常專案進(jìn)度上次會議執(zhí)行進(jìn)度2．各單位報告：部門績效異常說明,部門協(xié)調(diào)3．主席說明及指示4．討論5．決議6．臨時任務(wù)7．上級指導(dǎo)

8．散會

高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)2、會議舉例---部門會議項目會議名稱

主

席

參加人員

時間會議議程及大綱2部門會議部門負(fù)責(zé)人

1．廠部班長級以上2．間接部門：全員1．每周三pm16：0017：00

1．主席報告：公司&部門動態(tài)客訴&品質(zhì)異常、專項進(jìn)度上次會議執(zhí)行進(jìn)度2．各單位報告：單位績效、異常說明、單位協(xié)調(diào)3．主席說明及指示4．討論5．決議

6．會議工作分配7．上級指導(dǎo)

8．散會

銷售中心所有人員每周六pm15：3017：00

XX部門所有人員

每周一pm09：0010：30

高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)3、會議舉例---產(chǎn)銷會議項目會議名稱

主

席

參加人員

時間會議議程及大綱3產(chǎn)銷會議

總經(jīng)理

業(yè)務(wù)，資材生產(chǎn)等部門負(fù)責(zé)人以上人員或相關(guān)人員

每月12日pm13：0015：00

1．主席報告：產(chǎn)銷營運狀況重點方針2．業(yè)務(wù)報告：市場狀況趨勢銷貨報告、未來接單及月計劃3．生管報告：過去產(chǎn)能與負(fù)載、未來產(chǎn)能與負(fù)載4．討論

5．決議6．臨時任務(wù)7．上級指導(dǎo)

8．散會高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)4、會議舉例---生產(chǎn)協(xié)調(diào)會項目會議名稱

主

席

參加人員

時間會議議程及大綱4生產(chǎn)協(xié)調(diào)

資材負(fù)責(zé)人生管，采購物料負(fù)責(zé)人員每周三pm15：3016：40

1．主席報告：本周進(jìn)度檢討本周下周動態(tài)資訊下周生產(chǎn)計劃2．各單位協(xié)調(diào)事項異?；蚱渌庖娺M(jìn)度&負(fù)載3．討論

4．決議

5．臨時任務(wù)6．上級指導(dǎo)

7．散會

高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)5、會議舉例---品管月會項目會議名稱

主

席

參加人員

時間會議議程及大綱5品質(zhì)月會

品管負(fù)責(zé)人服務(wù)，業(yè)務(wù)制造，品管一次／月pm13：0015：0009/0810/1311/0912/08

1．主席報告：本周進(jìn)度檢討2．服務(wù)報告：服務(wù)案件異常說明3．製造報告：製造中異常說明4．品質(zhì)改善、討論案5．決議高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)6、會議舉例---全公司早會項目會議名稱

主

席

參加人員

時間會議議程及大綱6公司早會

總經(jīng)理全體人員一次／月

1．5S運動&整理整頓頒獎2．上月銷貨，生產(chǎn)入庫達(dá)成率報告3．本月銷貨，生產(chǎn)入庫目標(biāo)報告4．公司制度宣導(dǎo)或?qū)ｎ}報告

高效會議管理(標(biāo)準(zhǔn)版)7、會議舉例---部門早會項目會議名稱