淺談我國(guó)高等教育固定資產(chǎn)管理

淺談我國(guó)高等教育固定資產(chǎn)管理

隨著國(guó)家科學(xué)和教育的戰(zhàn)略實(shí)施和教育投資的不斷增加，管理和使用大學(xué)資產(chǎn)尤為重要。高校的固定資產(chǎn),尤其是教學(xué)儀器設(shè)備等直接與高校人才培養(yǎng)質(zhì)量密切相關(guān),也是我國(guó)各級(jí)政府監(jiān)控高校設(shè)備、升級(jí)等的一項(xiàng)基本指標(biāo)。擴(kuò)招三年來,全國(guó)普通高校固定資產(chǎn)總值增長(zhǎng)了1000億元,2001年相當(dāng)于1998年的2.1倍;其中,教學(xué)儀器設(shè)備總值達(dá)到了476.4億元,2001年相當(dāng)于1998年的1.9倍。高校擴(kuò)招,規(guī)模擴(kuò)大,固定資產(chǎn)的急速增長(zhǎng),使提高固定資產(chǎn)管理水平更加刻不容緩。近年來,高等院校的固定資產(chǎn)管理工作雖已受到廣泛重視并得以加強(qiáng),但仍存在漏洞,甚至“家底”不清者也非個(gè)別現(xiàn)象(有些規(guī)模相當(dāng)大的高校,固定資產(chǎn)總值竟是“估算”出來的)。究其原因,主要是因?yàn)闆]有一套行之有效的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。本文以一般規(guī)模高校為例,設(shè)計(jì)了一套高校固定資產(chǎn)管理模式。一、當(dāng)前模式及其不足(一)分類明細(xì)賬模式規(guī)模較大的高校應(yīng)用這種模式較多。其模式的基本內(nèi)容是:學(xué)校財(cái)會(huì)部門設(shè)置固定資產(chǎn)總賬(規(guī)模大的高校還細(xì)化設(shè)置分類明細(xì)賬),只記金額不記數(shù)量管物部門設(shè)置固定資產(chǎn)明細(xì)賬既記數(shù)量又記金額;財(cái)會(huì)部門通過總賬對(duì)明細(xì)賬的統(tǒng)馭作用來達(dá)到高校財(cái)會(huì)部門對(duì)固定資產(chǎn)核算與管理的目的。從實(shí)際情況看,該模式的最大隱患是:管物部門固定資產(chǎn)明細(xì)賬余額之和很難與財(cái)會(huì)部門的總賬余額相符。規(guī)模大的高校,甚至財(cái)會(huì)部門的明細(xì)賬與管物部門的明細(xì)賬也很難相符。(二)移動(dòng)管物管理局的賬實(shí)模式規(guī)模較小的高校應(yīng)用這種模式較多。其模式的基本內(nèi)容是:財(cái)會(huì)部門設(shè)置固定資產(chǎn)總賬(只記金額)、明細(xì)賬(既記金額又記數(shù)量);管物部門設(shè)置備查賬,并按使用部門對(duì)固定資產(chǎn)卡片進(jìn)行歸口管理。財(cái)會(huì)部門內(nèi)部通過總賬控制明細(xì)賬,又通過固定資產(chǎn)明細(xì)賬來統(tǒng)馭管物部門的實(shí)物管理。從實(shí)際情況看,這種模式在運(yùn)行過程中最經(jīng)常發(fā)生的問題是賬實(shí)不符、家底不清。因?yàn)樨?cái)會(huì)部門管理職能“延伸而未入底”,管物部門職能“收縮而失去控制”。二、“一人管理三級(jí)管理”的管理模式(一)資料提供的條件首先,設(shè)計(jì)目的是完善高校固定資產(chǎn)管理,提高固定資產(chǎn)使用效益,以最終提高教育投資的使用效果同時(shí)為盡可能全方位提供準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)資料提供條件。其次,設(shè)計(jì)依據(jù)是國(guó)家財(cái)政部、教育部頒布的《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》、《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度(試行)》以及《河南省行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理規(guī)定》,等等。(二)該項(xiàng)目的內(nèi)容1.固定資產(chǎn)的分類高校固定資產(chǎn)管理原則是高校管理固定資產(chǎn)行為的基本規(guī)范,應(yīng)當(dāng)是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),適當(dāng)歸并,三級(jí)管理。所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)就是指設(shè)專門機(jī)構(gòu)對(duì)全校固定資產(chǎn)管理工作實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與負(fù)責(zé)。這里的統(tǒng)一在核算上表現(xiàn)為“一本賬”,組織上表現(xiàn)為“一套管理機(jī)構(gòu)”。高校會(huì)計(jì)核算將固定資產(chǎn)分為6類:(1)房屋建筑物地產(chǎn)類;(2)專用設(shè)備類;(3)文物陳列品類;(4)圖書類;(5)一般設(shè)備類;(6)其他類。適當(dāng)歸并是指各高校應(yīng)該結(jié)合本單位的規(guī)模、業(yè)務(wù)特征等實(shí)情將六大類固定資產(chǎn)嚴(yán)格區(qū)分開來,不能交叉。六類是以固定資產(chǎn)的性質(zhì)劃分的,但也應(yīng)兼顧用途情況,如規(guī)模較小的高校醫(yī)務(wù)部門(醫(yī)務(wù)室或醫(yī)務(wù)所)的B超機(jī)等醫(yī)療儀器雖然也屬儀器,但仍歸一般器具類,因?yàn)槠溽t(yī)務(wù)部門規(guī)模小,醫(yī)療設(shè)備也少,且醫(yī)務(wù)部門也多屬后勤部(處),這樣,“管”“用”結(jié)合起來會(huì)更方便;再如計(jì)算機(jī)等設(shè)備,因教學(xué)部門擁有量較大,其他部門所用計(jì)算機(jī)也應(yīng)劃歸專用設(shè)備類,這樣,“管”起來會(huì)便利些。但是,對(duì)同一性質(zhì)的固定資產(chǎn)而言,它只能屬六類中的某一類,否則,即便是“一本賬”,也很難統(tǒng)計(jì)出全校某一種固定資產(chǎn)的總數(shù)。適當(dāng)歸并是為下面所講的二級(jí)機(jī)構(gòu)管理服務(wù)的。三級(jí)管理是指高校固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu),分三個(gè)管理層次,即一、二、三級(jí)機(jī)構(gòu)管理。2.管理方法管理方法是固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)目的所采取的方法或手段,主要有:(1)輔助賬的作用登記賬本本身就是會(huì)計(jì)核算的方法之一。在總賬的統(tǒng)馭下,該賬一級(jí)機(jī)構(gòu)按會(huì)計(jì)核算的分類要求登記,對(duì)二級(jí)機(jī)構(gòu)的固定資產(chǎn)“輔助賬”具有統(tǒng)馭作用,是管理系統(tǒng)中的核心賬簿,是提供本單位固定資產(chǎn)基本資料的基礎(chǔ)。(2)部門輔助賬,與三級(jí)機(jī)構(gòu)的核對(duì)固定資產(chǎn)輔助賬分按部門進(jìn)行登記的“部門輔助賬”和按六大類進(jìn)行登記的“類輔助賬”?！安块T輔助賬”,不僅起到制約三級(jí)機(jī)構(gòu)的作用而且與三級(jí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行核對(duì)也很方便;“類輔助賬”是用來與一級(jí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行核對(duì)和銜接的。一個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)只對(duì)所管類的固定資產(chǎn)登記輔助賬。固定資產(chǎn)增減、變動(dòng)時(shí),由使用部門辦理相關(guān)手續(xù),二級(jí)機(jī)構(gòu)據(jù)“手續(xù)”進(jìn)行增減或變動(dòng)登記。(3)卡式機(jī)械購建這是列具固定資產(chǎn)基本特征及其數(shù)量金額的要式“卡片”,由二級(jí)機(jī)構(gòu)專管人員在購建時(shí)按要求填寫。一份項(xiàng)目完整、內(nèi)容齊全、填寫準(zhǔn)確的“卡片”,既是聯(lián)系管理各環(huán)節(jié)的紐帶,又是每一固定資產(chǎn)的“身份證”。此卡一式一份(傳統(tǒng)方法是一式兩份),由一級(jí)機(jī)構(gòu)保存。(4)登記“查封賬”為類保理“備查賬”是三級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)要登記的賬簿。由于三級(jí)機(jī)構(gòu)不像一、二級(jí)機(jī)構(gòu)那樣是單純的管理機(jī)構(gòu),它是固定資產(chǎn)的最終使用部門,其管理范圍是本部門的固定資產(chǎn)(不止一類),因此,登記“備查賬”要按類分設(shè)賬頁。“備查賬”的設(shè)置有利于明確使用者的責(zé)任。(5)產(chǎn)類固定資產(chǎn)的形成“檔案”包括房屋建筑物和地產(chǎn)的圖紙、產(chǎn)權(quán)證明及相關(guān)技術(shù)資料,等等。房地產(chǎn)類固定資產(chǎn)形成時(shí),由二級(jí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)向有關(guān)部門或方面如基建部門、施工方等索要,并做到“一物一卷”。之所以如此,因?yàn)闄n案對(duì)房地產(chǎn)類固定資產(chǎn)十分重要,它不僅是產(chǎn)權(quán)的證明,而且也是日后進(jìn)行更有效地利用及維修的依據(jù)或基礎(chǔ)。(6)兩種中小型機(jī)構(gòu)的管理,一式三“驗(yàn)收單”列明名稱、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、數(shù)量、金額、購置經(jīng)辦人、一級(jí)機(jī)構(gòu)主管人和二級(jí)機(jī)構(gòu)主管人。一式三份,驗(yàn)收并簽字完畢,一份作為財(cái)會(huì)部門入賬依據(jù)(也是一級(jí)機(jī)構(gòu)登記“明細(xì)賬”的憑據(jù)),一份二級(jí)機(jī)構(gòu)用以登記輔助賬,一份用以三級(jí)機(jī)構(gòu)記錄“備查賬”?！膀?yàn)收單”是固定資產(chǎn)增加時(shí),傳遞手續(xù)的紐帶。(7)兩組的產(chǎn)生或發(fā)展情況“處置單”包括固定資產(chǎn)報(bào)廢單和固定資產(chǎn)盤虧單(格式與內(nèi)容,依據(jù)有關(guān)財(cái)會(huì)制度和國(guó)有資產(chǎn)管理規(guī)定設(shè)定)。“處置單”一式三份,核批后,一份由審批部門(一般是上級(jí)國(guó)有資產(chǎn)管理部門留存另兩份分別由財(cái)會(huì)部門一級(jí)機(jī)構(gòu)和二級(jí)機(jī)構(gòu)保存,用以登記減少。3.明確固定資產(chǎn)管理職責(zé)分類一級(jí)機(jī)構(gòu):這是對(duì)全校固定資產(chǎn)管理工作負(fù)全面責(zé)任的機(jī)構(gòu)。一般情況下,高校的一級(jí)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)在財(cái)會(huì)部門,在財(cái)會(huì)部門設(shè)立專門管理全校資產(chǎn)的下屬機(jī)構(gòu),如資產(chǎn)管理科,等等。一級(jí)機(jī)構(gòu)的職責(zé)主要有:落實(shí)有關(guān)固定資產(chǎn)的財(cái)會(huì)制度及政策;制訂內(nèi)部固定資產(chǎn)管理規(guī)定、操作細(xì)則;界定固定資產(chǎn)及其類屬;組織固定資產(chǎn)清查清理;負(fù)責(zé)非經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)經(jīng)營(yíng)性固定資產(chǎn)的管理;按會(huì)計(jì)核算要求進(jìn)行“明細(xì)賬”的登記工作,并確保與會(huì)計(jì)總賬數(shù)值相符;定期與各二級(jí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行“明細(xì)賬”與“類輔助賬”的核對(duì);對(duì)本單位的固定資產(chǎn)管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二級(jí)機(jī)構(gòu):是指為管理歸并后的某類或某幾類固定資產(chǎn)而設(shè)立的管理機(jī)構(gòu)。實(shí)踐中,二級(jí)機(jī)構(gòu)分別管理這六類固定資產(chǎn),規(guī)模大的高校,一個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)管理一類或多個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)管理一類(劃分更細(xì)),規(guī)模小者,一個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)管理多類。與“適當(dāng)歸并”相對(duì)應(yīng),同一性質(zhì)的固定資產(chǎn)不能在兩個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)管理,否則容易混亂。至于二級(jí)機(jī)構(gòu)的地位有兩種,一種是獨(dú)立于其他部門之外,業(yè)務(wù)上受財(cái)會(huì)部門的資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)(即一級(jí)機(jī)構(gòu))領(lǐng)導(dǎo);一種是二級(jí)機(jī)構(gòu)分別依附于相關(guān)業(yè)務(wù)部門,如管理專用設(shè)備類的二級(jí)機(jī)構(gòu)在教學(xué)部門(教務(wù)處)附設(shè),管理一般設(shè)備類的二級(jí)機(jī)構(gòu)在后勤部門(后勤處)附設(shè),等等。本文主張后者,因?yàn)檫@樣更便于實(shí)現(xiàn)“管”“用”結(jié)合、更利于“物盡其用”。二級(jí)機(jī)構(gòu)的職責(zé)主要有:對(duì)分管的固定資產(chǎn)登記“類輔助賬”和“部門輔助賬”(隨著辦公設(shè)備的現(xiàn)代化,運(yùn)用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)很容易實(shí)現(xiàn),分部門“輔助賬”,類“輔助賬”);負(fù)責(zé)“卡片”的填寫與保管;定期與一級(jí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行賬簿核對(duì);協(xié)助一級(jí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行固定資產(chǎn)的清查清理;定期與使用部門進(jìn)行實(shí)物核對(duì);負(fù)責(zé)日常的固定資產(chǎn)管理事務(wù)如部門變更、狀況查驗(yàn),等等。三級(jí)機(jī)構(gòu):是指固定資產(chǎn)的使用部門。為明確權(quán)責(zé),集中使用某類固定資產(chǎn)的部門如實(shí)驗(yàn)室(使用專用設(shè)備較集中)應(yīng)設(shè)崗管理,某類固定資產(chǎn)使用不集中,應(yīng)明確使用部門行政或業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。三級(jí)機(jī)構(gòu)的職責(zé)主要有嚴(yán)格按固定資產(chǎn)的運(yùn)行和保存要求,使用和保管固定資產(chǎn);做好固定資產(chǎn)的日常維護(hù);發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)異常及時(shí)報(bào)告;按規(guī)定手續(xù)變更固定資產(chǎn)使用部門;嚴(yán)肅認(rèn)真地登記本級(jí)“備查賬”;配合二級(jí)機(jī)構(gòu)做好固定資產(chǎn)核對(duì)工作及清查清理;嚴(yán)格保管制度和交接手續(xù),等等。三級(jí)管理機(jī)構(gòu)之間日常的核對(duì)關(guān)系如下:4.固定資產(chǎn)的其他清除增加:凡涉及固定資產(chǎn)增加的會(huì)計(jì)處理需經(jīng)一級(jí)機(jī)構(gòu)審驗(yàn)。經(jīng)辦人應(yīng)有二級(jí)機(jī)構(gòu)指定人員填寫的“卡片”及手續(xù)完備(三個(gè)機(jī)構(gòu)的固定資產(chǎn)管理人員必須在“驗(yàn)收單”上簽字,以表明相關(guān)業(yè)務(wù)已處理)的發(fā)票或證明固定資產(chǎn)價(jià)值的票據(jù)。之后,方可報(bào)賬增加固定資產(chǎn)。一級(jí)機(jī)構(gòu)務(wù)必確保入賬固定資產(chǎn)的價(jià)值與“卡片”填寫的金額相一致。房地產(chǎn)類增加時(shí),除符合有關(guān)制度和上述要求外,還須有二級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)相關(guān)資料歸檔的記錄。減少:固定資產(chǎn)按有關(guān)規(guī)定減少時(shí),依據(jù)財(cái)會(huì)部門得到的批準(zhǔn)手續(xù)(批復(fù)后的“處置單”),由一級(jí)機(jī)構(gòu)根據(jù)處置后的手續(xù)登記“明細(xì)賬”減少,并抽出本級(jí)所存的相應(yīng)的固定資產(chǎn)卡片,二級(jí)機(jī)構(gòu)根據(jù)財(cái)會(huì)部門傳遞來“處置單”,抽出相應(yīng)“卡片”并注銷,并在“部門輔助賬”和“類輔助賬”分別減少。清查:先由一級(jí)機(jī)構(gòu)內(nèi)部核對(duì)“明細(xì)賬”與“卡片”,核對(duì)后,用一級(jí)機(jī)構(gòu)核對(duì)無誤(與“明細(xì)賬”相符)的“卡片”與二級(jí)機(jī)構(gòu)類“輔助賬”核對(duì),核對(duì)無誤后,再以“卡片”核對(duì)三級(jí)機(jī)構(gòu)的實(shí)物,多則盈,少則虧(“卡片”就是活賬頁,清查過程中,“卡片”比賬簿更靈活,也比賬簿登記得詳細(xì)。因此,清查過程中,以“卡片”作紐帶比賬簿更合適,而各種賬簿的優(yōu)勢(shì)是日常對(duì)賬和數(shù)據(jù)匯總。)。報(bào)表與統(tǒng)計(jì):高校固定資產(chǎn)是我國(guó)各級(jí)政府監(jiān)控高校設(shè)置、升級(jí)等的一項(xiàng)基本指標(biāo),各種口徑的資料統(tǒng)計(jì)在所難免。一級(jí)機(jī)構(gòu)的“明細(xì)賬”可以清晰地反映六類固定資產(chǎn)的構(gòu)成比例;二級(jí)機(jī)構(gòu)的“部門輔助賬”能夠提供各用途的固定資產(chǎn)5.建立相關(guān)的固定資產(chǎn)制度與規(guī)章制度無規(guī)矩?zé)o以成方圓。在基本上無經(jīng)濟(jì)利益約束的情況下,要管理好高校的固定資產(chǎn),必要的制度與規(guī)定尤顯重要。第一,一級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)出臺(tái)一套財(cái)政部、教育部及國(guó)有資產(chǎn)部門頒布的有關(guān)固定資產(chǎn)制度與規(guī)定,匯總本單位固定資產(chǎn)管理的政策依據(jù);第二,一級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)有關(guān)章制,結(jié)合本單位實(shí)情制訂出具體的制度,以便于切實(shí)執(zhí)行。該制