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文檔簡介
公文基礎(chǔ)知識(一)公文用紙幅面尺寸及版面規(guī)定1.幅面尺寸。公文用紙采用A4型紙。2.版面。頁邊與版心尺寸:公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm,訂口(左白邊)為28mm±1mm,版心尺寸為156mm×225mm。3.字體和字號:如無特殊闡明,公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定狀況可以作合適調(diào)整。4.行數(shù)和字?jǐn)?shù):一般每面排22行,每行排28個(gè)字,并撐滿版心。特定狀況可以作合適調(diào)整。5.文字的顏色:如無特殊闡明,公文中文字的顏色均為黑色。(二)公文主體1.公文標(biāo)題:標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成,應(yīng)當(dāng)精確、扼要概括公文的重要內(nèi)容。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。公文標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋字體,編排于紅色分隔線下空2行的位置,分一行或多行居中排布;回行時(shí)要做到詞意完整,排列對稱,長短合適,間距恰當(dāng),標(biāo)題排列應(yīng)使用梯形或菱形,不應(yīng)使用上下長度同樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形。2.主送機(jī)關(guān):是公文的重要受理機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。其中,使用簡稱要規(guī)范、精確,機(jī)關(guān)的規(guī)范化簡稱和統(tǒng)稱應(yīng)由上級機(jī)關(guān)明確,不得隨意編造機(jī)關(guān)簡稱。使用統(tǒng)稱,包括的地區(qū)、部門、單位要齊全,稱謂要精確。3.公文正文:是公文的主體和關(guān)鍵所在,用來表述公文的內(nèi)容,公文首頁須顯示正文。一般公文的首個(gè)蓋章頁應(yīng)當(dāng)同步顯示正文、發(fā)文機(jī)關(guān)簽名和印章。正文中標(biāo)題字號的使用:文種構(gòu)造層次依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標(biāo)注,一般一級標(biāo)題用黑體字,二級標(biāo)題用楷體,三級和四級和正文同樣用3號仿宋。4.附件闡明:是公文附件的次序號和名稱。公文正文中的某些內(nèi)容,如圖表、名單、規(guī)定等,如穿插在公文正文中,往往隔斷公文前后的聯(lián)絡(luò)而導(dǎo)致閱讀上的不便,需將其從公文正文中抽出來作為公文的附件單獨(dú)表述,即附件。公文附件是正文內(nèi)容的構(gòu)成部分,與正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置編排“附件”二字,后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有次序號,使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注,附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。5.發(fā)文機(jī)關(guān)簽名:應(yīng)當(dāng)用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。特殊狀況如議案、命令(令)等文種需要由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽名的,應(yīng)當(dāng)寫明職務(wù)。單一機(jī)關(guān)行文時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)簽名在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排。聯(lián)合行文時(shí),應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)簽名按發(fā)文機(jī)關(guān)次序排列在對應(yīng)位置,并使印章加蓋其上。如長于發(fā)文機(jī)關(guān)簽名,應(yīng)使其右空2字編排,并對應(yīng)增長發(fā)文機(jī)關(guān)簽名右空字?jǐn)?shù)。不加蓋印章的公文,單一機(jī)關(guān)行文時(shí),在正文下空1行右空2字編排發(fā)文機(jī)關(guān)簽名,在發(fā)文機(jī)關(guān)簽名下1行編排成文日期,成文日期首字比發(fā)文機(jī)關(guān)簽名首字右移2字;6.成文日期:是公文的生效時(shí)間,是公文生效的重要標(biāo)志。成文日期確定的原則和標(biāo)注位置有2種:一是會議通過的決策、決定等以會議正式通過的日期為準(zhǔn),成文日期編排在公文標(biāo)題之下,寫整年、月、日,用()括起來。二是經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文,以簽發(fā)日期為準(zhǔn)(聯(lián)合行文以最終簽發(fā)的機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn))。成文日期在公文正文或附件闡明的右下方右空4字編排,用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全,年份應(yīng)標(biāo)全稱,月、日不編虛位。不加蓋印章的公文,在發(fā)文機(jī)關(guān)簽名下1行編排成文日期,首字比發(fā)文機(jī)關(guān)簽名右移2字。7.印章:印章是公文生效的標(biāo)志,是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾母鶕?jù)之一。上行文,一定要加蓋印章。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。紀(jì)要不加蓋印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí),印章端正、居中下壓成文日期,使發(fā)文機(jī)關(guān)簽名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應(yīng)上距正文一行之內(nèi)。不得出現(xiàn)空白印章。8.附注:一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以闡明,請示件應(yīng)當(dāng)在附注的位置上標(biāo)注聯(lián)絡(luò)人和聯(lián)絡(luò)方式。如有附注居左空2字加圓括號編排在成文日期下1行。(三)版記版記應(yīng)置于公文最終一面,版記的最終一種要素置于最終一行。這樣是為了以便閱文和查詢。版記中的分隔線與版心等寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線,中間的分隔線用細(xì)線。首條分隔線位于版記中第一種要素之上,末條分隔線與公文最終一面的版心下邊緣重疊。1.抄送機(jī)關(guān):是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān),可以是上級、平級、下級及不相從屬機(jī)關(guān)。公文的抄送范圍應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照工作需要確定,不能濫抄也不能錯(cuò)抄和漏抄。在排列次序上一般按機(jī)關(guān)性質(zhì)和從屬關(guān)系確定,根據(jù)先上級、再平級、后下級的次序。如有抄送機(jī)關(guān),一般用4號仿宋體字,編排在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行,左右各空一字編排?!俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C(jī)關(guān)名稱,回行時(shí)與冒號后的首字對齊,最終一種抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記,除將抄送二字改為主送外,編排措施同抄送機(jī)關(guān)。既有抄送機(jī)關(guān)又有主送機(jī)關(guān)時(shí),應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)上一行,之間不加分隔線。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期:印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門,一般是各發(fā)文機(jī)關(guān)辦公室或文秘部門。發(fā)文機(jī)關(guān)沒有專門的辦公室的,發(fā)文機(jī)關(guān)就是印發(fā)機(jī)關(guān)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字,編排在末條分隔線之上,印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字,印發(fā)日期右空一字,用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全,年份應(yīng)標(biāo)全稱,月、日不編虛位(即不編01),后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素,應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。3.頁碼:一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字,編排在公文版心下邊緣之下,數(shù)字左右各放一條一字線;一字線上距版心下
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