項目可能存在風險及應對方法審批稿

項目可能存在風險及應

對方法YKKstandardizationoffice【YKK5AB-YKK08-YKK2C-YKK18]1項目可能存在風險及應對方法協(xié)同辦公系統(tǒng)作為一種管理型軟件，影響范圍廣，涉及到公司行政與業(yè)務流程的設計與調(diào)整，用戶分布在公司的各個層面。為了使系統(tǒng)能成功實施，除了需要上下各級人員統(tǒng)一配合之外，如何在項目前期對各種可能存在的風險作出充分預估，并及時準備應對的方法，有效屏蔽風險，也是需要考慮的重點。以下就根據(jù)項目的實施步驟與工作內(nèi)容，對可能存在的風險作出分析，并結合集團的實際情況制定應對策略，如果沒有作出特殊說明，則“甲方”代表某有限公司，“乙方”則代表本次項目的軟件系統(tǒng)提供商與實施企業(yè)。本次第一期項目計劃分為十個階段，分別描述如下：1.項目選型階段工作內(nèi)容甲方確定內(nèi)部意向；選擇合適的能提供協(xié)同辦公解決方案的公司。風險描述項目目標模糊，需求邊界模糊；缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，為項目將來的推廣與升級以及擴展帶來問題與隱患；有解決方案、實施能力的企業(yè)眾多，各種方案各有特點，選擇不到最合適的解決方案。防范風險策略在甲方內(nèi)部統(tǒng)一大家的目標方向；針對本次項目主要實現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)，主要在甲方集團內(nèi)部實現(xiàn)辦公自動化、檔案管理電子化、信息發(fā)布多樣化，選擇公司歷史悠久、實力強、有成熟的經(jīng)驗、本地服務能力，并有全國實施能力并提供協(xié)同辦公解決方案的軟件企業(yè)；協(xié)同辦公解決方案能滿足安全性、開放性、可擴展性與有實用性的要求。2.合同簽訂階段

工作內(nèi)容商討合同條款；簽訂合同。風險描述項目目標不確定，需求邊界模糊；合同及各項審核工作時間太長，導致項目不能按時啟動。防范風險策略在甲方內(nèi)部形成對項目范圍的共識，保證項目的范圍是可控的，可預知的；本著先易后難的原則，提前對公司內(nèi)部需要實現(xiàn)電子化的流程、檔案管理分類原則作內(nèi)部調(diào)研，并對流程按行政流程與業(yè)務流程進行簡單分類；制訂相關管理辦法，利用行政手段保證將來系統(tǒng)實施后員工必須使用系統(tǒng)；提前合同的審核簽訂工作，保證項目能按時啟動。3.項目計劃制定階段工作內(nèi)容乙方組織項目小組，與甲方的項目負責人根據(jù)現(xiàn)實情況談論決定實施的項目計劃。風險描述甲方內(nèi)部的工作計劃與項目實施計劃有沖突，對項目進度產(chǎn)生影響，軟硬件基礎環(huán)境未配備；乙方實施小組辦公場所未確定，影響現(xiàn)場實施工作；本項目未得到甲方各相關人員部門的重視；防范風險策略在甲方內(nèi)部成立相關項目小組，協(xié)調(diào)好各部門的工作時間，制定項目計劃，并在內(nèi)部達成共識；準備好各種軟硬件環(huán)境以及網(wǎng)絡環(huán)境；確定好乙方項目實施小組的工作場地，并配備基本網(wǎng)絡、電話、飲用水等設備；甲方提前對內(nèi)部各部門灌輸協(xié)同辦公系統(tǒng)的基本知識和重要性，4.需求調(diào)研階段工作內(nèi)容乙方主要在這時候?qū)追降幕厩闆r以及對項目的需求進行需求調(diào)研，內(nèi)容包括：甲方的組織結構；甲方各部門的職能工作情況和基本情況；甲方的硬件配置情況（包括網(wǎng)絡情況、服務器、客戶端、系統(tǒng)軟件等配置情況）；甲方的現(xiàn)有應用系統(tǒng)、當前系統(tǒng)軟件配置；

甲方的公文處理需求、檔案應用需求、信息發(fā)布需求、內(nèi)部即時通訊需求；甲方的業(yè)務需求。風險描述沒有調(diào)研計劃，被甲方調(diào)研人員沒有準備充分，不知道調(diào)研的范圍和內(nèi)容；由于工作繁忙，甲方各相關部門不能有效或無法按時提供需求調(diào)研的接口人員；甲方被調(diào)研人員無法最終決定被調(diào)研的需求；防范風險策略在甲方內(nèi)部挑選對業(yè)務熟悉，對流程了解的員工或負責人；乙方實施小組與甲方項目小組共同制定需求調(diào)研計劃，并發(fā)放到相關部門，使需求調(diào)研有計劃的進行；由甲方的項目負責人和乙方的項目實施經(jīng)理對最終總體需求進行確認，作為項目下階段實現(xiàn)內(nèi)容的基線；在甲方內(nèi)部選擇能確定需求的關鍵人員；保證在需求調(diào)研階段保證所獲取的需求是正確、清晰的；不采納有異議、模糊的需求；對于不能完全由辦公系統(tǒng)代替的流程，可以允許特殊情況出現(xiàn)，并利用協(xié)同辦公系統(tǒng)提醒并記錄過程信息。5.需求實現(xiàn)（包括二次開發(fā)）工作內(nèi)容乙方根據(jù)對甲方的調(diào)研情況實現(xiàn)應用，包括系統(tǒng)的配置、流程設計、模板設計等；根據(jù)甲方的調(diào)研情況對業(yè)務系統(tǒng)進行二次開發(fā)，與安裝培訓系統(tǒng)環(huán)境。風險描述工作用軟硬件平臺以及網(wǎng)絡出現(xiàn)問題，導致項目實施工作延期；需求沒有最終確定，在需求實現(xiàn)的過程中不斷推翻或提出全新的需求，導致項目無限期延遲；系統(tǒng)平臺靈活性不高，導致二次開發(fā)時間加長；防范風險策略甲方保障軟硬件及網(wǎng)絡環(huán)境的穩(wěn)定性，甲乙雙方共同使用備份策略，定時備份項目成果；甲乙雙方共同制定好規(guī)范的需求變更流程，當需求變更時需要雙方評審、記錄并由雙方項目負責人確認，保證需求變更是可控的；對撰寫好的需求說明書要求甲乙雙方相關人員簽名確認；選擇成熟的、可擴展的、靈活性強的產(chǎn)品；

6.安裝調(diào)試工作內(nèi)容安裝協(xié)同辦公系統(tǒng)的服務器端及客戶端風險描述甲方服務器不符合系統(tǒng)的要求，致使系統(tǒng)無法安裝或出現(xiàn)問題；甲方客戶端存在影響瀏覽器正常使用的各種非法的插件、病毒等，導致客戶端無法正常工作；防范風險策略甲方在項目需求調(diào)研階段時，必須讓乙方項目實施小組了解服務器情況；甲方需要保證客戶端的系統(tǒng)的穩(wěn)定，高效，并且已經(jīng)安裝防火墻、防病毒軟件，打上最新的系統(tǒng)補??；7.普通用戶培訓階段工作內(nèi)容乙方協(xié)助甲方系統(tǒng)管理員進行普通用戶的培訓；乙方對集團領導進行針對性的一對一培訓；根據(jù)不同崗位和培訓對象，培訓內(nèi)容可以有不同，包括協(xié)同系統(tǒng)的基本操作方法，信息查詢的操作，短信訂閱的操作、即時溝通模塊的操作、其它事務模塊的使用等。風險描述甲方領導工作繁忙，不能抽取一段時間參加培訓；甲方員工工作繁忙，不能預留足夠時間參加培訓；甲方員工計算機使用水平偏低，不會使用計算機完成一般的上網(wǎng)的操作；甲方各用戶對系統(tǒng)不理解，不了解辦公自動化系統(tǒng)。防范風險策略乙方實施小組將見縫插針，一切可以利用的空檔時間，為領導提供一對一的培訓服務；甲乙雙方共同制定好培訓計劃，保證培訓當天用戶能全程參與；甲方各用戶在培訓前，首先熟悉計算機的基本操作，如使用鼠標的方法，能自己完成一般的上網(wǎng)操作；在項目前期對甲方核心骨干用戶灌輸協(xié)同辦公的概念，以及最終能帶來的效益；乙方實施小組成員將根據(jù)整個流程的使用情況，提供必要的咨詢與指導，保證用戶能獨立的完成各項操作；8.管理員培訓階段

工作內(nèi)容乙方協(xié)助甲方系統(tǒng)管理員熟悉對普通用戶的培訓，包括領導層、各部門領導及一般工作人員；乙方對各系統(tǒng)管理員進行統(tǒng)一的集中的系統(tǒng)全面培訓，使各管理員具有自身系統(tǒng)的系統(tǒng)維護和管理技能，能快速定義各種類型查詢信息源以及流程，進行功能模塊的調(diào)整和系統(tǒng)管理及維護；集中下屬管理員培訓能為實施和試運行階段提供良好的人員和技術基礎。風險描述甲方管理員對服務器操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不熟悉，不能完成基本的操作；甲方系統(tǒng)管理員對協(xié)同辦公系統(tǒng)不了解。防范風險策略甲方選擇熟悉一般服務器操作系統(tǒng)、熟悉數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理員；甲方提前對系統(tǒng)管理員進行培訓，甚至可以參與前期部分流程的制作，以熟悉整個系統(tǒng)，另外乙方需要將提供《系統(tǒng)維護手冊》，以方便日后查詢。9.系統(tǒng)試運行工作內(nèi)容進行系統(tǒng)試運行，主要在甲方內(nèi)部的總裁辦和幾個重要的業(yè)務部門進行試用，并收集用戶的使用情況，對系統(tǒng)進行修正。風險描述服務器環(huán)境不穩(wěn)定，網(wǎng)絡環(huán)境不穩(wěn)定，導致試運行不順利，用戶失去信心與興趣；地產(chǎn)行業(yè)對人員之間溝通的實時性與速度有較高的要求，協(xié)同辦公系統(tǒng)不能達到溝通高度的實時性與互動性，影響溝通的效率；防范風險策略甲方需要選擇高效穩(wěn)定的服務器；甲乙雙方共同制定作好備份策略，建議增加備份設備，如磁帶備份等，保證提供穩(wěn)定的服務，增加使用者的信心'；辦公協(xié)同系統(tǒng)并不能替代電話、email、當面溝通等方式與溝通渠道，我們可以結合多種溝通手段，并記錄各步驟最終的結果在協(xié)同辦公系統(tǒng)中。10.項目驗收工作內(nèi)容 乙方移交整個系統(tǒng)給甲方系統(tǒng)管理員；甲乙雙方各自整理相關資料，對系統(tǒng)的功能總體上進行驗收。風險描述 甲方用戶對系統(tǒng)不滿意，認為部分功能還沒有實現(xiàn)；甲乙雙方驗收程序復雜，相關驗收文檔不全，拖延進度;防范風險策略甲乙雙方在項目前期制定好項目目標，以及期望，保證項目是在可控的范圍內(nèi)完成；防范風險策略乙方對在試運行期間出現(xiàn)將屬于本次項目范圍內(nèi)的問題徹底解決；乙方實施小組與甲方項目負責人提前確定好驗收的流程；項目實施中的文檔要同步編寫，保證文檔的完整性。房地產(chǎn)信息化是誰的事2協(xié)同系統(tǒng)實施管理建議房地產(chǎn)信息化是誰的事房地產(chǎn)信息化是誰的事？這個問題解決的好壞關系到房地產(chǎn)信息化建設的成敗。從行業(yè)當前的實際情況和經(jīng)驗教訓來看，房地產(chǎn)信息化建設必須在各級領導的指揮下，由多個部門切實擰成一股繩，形成一種合力才能順利進行。房地產(chǎn)信息化是企業(yè)各個業(yè)務部門的事房地產(chǎn)信息化是為企業(yè)經(jīng)營和管理提供一種先進的手段，它是為項目公司的項目論證、項目策劃、設計管理、營銷策劃、工程管理、銷售管理、客戶管理等各項核心業(yè)務流程，以及集團層面的管控流程服務的。在信息化項目的醞釀規(guī)劃階段，必須由業(yè)務部門提出管理思想、目標需求和工作流程，然后才能通過信息技術加以實現(xiàn)；在信息化項目的開發(fā)階段，必須有業(yè)務部門的積極參與，才能及時修正不符合業(yè)務要求的偏差；在信息化項目的推廣實施階段，必須由業(yè)務部門對口組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，并通過實踐發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，才能保證系統(tǒng)的順暢運行和日臻完善。房地產(chǎn)信息化是信息工作部門的事信息化工作部門除了要對本單位信息化建設提出有關規(guī)劃、當好領導在信息化工作方面的參謀、協(xié)調(diào)對上對下的信息化工作之外，還應充分履行以下職責：一是針對各個業(yè)務部門提出的管理思想、目標需求和工作流程及時確定最優(yōu)的信息技術解決方案，并在按照方案進行開發(fā)的過程中加強與技術合作單位的配合，在技術上保證項目開發(fā)的順利進行；二是在項目開發(fā)完成后，組織搞好全方位技術支持和技術服務；三是對分別屬于各個業(yè)務范疇的信息系統(tǒng)進行綜合集成，保證各個系統(tǒng)相互兼容和暢通，充分發(fā)揮整體功能。房地產(chǎn)信息化是各級領導的事如果沒有領導的支