采購管理標準體系

襄陽鷹牌榮華軸承有限公司采購管理體系1．鷹牌榮華軸承有限公司采購管理基本原則1．1．物資采購：實行質(zhì)量優(yōu)先、價格競爭、相對集中、服務(wù)及時原則；1．2．供應(yīng)商選?。簩嵭袕墓井a(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)能力、工藝制造、質(zhì)量管理水平、供貨服務(wù)和財務(wù)狀況等方面進行擇優(yōu)選取原則；1．3．供應(yīng)商關(guān)系：為戰(zhàn)略合伙伙伴關(guān)系，實行利益共享、風險共擔原則；1．4．供應(yīng)商管理：實行年度評價、動態(tài)管理、優(yōu)勝劣汰（5%-10%）原則；1．5．供貨質(zhì)量：實行質(zhì)量補償和勉勵原則；1．6．采購過程：實行規(guī)范、公平、公正、公開原則；2．采購管理體系2．1供應(yīng)商管理組織機購2．1．1采購部--------------供貨部門2．1．2質(zhì)量管理部--------------質(zhì)量檢查部門2．1．3技術(shù)中心--------------技術(shù)部門2．1．4財務(wù)部--------------價格審定及貨款支付部門2．1．5人力資源部--------------監(jiān)督部門2．2．采購管理職責2．2．1．采購部門(1)負責潛在供應(yīng)商推薦、資格承認以及合格供應(yīng)商擬定組織工作，提供潛在供應(yīng)商所有有關(guān)資料；（2）編制物資采購籌劃，按擬定合格供應(yīng)商及采購流程實行相應(yīng)采購業(yè)務(wù)；（3）組織物資采購招投標、議標工作；（4）組織對供應(yīng)商業(yè)績評估和資源分派；（5）負責供應(yīng)商管理；（6）負責付款籌劃制定；2．2．2．質(zhì)量管理部門（1）參加供應(yīng)商資格評估，參加擬定合格供應(yīng)商；（2）負責合格供應(yīng)商所供商品質(zhì)量檢查、質(zhì)量跟蹤管理；（3）參加采購物資招投標、議標工作；（4）負責合格供應(yīng)商質(zhì)量業(yè)績評價和考核，參加供應(yīng)商年度評價和整合工作；（5）負責合格供應(yīng)商質(zhì)量改進和培訓；（6）負責供應(yīng)商供貨質(zhì)量索賠；（7）負責與合格供應(yīng)商訂立質(zhì)量保證合同；2．2．3．技術(shù)部門（1）參加供應(yīng)商資格評審；（2）負責提供外購主材及輔材采購原則；（3）參加采購物資招投標、議標工作；（4）參加供應(yīng)商年度評價和整合工作；（5）負責與合格供應(yīng)商訂立技術(shù)合同、保密合同，并向合格供應(yīng)商提供產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品接受原則等有關(guān)文獻；（6）對供應(yīng)商供貨樣品鑒定；（7）負責合格供應(yīng)商技術(shù)培訓；2．2．4．財務(wù)部（1）參加供應(yīng)商資格評審；（2）負責采購結(jié)算價格審定及貨款結(jié)算；（3）參加采購物資招投標、議標工作；（4）參加商供貨質(zhì)量索賠工作；2．2．5．監(jiān)督部門負責對公司采購管理全過程實行監(jiān)督；3．采購業(yè)務(wù)管理3．1．采購業(yè)務(wù)管理根據(jù)：根據(jù)采購控制程序?qū)嵭校瑪M定合格供應(yīng)商名錄和供應(yīng)商A、B、C管理方案3．2．采購籌劃、采購合同、采購訂單管理：采購部依照銷售部門制定年、季、月度銷售籌劃及追加籌劃和物控部門提供緊急采購籌劃，編制年度、季度、月度采購籌劃和緊急采購籌劃，同步與合格供應(yīng)商訂立相應(yīng)采購合同，合同訂立要遵守國家有關(guān)法規(guī)和我司有關(guān)規(guī)定，并在每月15日前向供應(yīng)商提供下月采購籌劃，規(guī)定供應(yīng)商按詳細時間、數(shù)量和質(zhì)量規(guī)定供貨，并規(guī)定供應(yīng)商提供有關(guān)材質(zhì)報告、檢查報告和供貨產(chǎn)品清單；3．3．采購原則和有關(guān)技術(shù)規(guī)定管理：技術(shù)部門依照生產(chǎn)部、采購部、物控部、銷售部信息，制定并下達采購原則，與合格供應(yīng)商訂立《技術(shù)合同》、發(fā)放產(chǎn)品接受準則、檢查規(guī)范、技術(shù)文獻，并與其訂立保密合同。3．4．采購價格管理:3.4.1．財務(wù)部負責制定物資采購詢價、比價、審價程序；3.4.2．總經(jīng)理負責對我司所有物資采購價格進行審批；3.4.3．財務(wù)部對我司所有物資采購價格進行審核；3.4.4．采購部負責采購物資詢價、比價、談價及訂立購貨合同或合同；（1）詢價：物資采購均應(yīng)采用3家以上競爭性詢價，采購員應(yīng)告知供應(yīng)商提供經(jīng)簽字或蓋章確認書面報價；采購員負責詢價資料準備工作，并保證詢價資料完整性和精確性，采購員要隨時做好詢價記錄，按一定辦法歸入供應(yīng)商檔案，便于跟蹤；采購員接到供應(yīng)商報價后，要評審報價完整性和精確性。（2）比價：采購部采購物資必要采用比質(zhì)、比價、競爭采購方式，規(guī)定參加競價供應(yīng)商不少于3家，并在競價基本上與供應(yīng)商進行多輪談判，每輪談判后目的價格重新擬定，采購員要做好書面記錄，并存檔。（3）審價：采購部將貨比三家供應(yīng)商報價資料報財務(wù)部，,財務(wù)部在3日內(nèi)依照自己信息渠道收集市場價格信息對采購物資價格進行審核，并上報總經(jīng)理批準；采購部依照總經(jīng)理批準價格與供應(yīng)商訂立合同；合同訂立后采購部將合同復印件交財務(wù)部，作為財務(wù)支付貨款根據(jù)。通過審核未被批準價格，采購部重新按原程序進行詢價、比價、審價；當供應(yīng)商提出調(diào)價時采購部規(guī)定供應(yīng)商重新提供報價單，采購部按原程序進行詢價、比價、審價；財務(wù)部負責所有購進物資和外協(xié)加工價格審核，一是總經(jīng)理審定價格之前對所采購物資價格進行審核；審核根據(jù):供應(yīng)商報價資料；采購部提供比價資料；收集市場信息；二是采購員報價之前對發(fā)票價格進行審核；審核發(fā)票價格根據(jù)是公司已審定物資采購價格目錄及所訂立合同。采購部必要按采購籌劃數(shù)量進行購買，并對所購物資質(zhì)量和價格負責。所購物資價格明顯高于現(xiàn)行市場價格并沒有理由,財務(wù)部發(fā)現(xiàn)后不予上帳。詢價、比價、審價資料由采購部及時歸入供應(yīng)商檔案，為便于對采購價格事后監(jiān)督，每一筆采購業(yè)務(wù)都要登記備案，登記內(nèi)容涉及單位名稱、商品名稱、規(guī)格型號、價格、技術(shù)原則、售后服務(wù)以及付款方式等。財務(wù)部負責建立物價信息收集網(wǎng)絡(luò)，及時獲得國內(nèi)外產(chǎn)品價格信息資料，為全公司提供信息服務(wù)，公司內(nèi)部建立部門之間信息互換、溝通和反饋制度，保證物資采購價格管理過程中得到及時信息支持。在市場價格不穩(wěn)定期期，每月或者不定期提出市場價格預(yù)測狀況和分析資料；監(jiān)督和指引采購部調(diào)節(jié)采購價格。3.5.5．采購物資質(zhì)量管理：質(zhì)量管理部門依照采購部門信息與合格供應(yīng)商訂立《質(zhì)量保證合同》；供應(yīng)商所供貨品數(shù)量驗收由物控部倉庫管理員核對；所供貨品質(zhì)量驗收由質(zhì)量管理部門按訂立合同中商定技術(shù)、質(zhì)量原則進行檢查；對由于供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題導致?lián)p失，由質(zhì)量管理部門按雙方訂立《質(zhì)量保證協(xié)方議》進行質(zhì)量索賠。3.5.6．供應(yīng)商發(fā)票管理：供應(yīng)商開具稅務(wù)發(fā)票必要符合國家稅務(wù)部門和我司有關(guān)規(guī)定。供應(yīng)商對已使用物資必要及時開具發(fā)票，采購人員、財務(wù)人員收到票后須及時核對發(fā)票，辦理財務(wù)掛帳或退票手續(xù)，收到發(fā)票須在當月解決完畢，特殊狀況不得超過稅務(wù)部門規(guī)定期限。4.供應(yīng)商管理4.1.1．供應(yīng)商資源信息獲取途徑（1）既有供應(yīng)商；（2）供應(yīng)商自薦；（3）通過媒體可網(wǎng)上收集有關(guān)供應(yīng)商信息；（4）公司有關(guān)部門或員工推薦；（5）顧客指定或其她途徑獲得；4.1.2．供應(yīng)商應(yīng)具備條件（1）產(chǎn)品工藝技術(shù)先進,具備國家有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)，生產(chǎn)檢查設(shè)備齊全，生產(chǎn)能力可滿足批量生產(chǎn)需求；（2）具備較強質(zhì)量保證能力；（3）具備較強產(chǎn)品開發(fā)能力；（4）公司生產(chǎn)經(jīng)營及財務(wù)狀況良好，具備良性發(fā)展?jié)摿?；?）產(chǎn)品價格合理；（6）售后服務(wù)先進；4．1．3．供應(yīng)商選取環(huán)節(jié)（1）采購部通過各種渠道收集符合我司需求有關(guān)供應(yīng)商信息；（2）采購部對收集供應(yīng)商信息進行篩選、比較、確認，對基本滿足公司需求供應(yīng)商發(fā)給《供應(yīng)商基本狀況調(diào)查表》，供應(yīng)商返回調(diào)查表后，要進行進一步分析、確認，并邀請質(zhì)量、技術(shù)部門等單位對供應(yīng)商進行現(xiàn)場調(diào)查。依照所掌握供應(yīng)商信息，對達到滿足公司規(guī)定供應(yīng)商由采購部填寫《合格供應(yīng)商評審表》，提交公司質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等單位進行評價，必要時規(guī)定供應(yīng)商提交產(chǎn)品樣品進行檢查。經(jīng)評審合格供應(yīng)商報公司領(lǐng)導批準后納入《合格供應(yīng)商名錄》。4．2．合格供應(yīng)商管理4．2．1．合格供應(yīng)商業(yè)績考核合格供應(yīng)商尋常業(yè)績由采購部、質(zhì)量部門從物品質(zhì)量、交貨期、整治、服務(wù)及額外運費等幾方面考核，每月或每季進行一次評價，依照評價成果對合格供應(yīng)商按先進（A級）、合格（B級）、基本合格（C級）、不合格（D級）進行分級排序，實行級別管理。（1）對A級供應(yīng)商予以表揚并從供貨比例、財務(wù)結(jié)算等方面予以優(yōu)先；（2）對B級供應(yīng)商應(yīng)限量采購；（3）對C級供應(yīng)商，暫停采購；向其提出整治建議，整治后若不能通過新供應(yīng)商評審程序，取消其供應(yīng)商資格，通過評審保存其合格供應(yīng)商資格；（4）對D級供應(yīng)商取消其供貨資格；5．供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量補償和勉勵機制為提高產(chǎn)品質(zhì)量，貫徹產(chǎn)品質(zhì)量責任，保證供需雙方和公司顧客合法權(quán)益，依照《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》和《中華人民共和國消費者權(quán)益保護法》關(guān)于規(guī)定，我司將制定產(chǎn)品質(zhì)量補償和勉勵管理辦法，對供應(yīng)商所供產(chǎn)品質(zhì)量責任、質(zhì)量補償原則、質(zhì)量補償程序、質(zhì)量補償項目進行分類、質(zhì)量損失計算辦法、質(zhì)量補償申訴、質(zhì)量懲戒和勉勵方面作出明確規(guī)定。供應(yīng)商在與我司訂立供貨合同或合同同進必要訂立《質(zhì)量保證合同》和《技術(shù)合同》。合同中應(yīng)明確規(guī)定產(chǎn)品質(zhì)量規(guī)定、驗收原則、抽樣辦法和原則、檢查設(shè)備和手段、接受準則和拒收內(nèi)容。對產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、信譽高、售后服務(wù)周到、顧客調(diào)查滿意度高先進供應(yīng)商，我司將從供貨份額、貨款結(jié)算等方面予以優(yōu)先辦理。6．供應(yīng)商健儲管理我司逐漸實行物資零庫存管理，并與供應(yīng)商協(xié)商和訂立關(guān)于合同，履行物資零庫存財務(wù)結(jié)算方式。所為物資零庫存結(jié)算，就是供應(yīng)商結(jié)算以我公司已用商品為結(jié)算根據(jù)，沒用產(chǎn)品作代儲商品管理，代儲商品不作為結(jié)算根據(jù)，貨款結(jié)算為當月貨款除一定比例質(zhì)量保證金外，下月予以滾動結(jié)算。7．采購控制程序7．1．采購輸入：產(chǎn)品實現(xiàn)策劃活動時，財務(wù)部負責提供材料消耗定額，技術(shù)部門負責提供產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范和驗收原則，生產(chǎn)部負責提供生產(chǎn)籌劃。7．2．供方調(diào)查：采購部依照產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范及質(zhì)量規(guī)定，在國內(nèi)外同行業(yè)廠家或重要原材料生產(chǎn)廠家中，選取至少三個以上具備良好信譽及質(zhì)量保證廠家進行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容涉及：供方基本狀況、生產(chǎn)能力、檢查和質(zhì)量保證能力、交付能力等。公司大宗物資采購必要采用招標、競標方式，由有關(guān)部門構(gòu)成招標小組實行。7．3．采購籌劃：采購部依照實際庫存量和銷售部編制年度銷售籌劃及生產(chǎn)部編制生產(chǎn)籌劃，編制采購籌劃，經(jīng)領(lǐng)導批準后實行。銷售部應(yīng)于每年１２月３１日前制定出下一年度銷售總籌劃，應(yīng)于每月３１日前制定出配套和市場月度銷售籌劃，7．4．采購信息控制：采購合同、采購訂單中應(yīng)列明所購物品名稱、型號、規(guī)格、類別、數(shù)量、技術(shù)原則、質(zhì)量原則、驗收原則、價格、交貨期。7．5交期跟蹤：為保證交貨期，采購部必要規(guī)定合格供應(yīng)商具備100%交貨能力，列明交貨期規(guī)定，訂單數(shù)量，產(chǎn)品資料，以使合格供應(yīng)方能滿足此盼望。采購員應(yīng)跟蹤交貨期進度，保證存按期采購入庫，規(guī)定采購員提前以電話、傳真、信函或親自到廠商處跟催，以保證采購產(chǎn)品準時供應(yīng)。采購物品入庫按規(guī)定辦理入庫報檢手續(xù)。7．6．采購產(chǎn)品檢查：采購物品進廠入庫由倉庫管理員驗證物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等項目，并報檢；質(zhì)量管理部門依照關(guān)于進貨檢查規(guī)范規(guī)定，對物品進行必要進貨檢查；必要時，質(zhì)量管理部門派檢查員前去供貨方現(xiàn)場進行采購物資驗證或規(guī)定供方檢查部門提供質(zhì)量證明資料。質(zhì)量管理部門按照有關(guān)檢查規(guī)范進行采購物品檢查并開具有關(guān)檢查單。對尋常進貨進貨檢查中發(fā)現(xiàn)批量不合格或嚴重不合格項目時，由采購部書面告知合格供方，提出糾正和防止辦法規(guī)定并限期改正。

采購合同管理辦法合同作為明確合同雙方權(quán)利義務(wù)根據(jù)，具備法律約束力，故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟往來，應(yīng)當訂立經(jīng)濟合同，合同均采用書面形式。一、采購合同內(nèi)容：采購合同條款構(gòu)成了采購合同內(nèi)容，應(yīng)當在力求詳細明確，便于執(zhí)行，避免發(fā)生糾紛前下，具備如下重要條款：１．商品品種、規(guī)格和數(shù)量：商品采購分材料采購和成品采購，商品品種應(yīng)詳細，避免使用綜合品名；商品數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。如：鍛件采購應(yīng)列明所用軸承鋼型號、毛坯流量、是退火件還是淬火件等。２．商品質(zhì)量和包裝：合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合質(zhì)量原則，注明是國家或部頒原則；無國家和部頒原則應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對實行保換、保修、保退辦法商品，應(yīng)寫明詳細條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志、及包裝物解決等，均應(yīng)有詳細規(guī)定。３．商品價格和結(jié)算方式：合同中對商品和價格規(guī)定要詳細，規(guī)定作價辦法和變價解決等，規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。４．交貨期限、地點和發(fā)送方式：交（提）貨期限（日期）要按照關(guān)于規(guī)定，并考慮雙方實際狀況、商品特點和交通運送條件等擬定。同步，應(yīng)明確商品發(fā)送方式（送貨、代運、自提）。５．商品驗收辦法：合同中要詳細規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品辦法、期限和地點。６．違約責任：簽約一方不履行合同，違約方應(yīng)負物質(zhì)責任，補償對方遭受損失。在訂立合同步，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有如下三種狀況時應(yīng)付違約金或補償金：（１）未近合同規(guī)定商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品；（２）未按合同規(guī)定商品質(zhì)量原則交貨；（３）逾期發(fā)送商品。７．合同變更和解除條件：在什么狀況下可變更或解除合同，什么狀況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等狀況，都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。除此之外，采購合同應(yīng)視實際狀況，增長若干詳細補充規(guī)定，使訂立合同更切實際，更有效力。

二、采購合同訂立

１．訂立采購合同原則：（１）合同當事人必要具備法人資格。這里法人，是指有一定組織機構(gòu)和獨立支配財產(chǎn)，可以獨立從事商品流通活動或其她經(jīng)濟活動，享有權(quán)利和承擔義務(wù)，依照法定程序成立公司。（２）合同必要合法。也就是必要遵循國家法律、法令、方針和政策訂立合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合關(guān)于合同管理詳細條例和實行細則規(guī)定。（３）必要堅持平等互利，充分協(xié)商原則訂立合同。（４）當事人應(yīng)當以自己名義訂立經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必要要有委托證明。（５）采購合同應(yīng)當采用書面形式。

２．訂立采購合同程序：訂立合同程序是指合同當事人對合同內(nèi)容進行協(xié)商，獲得一致意見，并訂立書面合同過程。普通有如下五個環(huán)節(jié)：(1)訂約建議。訂約建議是指當事人一方向?qū)Ψ教岢鲇喠⒑贤?guī)定或建議，也稱要約。公司采購部依照所需采購物品制定初始采購合同，合同中列明采購物品規(guī)格、型號、單價、付款期限、交貨日期、結(jié)算方式等，采購部將合同傳真至供應(yīng)商手中。(2)接受建議。接受建議是指被對方接受，雙方對合同重要內(nèi)容表達批準，通過雙方訂立書面契約，合同即可成立，也稱承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其她條件，應(yīng)以為是回絕要約，而提出新要約。新要約提出后，原要約人變成接受新要約人，而原承諾人成了新要約人。實踐中訂立合同雙方當事人，就合同內(nèi)容重復協(xié)商過程，就是要約→新要約→再要約→……直到承諾過程。供應(yīng)商確認些合同所列內(nèi)容后，字后將此合同傳回公司采購部。采購部將此件作為合同附件存檔。(3)填寫合同文本。采購部依照初始合同填寫正式合同一式二份,將加蓋我司合同章正式合同以郵寄或傳真方式傳入合格供應(yīng)方手中,合格供應(yīng)方將加蓋合同章完整合同寄回或傳回我司,合同訂立完畢。(4)履行簽約手續(xù)。按合同規(guī)定內(nèi)容跟蹤交期、質(zhì)量和結(jié)算貨款。保證采購任務(wù)順利完畢。有經(jīng)濟合同，法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門批準或工商行政管理部門簽證。對沒有法律規(guī)定必要簽證合同，雙方可以協(xié)商決定與否簽證或公證