辦公室6S(正式)課件

6S管理之

辦公室6S推進(jìn)6S目標(biāo)提高工作效率建立舒適辦公環(huán)境改善和提高企業(yè)形象提高員工精神面貌和組織能力確保平安，減少隱患目錄一、辦公室6S的八大原那么二、文件夾管理標(biāo)識方法三、公共區(qū)域的管理四、電腦文件的6S五、其它管理對象六、文件6S七、其它〔范例等〕1.共獨(dú)明確共：公共使用；獨(dú)：個(gè)人使用；公共使用的放在所有人都方便去拿地方，個(gè)人專用的放在他的附近。一、辦公室6S的八大原那么4、資料分類文件資料要分類整理放置，通過行跡管理等方法，使文件拿走了能夠馬上發(fā)現(xiàn)。ＰＳ：行跡管理是指一、辦公室6S的八大原那么5、桌面整理桌面允許放置的物品〔較長時(shí)間離開時(shí)〕：文件夾〔盒〕；機(jī)〔機(jī)〕；文具盒〔筆筒〕；電腦；水杯；臺(tái)歷。桌面文件夾需明確文件夾處理狀態(tài)〔待處理、處理中、已處理〕。一、辦公室6S的八大原那么6、抽屜物品抽屜的整理、整頓：不要的或不應(yīng)該放在抽屜內(nèi)的物品去除；抽屜內(nèi)物品要分類，做分類標(biāo)示；辦公用品放置有序；個(gè)人用品放置在底層；有措施防止物品來回滑動(dòng)。一、辦公室6S的八大原那么參考范例7、墻面張貼在墻上隨意張貼的做法必須糾正公告盡量使用看板方式一、辦公室6S的八大原那么8、公告管理公告欄規(guī)劃要美觀大方，明確管理責(zé)任人，發(fā)布的信息要明確張貼期限。對人員的出缺勤、人員動(dòng)向、工作方案/實(shí)績等內(nèi)容盡量要揭示出來，提高工作效率和管理透明度。一、辦公室6S的八大原那么1、外部標(biāo)識側(cè)面標(biāo)識要素：文件夾序號；文件夾名稱；文件夾管理部門；文件夾管理責(zé)任人。正面標(biāo)識：正面標(biāo)識一般可省略；在側(cè)面無法標(biāo)識可將上面內(nèi)容標(biāo)識在正面。1文件名稱部門管理人

二、文件夾標(biāo)識方法2、扉頁索引在文件夾的扉頁〔或文件盒的外表〕標(biāo)明該文件夾中收集的文件種類，便于分類查找。二、文件夾標(biāo)識方法3、內(nèi)局部頁紙?jiān)谕晃募A中用分頁紙將不同的文件〔資料〕分開便于文件管理及尋找。二、文件夾標(biāo)識方法4、文件夾標(biāo)識本卷須知統(tǒng)一規(guī)格及字體，用電腦打?。粚癖〔灰坏奈募A，標(biāo)識長度要一致；假設(shè)將文件夾放入文件盒，文件盒也應(yīng)有對應(yīng)標(biāo)識；側(cè)面標(biāo)簽加上斜線或三角是一個(gè)很好的管理方法〔目視化管理〕。二、文件夾標(biāo)識方法三、公共區(qū)域的管理(一〕會(huì)議室1.保持室內(nèi)干凈、整潔、明亮、物品擺放有序、責(zé)任落實(shí)，各類設(shè)施處于完好狀態(tài)。2.實(shí)行禁煙、且有禁煙標(biāo)志。會(huì)議室飲水用具〔非一次性使用〕應(yīng)具有嚴(yán)格的消毒措施。一次性用過及時(shí)放到垃圾筐?！捕承l(wèi)生間1.衛(wèi)生間標(biāo)識清楚、設(shè)備完好、整潔。保證衛(wèi)生紙供給到位。2.地面無積水、無煙頭、痰跡、墻面保持潔凈。3.衛(wèi)生間無異味、無垃圾；墻壁、隔段五刻、畫、涂、掛現(xiàn)象。4.門窗、玻璃燈具四壁墻角和各種設(shè)施無灰塵、無多余物。5.定期消毒，有防止蚊蠅，杜絕蚊蠅孽生〔三〕垃圾點(diǎn)1.辦公室的垃圾桶、廢紙簍內(nèi)要套垃圾袋，防止垃圾外溢污染。每天下班前將垃圾袋扎口扔進(jìn)垃圾口內(nèi)，沒有垃圾口的單位，可在每天下午下班將垃圾袋放在辦公室門外，有清潔工清理。2.垃圾點(diǎn)要做到日集日清，垃圾無外溢、堆放，周圍環(huán)境保持清潔。3.增圾點(diǎn)要有要有專人負(fù)責(zé)清理，垃圾口要求定期消毒垃圾分類(環(huán)境管理)生活垃圾(黃色)綠色垃圾(紙類)藍(lán)色垃圾(塑料)藍(lán)色垃圾(金屬)紅色垃圾(毒害)〔四〕用電平安1.開關(guān)控制說明分區(qū)域標(biāo)識，目視清楚。2.禁止私人在辦公室充電，利用高額電器等防止造成嚴(yán)重的平安隱患。2.下班前關(guān)好燈、風(fēng)扇等各種用電設(shè)備，確保平安與減少浪費(fèi)。張貼和看板的要求1.清理過期的張貼物。2.所有張貼物都需定位，墻上張貼物要明確區(qū)域；3.公司通知、公告需統(tǒng)一貼附在看板中的規(guī)定位置上，不可有隨處張貼的現(xiàn)象。4.工作臺(tái)需要張貼物〔備忘錄等〕不可以隨意貼，要有規(guī)定位置，規(guī)定數(shù)量貼附玻璃窗上不宜張貼通知資料。5.保持看板的清潔。四.電腦文件6S1、建立電腦文件目錄文檔2、個(gè)人文件與公司文件區(qū)分放置，并標(biāo)識清楚個(gè)人文件不做要求3、公司文件要進(jìn)行文件分類并標(biāo)識清楚〔思路見后〕4、公司文件加密與不加密的文件要用標(biāo)識區(qū)分清楚C盤我的文檔私人文件*****文件品質(zhì)文件培訓(xùn)文件JIT文件*****文件效率文件電腦文件分類〔例〕：美克工廠JIT文件分類實(shí)例五.其他管理對象1、茶具、水杯的定點(diǎn)放置設(shè)立飲水區(qū)，將茶具，水杯定點(diǎn)放置，讓員工在飲水區(qū)內(nèi)飲水是一個(gè)好的方法。如果將水杯放在臺(tái)面，也不要用畫框線的方法來定位，那樣很不美觀，可以采用其他方法，如用杯墊的形式。

2、廢紙簍、垃圾桶、清潔用具的定位、標(biāo)識辦公區(qū)廢紙簍、垃圾桶、清潔用具的定位不一定要求畫定位線，但放置的位置一定要合理。五.其他管理對象3、辦公用品的標(biāo)識五.其他管理對象不利于6S的問題：個(gè)人辦公桌內(nèi)辦公用品太多，使用過程中浪費(fèi)大〔沒有用完就過期或作廢〕；辦公用品重復(fù)庫存多〔公司、部門、班組、個(gè)人層層庫存〕；辦公用品品種繁多，購置的隨意性大。辦公用品控制途徑：盡可能控制個(gè)人持有量；盡可能讓辦公用品發(fā)揮最大的成效；最大限度的減少辦公用品的品種；最大限度的減少辦公用品庫存；6S管理之

文件6S

文件6S的目的1.文件的共享和有效利用2.減少尋找文件的時(shí)間，提高工作效率3.辦公室空間的有效利用4.辦公環(huán)境的改善5.提高辦公效率辦公室文件資料6S的根本原那么1.文件不重復(fù)保管：一種文件只在一個(gè)位置保管2.對原件實(shí)施管理：不隨意復(fù)印或使用復(fù)印件3.分類歸檔管理：不要使文件私有化4.文件統(tǒng)一規(guī)格：原那么上統(tǒng)一為A4紙5.簡化報(bào)告文件：原那么上報(bào)告限定在1~2張A4紙6.文件去放方便：能夠快速的取出保管文件一.整理：留下有必要保管的文件明確哪一類文件需要，哪一類文件不需要。無效和不需要的文件及時(shí)清理。明確廢棄基準(zhǔn)是必要的?！?〕使用之后廢棄〔2〕保管后廢棄〔3〕保管、保存后廢棄二.整頓：將文件分門別類，歸入文件夾，文件架，并做好標(biāo)識1.使用適宜的文件夾2.在文件夾的封面，側(cè)面上注明類別名稱，保管擔(dān)當(dāng)，保管期限3.在首頁建立目錄表，必要時(shí)每一類設(shè)一張分頁紙，便于迅速尋找4.設(shè)置專門的文件柜存放文件參考范例三.清掃：維護(hù)文件的狀態(tài)對歸檔的文件，特別是中長期保管的文件和文件柜，要定期進(jìn)行清洗維護(hù)。對經(jīng)常使用的文件也要進(jìn)行必要的維護(hù)，損壞或遺失的文件要進(jìn)行及時(shí)的修補(bǔ)，發(fā)行新的版本，要及時(shí)回收銷毀舊版本。定期清掃清潔，特別注明做好防潮、防蟲等工作。僅具有參考價(jià)值的資料，要特別注明；文件增加變更時(shí)，要及時(shí)更改目錄索引。四.清潔：專人管理，責(zé)任清楚決定文件管理責(zé)任人，并將責(zé)任人名字明確標(biāo)識在文件柜或文件夾上。一般的，以安排經(jīng)常使用此文檔的員工承擔(dān)清潔維護(hù)的責(zé)任較好，防塵、防潮防蛀，定期修補(bǔ)維護(hù)。五.素養(yǎng)：養(yǎng)成好的習(xí)慣時(shí)時(shí)要求員工能很好的維護(hù)文件的6S狀態(tài)，做到保護(hù)性的使用文件，使用完之后及時(shí)歸位，按規(guī)定要求復(fù)印和發(fā)放文件，節(jié)約紙張，培養(yǎng)員工良好的習(xí)慣。六.平安：確保文件適當(dāng)使用1.平安的使用：在恰當(dāng)?shù)牡胤郊皶r(shí)間使用正確的文件2.平安的保管：用適當(dāng)?shù)姆椒ū９芪募?，確保文件的完整性3.文件的保密性：文件在恰當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)由適當(dāng)?shù)娜耸褂闷桨簿婇L鳴在辦公室6S的工作中，因?yàn)槲募竦绒k公家具有搬動(dòng)的可能，所以大家在工作中一定要注意人身平安！以下為范例附加內(nèi)容1、電