秘書常識：事務文書

★精品文檔★2016全新精品資料-全新公文范文-全程指導寫作–獨家原創(chuàng)4/14秘書常識：事務文書概述

事務文書是機關、團體、企事業(yè)單位在處理日常事務時用來溝通信息、安排工作、總結得失、研究問題的實用文體，是應用寫作的重要組成部分。

由于這類管理類文體處理的日常事務亦為公務，所以事務文書屬于廣義的公文范疇。它與狹義公文(行政機關12類13種，黨內機關14種)的區(qū)別在于：一是無統(tǒng)一規(guī)定的文本格式；二是不能單獨作為文件發(fā)文，需要時只能作為公文的附件行文；三是必要時它可公開面向社會，或提供新聞線索(如簡報)或通過傳媒宣傳(如經驗性總結、調查報告等)。

簡報的寫作

簡報是機關、團體、企事業(yè)單位內部，或者是某項中心工作、某次重要會議中用的溝通信息、交流經驗、反映情況、匯報工作的期刊式文字載體。其特點是文字短、內容新、反應快、形式活。

一、簡報的類別

簡報的名稱很多，常見的有《××簡報》、《××簡訊》、《××信息》、《××動態(tài)》、《××通報》、《××通訊》及《內部參考》、《情況反映》等。從不同角度對簡報有不同的分類，按內容來分，可分三種。

1、綜合簡報

它全面、綜合反映編發(fā)單位工作進展、思想動態(tài)、成績缺點等概況。綜合簡報多常年定期編發(fā)，例某高校黨委、校長辦公室編《××工作動態(tài)》。

2、中心工作簡報

它主要是為配合、推動當前某項中心工作，掌握思想動態(tài)、交流推廣經驗而編發(fā)。中心工作簡報多在一定時期內不定期制發(fā)。例某市委路線教育工作領導小組編發(fā)《路教工作簡報》。3、會議簡報

它報道會議概況，反映會議交流經驗和探討的問題，傳達和貫徹會議精神和決議。會議簡報用于大中型會議，視會期長短及規(guī)模在會議期間可只編發(fā)一期或多期。例某校學代會秘書組編發(fā)的《××學代會簡報》。

簡報的編寫(一)報頭

簡報首頁上端1／3處由分割線將報頭與文稿部分分開，報頭由以下四個必備要素構成：①、簡報名稱，一般套紅、居中、字體稍大印刷；②、期數(shù)，印于簡報名稱正下方；③、編印機關，一般為制發(fā)簡報單位的辦公部門或中心工作領導小組及會議的秘書處(組)，要求用全稱或規(guī)范化簡稱印于分割線左上方；④、編印日期，印于分割線右上方，要求年月日齊全。除以上四個要素，視簡報內容，保密要求，還可以增加簡報編號、密級(或使用范圍和要求)等要素。

目標、任務、要求到措施預先作出設計安排的事務性文書。

(一)計劃的種類

從性質、內容、時間等角度可劃分出不同種類的計劃。從形式分有以下三種：文件式計劃，分目標、要求、措施、步驟等環(huán)節(jié)，寫作嚴謹具體，內容重大并有一定篇幅；條文式計劃，以列出任務為主，較少涉及措施、步驟等；表格式計劃，通常用于項目較多又具共性的內容，有時輔之適當文字說明，使計劃簡潔明了。

計劃是個統(tǒng)稱，像規(guī)劃、綱要、設想、打算、要點、方案、意見、安排等都是根據(jù)計劃目標遠近、時間長短、內容詳略等差異而確定的名稱。

規(guī)劃是一種時間跨度長(三年以上)，范圍廣，內容較為概括的計劃。例：《××市城市建設總體規(guī)劃》。

綱要和規(guī)劃相同，它們都是各級領導機關根據(jù)戰(zhàn)略方針，為實現(xiàn)總體目標對某個地區(qū)或某一事項作出長遠部署。不同的是綱要比規(guī)劃更為原則和概括，一般只對工作方向、目標提出綱領式要求和指導性措施。例：《××市2000年經濟發(fā)展綱要》。

設想是一種粗線條的、初步的、預備性的非正式計劃。相對來講，其適用時限較長。例：《××市拓展就業(yè)安置門路的設想》。

打算也是一種粗線條的、其想法不太成熟的非正式計劃。相對設想，它的內容范圍不大且考慮近期要做的。例《××學校爭創(chuàng)文明校園的打算》。

要點是將計劃的主要內容擇要摘編，使之簡明突出，它適用于時間相對較短的計劃。例：《××局19××年工作要點》。

方案從目的、要求、方式、方法、進度等都部署具體周密有很強可操作性的計劃。方案一般適合專項性工作，其實施往往須經上級批準。例：《××市住房分配制度改革實施方案》。

意見屬粗線條計劃，它適用于上級向下級布置工作任務并提供基本的思路、方法，交待政策，提出要求等。例：《××公司關于下屬企業(yè)19××年扭虧增盈全面提高經濟效益的意見》。

安排是短期內要做的，且范圍不大、內容單一、布置具體的一類計劃。例：《××系第×周工作安排》。

(二)計劃的寫法

1、標題計劃標題一般由四個部分組成：計劃的制訂單位名稱、適用時間、內容性質及計劃名稱。視計劃文本的成熟程度，有可能出現(xiàn)第五個部分，即在標題尾部加括號注明：草案、初稿、征求意見稿、送審稿等。如《××市19××年再就業(yè)工程實施方案(討論稿)》。

2、引言計劃通常有一個“前言”段落，主要點明制訂計劃的指導思想和對基本情況的說明分析。前言文字力求簡明，以講清制訂本計劃的必要性、執(zhí)行計劃的可行性為要，應力戒套話、空話。

3、主體如果說引言回答了“為什么做”的問題，那么主體要回答“做什么”、“怎么做”、“何時做”等問題。

目標與任務首先要明確指出總目標和基本任務，隨后應根據(jù)實際內容進一步詳細、具體地寫出任務的數(shù)量、質量指標。必要時再將各項指標定質、定量分解，以求讓總目標、總任務具體化、明確化。

辦法與措施以什么方法，用什么措施確保完成任務實現(xiàn)目標，這是有關計劃可操作性的關鍵一環(huán)。所謂有辦法、有措施就是對完成計劃須動員哪些力量，創(chuàng)造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過哪些途徑等心中有數(shù)。這既需要熟悉實際工作，又需要有預見性，而關鍵在于有實事求是的精神。唯有這般，制訂的措施、辦法才是具體的，切實可行的。

時限與步驟工作有先后、主次、緩急之分，進程又有一定的階段性，為此在計劃中針對具體情況應事先規(guī)劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人。這樣才能職責明確、操作有序，執(zhí)行無誤。

4、落款在正文右下方署名署時即可。

總結的寫作

總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認識用以指導今后工作的事務性文書。

(一)總結的種類

從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多見。總結也有各種別稱，如自查性質的評估及匯報、回顧、小結等都具總結的性質。

(二)總結的寫法

1、標題

文件式標題一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《××局19××年度擁軍優(yōu)屬工作總結》。

文章式標題以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現(xiàn)總結字樣，但對總結內容有提示作用。例某企業(yè)的專題總結《技術改造是振興企業(yè)之路》和某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的?》。

雙行式標題即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正題揭示觀點或概括內容，副標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講臺教書育人放異彩——××大學德育工作總結》。

2、正文

前言一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這些內容是總結的核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容從所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

結尾作為總結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結，要求簡短利索。

3、落款一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名。

調查報告的寫作

人們在完成了調查工作之后，為了使調查的成果形成為文字，就要撰寫調查報告。那么調查報告是怎樣一種文章體裁呢？調查報告是根據(jù)調查研究的成果寫出的反映客觀事實的書面報告。由于調查報告是調查與分析、實踐與理論、客觀與主觀相結合的實用性文體，是從調查目的通向社會效益和經濟效益的橋梁和工具，它在社會生活、經濟活動和人類的其他實踐活動中具有十分重要的作用。

調查報告

調查報告亦有別稱，像考察報告、調研報告及××調查等都是常見的。

從內容性質分，調查報告有以下六種：

(一)專題型調查報告。

這是針對某個事情或問題撰寫的調查報告。它能及時揭露現(xiàn)實生活中的矛盾，反映群眾的意見和要求，研究急需解決的具體的實際問題，并根據(jù)調查的結果提出處理意見，或者對策，或是建議。

(二)綜合型調查報告。

它是以綜合調查眾多的對象及其基本情況為內容的報告。具有全面、系統(tǒng)、深入和篇幅較長的特點。它與專題調查報告的主要區(qū)別點就在于它的綜合性上。它使讀者可以從報告中看到事物的相對完整的“鳥瞰圖?！?/p>

(三)理論研究型調查報告。

這是以學術研究為目的而撰寫的報告，它以收集、分類、整理資料并提出問題、報告結論為特點，大多發(fā)表在學術刊物上，或載于學術著作中。

(四)實際建議型調查報告。

這是由于實際工作需要而寫的調查報告，其主要內容是為預測、決策、制定政策、處理問題等進行調查所獲得的材料及有關的建議。

(五)歷史情況型調查報告。

這是根據(jù)需要以歷史情況為對象進行調查而形成的調查報告。它可以供人們了解某一事物或問題的歷史資料和歷史真相。

(六)現(xiàn)實情況型調查報告。

它是以正在發(fā)生、發(fā)展的一些現(xiàn)實生活為對象進行調查后所形成的調查報告。人們可以通過它了解和認識某些事物和問題的客觀現(xiàn)實情況，以作為其它認識活動的依據(jù)或參考。

二、調查報告的寫法

調查報告的寫作方法主要是：一、熟悉調查報告的結構特點；二、把握調查報告的寫作程序。首先，我們來看調查報告在結構上有什么特點。一般來說，調查報告的內容大體有：標題、導語、概況介紹、資料統(tǒng)計、理性分析、總結和結論或對策、建議，以及所附的材料等。根據(jù)這些內容所形成的調查報告的結構，就包括標題、導語、正文、結尾和落款。

（一）標題

調查報告的標題有單標題和雙標題兩類。所謂單標題，就是一個標題。其中又有公文式標題和文章式標題兩種。公文標題為“事由+文種”構成，如《浙江省農村中學語文教學情況的調查報告》。文章式標題，如《××市的校辦企業(yè)》；其二是標明作者通過調查所得到的觀點的標題，如《調整教育政策增加教育投入》。所謂雙標題，就是兩個標題，即一個正題、一個副題。如《為了造福子孫后代——××縣封山育林調查報告》。

(二)導語

導語又稱引言。它是調查報告的前言，簡潔明了地介紹有關調查的情況，或提出全文的引子，為正文寫作作好鋪墊。常見的導語有：一、簡介式導語。對調查的課題、對象、時間、地點、方式、經過等作簡明的介紹。二、概括式導語。對調查報告的內容（包括課題、對象、調查內容、調查結果和分析的結論等）作概括的說明。三、交代式導語。即對課題產生的由來作簡明的介紹和說明。

(三)正文

正文是調查報告的主體。它對調查得來的事實和有關材料進行敘述，對所作出的分析、綜合進行議論，對調查研究的結果和結論進行說明。正文的結構有不同的框架。（一）根據(jù)邏輯關系安排材料的框架有：縱式結構、橫式結構、縱橫式結構。這三種結構，以縱橫式結構常為人們采用。（二）按照內容表達的層次組成的框架有：“情況——成果——問題——建議”式結構，多用于反映基本情況的調查報告；“成果——具體做法——經驗”式結構,多用于介紹經驗的調查報告；“問題——原因——意見或建議”式結構，多用于揭露問題的調查報告；“事件過程——事件性質結論——處理意見”式結構，多用于揭示案件是非的調查報告。

(四)結尾

結尾的內容大多是調查者對問題的看法和建議，這是分析問題和解決問題的必然結果。調查報告的結尾方式主要有補充式、深化式、建議式、激發(fā)式等。

(五)落款

調查報告的落款要寫明調查者——單位名稱和個人姓名，以及完稿時間。如果標題下面已注明調查者，則落款時可省略。其次，我們要把握調查報告的寫作程序。調查報告寫作要經過以下五個程序：

(一)確定主題

主題是調查報告的靈魂，對調查報告寫作的成敗具有決定性的意義。因此，確定主題要注意：報告的主題應與調查主題一致；要根據(jù)調查和分析的結果，重新確定主題；主題宜小，且宜集中；要盡量與標題協(xié)調一致，避免文題不副。

(二)取舍材料

首先，要選取與主題有關的材料，舍棄與主題無關的材料，使主題集中、鮮明、突出。其次，要經過鑒別，精選材料，不僅使每一材料都能有用，而且能以一當十。

(三)擬定提綱

這是調查報告構思中的一個關鍵環(huán)節(jié)。調查報告的提綱有兩種，一種是觀