進出口企業(yè)外貿(mào)單證保管管理制度

文件變更記錄版本生效日期變更內(nèi)容變更人1.02020-5-312.02021-3-1文檔結構調(diào)整2.12021-4-27結構調(diào)整文件簽收記錄進出口企業(yè)外貿(mào)單證保管管理制度目的為了規(guī)范公司進出口單證資料管理，明確公司單證保管員的單證管理工作責任，對公司客戶的單證進行有效、合規(guī)的管理，以便公司有關部門和人員查詢和調(diào)閱，特制定本制度。適用范圍公司國際物流部及運輸本部所有員工。職責和權限國際物流部單證保管員負責對進出口單證的保存登記、保管、過期銷毀處理。人事行政部檔案管理員負責進出口單證過期銷毀的監(jiān)督管理。進出口單證保管工作流程需要保管的進出口單證范疇4.1.1客戶提供的進口單證：采購合同、發(fā)票（invoice）、裝箱單（packinglist）、提單（B/L）、報關委托書、原產(chǎn)地證明或聲明，以及其他必備的特殊單證：加工手冊、免表、無木質(zhì)包裝證明、電放保函（電放提單必須）、保險單、進口許可證、有關批文、進口機電證、進口配額證明等。4.1.2客戶提供的出口單證：發(fā)票（invoice）、裝箱單（packinglist）、訂艙委托書（shippingorder）、出口報關單、商檢單（或通關單）、報關委托書、手冊等全套出口單據(jù)。4.1.3其他文件和記錄：為客戶所提供資料與公司相關操作人員的操作過程產(chǎn)生的第三方簽發(fā)文件（提貨單、CCC證明、倉單等）及各種單證復核記錄。進出口單證保管模式公司進出口單證保管采用紙制與電子存檔兩種模式，電子檔資料從電腦中拷貝到專用的儲存硬盤中，硬盤存入人事行政部專用的保險柜；紙制單證按時收繳存入公司檔案室。每一票進出口紙制存檔與電子存檔的內(nèi)容匯總起來要確保此票進出口單證數(shù)量完整、準確。進出口單證保管頻次及期限要求進出口單證保管頻次a） 電子數(shù)據(jù)拷貝，每個月第一個星期的周三由單證保管員從各操作人員電腦中拷貝到硬盤中，（硬盤容量最低為2T）當場檢查實際備份情況，并填寫《進出口單證電子檔案拷貝記錄表》予以確認完成拷貝；公司要求的相關客戶、資源類的數(shù)據(jù)按公司相關要求上傳微信云盤。b） 財務管理軟件、貨代管理軟件、通關輸單軟件等公司平臺軟件的在線數(shù)據(jù)備份要求軟件服務提供商云端按時備份在線數(shù)據(jù)；c） 紙制單證由單證保管員配合各業(yè)務單位，至少三個月收繳一次進出口紙制單證，每半年整理一次單證并送至公司的檔案室保存。單證存檔時，同一個客戶同一個合約項下的單證，匯總裝入同一個檔案盒里，盒子外面至少三面黏貼上寫上保管負責人、合約號及合約內(nèi)容、單證月份的標簽，統(tǒng)一存放在公司檔案室指定檔案架上，存放時填寫紙制的《單證檔案庫位表》及電子檔的《單證檔案記錄索引表》。進出口單證保管期限一般貿(mào)易自辦結海關手續(xù)后保存3年，加工貿(mào)易自辦結海關核銷手續(xù)后保存3年，減免稅設備自辦結海關解除監(jiān)管（監(jiān)管期：生產(chǎn)設備為3年、機動車輛6年、船舶飛機8年）手續(xù)后保存3年。進出口單證保管管理規(guī)定4.4.1檔案室攝像和5防管理：檔案室安裝24小時攝像記錄裝置，人員進出檔案室需經(jīng)檔案管理員允許，由檔案管理員陪同并填寫《檔案室進出登記記錄表》。人員進出檔案室時，做好現(xiàn)場巡查，定期打掃地面與墻面灰塵，保持經(jīng)常通風，保持檔案室干凈衛(wèi)生，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密。單證查閱和出借管理：查閱進出口單證，一般應在檔案室查閱，如需要摘抄、復制時，申請人填寫《單證借閱申請單》，需經(jīng)國際物流部經(jīng)理批準；進出口單證如需要帶出檔案室借閱，申請人填寫《單證借出歸還表》，經(jīng)國際物流部經(jīng)理審批同意后才能帶出檔案室借閱，單證歸還時，單證保管員核銷《單證借出歸還表》。單證庫存盤點管理：單證保管員應每半年對進出口單證庫存進行盤點，填寫《存檔資料總盤點清單》，發(fā)現(xiàn)問題立即向國際物流部經(jīng)理匯報，由國際物流部經(jīng)理組織人員核實異常原因。單證銷毀管理：對已超過保存期限的報關單證電子數(shù)據(jù)及紙質(zhì)資料，單證保管員填寫《報關單證銷毀登記單》，經(jīng)總經(jīng)理最終批準，方可予以銷毀。銷毀時，應有國際物流部及人事行政部各派一人在現(xiàn)場監(jiān)銷，并在《報關單證銷毀登記單》上簽字備案，并交由國際物流部單證保管員歸檔。單證管理工作流程圖

接甲昱遡出口操作崗報關畝單崗報關制單崗報關單復核里證探菅崗檔親呈保管至訐保嘗甲比甬穗扌才并甲甬甲是 *■i接甲昱遡出口操作崗報關畝單崗報關制單崗報關單復核里證探菅崗檔親呈保管至訐保嘗甲比甬穗扌才并甲甬甲是 *■i■味OIB報關旦復檳參考文件/關聯(lián)文件6.1《企業(yè)認證檔案管理制度》6.2《報關證件（印章）及法律文書管理制度》附件/表單7.1《單證借閱申請單》7