各類公文的寫作要求

各類公文的寫作要求決定的寫作要求決定是行政機關普遍使用的一種下行文， 它帶有穩(wěn)定性和約束性的特點， 一般可分為知照決定和指揮性決定兩大類型。一、標題要完整、規(guī)范決定的標題，一般應寫明發(fā)文機關、事由、文種，而且要規(guī)范、準確，特別是事由要準確概括出來。下面幾個標題寫得不規(guī)范：如《關于召開中共叫省全體會議的決定》，“中共皿省”應是“中國共產黨□□省委”或“中國共產黨□□省委員會”。又如， 《關于召開中共小省第□次黨代會的決定》。乍看沒問題，其實是不規(guī)范的，“中共”即“中國共產黨”的簡稱，后面又來個“黨代會”就重復了，規(guī)范的應是《關于召開中國共產黨小省第1次代表大會的決定》或《關于召開中共□□省第1次代表大會的決定》。作為黨的代表大會，一般不用簡稱，要全稱，以示莊重，黨的委員會全體會議名稱則常用簡稱。又如《小省人民政府關于教育工作的決定》，這個標題事由寫得不夠明確，太簡單，表意不清，應該寫成《叫省人民政府關于加強教育工作的決定》。二、時間標注要準確不能以決定的時間標注要注意兩個問題： 一是成文日期要以會議通過的日期或領導人簽發(fā)日期為準，不能以起草或打印的時間為成文時間。二是決定的時間一般要標注在標題下方，可用括號括起來。決定的時間不能標在文尾，因為決定一般不寫抬頭和落款。三、原由要準確、合理決定的原由是事項的依據(jù)、理由。寫作時要注意交代清楚，簡明扼要，有理有據(jù)，令人信服。泛泛而談，根據(jù)不足，說理不清的原由沒有說服力，不可取。四、事項要明確、清楚一般來說，內容比較復雜的決定，事項要一條一條地表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。結構要合理，層次要分明，內容要合乎邏輯。（2）各類公文的寫作要求（決定、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要）通告的寫作要求通告是機關單位廣泛使用的告曉性公文。一、標題通告的標題一般有三種寫法，一是寫明發(fā)文機關、事由、文種，如《工商總局、海關總署關于打擊走私、投機倒賣進出口物件的通告》。二是省略了事由，只寫明發(fā)文機關和文種，如《中華人民共和國財政部通告》。三是省略了發(fā)文機關、事由兩項，只寫《通告》。一般來說，高級機關發(fā)布比較重要事項的通告，標題都應用前兩種；事項比較具體，不那么重要的，一般可用第三種?？傊?，用哪種標題，要根據(jù)內容來定。二、正文通告的正文包括原由、事項、結尾三部分。原由是發(fā)布通告的原因、根據(jù)、目的，回答為什么發(fā)此通告。事項，即通告的具體內容。內容比較簡單、單一的，可不分條來寫；如果內容比較多，則應分列一條一條地寫。結尾，也叫結語，一般寫“特此通告”之類的話，以示強調，提起注意。有些通告干脆不用結語，干凈利落。通告是對公眾的，一般不用寫抬頭，標題已有發(fā)文機關，并在標題下方署上了日期，則可不用落款，如果標題沒有發(fā)文機關，又沒有日期，落款必須簽署清楚發(fā)文機關名稱和日期。三、寫作通告要注意以下問題（一）不要把“通告”寫成“通知”?！巴ǜ妗迸c“通知”是兩種不同的公文，其特點、作用和受文對象范圍等都不相同。有的單位往往把握不準它們的特點和作用， 以為讓人們知曉的事項都可用通告行文， 結果把一些該用通知的用了通告，該用通告的用了通知。（二）發(fā)文目的要明確。發(fā)布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚， 讓人們一看就知道為什么要發(fā)此通告。的通告在原由部分沒寫明目的，或表達不清，有的通告甚至不寫原由部分，這是不規(guī)范的。（三）通告事項要符合政策規(guī)定。（四）通告語言要通俗簡潔。通告是一種周知性公文，一般用張貼和登報的方式發(fā)布，使全社會都知道通告的內容。因此，寫通告要注意語言通俗和簡潔，簡單明了，一看就懂，篇幅不宜過長，便于張貼和閱讀。通知的寫作要求通知是最常用的一種公文，使用頻率很高，運用范圍廣泛。一、標題通知的標題有完全式和省略式兩種，完全式是發(fā)文機關、事由、文種齊全的標題。省略式則是根據(jù)需要省去其中的一項或兩項。省略式標題有如下三種情況：（一）省略發(fā)文單位如果標題太長，可省略發(fā)文機關。如□□省人民政府發(fā)出《關于縣級市經(jīng)濟管理權限的通知》，這個標題省略了發(fā)文單位“□□省人民政府”。 省略了發(fā)文機關的通知標題很常見。 如果是兩個單位以上聯(lián)合發(fā)文的，一般不能省略，如《中共□□省委、□□省人民政府批轉 ＜全省穩(wěn)定山口林口、落實林業(yè)生產責任制試點工作座談會議紀要 ＞的通知》。（二）省略文種公文的標題一般是不能省略文種的。轉發(fā)性通知，有時由于被批轉、轉發(fā)的公文標題中已有“通知”二字，或者被批轉、轉發(fā)的公文標題比較長， 這時，通知的標題一般可省略文種， 省去“通知”二字。如《口□省人民政府轉發(fā)國務院關于國營企業(yè)廠長（經(jīng)理）實行任期制度的通知》。碰到這種情況，如果不省略文種，就會出現(xiàn)“……的通知的通知”的現(xiàn)象，標題就顯得很長，讀起來也拗口。有時，也會因層層轉發(fā)而出現(xiàn)長標題的情況，如：《口□縣人民政府關于轉發(fā)Q口市關于轉發(fā)《省政府關于轉發(fā) ＜國家外事辦關于認真做好外事接待工作的通知》的通知 ＞。這個標題四個層次，用了三個“關于轉發(fā)”，三個“的通知”，不順口。對這個長標題，應改為《口口縣政府轉發(fā)國家外事辦關于認真做好外事接待工作的通知》。（三）省略發(fā)文機關和事由如果通知發(fā)文范圍很小，內容簡單，甚至張貼都可以，這樣的通知標題可以省略發(fā)文機關和事由，只有文種，即“通知”二字。例如在單位內部的會議通知、政治學習通知、簡單的工作通知，等等。二、正文通知的正文包括原由、事項、要求三部分。主體在事項部分。下面分別介紹幾種通知正文的寫法。（一）轉發(fā)性通知的寫法可以把批轉通知稱為“批語”，把被發(fā)布、批轉的文件看作是通知的主體內容，批語表明發(fā)文機關的態(tài)度，提出貫徹執(zhí)行的要求，一般起提示、按語的作用。（二）事項性通知的寫法正文一般分三部分。開頭部分，一般是通知的原由和目的，說明為什么要發(fā)此通知，目的是什么。正文的主體部分，即事項部分，把通知的具體內容一項一項列出來，把布置的工作或需要周知的事項，闡述清楚，講清目的、要求、措施、辦法等。這類通知多數(shù)用于布置工作，因此有人稱之為“工作通知”。第三部分是結尾，提出貫徹執(zhí)行要求，如“請遵照執(zhí)行”，“請認真貫徹執(zhí)行”，“請研究貫徹”，等等，也有的通知結尾沒有習慣用語。寫事項性通知，要開門見山，不要轉彎抹角。在敘述通知時，要突出重點，把主要的、重要的寫在前面。根據(jù)需要，主要的內容可詳寫，講清道理，講明措施，次要的內容，盡量簡略，扼要交代即可。在語言表達方面，通知的語言主要是以敘述為主，對下級單位提出要求。（三）會議通知及任免通知的寫法這兩種通知的內容沒有轉發(fā)性通知、事項性通知那么復雜，比較單一，篇幅簡短，知照性強。會議通知的內容一般包括：會議名稱，會議時間，地點，內容，參加人員，報到的時間、地方、需帶材料、文件等。會議通知的格式比較固定，只要把以上內容寫清楚就可以。任免通知的寫作比會議通知更為簡單，一般有固定格式，按任免決定寫上即可。通報的寫作要求一、標題通報的標題可省略發(fā)文機關，比較重要的通報則不省略。在擬通報標題時，特別要注意準確、簡明地概括出事由。例如，《關于必須嚴肅處理黨員干部中的違法亂紀案件的通報》，就省略發(fā)文單位。而《國務院關于一份國務院文件周轉情況的通報》則寫明發(fā)文機關、事由和文種。通報的署時可以在標題下方，這時，通報不需寫抬頭和落款；通報也可以有抬頭、落款，時間在發(fā)文機關下面。這兩種格式都是正確的。報告的寫作要求報告的寫作要求二、正文不同類型的通報，其正文寫法有所不同。下面分別介紹表揚性通報、批評性通報和情況通報的正文寫法。（一）表揚性通報表揚性通報的內容一般包括介紹事跡，分析評價事跡意義，概括主要經(jīng)驗，作出表彰決定，提出希望等。表揚性通報的正文，大致包括三個部分：敘述事跡。事跡要典型，敘述時盡可能簡明扼要。把人物、時間、地點、事情的主要經(jīng)過和結果交代清楚。要根據(jù)篇幅，抓住主要特征和梗概來寫，不必要敘述全過程，只要概括介紹就可以了。通報還常在介紹事跡的基礎上再加上簡要的評價和意義分析，節(jié)省筆墨，點到即止。表彰決定。凡表彰性通報都有表彰的具體決定。這部分一般是略寫，寫清楚給予什么獎勵即可。希望和要求。發(fā)通報的目的是表彰先進，號召人們向先進單位和個人學習。通報的結尾部分一般有希望和號召的內容。（二）批評性通報批評性通報將典型的不良行為、傾向，或重大事故公布出來，旨在使大家從中吸取教訓，受到教育。其寫法與表揚性通報大致相同，正文內容主要包括錯誤事實、根源和教訓、處理決定、希望和要求四部分。錯誤事實。批評性通報要實事求是地反映事實真相，不能夸大或縮小，因為這是批評的依據(jù)，必須真實。根源和教訓。對錯誤進行分析，指出錯誤的原因，點明危害。這部分要寫得準確、中肯，實事求是，不能含含糊糊，模棱兩可，或者故意夸大，無限上綱。處理決定。在擺明事實，分析原因的基礎上，恰如其分地提出處理決定，有理有據(jù)，令人信服。希望和要求。 這部分是通過對錯誤的處理， 要求當事者如何對待錯誤， 希望大家吸取教訓， 引以為戒。（三）情況通報情況通報是為使下級機關單位了解某階段的工作情況，或某重大事件、活動的情況，指導工作，往往用通報將有關情況予以公布。這種情況通報具有很強的針對性。比如大家普遍關心的問題，或重大的事件和活動，對各單位都有一定的指導和參考意義。1．注意時效性發(fā)通報必須有很強的時效性，要抓住時機，及時將先進典型和經(jīng)驗向社會宣傳推廣，對反面典型予以揭露，引起警戒，或對某些重大事項和重要情況，及時予以通報，以起到交流情況、信息，指導工作的作用。2．注意指導性不是事無巨細都要發(fā)通報， 要選擇對面上工作有普遍指導意義的事項來發(fā)通報。 要有普遍的指導意義，就應選擇典型。先進的典型要能反映事物的本質特征，能揭示時代的本質，體現(xiàn)時代的精神。反面的典型，應有一定的代表性，有鑒戒的作用。3．注意真實性通報中所涉及的事例， 必須是客觀存在的， 經(jīng)過反復調查， 真實可靠的， 絕不允許捏造和虛構。 另外，事例的反映要準確，不能夸大或縮小，要實事求是。通報有時要在結尾部分提出希望和號召，也必須切合實際，不脫離現(xiàn)實，要有一定的針對性，使讀者接受號召，受到啟示。報告是機關單位向上級機關陳述事項的上行文。是最常見、使用最多的公文之一。一、標題報告的標題可根據(jù)需要省略發(fā)文機關。事由和文種是不能省略的。另外，報告的標題容易出毛病的是事由。有的報告標題亂而長， 內容不集中， 中心不突出。 例如某單位給上級的一份報告 《關于口口口□共建文明單位和開展愛國衛(wèi)生運動情況的報告》 ，把“共建文明單位”和“愛國衛(wèi)生運動”兩種不同性質的事項寫在一個標題當中。 又如一份報告的標題 《口□口□人民政府關于認真貫徹落實口口口□政發(fā)（□□）□口號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業(yè)奪取豐收的情況的報告》，這個標題長達 60多個字，口長、口嗦，不夠明確。這個標題可改為《口□口□人民政府關于抗旱播種保苗的情況報告》。二、原由原由是開頭部分， 又叫導語。 報告的原由是事項的依據(jù)， 一般寫得比較概括， 但要把有關情況寫清楚，說明報告的原因。導語提出觀點，說明情況，擺明依據(jù)，為下文敘述報告事項設立前提 ,增強報告的說服力和邏輯力量。三、報告的事項報告的事項是正文的主體，也是報告的核心，是向上級機關報告的具體內容。在寫作時，要抓住主要內容，突出重點，有層次有條理地展開，用最準確、最簡潔的語言，把報告的事項寫出來。重要的詳寫，次要的略寫，有點有面，點面結合，這樣才能增加報告的說服力。四、報告的結尾“特一般報告結尾都有提出要求的習慣用語， 根據(jù)報告的不同內容使用不同的習慣用語。 如常用的有：“特此報告”， “以上報告如無不妥， 請批轉各地各單位執(zhí)行”， “專此報告”， “請審閱”， “請批示”，等等。報告屬陳述性文件，或匯報工作，或反映情況，或提出建議，或答復上級的有關詢問。匯報工作，反映情況，不能夾帶請示事項。有時需要上級機關解決一些問題，便應該另外用“請示”行文，這樣，才能做到一文一事，專文專用，不要請示、報告不分，更不能出現(xiàn)“請示報告”的文種。請示的寫作要求請示是一種上行文，早期的請示和報告是混用的，因此，現(xiàn)在還有人錯誤使用“請示報告”。一、請示的結構與寫法請示包括標題、主送機關、正文和落款署時幾部分。（一）標題請示標題一般要寫明發(fā)文機關、事由和文種，發(fā)文機關有時可以省略。（二）正文請示的正文包括請示原由、請示事項、請示要求三部分。1．原由。請示的原由是請示事項和要求的理由及依據(jù)，要寫在正文的開頭，先把原由講清楚，然后再寫請示的事項和要求，這樣才能順理成章，有說服力。三、寫作要求三、寫作要求2．事項。指請示上級機關批準、幫助、解答的具體事項。一般包括方針、政策、辦法、措施、主張、看法等。請示的事項，要符合國家法律、法規(guī)，符合實際，具有可行性、可操作性。因此，事項要寫得具體、明白。3．結尾。請示的結尾一般有如下寫法：“以上，請批復”，“以上當否，請指示”，“以上請示，請審批”，等等，這些雖然是簡單的一句話，但它是請示中必不可少的一項內容，不能遺漏，更不能含糊其辭。二、請示的寫作原則（一）一文一事一份請示只能寫一件事，一些單位向上級機關請示，經(jīng)常把好幾個問題寫在一起，認為只要能解決一個問題就行了，結果一個也不解決不了，因為“一文多事”牽涉的單位多了，涉及的政策也多，任何一個上級機關都很難答復，幾個單位同時答復更不可能。（二）不多頭請示一份請示，只送一個上級領導機關或上級主管部門，不能同時主送兩個以上機關，更不能分頭送給多個領導。如有需要，有關的單位可用抄送的形式。這樣，可以避免出現(xiàn)推諉、扯皮的現(xiàn)象。一些單位以為多頭分送保險，搞“廣種薄收”，結果常常是誰都有關系，但誰都不管，失時誤事。（三）不越級請示請示與其他公文一樣，一般不越級請示，如果因特殊情況或緊急事項必須越級請示時，要同時抄送越過的機關。（四）不得抄送下級機關請示是上行公文，行文時，不得同時發(fā)下級機關，更不能要求下級機關執(zhí)行上級機關未批準和未批復的事項。批復的寫作要求批復一般篇幅不長，針對來文作出明確的答復，或同意，或不同意，或部分同意。一、標題批復的標題一般要求寫明事由和文種，格式是“關于□□□口的批復”；也有些重要的批復，標題要寫明批復單位，格式是：“口□口關于□□□口的批復”，標題的事由要把請示事項概括出來。二、正文批復的正文包括批復原由和批復事項兩部分。主體部分是批復事項。批復的原由。即指批復的原因和根據(jù)，一般在正文開頭用一句話說明請示的日期、標題和發(fā)文字號以及收文情況。例如：□□省僑聯(lián)向省委報送了 《關于召開□□省第六次歸僑、 僑眷代表大會的請示》省委批復的原由這樣寫：“口僑聯(lián)黨字〔 1993〕3號文收悉”，沒有引述請示標題。批復的事項。即指批復的具體內容。批復事項必須緊扣請示事項，逐條批復。批復事項的內容包括：批復態(tài)度和批復意見。要求寫得態(tài)度鮮明，意見具體，或完全同意，或部分同意，或不同意，有的批復還提出具體處理意見?？傊鷱筒荒芎磺?。一是全面掌握請示的內容。批復是針對請示來寫的，要求寫作人員認真研究請示的事項，是否符合近期的工作需要，以及黨的方針政策，國家的法律法令等；還要研究請示事項的可行性，是否符合客觀實際。二是態(tài)度鮮明，批復清楚。批復的內容要簡單明了。對請示的事項哪些同意，哪些不同意，有什么具體要求，都要在批復中講清楚，不能含糊不清，也不能避而不答；如果是不同意的，要簡單地講清道理。三是語言精練準確，篇幅短小。批復的語言要精練準確，簡明扼要，語氣堅決、肯定，使請示單位一看就明白。批復一般表明態(tài)度，提出具體要求，不需長篇敘述和說理，篇幅不宜過長。意見的寫作要求意見作為國家行政機關的公文，是國務院 2000年8月發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》時正式設立的。一、作為上行文意見的結構和寫法（一）標題。上行文意見，其標題由發(fā)文機關、事由和文種三部分組成。一般可以省略發(fā)文機關。例如，《關于切實解決市縣財政拖欠工資問題的意見》，是省財政廳上報省人民政府的上行意見，標題省略了發(fā)文機關“□□省財政廳”。（二）主送機關。上行文意見一般有主送機關，俗稱抬頭，表明意見要上報給哪個機關。如果意見沒有標明主送機關， 一般要在意見前面加上報告或報送上級機關。 下行文意見因為一般用通知批轉或印發(fā)，所以意見的主送單位和落款可有可無。（三）正文。正文一般包括原由、具體意見和結尾三部分。原由是開頭部分，又叫導語，一般是概括地寫明針對什么問題、根據(jù)什么精神、實現(xiàn)什么目的等。具體意見是正文的核心內容，要對重要問題提出建議、主張、處理辦法等。上行文意見的結尾經(jīng)常使用“以上意見，請審閱”、“以上意見如無不妥，請批轉口□口口執(zhí)行”等習慣用語。（四）日期和落款。上行文意見如果獨立行文，成文日期標在正文之后，一般有抬頭、有落款，落款可用印章代替。如果與報告搭配使用，以報告為載體上報意見，則意見部分可以省略抬頭、落款和成文日期。獨立行文的上行意見， 如果上級機關同意批轉， 可以與通知搭配使用， 行文下發(fā)， 意見部分保留抬頭、落款和日期，也可以沒有抬頭、落款和成文日期。二、作為下行文意見的結構和寫法（一）標題。獨立行文的下行意見，標題由發(fā)文機關、事由和文種三部分組成。與通知搭配行文的下行意見，意見的標題可省略發(fā)文機關。（二）正文。下行意見的正文一般包括原由、具體意見兩個部分。原由的寫法與上行意見大致相同。具體意見是全文的主體內容，針對重要問題提出解決辦法和具體要求。結尾部分一般使用“按照執(zhí)行”或“參照執(zhí)行”。有的雖無明確要求，但對下級機關有指導和參照的作用。（三）與通知搭配行文的下行意見，抬頭、落款和成文日期在通知中體現(xiàn)。意見部分則不再有抬頭、落款和日期。三、作為平行文意見的結構和寫法

平行文意見的標題、抬頭、落款的寫法與上行文相似，標題有時可省略發(fā)文機關，一般都有抬頭和落款。結尾部分一般使用“以上意見，供參考”等用語。函的寫作要求函是不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。函和請示都有“請求批準”的用途，函和請示的區(qū)別在于，函主要用于平級單位之間、不相隸屬單位之間以及有業(yè)務上的主管和被主管關系的單位之間。一、標題函的標題有多種寫法，一種是發(fā)文機關、事由、回復函對象、文種，如《國務院辦公廳關于懸掛國徽等問