檔案室管理規(guī)定

年4月19日檔案室管理規(guī)定文檔僅供參考檔案室資料管理規(guī)定一、

總則

1、為建立、健全公司資料的管理工作，科學(xué)完整的保護(hù)、保存公司的資料，更好地為公司各部門服務(wù)特制訂本管理制度。2、本制度適用于公司的檔案管理。

3、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部，行政人事部負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。二、檔案室的設(shè)置及基本要求1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、公司設(shè)立檔案室，并設(shè)置管理員。管理員負(fù)責(zé)與各部門對接，各部門檔案的收集，整理以及分類存檔由各部門指派專管員負(fù)責(zé)。3、檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。各部門檔案由各部門整理并提交紙張及電子目錄交由管理員保管。

4、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。5、管理員應(yīng)做好文件資料的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。三、檔案質(zhì)量

1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2、檔案文件資料按時間順序排列，必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案提交人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。四、檔案保管檔案資料由各部門按照規(guī)定整理分類成冊后，移交給檔案管理員分類保存。各部門在提交檔案資料時，凡不符合檔案存檔要求的，管理員有權(quán)拒絕接受并要求整改。交接雙方應(yīng)按公司規(guī)定辦理交接手續(xù)，雙方簽字存檔備查。五、檔案的查閱、借閱檔案的查閱：1、查閱的授權(quán)范圍（1）總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。（2）部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。（3）普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。（4）跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（5）由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人能夠取用，其它任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。2、檔案查閱程序要求（1）權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。（2）權(quán)限外的檔案查閱，由管理員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時歸還。檔案的借閱：1、借閱程序要求（1）員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料；借閱者應(yīng)保持資料的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。（2）管理員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案借閱登記表》上簽字，備查。（3）借出的檔案原件由管理員督促借閱人歸還，借閱者與管理員雙方應(yīng)共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。六、檔案資料的報廢、銷毀1、因破損或變質(zhì)的而無法繼續(xù)使用文件資料，由管理員提報資料所屬部門，由部門專管員及時更新或復(fù)制，并將原文件資料報廢，報廢后的資料由管理員繼續(xù)保存半年備查。因修改內(nèi)容而更換的資料，原資料報廢，報廢后的資料應(yīng)繼續(xù)保存一年備查。

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、凡要銷毀公司資料文件的，必須由管理員及專管員同時呈報上級領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀，防止失密。銷毀文件必須記錄在案。七、附則在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細(xì)則交由專管員實施，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政人事部備案后，與本制度具有同等效力。本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，自頒布之日起實施。湖北大成空間科技股份有限公司行政人事部

附表：檔案查閱審批表查閱日期查閱部門查閱檔案內(nèi)容密級□普通□秘密□機密事由查閱人部門負(fù)責(zé)人簽字總經(jīng)理簽字檔案復(fù)印審批表復(fù)印日期復(fù)印部門復(fù)印檔案內(nèi)容密級□普通□秘密□機密事由復(fù)印份數(shù)復(fù)印人部門負(fù)責(zé)人簽字總經(jīng)理簽字