物業(yè)檔案管理制度

物業(yè)檔案管理制度

1目的

為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀，確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一，完整的完善建立物業(yè)檔案。

2適用范圍

適用于東莞市**物業(yè)管理有限公司各類(lèi)物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。

3職責(zé)

3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。

3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。

3.4各部門(mén)主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

4檔案存放位置

4.1電腦保存一份電子文檔。

4.2**四樓資料室。

5檔案管理員

5.1行政人事部

6檔案編號(hào)規(guī)則（見(jiàn)附件1）

7部門(mén)檔案內(nèi)容

7.1行政部：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書(shū)、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

7.2財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)資料、合同。

7.3保安部：警戒器材、合同。

7.4環(huán)保部：清潔器材、綠化器材、合同。

7.5工程部：設(shè)備、合同、證書(shū)、圖紙、工具儀表。

7.6物業(yè)部：建筑物、車(chē)輛、業(yè)主資料、合同。

8檔案管理制度

8.1檔案資料保管由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，任何人不得擅自開(kāi)啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內(nèi)資料。

8.2如須借閱檔案資料，需到管理員處登記后方可借閱，借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。

8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看，不能損壞的涂改資料，否則追究借閱人責(zé)任。

8.4資料借閱必須是部門(mén)主管以上人員，只能借閱本部門(mén)資料，如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

8.5檔案室必須保存兩份資料：一份為歷史資料檔案，一份為借閱資料。

8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門(mén)資料，必須做好登記。

8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好，如有損壞必須立即進(jìn)行更新。

8.8檔案管理員必須每月對(duì)資料進(jìn)行一次更新，更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。

8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄，以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。

8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

9相關(guān)文檔

9.1《檔案編號(hào)規(guī)則》

10修訂及實(shí)施

10.1本規(guī)定由全公司各部門(mén)實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。

10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。

篇2：物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序

一、目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部各類(lèi)檔案的管理。

三、職責(zé)

1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。

2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

四、程序要點(diǎn)

1、檔案的編號(hào)

(1)公司、物業(yè)部編號(hào)：

①物業(yè)部編號(hào)為：W?Y（英文縮寫(xiě)）。

(2)部門(mén)編號(hào)：

①辦公室；

②財(cái)務(wù)部；

③事務(wù)處；

④工程處；

⑤護(hù)衛(wèi)處；

(3)年份編號(hào)：引用年份序號(hào)—2000、20**、20**……。

(4)檔案順序號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字—001、002、003……。

(5)檔案編號(hào)舉例：

①物業(yè)部編號(hào)：

※※※—※※—※※※—※※※

檔案序號(hào)

類(lèi)別編號(hào)

部門(mén)編號(hào)

物業(yè)部編號(hào)

②物業(yè)部編號(hào)：

※※※—※※—※※※—※※※

檔案序號(hào)

類(lèi)別編號(hào)

部門(mén)編號(hào)

物業(yè)部編號(hào)

2、檔案的分類(lèi)

(1)區(qū)分全宗，按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類(lèi)：

①行政、人事類(lèi)；

②財(cái)務(wù)類(lèi)；

③公共事務(wù)類(lèi)；

④保潔類(lèi)；

⑤園林綠化類(lèi)；

⑥機(jī)電維修類(lèi)；

⑦經(jīng)營(yíng)類(lèi)；

⑧品質(zhì)類(lèi)。

(2)全宗檔案的分類(lèi)：要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合檔案形成的實(shí)際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性，我們采用組織機(jī)構(gòu)——問(wèn)題分類(lèi)法，如：

收文類(lèi)

發(fā)文類(lèi)

合同類(lèi)

①辦公室

員工人事檔案類(lèi)

圖紙類(lèi)

后勤類(lèi)

收文類(lèi)

發(fā)文類(lèi)

報(bào)表類(lèi)

②財(cái)務(wù)部

帳冊(cè)類(lèi)

憑證類(lèi)

合同類(lèi)

工程圖紙類(lèi)

合同類(lèi)

收文類(lèi)

發(fā)文類(lèi)

業(yè)主檔案類(lèi)

③事務(wù)部員工檔案類(lèi)

維修類(lèi)

投訴類(lèi)

回訪類(lèi)

有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類(lèi)

計(jì)劃總結(jié)類(lèi)

……

3、立卷與編制目錄

(1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：

①根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙；

②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng)，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成，如：

——物業(yè)行政部、人事部收文：※※※—*?Z—

收文；

——物業(yè)財(cái)務(wù)部報(bào)表：※※※—C?W—報(bào)表；

——物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案：

※※※—※※※—F?W—業(yè)主檔案。

③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中；

④將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒（或文件夾內(nèi)）。

(2)編制目錄：

①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》；

②每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目）中，以便查閱。

4、檔案的保管期限

(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(2)各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

5、檔案的保管

(1)檔案保管的工作任務(wù)是：

①便于查閱；

②保證檔案的安全；

③防止檔案的損壞；

④采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。

(2)檔案保管的責(zé)任部門(mén)：

①財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案；

②辦公室保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門(mén)所需保管的資料；ISO9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案；分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料；

③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門(mén)需要保管的其他檔案；

④各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。

(3)檔案的保管程序：

①各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后，移交給檔案管理員；

②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)；

③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢；

④檔案原則上保管原則件。

6、檔案的密級(jí)

(1)檔案的密級(jí)分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通；

①絕密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案；

②機(jī)密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案；

③普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

7、檔案的查閱權(quán)限

(1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

(2)副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）可查閱分管工作的檔案。

(3)部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。

(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

8、檔案的查閱/借閱/復(fù)制

(1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

(2)檔案管理員審核其查（借）閱資格：

①權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理；

②權(quán)限外的，檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)：

③屬部門(mén)（財(cái)務(wù)類(lèi)除外）的檔案，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；屬管理處的檔案，由管理處經(jīng)理審批；屬公司的檔案，由總經(jīng)理審批；財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

9、在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

10、須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批；機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批；普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。

11、檔案的銷(xiāo)毀

(1)超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限（詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程）每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單位，報(bào)行政部、人事部經(jīng)理審核。

(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

(3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷(xiāo)人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。

(4)監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。

五、記錄

1、《檔案目錄》

2、《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》

3、《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》

4、《檔案銷(xiāo)毀清單》

六、相關(guān)支持文件

1、《文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》

2、各部門(mén)有關(guān)《標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》

篇3：物業(yè)檔案建立

物業(yè)檔案資料的建立是對(duì)前期建設(shè)開(kāi)發(fā)成果的記錄，是以后實(shí)施物業(yè)管理時(shí)對(duì)工程維修、配套、改造必不可少的依據(jù)，也是更換物業(yè)管理企業(yè)時(shí)必須移交的內(nèi)容之一?，F(xiàn)代建筑工程隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和使用需求的提高，樓宇設(shè)備設(shè)施以及埋入地下和建筑體內(nèi)部的管線越來(lái)越多，越來(lái)越復(fù)雜，越來(lái)越高科技化和專(zhuān)業(yè)化，因此一旦發(fā)生故障，物業(yè)檔案就成了維修必不可少的東西。

物業(yè)檔案資料的建立主要抓收集、整理、歸案、利用四個(gè)環(huán)節(jié)。收集的關(guān)鍵是盡可能完整，時(shí)間上講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料；從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面，從地下到樓頂、從主體到配套、從建筑物到環(huán)境，整理的重點(diǎn)是去偽存真、留下有用的，歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存，利用即是在日后的管理過(guò)程中使用并加以充實(shí)。

篇4：解讀《惠州市建立物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案》

解讀《惠州市建立物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案》

(記者/張峰)物業(yè)招投標(biāo)企業(yè)違規(guī)怎么辦?納入企業(yè)信用檔案;物業(yè)服務(wù)人員態(tài)度差怎么辦?納入個(gè)人信用檔案;小區(qū)物業(yè)服務(wù)不達(dá)標(biāo)怎么辦?納入物業(yè)行業(yè)信用檔案......建立物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案體系以完善社區(qū)物業(yè)服務(wù)，被主管部門(mén)以及企業(yè)和業(yè)主寄予厚望。近日，惠州市房管局發(fā)布《惠州市房產(chǎn)管理局關(guān)于建立物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案的通知(試行)》(下稱(chēng)《通知》)，標(biāo)志著惠州市物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案體系從深閨走向現(xiàn)實(shí)。

《通知》為在城市運(yùn)營(yíng)的每一家物業(yè)服務(wù)企業(yè)和個(gè)人都建立相應(yīng)的信用檔案，且設(shè)置具體的計(jì)分評(píng)級(jí)體系，評(píng)定結(jié)果與企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展，以及個(gè)人職業(yè)發(fā)展切實(shí)聯(lián)系起來(lái)，督促企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不斷規(guī)范和修正自己的行為，有效提高行業(yè)服務(wù)和管理水平。

企業(yè)信用檔案信息將及時(shí)更新和公示

據(jù)市房管局介紹，當(dāng)前在惠州物業(yè)市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)的物業(yè)企業(yè)超過(guò)500家，活躍的物業(yè)從業(yè)人員數(shù)以萬(wàn)計(jì)。由于工資待遇普遍較低，選擇面廣，人員流動(dòng)性較高，這也導(dǎo)致行業(yè)服務(wù)水平難以提高，行業(yè)管理也無(wú)法形成有效體系。然而，隨著《通知》實(shí)施，惠州市物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案體系的逐步建立將有望改善這一局面。

在文件中，行業(yè)信用檔案的建立將惠州市范圍內(nèi)的所有物業(yè)管理企業(yè)和所有的物業(yè)從業(yè)人員都納入監(jiān)管體系，接受相關(guān)主管部門(mén)和社會(huì)公眾的監(jiān)督?！锻ㄖ分赋?，信用體系是指全面反映和評(píng)價(jià)物業(yè)服務(wù)企業(yè)及其執(zhí)(從)業(yè)人員基本情況、信用度、服務(wù)行為、投訴記錄等檔案信息資料，主要包括基本信息、業(yè)績(jī)信息和警示信息。

在企業(yè)信息采集過(guò)程中，信用檔案將對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用信息進(jìn)行收集、記錄、分類(lèi)和儲(chǔ)存，檔案及時(shí)反映該企業(yè)或個(gè)人的從業(yè)情況。相關(guān)信息體系包含采集對(duì)象的基本信息、業(yè)績(jī)信息和警示信息，其中，基本信息、業(yè)績(jī)信息主要通過(guò)物業(yè)服務(wù)企業(yè)或執(zhí)(從)業(yè)人員自行申報(bào)采集;警示信息由當(dāng)?shù)匚飿I(yè)管理行政主管部門(mén)、市屬房管所根據(jù)履行職責(zé)過(guò)程中產(chǎn)生、發(fā)現(xiàn)或形成的日常檢查、巡查記錄以及公眾投訴、網(wǎng)絡(luò)媒體披露情況等方式采集。

一旦相關(guān)物業(yè)企業(yè)和物業(yè)服務(wù)個(gè)人信用檔案信息采集結(jié)束，該信息系統(tǒng)就將同步向社會(huì)進(jìn)行公示。通知中指出信用檔案信息認(rèn)定結(jié)果需通過(guò)“惠州市房產(chǎn)管理局網(wǎng)站政務(wù)版”和“惠州物業(yè)家園(**)”網(wǎng)站公示，方便任何單位和個(gè)人在選聘物業(yè)公司或招聘物業(yè)工作人員的過(guò)程中查詢相關(guān)信息提供參考。

企業(yè)信用檔案信息與業(yè)務(wù)開(kāi)展密切相關(guān)

搭建完善行業(yè)檔案信息系統(tǒng)，對(duì)于如何使用和管理該信用檔案，《通知》指出，服務(wù)行業(yè)的信用信息將作為服務(wù)企業(yè)資質(zhì)管理、日常監(jiān)管、企業(yè)投標(biāo)、評(píng)優(yōu)評(píng)先、入選物業(yè)服務(wù)行業(yè)專(zhuān)業(yè)人才庫(kù)等工作的重要參考依據(jù)。市房管局物業(yè)科相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，信用檔案與企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展相掛鉤，這也能充分引起行業(yè)企業(yè)和從業(yè)人員的關(guān)注。

該負(fù)責(zé)人介紹，除了與物業(yè)企業(yè)和個(gè)人的業(yè)務(wù)直接關(guān)聯(lián)，信用檔案管理中還實(shí)行計(jì)分制制度，采取網(wǎng)上辦理、即時(shí)評(píng)價(jià)、年終信用等級(jí)評(píng)定的方式，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，又能夠讓行業(yè)時(shí)刻保持警惕，及時(shí)規(guī)范和修正自己的行為。

為了完善行業(yè)企業(yè)和個(gè)人的信用檔案計(jì)分，市房管局配合《通知》還發(fā)布了“惠州市物業(yè)服務(wù)行業(yè)信用檔案信息評(píng)分辦法”，在該辦法中對(duì)于物業(yè)服務(wù)企業(yè)(或個(gè)人)接受表彰、缺席行業(yè)會(huì)議，被主管部門(mén)處分以及社區(qū)管理中的優(yōu)缺點(diǎn)將如何加分和減分均作出詳細(xì)要求。主管部門(mén)根據(jù)企業(yè)和個(gè)人表現(xiàn)情況，每年年初根據(jù)得分情況和“評(píng)分辦法”評(píng)定物業(yè)服務(wù)企業(yè)及從業(yè)人員的年度信用等級(jí)。不同級(jí)別的信用等級(jí)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展和辦理過(guò)程中將受到不同的待遇。

市房管局物業(yè)科介紹，相關(guān)物業(yè)企業(yè)和個(gè)人信用檔案和年度信用等級(jí)一經(jīng)評(píng)定，任何單位和個(gè)人未依照權(quán)限、程序，不得擅自修改、增刪信用檔案信息的錄入和變更。當(dāng)然企業(yè)若對(duì)評(píng)定結(jié)果有異議，可在信用檔案信息認(rèn)定結(jié)果公示時(shí)間起7個(gè)工作日內(nèi)，向認(rèn)定單位提出書(shū)面申訴，并提供有效的證據(jù)材料，認(rèn)定單位接到書(shū)面申請(qǐng)后在10個(gè)工作日內(nèi)完成核查和回復(fù)。

篇5：美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案建立管理

美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對(duì)美術(shù)館的物業(yè)管理形式，做到每一項(xiàng)管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)原始文件資料進(jìn)行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案，配備專(zhuān)職檔案管理人員，建章立制，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。

（一）檔案制度建立與管理

1、主要思路

檔案資料分類(lèi)：依據(jù)美術(shù)館的具體情況，管理特點(diǎn)略有增減、各有側(cè)重。在管理過(guò)程中，注重對(duì)原有資料的整理，找到過(guò)往管理中存在的缺陷和不足，并進(jìn)行重新的分類(lèi)和補(bǔ)充，使其符合對(duì)美術(shù)館細(xì)致管理的需求。

檔案建立抓住重新接管這一契機(jī)，整理住戶全面的原始資料，并對(duì)陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的修正，最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎(chǔ)，以方便接管后日常管理。

檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括：紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式；電腦資料包括：電腦軟、硬盤(pán)儲(chǔ)存系統(tǒng)；做到各種檔案資料并重，互相補(bǔ)充，形成美術(shù)館管理的無(wú)盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)。

區(qū)內(nèi)各項(xiàng)管理工作必須建立檔案資料，依照"采取的管理方式"中制定的規(guī)范程序，逐一建檔，形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。

2、建立檔案、資料的分類(lèi)檢索

1）業(yè)主提供的資料

a、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

b、用地批準(zhǔn)文件

c、建筑執(zhí)照

d、拆遷安置資料

2）技術(shù)資料

a.總平面圖

b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

d.地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

e.工程合同開(kāi)

f.竣工報(bào)告

g.工程預(yù)決算

h.圖紙會(huì)審記錄

i.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）

j.隱蔽工程驗(yàn)收簽證

k.沉降觀察記錄

l.竣工驗(yàn)收證明書(shū)

m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)

n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)

o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)

p.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

q.供水的試壓報(bào)告

r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

s.其他技術(shù)資料

3)管理處建立的資料

a.住宅區(qū)基本資料

b.住宅區(qū)分區(qū)資料

c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料

d.娛樂(lè)設(shè)施資料

4)住戶資料

a.住戶入住資料

入住通知書(shū)

入住協(xié)議書(shū)

b.家庭人員檔案

住戶情況登記表

（二）管理處各項(xiàng)管理制度目錄

序號(hào)文件名稱(chēng)文件編碼

1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)**.00.01

2職業(yè)安全健康職責(zé)**.00.02

3物料管理辦法**.00.03

4停電停水應(yīng)急預(yù)案**.00.04

5水浸應(yīng)急預(yù)案**.00.05

6治安應(yīng)急預(yù)案**.00.06

7文件質(zhì)量記錄管理辦法**.00.07

8犬類(lèi)管理辦法**.00.08

9保安崗位架構(gòu)圖**.01.01

10保安運(yùn)作規(guī)程**.01.02

11人員出入管理辦法**.01.03

12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04

13車(chē)輛管理辦法**.01.05

14保安崗位操作規(guī)程**.01.06

15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)**.01.07

16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08

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保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01

18綠化（地）養(yǎng)護(hù)監(jiān)管規(guī)程**.03.01

19消防安全管理辦法**.04.01

20火警應(yīng)急預(yù)案**.04.02

21消防設(shè)備（設(shè)施）運(yùn)行管理辦法**.04.03

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