大學(xué)檔案工作管理辦法

XXXX大學(xué)檔案工作管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)，使之為學(xué)校建設(shè)高水平研究型大學(xué)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。第二條學(xué)校檔案是指學(xué)校各部門在從事黨政管理、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、經(jīng)濟(jì)核算、設(shè)備管理等活動(dòng)中直接形成并積累下來的，對學(xué)校和社會具有保存價(jià)值的，各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。第三條檔案工作是維護(hù)學(xué)校歷史面貌的主要事業(yè)，是學(xué)校重要的基礎(chǔ)工作之一，應(yīng)納入學(xué)校發(fā)展的整體規(guī)劃，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與管理。在人員編制、檔案庫房、管理設(shè)施和經(jīng)費(fèi)等方面予以保障。第四條學(xué)校檔案工作的方針是科學(xué)規(guī)劃、依法管理。在加強(qiáng)檔案的收集、整理工作，注重有效保護(hù)和利用歷史檔案資源的同時(shí)，逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案的信息遞延效應(yīng)。第五條學(xué)校檔案工作的原則是學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理。各部門在布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)業(yè)務(wù)工作時(shí)，檔案工作要同步進(jìn)行。第六條學(xué)校檔案工作的方法是檔案材料形成單位、項(xiàng)目組立卷歸檔，并堅(jiān)持在檔案材料形成過程中做好預(yù)立卷工作。第二章領(lǐng)導(dǎo)體制、機(jī)構(gòu)及職責(zé)第七條學(xué)校檔案工作，業(yè)務(wù)上受教育部和省教育廳領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)接受省、市檔案局指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。第八條學(xué)校檔案工作由校長領(lǐng)導(dǎo)，并履行以下職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；（二）將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；（四）研究決定學(xué)校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問題。分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)全校的檔案工作。第九條學(xué)校檔案館是學(xué)校檔案工作的職能部門，負(fù)責(zé)對全校檔案工作實(shí)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，其主要職責(zé)是：（一）宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，組織制定學(xué)校檔案工作規(guī)劃和檔案管理工作的規(guī)章制度，并貫徹落實(shí)；（二）負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案歸檔、建檔工作，并對全校各單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；（三）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。建立健全兼職檔案員隊(duì)伍，組織全校專、兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案工作管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平，及時(shí)解決檔案工作中的實(shí)際問題，推動(dòng)學(xué)校檔案工作的發(fā)展；（四）負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案的保管和利用工作。在做好安全、保密工作的基礎(chǔ)上，緊緊圍繞學(xué)校中心工作，積極開展檔案信息咨詢服務(wù)，開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能，努力創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地；（五）負(fù)責(zé)編制學(xué)校各類檔案檢索工具，匯編各類檔案參考資料，積極開展檔案的編研工作；有計(jì)劃地組織參加校內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)，扎實(shí)開展檔案理論研究與實(shí)踐，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；（六）負(fù)責(zé)組織開展檔案工作相關(guān)法律法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，增強(qiáng)學(xué)校師生員工的“依法治檔”意識，提高檔案工作在全校師生員工中的影響及地位；（七）負(fù)責(zé)收集、整理校史有關(guān)資料，出版檔案史料，協(xié)助相關(guān)部門做好校史編纂工作；（八）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，開展特色服務(wù)，完善服務(wù)設(shè)施，為學(xué)校各部門和廣大師生，以及社會提供快捷、優(yōu)質(zhì)服務(wù)；（九）負(fù)責(zé)組織檔案鑒定、銷毀工作；（十）總結(jié)交流檔案工作經(jīng)驗(yàn)，組織開展檔案工作檢查和評比活動(dòng)，表彰先進(jìn)，調(diào)動(dòng)專、兼職檔案工作人員的積極性；（十一）完成上級下達(dá)的各項(xiàng)檔案工作任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。第十條學(xué)校具有獨(dú)立法人資格的附屬單位（如臨床醫(yī)學(xué)院等），某些需要特殊條件保管或利用頻繁并且具有一定獨(dú)立性的檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立檔案室單獨(dú)管理。其檔案室行政上受所在單位管理，業(yè)務(wù)上接受學(xué)校檔案館指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。第十一條學(xué)校機(jī)關(guān)各部門、直屬單位、學(xué)院（中心、所）等處級單位，要將檔案工作納入其職責(zé)范圍，由一名負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)分管本部門的檔案工作，并根據(jù)工作需要配備兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作。兼職檔案工作人員隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)保持相對穩(wěn)定。第十二條專（兼）職檔案員的主要職責(zé)是：（一）貫徹落實(shí)國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和學(xué)校的規(guī)定，制定本部門檔案工作計(jì)劃；（二）按照立卷歸檔程序，做好本部門檔案預(yù)立卷工作，完善應(yīng)歸檔文件材料的形成積累；（三）將收集、積累的文件材料整理、組卷、裝訂，做到組卷合乎要求、編目清楚、標(biāo)題準(zhǔn)確、裝訂整齊，并及時(shí)向?qū)W校檔案館移交。（四）做好存放在本部門的文件材料的組卷、分類、編目、登記、保管、利用等工作。第三章檔案的接收第十三條學(xué)校檔案館建立和完善各類材料的立卷歸檔制度，并實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌并行的立卷歸檔管理辦法。應(yīng)歸檔的文件材料必須做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。第十四條學(xué)校檔案的分類，以及各類文件材料的歸檔范圍和保管期限，按照國家有關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。檔案館應(yīng)結(jié)合學(xué)校實(shí)際，以檔案全宗管理為基礎(chǔ)，制定符合工作需要的《XXXX大學(xué)檔案分類暫行規(guī)定》，強(qiáng)化對檔案業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。第十五條學(xué)校各部門在教學(xué)、科研、黨政管理等活動(dòng)中（包括個(gè)人在教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中）所形成的文件材料，由各部門按照學(xué)校檔案館制定的檔案整理組卷規(guī)則組卷，經(jīng)檔案館檢查合格后向檔案館移交。第十六條學(xué)校部門立卷歸檔歸口為：全校性、綜合性材料由黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔。科研項(xiàng)目的立卷歸檔，由校科技處、社科處、先進(jìn)技術(shù)研究院與各科研項(xiàng)目承擔(dān)單位雙重管理監(jiān)督，項(xiàng)目組負(fù)責(zé)立卷歸檔。其余按各職能部門分工負(fù)責(zé)相應(yīng)材料的立卷歸檔。立卷歸檔涉及多個(gè)部門的，由文件的主辦部門歸檔，其他部門協(xié)辦。農(nóng)學(xué)部檔案館的業(yè)務(wù)工作，受學(xué)校檔案館指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第十七條檔案密級的劃分由立卷歸檔單位提出，歸檔單位用鉛筆將密級標(biāo)明在案卷封面上，經(jīng)學(xué)校保密工作辦公室審核后再明確標(biāo)注在案卷封面上。第十八條檔案形成過程中文件材料應(yīng)符合下列要求：（一）歸檔文件材料要齊全完整，無涂改痕跡。已破損、字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)予修補(bǔ)、復(fù)制，并附于原件后一并歸檔；（二）歸檔文件材料要遵循文件之間的形成規(guī)則，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類組卷；（三）歸檔文件材料用紙規(guī)范，書寫字跡清晰，不能使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等不耐久保存的書寫工具；（四）案卷標(biāo)題要簡明確切，編制卷內(nèi)目錄應(yīng)符合規(guī)范要求；（五）立卷歸檔文件材料要符合檔案計(jì)算機(jī)管理要求，網(wǎng)上著錄應(yīng)與紙質(zhì)檔案立卷同步進(jìn)行。第十九條歸檔時(shí)間及手續(xù)：（一）學(xué)校各職能部門按年度歸檔，在次年六月底前向檔案館移交；（二）學(xué)校各教學(xué)單位本學(xué)期畢（結(jié)）業(yè)的學(xué)生材料，應(yīng)在下學(xué)期開學(xué)兩個(gè)月內(nèi)向檔案館移交；（三）學(xué)校各科研、基建、后勤等部門，應(yīng)在項(xiàng)目完成并通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)向檔案館移交；（四）當(dāng)年的財(cái)務(wù)檔案，在會計(jì)年度結(jié)束后，由財(cái)務(wù)處或本單位財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿之后編制案卷目錄，于次年六月底前向檔案館移交；（五）檔案館接收檔案時(shí)，應(yīng)履行相關(guān)手續(xù)，填寫檔案移交清單一式三份，交接雙方簽字蓋章。檔案移交清單由檔案館和立卷歸檔單位分別保存。第二十條列入立卷歸檔范圍的檔案（包括個(gè)人在職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體的文字材料），應(yīng)按照規(guī)定向檔案館移交，集中管理，不得據(jù)為己有。個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種載體的材料，檔案館可通過征集、代管等多種形式進(jìn)行管理。第四章檔案的管理第二十一條學(xué)校檔案由檔案館集中保存。在國家需要時(shí)，應(yīng)按照要求提供所需檔案復(fù)制件或原件第二十二條學(xué)校檔案根據(jù)學(xué)校合并實(shí)際按全宗管理。檔案館依據(jù)《XXXX大學(xué)檔案分類暫行規(guī)定》，對館藏檔案進(jìn)行分類、編號、排架。以便于檢索為原則編寫全宗指南，編制案卷目錄和其它檢索工具。做到分類科學(xué)、整理系統(tǒng)、保管安全、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確、利用方便、管理手段先進(jìn)。并根據(jù)檔案的保密程度確定利用范圍，建立檔案查、借閱等審批制度，做好檔案的利用登記。第二十三條檔案館要加強(qiáng)研究、改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)和措施，及時(shí)修復(fù)或復(fù)制已破損和字跡褪色的檔案。建立健全檔案庫房管理制度，落實(shí)防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜等安全措施，確保檔案安全。第二十四條檔案館要組織好檔案的鑒定工作。保管期限已滿的檔案，由檔案館組織有關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，共同鑒定。對已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀報(bào)告，編制銷毀清冊，經(jīng)有關(guān)部門同意后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。銷毀檔案時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)派相關(guān)人員參與監(jiān)督銷毀工作，監(jiān)銷人員要在相關(guān)的銷毀文件及清單上簽字。第二十五條檔案館要建立檔案檢查、統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收集、保管利用情況進(jìn)行檢查，對館內(nèi)有關(guān)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按國家有關(guān)要求報(bào)送檔案工作基礎(chǔ)信息。第二十六條檔案管理信息化建設(shè)是數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分。學(xué)校應(yīng)加大對檔案管理工作的投入，加快對館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的開發(fā)、利用。第五章檔案的利用和開放第二十七條檔案館要積極創(chuàng)造條件，按照國家有關(guān)規(guī)定向全校和社會開放檔案。充分發(fā)揮檔案的信息功能，提高檔案的利用率。第二十八條檔案館對于自形成之日起滿三十年的檔案應(yīng)向全校和社會開放，但對于其中涉及國家安全和學(xué)校重大利益的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可分期分批開放。第二十九條學(xué)校檔案主要供本校利用。其它單位或個(gè)人需查閱時(shí)，應(yīng)持單位介紹信及本人身份證，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。如需利用的檔案涉及重大問題或黨和國家的秘密，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三十條檔案館提供利用檔案應(yīng)遵循下列規(guī)定：（一）凡持有合法證明的單位和個(gè)人，在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱利用屬開放范圍的檔案，并可以摘錄或復(fù)制；（二）本校工作人員因工作需要可直接查、借閱本單位歸檔的檔案，查閱非本部門歸檔的帶有密級的或限制使用的檔案時(shí)，須經(jīng)立卷單位和檔案業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，方可查閱；（三）港澳和臺灣同胞、海外華僑要求利用檔案，須經(jīng)有關(guān)主管部門介紹；（四）外國機(jī)關(guān)或個(gè)人要求利用檔案，按國家有關(guān)規(guī)定辦理；（五）未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或上級主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，任何組織或個(gè)人無權(quán)公布檔案。第三十一條學(xué)校檔案屬于下列情況之一者不宜開放：（一）涉及黨和國家秘密的；（二）涉及專利或技術(shù)秘密的；（三）涉及個(gè)人隱私的；（四）檔案形成部門規(guī)定限制利用的；（五）學(xué)校重要會議記錄。第三十二條對于重要的、珍貴的檔案資料，一般不提供原件。如特殊需要，須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人同意。加蓋檔案館公章的復(fù)制件，與原件具有同等效力。第三十三條檔案館是學(xué)校出具檔案證明的唯一合法部門，凡摘抄、復(fù)制的檔案須經(jīng)校檔案館核準(zhǔn)并加蓋檔案館公章方能生效。復(fù)制檔案一般由檔案館負(fù)責(zé)，并按規(guī)定合理收費(fèi)。其它組織和個(gè)人利用其捐贈(zèng)的檔案，檔案館應(yīng)無償提供。第三十四條查、借閱檔案必須嚴(yán)格遵守檔案館查、借閱制度，維護(hù)檔案的完整和安全。學(xué)校檔案一般不外借，確因工作急需，經(jīng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借出。借出的檔案不準(zhǔn)帶到公共場所或家中，不得遺失、污損、涂改、抽拆和轉(zhuǎn)借，歸還檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)面檢查注銷登記。如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失檔案等情況，應(yīng)視情節(jié)及造成的后果，依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。第六章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第三十五條學(xué)校檔案館應(yīng)根據(jù)檔案工作實(shí)際，建立健全檔案工作考查、考核工作機(jī)制，明確崗位責(zé)任。通過定期監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，進(jìn)一步落實(shí)“依法治檔”的工作方針，促進(jìn)學(xué)校檔案事業(yè)的全面發(fā)展。第三十六條有下列事跡的單位和個(gè)人，學(xué)校給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)：（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；（二）在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的；（三）在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻(xiàn)的；（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給學(xué)校