一頁紙報告(培訓(xùn)課件)-

一頁紙報告(培訓(xùn)課件)PPT解決問題的能力是區(qū)分企業(yè)強弱的關(guān)鍵之一人們對問題的分析和解決過程就是管理發(fā)展的歷史

一、背景8D——福特豐田問題解決法長安汽車管理FMEA的研究與應(yīng)用長安汽車問題管理辦法——“碎石法”為什么-為什么分析法——《豐田生產(chǎn)方式》魚骨圖——QC……框架模型工具大家好問題整改黑皮書——悅翔變速器異響報告中指出：

悅翔售后變速器異響問題長期居高不下，售后千臺車維修頻次，單車維修成本高，客戶投訴不斷，影響悅翔整車質(zhì)量口碑。為什么問題長期得不到解決？大家好原因分析有沒有簡單實用的管理工具？問題長期得不到解決沒有時間不知道怎么解決沒有人解決工作效率低缺乏有效交流的工具職責(zé)不明確部門壁壘執(zhí)行力差不知道該如何合作、推進工作沒有系統(tǒng)分析問題的習(xí)慣缺乏積極性、責(zé)任感大家好解決方法——專注、簡單與可視化的溝通工具提升溝通效率123一頁紙報告大家好Step1明確問題Step2分解問題

Step3設(shè)定目標

Step4把握真因Step5制定對策Step6-7評價結(jié)果，鞏固成果定義：一種由豐田公司開創(chuàng)的精益報告方法，通常用文字、數(shù)據(jù)、表格、圖形等把問題的源頭，分析，糾正和執(zhí)行計劃放在一張的紙上（如A3紙，所以又叫A3報告）表達出來，并及時更新或報告結(jié)果。二、“一頁紙報告”的基本概念大家好大家學(xué)習(xí)辛苦了，還是要堅持繼續(xù)保持安靜“一頁紙報告”的特點：邏輯清晰、重點突出、一目了然一頁紙報告1234用一張紙即可展現(xiàn)問題解決整體“過程”

，是豐田公司的核心溝通工具

是一張邏輯清晰、要點突出的“一目了然”的資料可以促進上下級之間的有效溝通，便于上司有針對性的指導(dǎo)是人才培養(yǎng)、員工成長的重要工具大家好解決問題的工具“一頁紙報告”中所包含的模塊完整體現(xiàn)了PDCA或碎石法解決問題的框架和結(jié)構(gòu)編寫“一頁紙報告”能幫助系統(tǒng)地、邏輯地分析、解決問題并進行后續(xù)的追蹤培訓(xùn)問題解決能力的方法通過學(xué)習(xí)如何編寫“一頁紙報告”來掌握和鞏固PDCA或碎石法的問題解決方式及步驟學(xué)習(xí)如何編寫“一頁紙報告”

也可以培養(yǎng)利用“一頁紙報告”簡潔但系統(tǒng)地交流問題解決過程的能力“一頁紙報告”是PDCA、碎石法的具體運用，是簡單實用的匯報工具大家好根據(jù)側(cè)重點和遵循PDCA循環(huán)的程度的不同，“一頁紙報告”主要體現(xiàn)為三種類型123解決問題的“一頁紙報告”依據(jù)PDCA循環(huán)來實施改進和驗證結(jié)果，而其余兩種“一頁紙”報告形式則是有所側(cè)重的選擇某些PDCA環(huán)節(jié)來匯報問題應(yīng)用最廣泛大家好三、三種類型的“一頁紙報告”背景現(xiàn)狀目標根源分析對策效果確認后續(xù)工作提案分析評估其它提案計劃制訂尚未解決的問題實施時間表都有各自相對固定的內(nèi)容及標準的結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一了溝通交流的模式解決問題型匯報成果型建議提案型動態(tài)化管理工具大家好報告主題背景現(xiàn)狀目標根本原因分析對策效果確認后續(xù)工作第一種類型——解決問題型“一頁紙報告”主要結(jié)構(gòu)圖豐田認為解決問題的“一頁紙報告”是產(chǎn)品開發(fā)系統(tǒng)內(nèi)交流產(chǎn)品開發(fā)知識經(jīng)驗的“流”，如果沒有按照這種方式記錄，那么知識就很難繼承下來報告主題—客觀地描述報告中出現(xiàn)的案例和解決的問題背景回顧—記錄對于理解問題必要的背景信息現(xiàn)狀描述及問題陳述—描述產(chǎn)生問題的系統(tǒng)或流程的關(guān)鍵要素目標陳述—設(shè)定執(zhí)行之后項目成功與否的評價標準根本原因分析—層層分析，直到找到導(dǎo)致問題的根本原因?qū)Σ呓ㄗh—提出解決根本原因的方案檢查/確認效果—檢查方案是否有效得達成了預(yù)先設(shè)定的目標后續(xù)工作—記錄下一步行動，以保持系統(tǒng)的改進或進一步完成未完成的工作大家好背景要點盡量使背景的內(nèi)容清晰，并多采用圖表的形式使其可視化確定目標聽眾，針對性地寫下背景情況提供必要的信息，幫助聽眾了解情況，使其能夠理解之后的內(nèi)容接受這個話題如何與公司的目標相關(guān)聯(lián)記錄其他能幫助聽眾了解該問題重要性的信息，如歷史數(shù)據(jù)，日期，名字等記錄有助于理解問題嚴重程度和重要程度的背景情況針對聽眾的背景及信息需求描述背景情況描述眾所周知的、沒有爭議的信息描述問題的影響主要內(nèi)容******示例2006年企業(yè)目標提高全球市場份額改進質(zhì)量和服務(wù)增加企業(yè)利潤2006年制造目標成本削減5%廢料削減15%生產(chǎn)力提高7%HSE指數(shù)提高10%健康、安全和環(huán)境總體廢品率2006年沒有實現(xiàn)目標!2.3%目標1記錄問題產(chǎn)生的背景情況大家好示例現(xiàn)狀部分是“一頁紙報告”中最重要的部分之一，目的是要使聽眾對于問題有可觀的了解要點描述流程或系統(tǒng)的當(dāng)前狀況，并多采用圖表的形式使其可視化強調(diào)現(xiàn)狀中的主要因素確定現(xiàn)狀中的真正問題。什么是真正的問題？什么不是真正的問題？采用定量的方法（而不僅僅是定性的意見表述）來描述現(xiàn)狀總結(jié)與現(xiàn)狀相關(guān)的信息描繪當(dāng)前狀況中產(chǎn)生問題的系統(tǒng)或流程中的重要因素突出現(xiàn)狀中的問題展示事實和數(shù)據(jù)主要內(nèi)容SK按部門劃分的廢品率機械車間的廢品率細分圖例：0-1%1%-2%2%+***2現(xiàn)狀大家好在編寫“現(xiàn)狀”部分的時候要采用現(xiàn)地現(xiàn)物的方法來了解確實的現(xiàn)狀現(xiàn)地現(xiàn)物是豐田生產(chǎn)系統(tǒng)中的一個主要原理，其含義是為了真正理解問題的現(xiàn)狀就需要到親自現(xiàn)場去調(diào)查來源現(xiàn)地現(xiàn)物是解決問題的關(guān)鍵，去問題發(fā)生的現(xiàn)場去解決問題在生產(chǎn)環(huán)節(jié)中，車間現(xiàn)場才是產(chǎn)生價值的地方，因此工程師和管理者需要去車間調(diào)查、解決問題同樣，也可以將現(xiàn)地現(xiàn)物的理念應(yīng)用到產(chǎn)品開發(fā)中，當(dāng)發(fā)生問題時，去現(xiàn)場調(diào)查問題現(xiàn)狀，完成“一頁紙報告”中的現(xiàn)狀部分應(yīng)用現(xiàn)場調(diào)查后編制的報告有助于如實完整地反應(yīng)問題現(xiàn)狀，并為第一時間發(fā)現(xiàn)問題的根源和解決問題的對策創(chuàng)造了條件意義到現(xiàn)場去！仔細觀察/詢問2現(xiàn)狀大家好目標描述理想狀態(tài)定義至少一個標準來評估項目成功與否要點運用工程曲線來考量重量、成本、等待時間、復(fù)雜度等多方面的標準示例*******磨床報廢率與目標的差距截至2006年12月：把磨床的初步廢品率從3.7%降到2%以下把磨床的最終廢品率從8.7%降到2%以下目標設(shè)立要基于現(xiàn)狀，盡量清晰，便于衡量清楚的說明如何衡量項目的最終表現(xiàn)考慮如何收集數(shù)據(jù)來進行評估和檢查實施方案的有效性3主要說明判斷項目成功與否的比較標準基本要求理想狀態(tài)大家好根源要點確保分析并展現(xiàn)了現(xiàn)狀問題的根本原因?qū)栴}表現(xiàn)和問題解決方案與問題根源和影響清楚的區(qū)分開來運用“5個為什么”、魚骨圖分析法和其他問題根源分析方法最有效的剖析造成問題的內(nèi)在原因盡可能的使用圖表的方式來展現(xiàn)根源分析的關(guān)鍵發(fā)現(xiàn)示例主軸尺寸過小人工偏移砂輪安裝污染維度硬度表面刨光砂輪夾子和定位器主軸磨削條件冷卻液濃度砂輪修整人工機械原材料方法****故障模式帕拉圖分析主要問題豐田最佳實踐某系列產(chǎn)品的加速器經(jīng)常壞現(xiàn)象加速器的某個部件經(jīng)常壞第一個為什么？冷卻劑劑量不夠第二個為什么？供應(yīng)冷卻劑的泵發(fā)生堵塞第三個為什么？大量雜質(zhì)進入到了泵里第四個為什么？泵里沒有使用過濾器第五個為什么？豐田分析問題根源時大量使用“5個為什么”的推理演繹方法示例4旨在通過邏輯分析或測試實驗的方法找出及確定造成的問題的根本原因大家好應(yīng)對措施要點確保針對每條潛在的根源都有對應(yīng)的行動計劃確認每條對應(yīng)措施都有負責(zé)人清晰地寫出具體要做什么記錄下每條項目的截止時間表明執(zhí)行的順序和場地解決問題的“一頁紙報告”中的應(yīng)對措施實際上是一個解決問題的行動表，行動表的主要內(nèi)容如下：造成問題的根本原因每個根源的解決方案負責(zé)人完成時間檢查問題已被真正解決的措施內(nèi)容示例5要針對問題的根源，并要符合“精益”的原則大家好檢查/確認結(jié)果87526431缺陷%轉(zhuǎn)軸軸承已擰緊!冷卻劑已更換!本年度至今的平均水平11/211/311/411/511/611/711/811/911/1011/1111/1211/13行動項目的日期和結(jié)果確認終磨機粗磨機目標水平示例主要內(nèi)容要點需要核實所有行動項目的有效性對比目標分析時，確定使用同一標準如果可能的話，一一確認能夠驗證每個行動方案的有效性方法為了有效的檢查和確認結(jié)果，需要提前展開一些活動，包括：需要提前考慮用于檢查和確認結(jié)果所需要的數(shù)據(jù)，以便于在方案實施的過程中同時進行數(shù)據(jù)記錄確定提前需要收集數(shù)據(jù)的人員和數(shù)據(jù)收集方式強調(diào)改進方案實施后的再回顧目標，檢查改進方案是否實現(xiàn)當(dāng)初設(shè)定的目標確認實施了改進方案后的狀況，與目標對比，確認是否達到目標確認實施方案與改進成果的因果關(guān)系，即明確是否確實是實施方案實現(xiàn)的改進成果6大家好示例下一步行動要點尋找部門中能從對策中獲益的其他類似流程思考部門外有沒有類似流程應(yīng)該知道這些信息考慮規(guī)劃部門是否應(yīng)該知道這些變化以改進未來的流程下一步行動包括：如何保持改進的結(jié)果如何讓其他人知道改進的對策，使類似的流程也能得到改進還有類似的流程？如何有效地進行溝通？內(nèi)容下一步行動對應(yīng)于PDAC中Act的環(huán)節(jié)，記錄為保持改進或需要進一步改進所采取的行動7大家好七個部分組成一個完整的解決問題型“一頁紙報告”***背景現(xiàn)狀目標根源分析2006年企業(yè)目標提高全球市場份額改進質(zhì)量和服務(wù)增加企業(yè)利潤2006年制造目標成本削減5%廢料削減15%生產(chǎn)力提高7%HSE指數(shù)提高10%健康、安全和環(huán)境總體廢品率2006年沒有實現(xiàn)目標!2.3%目標SK按部門劃分的廢品率機械車間的廢品率細分圖例：0-1%1%-2%2%+截至2006年12月：把粗磨流程的廢品率從3.7%降到2%以下把終磨流程的廢品率從8.7%降到2%以下主軸尺寸過小磨削效果達到72%人工偏移砂輪安裝污染維度硬度表面刨光砂輪夾子和定位器主軸磨削條件冷卻液濃度砂輪修整人工機械原材料方法主題：降低機械車間的廢品率解決措施效果確認跟進項目87526431缺陷%轉(zhuǎn)軸軸承已擰緊!冷卻劑已更換!本年度至今的平均水平11/211/311/411/511/611/711/811/911/1011/1111/1211/13行動項目的日期和結(jié)果確認終磨機粗磨機目標水平(當(dāng)年度至今)***大家好解決問題的“一頁紙報告”從內(nèi)容和格式上完全遵循了PDCA問題解決方法的思路和步驟（A3紙）報告主題背景現(xiàn)狀目標根本原因分析對策效果確認后續(xù)工作PDCA和解決問題的“一頁紙報告”的比較分析接收反應(yīng)問題1.了解問題現(xiàn)狀2.確認問題根本原因3.修改現(xiàn)有對策及模擬實施效果4.編制實施方案5.編制跟蹤計劃7.方案/計劃審批通過6.與參與部門討論8.實施改進方案9.實施跟蹤計劃目標是否達成10.更新流程標準否是Plan計劃Do執(zhí)行Check查核Act行動“一頁紙報告”的左邊體現(xiàn)了PDCA典型的計劃過程，描述問題的背景現(xiàn)狀、解決目標以及根本原因“一頁紙報告”的右邊則反映了PDCA的執(zhí)行、查核和行動的過程Act行動Plan計劃Do執(zhí)行Check核查大家好第二種類型——建議提案型“一頁紙報告”報告主題背景現(xiàn)狀提案其他提案分析評估計劃制訂尚未解決的問題(可選)實施時間表建議提案型的側(cè)重點不在于問題本身，而是更關(guān)注解決問題后帶來的變化和效果提案一般都會涉及巨大的人力財力投入或公司跨部門的參與；因此，報告通常與公司高層需仔細考慮的政策、管理、流程等其它核心問題相關(guān)背景回顧—傳達相關(guān)的背景信息，描述問題重要程度描述以及與公司發(fā)展目標的關(guān)系現(xiàn)狀描述—通過圖表結(jié)合文字說明的方式簡單明了的表明現(xiàn)狀及提案產(chǎn)生的動機方案建議—系統(tǒng)地、徹底地、并盡可能定量的分析問題，之后說明推薦的解決方案其他提案的分析評估—在一系列關(guān)鍵維度對比分析推薦方案和其他可能方案的優(yōu)缺點報告主題—客觀地描述了報告中提議需要解決的問題及解決方案計劃制訂—同涉及的部門一起商討制訂出如何實現(xiàn)改變的計劃尚未解決的問題—列出可能未能在此階段得到解決的與提案相關(guān)的問題實施時間表—初步擬定關(guān)鍵步驟的時間表大家好第三種類型——匯報成果型“一頁紙報告”報告主題背景現(xiàn)狀結(jié)果后續(xù)的問題/行動匯報成果的“一頁紙報告”示例旨在有效地總結(jié)概括實施改進措施所帶來的變化和效果階段成果的“一頁紙報告”討論的重點在PDCA過程的最后兩個步驟——查核和行動階段報告主題—客觀地描述了報告中將會討論到的問題，并標明此報告為一個階段性匯報或項目總結(jié)報告背景回顧—概括項目相關(guān)的背景信息，信息的詳盡程度取決于匯報對象對項目的了解程度現(xiàn)狀描述—與之前的兩種“一頁紙報告”不同，此處闡述了改進措施實施后狀態(tài)發(fā)生的變化以及由此產(chǎn)生的新狀態(tài)改進結(jié)果—總結(jié)概述改進措施帶來的效果，在一系列最關(guān)鍵的維度上定量的比較和判斷改進前后對項目的影響后續(xù)的問題/行動—列出尚未解決的問題和下一步的改進措施大家好四、“一頁紙報告”制作步驟及要領(lǐng)STEP1STEP2STEP3STEP4STEP5明確制作目的撰寫報告綱要確定版面設(shè)計撰寫報告內(nèi)容檢查校對報告大家好STEP1

明確制作目的1.面向誰2.如何使用3.何種用途4.什么內(nèi)容◆

根據(jù)看資料的人不同，其內(nèi)容也要相應(yīng)變化◆

合理地推測和把握對方對報告內(nèi)容的需求、狀況、興趣以及理解能力

<例>

應(yīng)該充分考慮的對方的情況，如：?心理距離（是肯定還是否定）；?專業(yè)性（對于這一專業(yè)領(lǐng)域或主題具備何種程度的知識）；?立場(所屬部門、職務(wù)、負責(zé)的業(yè)務(wù)等)

◆考慮資料使用的場合:場景決定內(nèi)容

<例>

是向上司報告用，開會說明用或發(fā)放用等◆考慮資料使用人

<例>

由上司進行說明---比自己進行說明時寫得細致，將最低限度的必要的信息簡潔、符合邏輯地寫出來即使主題相同，資料用途不同，內(nèi)容也會不同

<例>

企劃決裁：充分說明制定對策的理由和內(nèi)容，并明確希望上司予以判斷的要點。報告：及時準確地反映事實，包括具體實施情況以及實施對策后的結(jié)果等。

◆深入思考制作此資料的目的，明確需要傳達的要點，及需要強調(diào)的問題解決步驟

◆最后，確定“一頁紙報告”的標題大家好STEP2

撰寫報告提綱

◆撰寫簡明易懂的說明綱要是制作明白易懂的“一頁紙”報告的前提

◆簡明易懂的綱要，就是要簡潔、遵循問題解決的步驟、符合邏輯■順序：（1）確定綱要的主體（2）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容（3）檢查綱要整體問題解決流程圖（PSFC）將Step1至Step5的問題解決步驟以流程圖的方式串連起來，是制作好的“一頁紙報告”的“骨架”，展現(xiàn)了問題解決的“邏輯思維過程”

PSFC：ProblemSolvingFlowChart有助于理解問題解決各步驟之間的關(guān)系有助于進一步充分理解問題解決的流程大家好STEP3

確定版面設(shè)計

◆根據(jù)做好的綱要，確定資料的版面設(shè)計

◆順著思路進行版面設(shè)計，應(yīng)當(dāng)將較多版面分給需要強調(diào)的重點和步驟步驟

1步驟

2步驟

3步驟4步驟

5步驟

7結(jié)果和評估步驟

8下一步行動最終報告行動方案計劃<高層次的版面>綱要數(shù)據(jù)結(jié)論數(shù)據(jù)場景數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)分別顯示綱要和數(shù)據(jù)從結(jié)論開始大家好STEP4

撰寫報告內(nèi)容

◆使用簡潔的語言，并采用圖表，制作直觀的文件

◆有效地修飾，“一目了然”地突出重點強調(diào)的內(nèi)容

題目簡潔的語言使用圖表

使用大寫/粗體或運用文本框，取得強調(diào)效果文本和書寫格式保持一致，各文本框的邊線保持垂直和水平對齊