電子檔案管理制度

電子檔案治理制度利用，更好地為學校進展效勞，依據《中華人民共和國檔案法》等有關文件規(guī)定，結合本校實際，特作如下規(guī)定：一、建立與健全電子文件的治理體制和工作職責導。電子文件從形式到歸檔的治理過程中，由各辦公室和檔案部門負責。證電子文件的完整、真實和有效利用。電子文件實行集中統(tǒng)一治理。校檔案室要配備與業(yè)務部門兼容的計算機系統(tǒng)，使歸子文件的作用。二、電子文件的歸檔方式理歸檔。各部門依據歸檔要求，在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記；把經辦過程中的狀況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內進展物理歸〔信息類和環(huán)境類〕組盤。填寫必要著錄工程，編制機讀記錄和要存放載體的編號。歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其根本著錄工程為：序號、題名、責任者、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規(guī)章根本要求。三、電子文件的移交與保管電子文件在每年六月份前將上年度的應歸檔的電子文件向檔案部門歸檔，移交時做式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。校檔案室負責電子文件歸檔前的監(jiān)視、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)著錄工程與登記全都，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，覺察問題及進補救。補救版本，舊版或有問題的載體仍需保存三年。14℃—2445℃—60℃。四、電子文件的供給和利用的監(jiān)管保障。人、銷毀人簽名蓋章。電子檔案治理方法第一章總則檔案法》、《遼寧省檔案條例》、《營口市檔案治理暫行規(guī)定》和有關法規(guī)、行政規(guī)章特制定本規(guī)定。第三條根本術語解釋一〕電子文件：是指法人、其他組織和個人在公務活動中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計算機進展操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)出來，通過編碼和解碼來輸入和輸出，也稱數(shù)字式文件?！捕畴娮訖n案：是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件?！踩畴娮游募奈锢須w檔：指經過歸檔處理的電子文件保存到磁盤或光盤等載體上實行脫機保管的過程。四〕電子文件的規(guī)律歸檔：將電子文件的物理地址存放于檔案治理部門掌握的網絡效勞器中，使該電子文件能供檔案部門有效利用和處理的過程。其次章治理體制和職責檔案部門要建立相應的工作制度和工作網絡，做好電子文件歸檔的治理工作。安全性和完整性。〔業(yè)務〕部門負責；電子文件歸檔治理的日常監(jiān)視、指導和保管、開發(fā)利用等工作，通常由檔案部門或辦公室負責。第七條歸檔電子文件應與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一治理。檔案部門要配備與業(yè)務部門相互兼容的計算機及機系統(tǒng)的操作技能，組織編寫歸檔電子文件的各種檢索工具，并樂觀主動供給效勞，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。第三章歸檔范圍、保管期限應依據歸檔范圍進展歸檔。第九條電子文件歸檔范圍〔一〕電子文件性質代碼R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；IG—圖形文件；VA—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據文件?！捕畴娮游募畔㈩愋妥痔幚砦募褐赣糜嬎銠C字處理技術形成的文字文件、表格文件等，歸檔時應重點收集定稿電子文件和正式電子文件。定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最終一稿草稿文件，記錄了文件的最終修改結果，有重要憑證、依據存時，每一稿應以不同標識加以區(qū)分。注明。圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等外部設備獲得的靜態(tài)圖像文件。要遺漏相關軟件及各種數(shù)據信息。影像文件：指用數(shù)碼攝像機等視頻設備獲得的動態(tài)圖像文件。聲音文件：指用音頻設備獲得并經計算機處理的文件，歸檔時應留意收集其屬性標識和相關軟件。多媒體文件：指用計算機多媒體技術制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復合信息形式。數(shù)據庫文件：指承受數(shù)據庫系統(tǒng)制作的數(shù)據文件及可能產生的各種相關關心文件。超文本文件：指承受WEB技術制作的掃瞄器文件?！踩畴娮游募h(huán)境類型計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應用軟件以及軟件的版本等。數(shù)據文件：指用計算機軟硬件系統(tǒng)進展信息處理等過程中形成的各種治理數(shù)據、參數(shù)等?！菜摹畴娮游募d體類型目前主要有光盤、磁盤、磁帶等介質的載體類型。依據性的電子文件制作脫機備份。需要永久、長期保存的電子文件，應制作紙質版本與電子文件同時歸檔，即實行電子文件的雙套制治理。第十一條歸檔電子文件的保管期限第四章電子文件的歸檔方式、要求成熟方可實行規(guī)律歸檔。歸檔，其根本要求是：〔一〕電子文件歸檔操作由具體經辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標識。〔二〕檔案人員要會同計算機系統(tǒng)治理人員設定查詢歸檔電子文件的權限。三〕網絡治理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機效勞器上，效勞器必需實行磁盤鏡像、雙機熱備份等牢靠的備份措施。四〕歸檔的電子文件要有該電子文件產生及運行過程的元數(shù)據，即關于數(shù)據的數(shù)據，文件的上下關系和構造要一起保存。五〕局域網內部要有牢靠的安全防范措施，系統(tǒng)設備更時，必需制定嚴密的數(shù)據轉換方法，確保數(shù)據準確無誤并能在系統(tǒng)中運行?！擦硻n案人員應參與設備更時的數(shù)據轉換工作，并做更記錄。七〕電子文件歸檔后，檔案人員、網絡治理人員要準時清理計算機或網絡上重復的電子文件。第十四條使用單機或局域網條件有限的單位，其電子文件要承受物理歸檔方式，根本要求是：〔一〕檔案部門要與業(yè)務部門一同制定電子文件的歸檔打算。〔二〕業(yè)務部門依據歸檔打算，在應歸檔電子文件產生時標注肯定的標記?！踩骋央娮游募涋k過程中的狀況隨時記錄在一個相應的文件中。四〕辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內進展物理歸檔。第十五條物理歸檔整理工作過程〔一〕檢查并去除計算機病毒，對光盤、磁盤、磁帶等介質的電子文件應注明是否已經做過檢毒和清毒處理?！捕硻n案部門應拒收含有千年問題或其它隱患的數(shù)據文件，要把問題最大限度地解決在歸檔之前。三〕把帶有歸檔標識的電子文件進展分類、組盤。分類不宜過細，要適中。分類方法有如下幾種：按年度、機構或問題分類。按保管期限分類。按文件類型分：計算機程序文件、數(shù)據文件。按存儲載體類型分：光盤、磁盤、磁帶等?！菜摹嘲淹ㄟ^分類的電子文件重排列，填寫必要著錄工程，編制機讀記錄和要存放載體的編號。五〕歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其根本著錄工程為：序號、題名、責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內容。歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規(guī)章根本要求。第五章移交、保管、供給利用第十六條電子文件的形成部門一般應在每年六月底前將上年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向檔案部門歸檔，電〔業(yè)務〕部門應檢查本部門電子文件的真實性與完整性，要做到移交準時、數(shù)據完整、內容第十七條撤并單位的電子文件應按規(guī)定向接收單位或有關檔案館移交。第十八條檔案部門負責電子文件歸檔前的監(jiān)視、指導工作以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。〔業(yè)務〕部門移交的電子文件，做到外觀完好、干凈無損，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄工程與登記全都，確保上機測試無病毒和準確率。凡檢驗不合格的，由形成部門負責重制作。40%，覺察問題要準時補救。或補救版后，舊版或有問題的載體仍需保存三年。性和先進性。14℃—24℃；45%—60%，10其次十五條歸檔電子文件的供給利用要留意以下事項：〔一〕封存的電子檔案不得利用和外借，利用時要使用電子檔案的復制件?！捕巢殚啈谠S可范圍，并遵守保密規(guī)定?！踩惩ㄟ^網絡查詢和利用要有安全保密防范措施和牢靠的監(jiān)管保障。銷毀。第六章附則其次十七條本規(guī)定由營口市檔案局負責解釋。其次十八條如國家或省有明確規(guī)定的，應以國家或省規(guī)定為準。第四十一條存儲電子文件的載體或裝具應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別名、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成制止寫操作的狀態(tài)。第四十二條將相應的電子文件機讀名目、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔第四十三條歸檔完畢后，應建立檢索名目，電子文件形成部門或信息治理部門應準時清1第四十四條歸檔電子文件的整理依據《福建省歸檔文件整理細則》的要求進展。將帶有歸檔標識的電子文件進展分類。同一全宗內的電子文件分類方案應保持相對穩(wěn)定。第四十五條按電子文件類別代碼分別相對組織存儲載體。的工程進展著錄，并將著錄結果制成機讀名目和紙質名目。第五章電子檔案的保管與利用觸摸記錄涂層；單片載體應裝盒直立存放，避開擠壓；載體應存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體相隔離；環(huán)境溫度掌握在第四十八條各單位檔案機構應定期對保存的電子檔案進展抽樣機讀檢驗，磁性載體每滿2410％，并將檢驗結果填入《電子檔案治理4年轉存一次。原載體同時保存時間不少于4年。第四十九條各單位檔案機構每年均應對電子檔案的讀取、處理設備的更狀況進展一次如不兼容，應準時對電子檔案進展遷移操作。第五十條對庫存電子檔案進展遷移操作前，應制定嚴密的遷移操作打算。庫存電子檔案必需在完整、準確和有保障的前提下進展更復制。復制或補救版后，原舊版或有問題3十一條電子檔案的利用應留意以下事項：〔一〕封存的電子檔案載體不得外借使用，利用時使用拷貝件；二〕應嚴格遵守保密制度，對利用具有保密要求的電子檔案時，必需符合國家或有關部門的保密規(guī)定；三〕查閱或復制應在權限規(guī)定的范圍之內，未經批準任何單位或人員不得擅自復制電子文件。第五十二條電子檔案的鑒定銷毀應參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行，必需在辦理審批手續(xù)后實施。銷毀前應編制銷毀清冊，指定監(jiān)銷人，并確保信息徹底銷毀。屬于保密范圍的電子檔案，如信息存儲在不行擦除的載體上，應當承受物理或化學的方法連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底去除。第六章電子檔案的移交與接收5交至同級國家綜合檔案館，進展集中保管。如保管條件達不到要求的單位，或有其它特別狀況，經檔案行政治理部門同意，可提前移交。第五十四條電子檔案的移交與接收，可承受“在線與離線”兩種方式進展，各單位可依據實際狀況選擇確定移交與接收的方式。文件形成單位如要在網絡上移交電子檔案時，應在政府專用網的電子公文交換平臺上進展，并要履行相應的交接手續(xù)。第五十五條文件形成單位在移交電子檔案之前，應對涉及國家隱秘的文件進展審核，對日期。第五十六條文件形成單位在移交電子檔案之前，移交方與接收方均應對預備移交或接收的每套電子檔案載體及其技術環(huán)境進展檢驗，合格率應到達100％時方可進展交接。第五十七條文件形成單位在進展離線移交電子檔案時，應做到存儲載體外觀完好、干凈手續(xù)完備；無計算機病毒。假設文件形成單位承受了某些技術方法保證電子文件的有效性和完整性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。第五十八條國家綜合檔案館在接收電子檔案時，應核實電子檔案真實性、完整性、有效檔案，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。第五十九條國家綜合檔案館在接收電子檔案時應依據要求及檢驗工程對電子檔案逐一第六十條國家綜合檔案館驗收合格，完成《電子檔案移交、接收檢驗登記表》填寫、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式二份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案館自存。第六十一條撤并單位的電子檔案應按規(guī)定向接收單位或同級國家綜合檔案館移交。第七章附則第六十二條各單位可參照本方法制訂實施的具體方法，并報同級檔案行政治理部門核準前方可實施。第六十三條國家綜合檔案館對電子檔案的接收、保管與利用另行規(guī)定。一〕教學錄像帶和教學光盤等教學軟件是開展教育教學工作的專用音像資料，不得隨便轉錄、刻錄其它內容的節(jié)目。二〕教學錄像帶、教學光盤應留意防火、防磁、防塵、防水，妥當保存，并由資料治理人員負責保管。三〕衛(wèi)星收錄的錄像資料、光盤由資料治理人員準時編目，要分類編號、入柜，并摘錄其主要內容，以便查