基于數(shù)字檔案可近性建設(shè)準(zhǔn)則的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源建設(shè)研究

基于數(shù)字檔案可近性建設(shè)準(zhǔn)則的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源建設(shè)研究

1信息可近性的內(nèi)涵根據(jù)約瑟夫教授提出的最小努力原則，他認(rèn)為人們的所有社會活動都受這一原則的控制，我們總是期望以最低的成本獲得最大的效率。最小努力原則描述的是人類的各種社會行為,因此檔案用戶在利用檔案時(shí),也有以最小的努力獲取最大的收益的心理和行為趨向?？山?accessibility)是由著名情報(bào)學(xué)家F.W.蘭卡斯特率先將其引入情報(bào)學(xué),他將可近性作為情報(bào)信息有效利用的重要因素之一,指出情報(bào)信息資源的可近性能隨著機(jī)讀數(shù)據(jù)庫和聯(lián)機(jī)檢索的發(fā)展而得到極大的改善。信息可近性的原意可以理解為信息的可存取性、可接受性、可獲得性、可排檢性、可體驗(yàn)性、可理解性、可互動性、可親性、可信性、可用性和可讀性等等方面。進(jìn)一步說,信息的可近性主要用來描述用戶與信息之間的關(guān)系,可以歸納為用戶需求與信息環(huán)境的相關(guān)性、用戶知識結(jié)構(gòu)對信息的貼合性、用戶情感對信息服務(wù)的親疏性,也就是信息用戶與信息資源之間的物理可近性、智力可近性和心理可近性。這個(gè)關(guān)系的橋梁就是信息組織與服務(wù),其目的是使用戶獲取和利用更為“省力”。換句話說,信息可近性是遵循用戶獲取信息的“省力”原則,對信息資源建設(shè)加以指導(dǎo),以提高資源的利用效率。2數(shù)字資源的可接近性和用戶選擇服務(wù)的理論2.1數(shù)字資源組織的可近性由于網(wǎng)絡(luò)信息資源屬于數(shù)字資源,網(wǎng)絡(luò)信息資源的可近性也可以稱作數(shù)字可近性。數(shù)字可近性可以分為數(shù)字資源組織的可近性和數(shù)字資源服務(wù)的可近性兩個(gè)方面。數(shù)字資源組織的可近性是指以信息資源管理為背景的信息、系統(tǒng)和管理者相關(guān)的可近性或網(wǎng)絡(luò)信息的搜集、分類、存儲和檢索等相關(guān)基礎(chǔ)工作的可近性。數(shù)字資源服務(wù)的可近性是指與用戶知識結(jié)構(gòu)和心理特性相關(guān)的可近性,亦指與網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)手段、服務(wù)方法、服務(wù)形式、服務(wù)模式、服務(wù)渠道、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)媒介向相關(guān)基礎(chǔ)工作的可近性。2.2用戶可近性的文化分析可近性選擇理論是對信息用戶評價(jià)與選擇信息資源行為規(guī)律進(jìn)行實(shí)質(zhì)性探討的理論,主要探討信息用戶選擇性確認(rèn)、吸收和記憶信息資源三個(gè)過程中相互聯(lián)系、相互制約的行為規(guī)律,以此為基礎(chǔ),進(jìn)行信息資源組織與服務(wù)平臺建設(shè),最大限度地發(fā)揮信息資源的利用效率,提升數(shù)字信息資源平臺的競爭力。該理論指出,用戶在選擇利用信息資源的時(shí)候,往往采取與自身的某種“模式”進(jìn)行匹配方式,并利用這種匹配的符合程度來評價(jià)和選擇利用信息資源。如果評價(jià)不高就會做出拒絕接受服務(wù)的選擇。這種基于用戶個(gè)體行為的信息資源評價(jià),屬于非綜合性評價(jià),會產(chǎn)生建設(shè)者認(rèn)為好的信息資源反而不受信息用戶青睞的悖論,也可能由多樣性帶來意外收獲現(xiàn)象。因此,研究網(wǎng)絡(luò)信息用戶行為模式,如感性習(xí)慣模式、理性認(rèn)知模式、思維判斷模式、期望偏好模式、知識構(gòu)成模式、理解記憶模式等等對信息資源進(jìn)行組織和管理,使網(wǎng)絡(luò)信息資源更接近于不同類型用戶的行為模式,才能夠提升網(wǎng)絡(luò)信息資源平臺的可近性,使其充分發(fā)揮績效?；谶@些分析,用戶可進(jìn)行選擇理論將信息資源的可近性分為物理的、智力的和心理的可近性三個(gè)層面,分別對應(yīng)于獲知、獲取和利用三個(gè)過程,即從用戶的角度實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源平臺的獲知、數(shù)字資源的獲取以及資源的利用等過程。物理可近性描述了用戶獲知網(wǎng)絡(luò)信息平臺和系統(tǒng)的方便程度。這種可近程度取決于建設(shè)者對網(wǎng)絡(luò)信息平臺和系統(tǒng)地宣傳程度、推送程度、推廣渠道以及以各種手段傳達(dá)給信息用戶的營銷方式。通過宣傳和廣告將網(wǎng)絡(luò)信息平臺推薦給用戶,供信息用戶進(jìn)行選擇。用戶評價(jià)與選擇與否,取決于平臺推薦信息與主體用戶的感性習(xí)慣模式、理性認(rèn)知模式、思維判斷模式和期望偏好模式的匹配程度。智力的可近性描述了用戶接受數(shù)字平臺所提供信息的可獲取性。網(wǎng)絡(luò)信息用戶選擇了網(wǎng)絡(luò)信息資源利用與管理平臺并不等于對網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行了實(shí)質(zhì)的選擇和利用,這時(shí)的用戶只能作為一般的游客和訪客。如果數(shù)字平臺所提供的信息內(nèi)容與用戶的期望偏好模式和知識構(gòu)成模式進(jìn)行了有效的匹配,一般的游客和訪客就會變成平臺的真正用戶,網(wǎng)絡(luò)信息資源才有了發(fā)揮作用的機(jī)會。心理的可近性描述了用戶對所獲得的信息資源利用價(jià)值的判斷。網(wǎng)絡(luò)信息資源的獲取并不等于網(wǎng)絡(luò)信息資源的利用和穩(wěn)定了用戶。如果網(wǎng)絡(luò)信息資源的形式和內(nèi)容能夠與用戶的理解記憶模式也能夠進(jìn)行比較良好的匹配,也就是說提供的數(shù)字資源具有了足夠的可存取性、可獲得性、可利用性、可排檢性、可接受性、可閱讀性、可理解性、可適用性、可交互性、可趨同性、可表達(dá)性、可體驗(yàn)性以及可信性、親和性和友好性等,就可以比較穩(wěn)定的吸引用戶,使臨時(shí)性用戶轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)信息資源平臺和系統(tǒng)的穩(wěn)定用戶群中的一員,從而達(dá)到擴(kuò)大數(shù)字平臺的用戶群體,增大數(shù)字平臺的人氣指數(shù)的目的。這時(shí),網(wǎng)絡(luò)信息資源管理與服務(wù)平臺才能夠真正進(jìn)入良性發(fā)展的軌道。2.3用戶信息選擇心理網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的可近性與用戶需求心理具有密切的聯(lián)系,用戶在選擇網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源并接受服務(wù)時(shí),信息選擇心理起到關(guān)鍵作用。用戶的信息選擇心理,存在效率主導(dǎo)型、視覺主導(dǎo)型、內(nèi)容主導(dǎo)型、習(xí)慣主導(dǎo)型、感情主導(dǎo)型、便利主導(dǎo)型、成本主導(dǎo)型以及娛樂主導(dǎo)型等方面。當(dāng)某種心理在起主導(dǎo)作用的時(shí)候,就會按照這種心理導(dǎo)向去選擇提供網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機(jī)構(gòu)或網(wǎng)站。2.4開發(fā)多樣化服務(wù)對象在用戶層次類別上,可以分為專業(yè)級用戶、學(xué)術(shù)級用戶、管理級用戶、學(xué)習(xí)級用戶和大眾級等五個(gè)層次。對不同級別的用戶,要提供不同層次的網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)方式和手段。筆者認(rèn)為,應(yīng)當(dāng)把網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源服務(wù)對象的重點(diǎn)放在大眾級用戶層次上。因?yàn)?一方面大眾級用戶最需要傻瓜式網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù),也就是說對網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的便利性要求最高,是檢驗(yàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)質(zhì)量和水平的重要用戶群體;另一方面大眾用戶數(shù)量最多,是決定網(wǎng)絡(luò)檔案信息平臺人氣指數(shù)主要力量;另外,為大眾級用戶提供便捷的網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)是國家檔案信息化、實(shí)行政務(wù)公開和服務(wù)民生的主要目標(biāo)。因此,把大眾級用戶的網(wǎng)絡(luò)檔案信息需求作為重點(diǎn)加以研究,兼顧較高層次用戶的信息需求,是提升網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源可近性的重要通道和途徑。3基于可接近評估標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字文件資源建設(shè)3.1舉辦專家論壇和專業(yè)論壇數(shù)字檔案信息平臺的推廣方式有很多,例如利用檔案刊物等媒體加以宣傳、參加網(wǎng)絡(luò)信息聯(lián)盟、通過各種學(xué)會和協(xié)會推廣應(yīng)用、利用檔案宣傳月和執(zhí)法檢查活動推介,舉辦專家論壇、在網(wǎng)絡(luò)相關(guān)論壇中發(fā)布信息等等。通過廣開宣傳渠道,可以加大數(shù)字檔案信息平臺的推廣力度,增強(qiáng)數(shù)字檔案信息平臺的公信力、影響力和知名度。3.2數(shù)字資源的吸引力3.2.1數(shù)據(jù)庫建設(shè)為主,網(wǎng)絡(luò)化管理手段網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)平臺建設(shè)過程中,應(yīng)當(dāng)提升信息數(shù)量和質(zhì)量并舉。在數(shù)量上以特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)為主,不斷補(bǔ)充和積累檔案信息。在質(zhì)量方面注重?cái)?shù)據(jù)庫建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化管理手段的增強(qiáng)。在檔案信息資源的組織上,要根據(jù)不同用戶的特點(diǎn)以及用戶的信息需求對一次、二次和三次信息以網(wǎng)絡(luò)為平臺進(jìn)行有效的開發(fā)、組織與管理。3.2.2整體上實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源平臺與其他系統(tǒng)平臺的融合數(shù)字資源平臺的協(xié)同性。其一,檔案網(wǎng)站風(fēng)格和視覺傳達(dá)設(shè)計(jì)上的協(xié)同和一致,符合認(rèn)知規(guī)律。其二,檔案網(wǎng)站與相關(guān)信息平臺的融合。網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源協(xié)同體系應(yīng)當(dāng)包括有機(jī)聯(lián)系的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、協(xié)作網(wǎng)和外聯(lián)網(wǎng)三個(gè)部分,在整體上實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源平臺與電子政務(wù)平臺、辦公自動化系統(tǒng)平臺的融合,打通電子文件歸檔管理的信息管理平臺通道。其三,與現(xiàn)行文件管理利用中心平臺、各種類型的檔案信息資源網(wǎng)站建立邏輯聯(lián)系,形成分布式多媒體網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理與服務(wù)體系。其四,網(wǎng)站欄目的多樣化設(shè)置,更加貼近民生的實(shí)際需求。數(shù)字資源組織的融合性。在網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的建設(shè)上,要主動實(shí)現(xiàn)開放與共享,在標(biāo)準(zhǔn)化、互聯(lián)互通、資源聚合和優(yōu)勢互補(bǔ)等方面互相取長補(bǔ)短,充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢與特色,充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)集群優(yōu)勢,從信息收集、資源管理和服務(wù)利用各個(gè)層面實(shí)現(xiàn)協(xié)同化和一體化管理。3.2.3案信息種類的可近性體現(xiàn)用戶信息需求的可近性。在用戶信息需求研究方面,要以網(wǎng)站信息平臺為手段,對用戶個(gè)性化的信息需求進(jìn)行采集和管理,做到用戶信息需求與檔案信息資源相結(jié)合,建立檔案信息資源與用戶信息需求相統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫,使網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源與用戶實(shí)際需求相匹配。體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息種類的可近性。首先,按網(wǎng)站內(nèi)部檔案信息種類的可近性要求,提供盡可能多的檔案種類,包括視頻檔案、音頻檔案、照片檔案、全文檔案等等。其次,按網(wǎng)站外部信息共享檔案種類的可近性要求,以網(wǎng)站檔案信息聯(lián)盟的形式提供盡可能多的檔案門類,包括外交、電影、藝術(shù)、城建、企業(yè)等種類。其三,存量檔案的數(shù)字化加工,建立并積累數(shù)字檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。要根據(jù)現(xiàn)有的物質(zhì)條件和用戶需求,統(tǒng)籌兼顧、分輕重緩急,循序漸進(jìn)的開展。一般按照特色檔案、高齡檔案、重要檔案、一般檔案的優(yōu)先次序進(jìn)行數(shù)字化和數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)信息組織與管理。體現(xiàn)信息組織與檢索手段的可近性。在加強(qiáng)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理水平的同時(shí),在檔案信息的組織方面要投入更多的精力,加強(qiáng)檔案信息原文的網(wǎng)絡(luò)管理、檔案目錄的優(yōu)化與調(diào)整、檔案檢索工具的編制與補(bǔ)充、檔案檢索方式的豐富與完善,以滿足不同用戶的多層次和多樣化需求。3.2.4安全部分部分網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源建設(shè)必然面臨安全與共享的矛盾。數(shù)字檔案信息資源的安全包括信息平臺的安全和信息利用的安全兩個(gè)部分。信息平臺的安全是基礎(chǔ),要按照和信息安全的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的信息平臺的各種設(shè)施、應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件以及平臺的運(yùn)行進(jìn)行有效的管理;同時(shí),加強(qiáng)用戶與管理人員的信息平臺角色和權(quán)限管理,在職業(yè)道德、技術(shù)技能、規(guī)范與制度等方面建立完備的管理機(jī)制,提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的可靠性和安全性。3.3重視檔案信息服務(wù)效率的建設(shè)信息獲取的廉價(jià)度主要體現(xiàn)在信息獲取的效率方面,包括廉價(jià)的付費(fèi)方式和節(jié)約的時(shí)間兩個(gè)方面。在效率和付費(fèi)并存的信息服務(wù)上,效率是第一位的要素。因此,在數(shù)字檔案信息平臺的建設(shè)上,要重視檔案信息服務(wù)效率的建設(shè),將其放在頭等重要的位置。在此基礎(chǔ)上,才可以兼顧收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用。付費(fèi)服務(wù)也要把付費(fèi)的便捷性放在第一位加以考慮,其次才是付費(fèi)金額的合理性。只有這樣,才能不斷增強(qiáng)用戶信息獲取的可近性,增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源平臺對用戶的吸引力。3.4增強(qiáng)檔案信息載體的靈活性網(wǎng)絡(luò)信息用戶最關(guān)心的往往是信息平臺界面的友好性、交互性、便利性。只有很好地提供網(wǎng)上檢索咨詢服務(wù)、導(dǎo)航幫助服務(wù)、電子信箱服務(wù)、在線問答服務(wù)、用戶交流服務(wù)、便捷付費(fèi)服務(wù)、用戶定制服務(wù)、分析推送服務(wù)和信息傳遞等方面的功能,才能夠充分地體現(xiàn)信息利用的靈活度。網(wǎng)絡(luò)資源檢索與利用功能應(yīng)具有足夠的靈活度。首先,以目錄級檢索功能為基礎(chǔ),完善全文檢索功能。其次,檢索界面美觀、簡潔、實(shí)用,具有一定的交互功能。其三,提供檢索個(gè)性化服務(wù)功能,可以提供信息導(dǎo)航、信息檢索、信息服務(wù)、信息推送、電子郵件、信息定制等多重服務(wù)。其四,將檢索功能嵌入到網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理平臺的各個(gè)板塊之中,做到論壇、留言簿、聊天、導(dǎo)航、簡訊、學(xué)習(xí)、網(wǎng)上展覽和專家答疑等欄目和板塊中無處不在。檔案信息載體傳遞應(yīng)具有足夠的靈活度。從數(shù)字檔案利用的角度來看,檔案信息載體可以分為網(wǎng)絡(luò)載體和實(shí)物載體兩大部分。檔案用戶通過網(wǎng)絡(luò)可以自由方便地下載所需要的數(shù)字檔案信息的同時(shí),也能夠非常自由的獲取以實(shí)物形式傳遞的檔案信息。增進(jìn)檔案信息載體傳遞的自由度,需要現(xiàn)代信息技術(shù)手段和傳統(tǒng)的檔案服務(wù)手段緊密結(jié)合,使檔案利用的信息流和物流跨越時(shí)間、空間的限制,相互補(bǔ)充、互相促進(jìn)。數(shù)字檔案利用信息交流與溝通應(yīng)具有足夠的靈活度。把利用者的反饋信息作為網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源管理平臺建設(shè)績效的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn),可以不斷地改進(jìn)和完善網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源建設(shè)手段和方法,提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源平臺的質(zhì)量和水平。數(shù)字檔案平臺應(yīng)提供利用者與管理者相互對話、溝通與交流的功能并有效的征集、記錄、存儲、組織和管理交流信息,建立數(shù)字檔案系統(tǒng)平臺的閉環(huán)控制機(jī)制,使網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源建設(shè)向更貼近于用戶信息需求的方向發(fā)展,使數(shù)字檔案管理、服務(wù)與利用步入良性循環(huán)。3.5堅(jiān)持“適度”的信息呈現(xiàn)方式,提高信息可近性信息表達(dá)的接受度包括信息表達(dá)者、信息表達(dá)形式和信息表達(dá)內(nèi)容的接受度等三個(gè)方面。對信息表達(dá)者來說,要盡量營造可近的信息表達(dá)形象。網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的信息表達(dá)者分為檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案管理人員和信息發(fā)布媒介等。對于檔案管理機(jī)構(gòu)來說要樹立面向社會開放的新型文化事業(yè)機(jī)構(gòu)形象;對于檔案管理者來說,要充分體現(xiàn)熱情主動的服務(wù)形象;對于信息發(fā)布媒介來說,要形成親切平實(shí)的視覺傳達(dá)形象。在信息形式和內(nèi)容的表達(dá)上,要按照“省力”原則,提高其可近性。即根據(jù)不同用戶的水平、層次、專業(yè)、職業(yè)和狀況采取靈活多樣的呈現(xiàn)方法,以適應(yīng)來自各方面的信息需求。信息表達(dá)的形式可以是文字、圖形、圖像、音頻、視頻和動畫等多種形式的結(jié)