煤炭基礎業(yè)務與煤炭產(chǎn)品知識

煤炭基礎業(yè)務與煤炭產(chǎn)品知識煤炭基礎業(yè)務與煤炭產(chǎn)品知識#/15銷售計劃擬定的流程：1）下游客戶的獲取，業(yè)務人員進行前期的業(yè)務開拓，獲取客戶的基本信息：貨源需求、煤炭的使用種類、質量要求、月使用量、結算方式、物流線路、主管人員和主要競爭對手等情況。2）下游客戶的考量，業(yè)務人員根據(jù)前期獲取客戶的信息上報部門總部，部門總部對各分布上報的客戶情況進行客戶考量，主要考量內容：客戶信譽度考量（注冊資金、企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營產(chǎn)品、稅務情況、員工的工資的發(fā)放是否準時、是否存在賴賬記錄等）、使用煤種的考量（客戶使用的煤種是否符合我部今后長遠的品種發(fā)展規(guī)劃） 、質量要求的考量（客戶對貨源質量指標要求、質量扣罰要求和質量檢測流程） 、月用量的考量（客戶月用量是否符合我司的操作規(guī)劃，在操作該業(yè)務中是否能夠達到規(guī)模效應）、成本考量（根據(jù)客戶的質量要求、數(shù)量要求、結算方式、公關投入、物流路線安排及貨源采購成本核算出銷售成本）。3）簽訂銷售合同并擬定銷售計劃，客戶考量通過之后對重點客戶進行攻關達成合作，并最終簽訂銷售合同擬定銷售計劃。.擬定采購計劃部門總部根據(jù)各分部的銷售計劃來擬定采購計劃，采購計劃的擬定主要是根據(jù)客戶的煤炭質量需求、數(shù)量需求、質檢流程、供貨時間及我司的配煤技術來確定。采購計劃的擬定流程：1）落實采購時間、采購煤種和采購數(shù)量，根據(jù)銷售合同的供應時間確定采購時間，根據(jù)下游客戶的質量要求及質檢流程確定采購煤種和采購數(shù)量，如果通過配煤達不到客戶需求的（客戶所要求的煤炭質量各項指標都非常嚴格，并且通過現(xiàn)有市場煤的調配難以達到要求）則選擇單一煤種采購方式確定該該單一煤種的采購數(shù)量，如果通過配煤可滿足客戶需求的（客戶質檢流程相對寬松，并且所使用的煤炭指標可通過現(xiàn)有市場煤進行調配的）在擬定采購計劃之前首先需選定配煤的煤種及根據(jù)成本最優(yōu)原則計算好配煤的比例進行多煤種同時采購方式確定各采購煤種及相關數(shù)量。2）選擇供應商并擬定采購合同，在確定采購時間、采購煤種和采購數(shù)量之后與經(jīng)營各相關煤種的供應商進行接洽，對貨源進行嚴格的抽樣化驗，根據(jù)貨源的化驗結果及供應商的報價綜合評價后選定提供貨源性價比最優(yōu)的供應商并簽訂采購合同。.采購入庫根據(jù)擬定的采購合同部門總部進行統(tǒng)一采購入庫。采購入庫分兩種形式：1、采購后不經(jīng)入庫而直接銷售給客戶（采購入庫和出庫銷售同時進行），2、采購后直接入庫公司煤場。采購入庫的流程：1）請款及安排物流運輸，煤炭采購一般都是先付款后提貨，所以在簽訂采購合同后向公司請款和安排物流運輸（物流安排包括船 /車的選派、物流跟單人員的安排）。2）辦理提單，交付貨款并根據(jù)落實選派的運輸工具后到供應商處辦理提單。3）提貨，物流跟單人員在獲取提單后按牌號順序提貨，提貨一般分兩種形式：㈠船提，船提又分斗輪機裝船和抓斗，斗輪機裝船是經(jīng)由皮帶機自動把煤炭輸送到船艙并在輸送的過程中自動感應重量，抓斗裝船是由鏟車裝車過磅后再轉到岸邊由抓斗抓到船艙中；㈡車提，車提是由鏟車從煤場中裝車過磅后直接提貨。（4）入庫，經(jīng)由船 /車運輸?shù)轿曳矫簣龊笕霂?，車提入庫是由車運輸?shù)轿曳矫簣龊筮^磅直接入庫， 而船提入庫的分平板船入庫和自卸船入庫， 平板船入庫是經(jīng)由船運輸?shù)轿曳矫簣龊笞ザ沸敦浀酱a頭再由鏟車裝車過磅后裝入倉庫（馬房基地的操作），自卸船入庫是由船自動把煤炭卸到倉庫（石灘煤場的操作）或卸到碼頭由鏟車裝車過磅后入庫（馬房基地的操作）。.出庫銷售根據(jù)銷售合同規(guī)定的供貨時間、客戶對煤炭的質量需求及供貨數(shù)量安排出庫銷售。出庫銷售流程：1）篩煤和配煤，根據(jù)擬定的采購計劃中選擇篩煤和配煤銷售的在出庫之前現(xiàn)進行篩煤和配煤，若選擇單一煤種采購銷售的則無需經(jīng)過篩煤、配煤環(huán)節(jié)直接安排出庫。2）出庫，根據(jù)銷售合同規(guī)定的供貨時間安排出庫，分車提出庫和船提出庫，車提出庫是由鏟車裝車后過磅出庫（石灘煤場由于沒有地磅，一般都是裝車后直接出庫），船提出庫由鏟車把煤炭裝上汽車過磅后，汽車把煤炭卸到碼頭由抓斗抓到船艙才最終完成出庫。3）送達客戶倉庫核實原始銷售數(shù)量，經(jīng)由我方安排的船 /車把煤炭從場地中提庫后，由我方物流跟單人員押船 /押車送達客戶倉庫過磅核實數(shù)量后完成出庫銷售。部分散戶若從我方煤場自提出庫則有客戶方自行安排物流工具，從煤場過磅核實數(shù)量后完成出庫銷售。5.資金回籠在煤炭送達客戶倉庫完成銷售后，經(jīng)客戶進行煤檢及與我司對單無誤之后，在我司開出發(fā)票后在合同規(guī)定結算日期內回籠資金。資金回籠流程：1）核實結算數(shù)量及結算單價，煤炭供應給客戶經(jīng)客戶方抽樣化驗后根據(jù)合同規(guī)定若無存在質量偏差則在客戶方過磅數(shù)及合同單價對單結算，若出現(xiàn)質量偏差則根據(jù)合同規(guī)定作出相應的噸位扣減或單價扣減進行對單結算（若申請復檢，則根據(jù)復檢最終結果進行數(shù)量及單價對單結算）。2）開具發(fā)票，核實客我雙方最終的對單無誤后，我司財務人員在合同規(guī)定的時間內開具出相應的發(fā)票并交達給客戶方。3）掛賬催款，在我方開出發(fā)票并交達給客戶方后，由跟進該批業(yè)務的負責人進行催款。4）入賬完成結算，業(yè)務人員根據(jù)合同要求在規(guī)定時間內向客戶收回貨款并交由財務人員入賬完成結算。（二）合同流程及注意事項1.簽訂合同的步驟及注意事項（1）與新客戶簽訂合同的步驟向部門提供客戶調查表和對方公司的五證；根據(jù)合作的具體情況擬定合作合同（盡量爭取合同由我方擬定）；把客戶調查表、客戶公司五證和合同一同交予審計部進行審核；審核通過后雙方進行最終合同的簽訂，否則找出具體原因是否要繼續(xù)進行合作。2）與老客戶簽訂合同的步驟無論是采購還是銷售合同，在擬訂合同之前各業(yè)務小組根據(jù)具體操作情況先向部門領導匯報審批；部門領導審批通過后，各操作小組與編寫合同的工作人員聯(lián)系，通過短信或電話的形式通知合同編寫人員擬定操作合同（對方出合同版本的除外，但盡量爭取由我方出具合同版本）；合同編寫人員在擬定合同后先把合同傳真給各操作小組和部門領導進行審批修改；各操作小組和部門領導審批修改后，合同編寫人員把合同交由公司審計部審核；審核通過后雙方進行最終合同的簽訂，否則找出具體原因是否要繼續(xù)進行合作。3）注意事項在簽訂合同的時候應注意以下幾個方面：無論是與新客戶還是老客戶簽訂合同，只要是由我方出具合同版本的，各操作小組在通知我部門合同編寫人員擬定合同時，必須詳細提供以下幾方面的內容：針對銷售合同需提供的內容包括：對方公司的全稱、銷售煤種、銷售數(shù)量、銷售單價（是否含稅）、交貨地點、具體交貨時間、計量方式（在廠過磅、在外過公磅還是其他）、具體指標、扣罰標準、結算方式（電匯、銀行承兌、期票、現(xiàn)金支票、現(xiàn)金還是其他）、結算時間。針對采購合同需提供的內容包括：對方公司的全稱、采購煤種、采購數(shù)量、采購單價（是否含稅）、采購地點、具體提貨時間、計量方式、具體指標、扣罰標準、結算方式、結算時間。在擬定合同時對于數(shù)量的確定最好是 “xxx±x%噸，若因具體原因造成供應/提貨數(shù)量超出合同規(guī)定的范圍的需經(jīng)雙方共同商議認可，由雙方補簽合同協(xié)議書后生效”，因此在簽合同時盡量不要寫固定的數(shù)量，在供貨的時候各操作小組盡量把供貨數(shù)量控制在合同規(guī)定的范圍內，若經(jīng)雙方協(xié)議確實需多供應或少供應，必須對該合同追加一份補充協(xié)議書并由雙方簽章確認；在擬定合同時對供貨 /提貨時間的確定，最好是“在 xxx年xx月xx日前開始供貨 /提貨，從供貨當天起計算 x天內完成供應 /提貨，若因具體原因造成提前或延遲供應 /提貨的，需經(jīng)雙方共同商議認可，由雙方補簽合同協(xié)議書后生效”，因此在簽合同時盡量不要寫固定的日期，在提貨的時候各操作小組盡量把供貨數(shù)量控制在合同規(guī)定的范圍內，若經(jīng)雙方協(xié)議確實需提前或推遲， 必須對該合同追加一份補充協(xié)議書并由雙方簽章確認；在每一批合同執(zhí)行完畢后，各業(yè)務小組（實際操作人員）負責通知部門內務核實具體供應 /提貨數(shù)量，并明確該批合同執(zhí)行完畢，部門內務做好標示，同時向客戶出具一份商函明確該批合同已執(zhí)行完畢，并由對方簽章確認后收回歸檔；對于終止合同的，必須向客戶開具合同終止協(xié)議書，并由雙方簽章確認后收回歸檔。2.執(zhí)行合同的步驟及注意事項（1）銷售合同的執(zhí)行步驟及注意事項1）步驟：提前通知落實貨源及交通工具。各操作小組根據(jù)合同的執(zhí)行時間、貨物的指標要求盡量爭取至少提前 3天（便于抽樣化驗及船務的安排）與部門采購人員落實貨源及交通工具（船務、車務）；人員安排及告知。落實貨源及運輸工具后，各業(yè)務小組自行安排人員進行送貨并同時把送貨人員告知部門總部的內務（便于落實出貨數(shù)量及進廠數(shù)量）；出發(fā)前信息告知。送貨人員在送貨過程中，如果是用船運的在裝好貨的第一時間必須以短信形式通知各業(yè)務小組負責人、部門負責人、各小組內務及部門總部內務告知裝貨數(shù)量，短信內容必須包括有（船號、裝船重量、貨物品種、裝貨碼頭和到港碼頭、客戶名稱，如果貨物從上游購買直接送往下游客戶的，短信內容還必須包括上游供應商的名稱）；交貨證明。送貨人員在送貨進廠時不再向客戶提供任何有我司簽章的送貨單據(jù)，若客戶明確要送貨單的我方只能向其提交過磅單而不是蓋有我司業(yè)務章的送貨單。在整批業(yè)務送完后，我司人員必須向客戶開具一份收貨證明單據(jù)并要求對方簽章確認（證明對方已收到我司的貨物）；貨到客戶后短信告知。送貨人員在送貨進廠后第一時間以短信形式通知各業(yè)務小組負責人、部門負責人、各小組內務及部門總部內務，告知實際出貨數(shù)量，短信內容必須包括有（船號、裝船重量、實際出貨數(shù)量、貨物品種、裝貨碼頭和到港碼頭、客戶名稱，如果貨物從上游購買直接送往下游客戶的，短信內容還必須包括上游供應商的名稱)；交單。送貨人員在送完每批貨物后，回到公司的第一時間把以下單據(jù)(提貨單、過磅單、客戶的收貨證明)交回部門內務進行統(tǒng)計歸檔；對賬。在客戶確認貨物質量后，業(yè)務人員必須在第一時間內通知部門內務與客戶進行對賬。并同時向客戶出具商函(此函目的與客戶明確該批合同貨物已經(jīng)供應完畢)；開票掛賬；貨款回收。注意事項業(yè)務操作人員首先要明確具體供貨時間，做到不提前、不延后，若因具體原因無法按時供應則需要跟客戶追加一份合同補充協(xié)議書后再實行供應；業(yè)務人員要控制好供應數(shù)量，把供應數(shù)量控制在合同規(guī)定的范圍內，若因具體原因造成多供應或少供應的則需跟客戶追加一份合同補充協(xié)議書后再實行供應；業(yè)務人員爭取至少提前 3天通知部門采購人員落實貨源及運輸工具；操作人員在出發(fā)前及送貨進廠過磅后必須按要求以短信通知各相關人員；送貨過程中不再向客戶提交任何蓋有我司印章的送貨單；送貨進廠后必須向客戶索回收貨證明；業(yè)務人員送貨完畢后必須向部門交回提貨單、過磅單和客戶的收貨證明；業(yè)務人員交單后及時跟進客戶情況落實貨物質量；業(yè)務人員落實貨物質量后及時通知部門內務與客戶進行對賬并向客戶出具商函說明該批合同貨物已經(jīng)供應完畢，并要求客戶蓋章確認后收回歸檔。(2)采購合同的執(zhí)行步驟及注意事項執(zhí)行步驟步驟付款。根據(jù)合同規(guī)定及時與內務溝通，向資金部申請付款；落實交通工具。在確定采購后請?zhí)熘辽?1天通知工作人員聯(lián)系船 /車；落實跟單人員并告知。安排每批貨物的提貨人員后告知部門內務便于提貨數(shù)據(jù)的跟蹤；信息告知。跟單人員在提貨后第一時間把供貨單位、船名、貨物種類、提貨數(shù)量、提貨碼頭及到貨碼頭等信息已短信形式通知部門負責人、操作小組的負責人和部門內務。卸貨后把供貨單位、船名、貨物種類、提