公司文件管理規(guī)定

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物業(yè)管理公司文件管理規(guī)定(三)

第一條公司公布的各類文件對公司內(nèi)部具有約束性、指導(dǎo)性和強制性,是上傳下達公司旨意的有效手段。

其次條公司文件分為公司文件和部門文件兩種,公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)公司文件的草擬、修改、發(fā)放和存檔和掌握。

第三條涉及部門以上的文件,原則上由部門提出,公司統(tǒng)一發(fā)文公布。

第四條公司各部門公布的文件,必需抄送公司綜合服務(wù)部存檔備查,各部門涉及規(guī)章制度、考核等方面的規(guī)定、條例,參照公司統(tǒng)一公布的制度制訂,并經(jīng)公司綜合服務(wù)部核稿方為有效。

第五條各部門應(yīng)主動主動傳閱有關(guān)文件,并把工作落實到實處。各部門應(yīng)有完好的文件登記、收發(fā)、閱讀記錄,如有異議,在兩天內(nèi)向歸口部門提出,直到解釋圓滿。

第六條文件傳閱后要求妥當(dāng)保管,不得遺漏和丟失。各兼職文書、記錄管理員應(yīng)主動主動協(xié)作部門負(fù)責(zé)人做好此項工作。如發(fā)覺遺漏和丟失的,將追究部門負(fù)責(zé)人的經(jīng)濟責(zé)任。

第八條文件行文管理程序和要求:

一、擬稿:依據(jù)重大決策內(nèi)容,有必要下發(fā)的,應(yīng)指定有肯定業(yè)務(wù)素養(yǎng)人負(fù)責(zé)擬稿,內(nèi)容要求簡明扼要、實際,語句通順,通俗易懂。

二、核稿與簽發(fā):一般狀況下,各種文件擬稿完畢后,必需由部門負(fù)責(zé)人核稿,無過失后方可由主管人員簽發(fā),涉及面廣的,應(yīng)有會簽記錄。

三、文件的下發(fā):文件必需手續(xù)齊全,打印完畢后,準(zhǔn)時下發(fā)各有關(guān)部門和個人,在下發(fā)時,做到有專人收簽名,不經(jīng)簽名不發(fā),發(fā)文簿及收文簿清楚。各部門應(yīng)設(shè)收文登記簿,按文號及標(biāo)題登記,以利于工作和便于傳閱。公司綜合服務(wù)部定期對部門文件進行檢查,并作為經(jīng)濟責(zé)任制進行考核。

地產(chǎn)公司文件管理規(guī)定

地產(chǎn)有限公司文件管理規(guī)定

為使我司的文件管理更加規(guī)范化,制度化,科學(xué)化,在行政管理過程中,形成具有法定效力和規(guī)范體式的文書,特制定本管理規(guī)定。

一、文件處理

1、發(fā)文程序

1)發(fā)文程序是指以本公司名義制發(fā)文件的過程,包括:草擬、擬辦、審批、簽發(fā)、用印、登記、下發(fā)。

2)公司各部門草擬的文件,要求狀況的確,觀點明確,表述精確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清晰,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點正確,篇幅力求簡短。

2)草擬文件部門,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項,應(yīng)先協(xié)商取得全都看法后方可行文。

4)草擬文件部門根據(jù)公司文件格式排版、字號進行打印,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后,送行政部做文件處理。

5)行政部秘書將草擬文件登記編號,送交行政副總提出擬辦看法,由公司總經(jīng)理審批。

6)對審批后的文件由行政秘書負(fù)責(zé)簽發(fā)、用印、下發(fā)。

2、收文程序

1)凡外來公文信件由行政部統(tǒng)一收拆(親收件除外)由秘書進行編號、登記。收文登記當(dāng)日送公司行政部副總提出擬辦看法,并送公司總經(jīng)理批示。

2)依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示,由行政秘書準(zhǔn)時送有關(guān)部門閱辦,急件隨到隨辦,不行過夜。

3)承辦部門收到交辦公文后應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時辦理,不得延誤、推諉,對不屬本部門及職權(quán)范圍辦理的文件,應(yīng)準(zhǔn)時退回行政部門并說明理由。

4)行政秘書對收文負(fù)責(zé)跟蹤催辦。

二、文件歸檔

1、處理完的外來文件及本公司文件,應(yīng)按規(guī)定準(zhǔn)時整理、歸檔,加強保管。檔案分為文書檔案、工程技術(shù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、實物檔案等五類。(詳見公司檔案分類表)

2、公司各部門文檔,由專人負(fù)責(zé)管理,按類別存放,其次年一月經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔,要求在二月底以前全部裝訂完畢。

3、公司行政部是檔案管理工作的主管部門,負(fù)責(zé)定期培訓(xùn)監(jiān)督。檢查各部門的檔案管理狀況,發(fā)覺問題準(zhǔn)時解決。

4、各部門負(fù)責(zé)檔案的專管員必需做到:

1)借閱檔案必需履行登記手續(xù),借期不得超過兩周,到期必需返回,屬實需要,辦理續(xù)借手續(xù)。

2)做好保密工作,發(fā)覺檔案丟失或消失文件泄密時,準(zhǔn)時上報,不得隱瞞,對玩忽職守造成損失泄密的嚴(yán)厲?處理。對視情節(jié)追究法律責(zé)任。

5、依據(jù)檔案材料保管期限和效用,定期對檔案進行鑒定,對己失去作用和保存價值時效的檔案要進行銷毀。

6、檔案銷毀必需經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后方可進行,銷毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊上簽字,銷毀冊應(yīng)存檔。

三、文件格式

1、公司文件中各組成部分的標(biāo)識、規(guī)格見附表。

2、文件用紙一般采納國際標(biāo)準(zhǔn)a4型,左側(cè)位裝訂處。

3、文字號:標(biāo)題二號,正文四號;字體:宋體;

排版:上邊距3cm,下邊距2cm,左邊距4cm,右邊距3cm;每頁22行,每行28個字;張貼的文件用紙大小依據(jù)實際需要確定。

四、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

五、本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。

物業(yè)管理公司文件管理規(guī)定

物業(yè)管理公司文件管理規(guī)定

(三)

第一條公司公布的各類文件對公司內(nèi)部具有約束性、指導(dǎo)性和強制性,是上傳下達公司旨意的有效手段。

其次條公司文件分為公司文件和部門文件兩種,公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)公司文件的草擬、修改、發(fā)放和存檔和掌握。

第三條涉及部門以上的文件,原則上由部門提出,公司統(tǒng)一發(fā)文公布。

第四條公司各部門公布的文件,必需抄送公司綜合服務(wù)部存檔備查,各部門涉及規(guī)章制度、考核等方面的規(guī)定、條例,參照公司統(tǒng)一公布的制度制訂,并經(jīng)公司綜合服務(wù)部核稿方為有效。

第五條各部門應(yīng)主動主動傳閱有關(guān)文件,并把工作落實到實處。

各部門應(yīng)有完好的文件登記、收發(fā)、閱讀記錄,如有異議,在兩天內(nèi)向歸口部門提出,直到解釋圓滿。

第六條文件傳閱后要求妥當(dāng)保管,不得遺漏和丟失。

各兼職文書、記錄管理員應(yīng)主動主動協(xié)作部門負(fù)責(zé)人做好此項工作。

如發(fā)覺遺漏和丟失的,將追究部門負(fù)責(zé)人的經(jīng)濟責(zé)任。

第八條文件行文管理程序和要求:

一、擬稿:依據(jù)重大決策內(nèi)容,有必要下發(fā)的,應(yīng)指定有肯定業(yè)務(wù)素養(yǎng)人負(fù)責(zé)擬稿,內(nèi)容要求簡明扼要、實際,語句通順,通俗易懂。

二、核稿與簽發(fā):一般狀況下,各種文件擬稿完畢后,必需由部門負(fù)責(zé)人核稿,無過失后方可由主管人員簽發(fā),涉及面廣的,應(yīng)有會簽記錄。

三、文件的下發(fā):文件必需手續(xù)齊全,打印完畢后,準(zhǔn)時下發(fā)各有關(guān)部門和個人,在下發(fā)時,做到有專人收簽名,不經(jīng)簽名不發(fā),發(fā)文簿及收文簿清楚。

各部門應(yīng)設(shè)收文登記簿,按文號及標(biāo)題登記,以利于工作和便于傳閱。

公司綜合服務(wù)部定期對部門文件進行檢查,并作為經(jīng)濟責(zé)任制進行考核。

關(guān)于公司文件及規(guī)章制度的管理規(guī)定

公司文件及規(guī)章制度是企業(yè)保證正常生產(chǎn)工作秩序的基本法則，是廣闊員工共同遵守的行為規(guī)范。為了加強公司文件及規(guī)章制度的嚴(yán)厲?性，克服隨便性，真正發(fā)揮公司各項管理制度應(yīng)有的作用，制定本規(guī)定。

一、公司的重要管理事項和重復(fù)消失的生產(chǎn)、經(jīng)營、行政等管理活動，經(jīng)公司討論，總經(jīng)理簽批后以公司文件的形式發(fā)放。各條線的專項管理制度，由相關(guān)條線負(fù)責(zé)起草，綜合性管理制度由綜合管理辦公室負(fù)責(zé)起草，統(tǒng)一由總經(jīng)理簽批。

二、公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度，要符合和表達公司的有關(guān)規(guī)定精神，統(tǒng)一到綜合管理辦公室審查備案，確保規(guī)定與公司的相關(guān)規(guī)定不相違反。

三、公司的文件、規(guī)章制度及有關(guān)綜合管理工作打算，統(tǒng)一由綜合管理辦公室管理，技術(shù)、財務(wù)專業(yè)性文件由技術(shù)、財務(wù)部門編制審批發(fā)放，并做到監(jiān)督執(zhí)行和考核。對文件、規(guī)章制度的發(fā)放和廢止，要做好登記記錄。

四、要加強公司文件及規(guī)章制度的執(zhí)行力度。文件及管理制度一旦發(fā)放，就嚴(yán)格執(zhí)行，在執(zhí)行中存在的問題準(zhǔn)時修正，堅決杜絕有章不循的現(xiàn)象存在。

五、各部門要增添制度的嚴(yán)厲?性，各級領(lǐng)導(dǎo)帶頭、仔細組織學(xué)習(xí)制度內(nèi)容，加強組織觀念、制度觀念、法制觀念，逐步走上以法治廠的軌道。

物業(yè)公司文件管理規(guī)定

1、全部公文歸公司全部,任何人不得私自占有。

2、公司任何人必需嚴(yán)格保守文件的機密。

3、凡重要事宜的請示、報告、匯報、傳達、答復(fù)、指示等,一律以文件形式進行,即使在緊急狀況下不辦理,事后也必需以文件形式記錄下來。

4、文件的處置必需以精確、快速為原則,且明確責(zé)任。

5、公司文件的收發(fā)、領(lǐng)取和寄送,原則上由公司綜合管理部負(fù)責(zé)。

6、行文必需簡明扼要,一事一議,言語措辭力求精確規(guī)范。

7、文件的起草必需征得主管同意,明確起草文件的責(zé)任人,在主管明確確定之后由起草人定稿抄寫,執(zhí)行總經(jīng)理簽字同意后方可發(fā)文。

8、文件的處理

(1)由部門主管以上人員負(fù)責(zé)對文件進行批閱和進行必要的處理,或者由其反指定下屬對文件進行詳細處理;

(2)如遇重要或異樣事項,必需準(zhǔn)時與上級取得聯(lián)系,按上級指示辦理;

(3)各種關(guān)聯(lián)事項,必需與各相關(guān)部門協(xié)商后方能處置;

(4)文件的發(fā)文部門有責(zé)任催促有關(guān)部門處理文件的指定事項,以防發(fā)生延遲或停頓。

如發(fā)生拖延或停頓現(xiàn)象,應(yīng)準(zhǔn)時向上級匯報并請示處理看法。

9、文件的閱覽

文件被閱覽后,閱覽者必需簽字表示閱覽完畢,如有必要,可在文件空白處簽署看法,并轉(zhuǎn)給文件的主管或下一閱覽人。

a物業(yè)公司文件管理規(guī)定

1、全部公文歸公司全部,任何人不得私自占有。

2、公司任何人必需嚴(yán)格保守文件的機密。

3、凡重要事宜的請示、報告、匯報、傳達、答復(fù)、指示等,一律以文件形式進行,即使在緊急狀況下不辦理,事后也必需以文件形式記錄下來。

4、文件的處置必需以精確、快速為原則,且明確責(zé)任。

5、公司文件的收發(fā)、領(lǐng)取和寄送,原則上由公司綜合管理部負(fù)責(zé)。

6、行文必需簡明扼要,一事一議,言語措辭力求精確規(guī)范。

7、文件的起草必需征得主管同意,明確起草文件的責(zé)任人,在主管明確確定之后由起草人定稿抄寫,執(zhí)行總經(jīng)理簽字同意后方可發(fā)文。

8、文件的處理

(1)由部門主管以上人員負(fù)責(zé)對文件進行批閱和進行必要的處理,或者由其反指定下屬對