服裝外貿業(yè)務流程圖

./本文將服裝外貿業(yè)務流程分為開發(fā)階段、打樣階段、接單階段、生產階段、出貨階段和售后階段等六個階段,但外貿業(yè)務的實際操作相當靈活。因此,對各階段的區(qū)分、定義和闡述均存在較大的難度,然而本文旨在協(xié)助理清理順外貿流程操作,以便更好地從事外貿業(yè)務工作。1.開發(fā)階段如果沒有現成的客戶資源,那就需要去開發(fā)。開發(fā)新客戶有多種途徑,但這里提倡先搜索需求客戶信息,主要是EMAIL地址,然后寫開發(fā)信,逐個去推銷。如果有現成的客戶資源,則應加強服務意識,揣摩客戶個性,做好客戶維護工作。創(chuàng)業(yè)難,守業(yè)更難,同樣地,維護老客戶絲毫不比開發(fā)新客戶輕松,而從事外貿工作,客戶資源就是一切,其重要性也就不言而喻。1.1寫開發(fā)信明白了客戶資源的重要性,那么就要不惜辛勞地去爭取客戶資源,對于素未謀面的客戶,如何讓對方對自己的產品產生興趣呢？這是個難題,需特別注意以下幾點：1、開發(fā)信的效果見效不會很明顯,因此要有足夠的耐性和韌性；2、開發(fā)信的容務必要簡短精悍,不宜過長,中心詞要明確,同時,要開動腦筋增加文章的誘惑力。3、開發(fā)信的文本要規(guī)、美觀,以利于體現自己的專業(yè)性和條理性。開發(fā)信的容包括以下幾點：1、恰當熱情的自我介紹；2、產品和工廠的優(yōu)勢,以及對品質和貨期的保證。3、規(guī)的簽名,含祝福語、聯(lián)系方式；1.2推出新款了解和把握客戶的需求,從而針對客戶的需求不斷推出新款,主要以款式圖或者照片發(fā)給客戶,需注意以下的特點：1、新款的款式務必要新穎,并告知客戶新款的亮點和賣點；2、新款最好是打過實樣,加強工藝的可行性和款式的直觀性；3、新款的物料細節(jié)要標示清楚,尤其是面料信息；4、結合客戶要求,提供配色組合和細節(jié)修改等服務供客戶選擇；5、一旦客戶對新款有意,需加強服務意識盡力配合客戶要求,務必讓客戶滿意；6、取得客戶的回應后,應注意跟蹤,并做好相關記錄和總結；1.3安排報價在客戶對款式產生興趣后,就應安排報價,以供客戶參考。報價是外貿的重點,也是難點。而報價的難點主要體現在以下幾點：1、物料價格需根據當地市場的行情,因此報價前需與采購部和供應商溝通,尤其是主要物料如面料、拉鏈等的價格；2、工價因地區(qū)、季節(jié)而變化,波動性極大,而且對于相對復雜的款式,波動的幅度相差更大,因此,報價前要熟悉當地當時的工價,最好能與加工工廠進一步溝通；3、面料用量的計算是整個報價環(huán)節(jié)的重點和難點,一方面,因為面料的單價相對較高,如果用量計算不夠準確,那么報價的誤差會較大；另一方面,只有將打版排版的理論知識和計算用量的實際經驗相結合,才能作出較為精確的報價,在計算用量時也應根據面料種類、實際款式等作出靈活變動,而不能硬套公式。4、報價時應重點把握面料、拉鏈等主要物料的價格,同時,在報價表上應該注明和體現這些信息。5、報價表格式要規(guī),容要詳細,至少應包括款號、款名、主要物料信息、尺碼、最小訂單數量、價格術語、報價有效期等,同時結合需要制造一些虛盤信息以加強價格的靈活性。6、報價時應結合客戶所在區(qū)域、匯率走勢等因素。7、一定要先讓相關部門審核過報價表才能發(fā)給客戶。1.4確認價格客戶詢盤,我方發(fā)盤,接下來就是還盤了,在我們報價后,如果客戶能確認,那是最好的。但多數客戶往往會還盤,這個時候,我們應把握好以下幾點：1、把握產品的價格底線,根據價格底線相應作出讓步；2、根據客戶目標價格作出相應的物料更改方案,通過降低面料、拉鏈等物料的價格從而降低報價,當然,不是所有的客戶都同意更改物料；3、對于一次詢價多款且都有意向下單,可以考慮作出價格搭配方案,但務必要把握準客戶下單的可能性及各款訂單數量；4、客戶一旦還盤,那就代表客戶有下單的意向,應該抓住機會多與客戶溝通,加強對客戶的服務,借此也可以把握住客戶個性和相關信息。5、在雙方相持不下的情況下,可針對客戶的價值,跟老板協(xié)商,根據實際情況靈活變動。2.打樣階段在客戶確認款式后,一般會要求打樣,沒有樣品就沒有訂單,所以,我們必須滿足客戶的這個要求。但是,打樣并不代表下單,而且打樣和寄樣的費用較大,再加上相關的管理費用,因此,再沒有確認下單前,務必要考慮先收費再打樣。同時,只有先按時按質做好樣品,只有先讓客戶滿意樣品,客戶才會考慮下單。2.1收取樣品費、運費等費用在客戶確認下樣后,應根據實際情況向客戶收取適當的費用。當然,在收取客戶的樣品費時應考慮客戶的價值,結合樣品的實際價值,經過老板的許可,制定靈活的收費政策。每個公司都會有相關的樣品收費政策,一般樣品費可以按3倍收取,特殊情況可先請示老板。運費方面可以要求到付,如客戶沒有到付賬戶,應咨詢快遞公司相關費用,然后要求客戶將預估運費連同樣品費用一起預付?？蛻敉飧犊詈?一方面安排相關部門準備打樣,另一方面催客戶回傳付款水單并跟蹤到帳情況。如果碰到樣品交期緊急或其他特殊情況,可以與老板協(xié)商考慮先安排打樣,或者在客戶信譽可靠,有把握讓客戶付清貨款的前提下先安排打樣。如果是長期合作或是已經下過訂單的客戶,客戶如果拒付相關費用,也是可以考慮接受的。2.2客戶、樣品的記錄存檔在安排打樣前,應做好相關登記存檔工作,以備查檔和總結。首先,先對客戶進行編號,對客戶的相關聯(lián)系信息進行存檔,填寫客戶信息表,做好與客戶合作的相關記錄。其次,對選中的款式進行編號登記,以便于部門間的溝通。很多時候,客戶會寄原樣給我們參考,這個時候需要對客戶樣品進行妥善的管理,做好相關客戶財產的登記,需特別注意有的客戶會要求退還原樣,所以務必要保管好客戶的原樣。至于客戶編號與產品編號,不同的公司有不同的標準,可根據公司實際進行編號,但編號盡量要規(guī)簡潔,易于傳達。2.3安排打樣在確認客戶付款后,應立刻安排打樣,安排打樣時需注意以下細節(jié)：1、務必傳達清楚客戶的所有要求,不能誤傳也不能漏傳；2、明確物料、顏色是否可以代用,是否先經確認后方可生產；3、如客戶要求不很嚴格,盡量要求客戶接受代用的物料及代用的印繡花以節(jié)省交樣時間；4、如需正確的印繡花,下單時應同時安排印繡花開版工作；5、如果有現成的紙版,也可以建議尺碼代用。一份詳細的樣品制單應該包含以下信息：1、款式圖2、尺碼表3、物料信息、顏色和規(guī)格4、樣品交期5、注明客戶編號、產品編號、下單人、下單日期等相關信息2.4跟蹤樣品進度由于樣品的品質、交期都非常重要,因此我們必須做好樣品的跟蹤工作。主要工作如下：1、落實出版時間和印繡花打版情況；2、跟蹤樣衣的制作進度,確保品質和貨期都沒問題；3、如交期可能延誤,應與相關部門協(xié)商處理；2.5收樣品、查樣品、寄樣品樣品完成后,需收齊相關樣品,包括制單要求的樣品〔含留底樣、客戶原樣、面料小樣、印繡花開版留底樣等。接著,按照制單要求進行查樣,確保樣品符合客戶要求,當然,樣品畢竟不同于大貨,可適當降低要求。同時,應該記錄待寄樣品與留底樣的區(qū)別,如有物料不一致的,應該有實樣留底。在留底樣的吊牌上,應注明款號、客戶編號、客戶款號、交樣日期、樣品尺碼、樣品類別等相關信息。寄樣品前,應根據客戶提供的到付選擇快遞公司,如寄預付,則應結合航線、價格、運送周期等選擇快遞公司。寄樣前要做好相關登記工作,尤其是運單,同時需準備相關的寄樣發(fā)票,填好寄樣追蹤表,同時將包裹的相關信息寄給告知客戶,以便客戶查詢和收取。2.6追蹤客戶意見樣品寄出后,應預估包裹到達時間,并通過快遞公司的查詢包裹到達情況,一旦包裹到達,需追蹤客戶意見,并做好相關存檔工作。主要有以下幾種情況：1、如果客戶滿意樣品,有下單意向,那么應落實詳細意見和配比；2、如果客戶不滿意樣品,無下單意向,也應落實客戶意見,做好相關登記存檔,仍需加強服務意識；3、如果客戶較滿意樣品,但需要較長的樣品評估期,也應登記好客戶的相關意見,在適當的時候提醒客戶什么時候下單；4、如果客戶要求做修正樣,那么應結合客戶價值并與老板協(xié)商,根據下單的可能性安排是否做樣。不管客戶是否下單,應做好相關樣品和客戶意見的存檔,因為即便客戶暫時不下單,也難免以后不下單。3.接單階段在探知客戶有下單意向后,就立刻安排相關工作以縮短交貨期,在接單過程中,多項工作要同時進行且都要及時,不能耽擱。3.1安排打色及相關開版工作對于不需要費用的打色和開版,應在客戶表示下單后就著手安排,主要包括以下幾點：1、安排打色,打色單應包括顏色名稱、色樣或色號、打色面料品質樣以及客戶對面料要求等,收到的色卡一般要做成一式兩份,如客戶有特殊要求的需另外準備。2、安排輔料開版,多數輔料開版一般不需要費用,所以也應及時安排,收到的輔料開版至少應一式兩份,一份寄給客戶,一份留底。3、安排印繡花開版,如果初樣的印繡花代用,就必須提供正確的印繡花版給客戶確認,如有可能,盡量安排齊色的印繡花版,因為在生產大貨前必須先讓客戶確認齊色的印繡花版。但需要特別注意,寄給客戶的印繡花版也需留底,從事外貿的應注意做好留底工作。3.2訂單評審,確認訂單進度在客戶確認下單并確認數量配比后,應對訂單做出評審,主要需落實以下事項：1、確認是否接單；2、確認生產單位；3、評估下單時間、上線時間、下線時間及生產周期；進度評審表是對整個訂單價值及整個生產周期的評估,是一種計劃,一旦確定計劃,就務必要按照整個計劃表去執(zhí)行,否則將影響貨期。3.3核對成本,確認價格在回應客戶是否接單之前,務必要在審核一下報價表,因為,價格是決定訂單利潤的因素,一旦價格偏低,那么盈利空間也勢必會降低。主要包括以下幾個方面：第一、再次審核之前的報價是否準確無誤,接單后,我們就對客戶的要求有了更深的了解,這時再去審核報價思緒就更加清晰,報價也就更加準確。第二、確認報價的有效期是否有效,尤其是主要物料的價格是否有效；第三、如果客戶需要測試或增加物料,那么應酌情考慮另外收取相關費用或增加價格；第四、如果價格術語變動,則應及時咨詢相關部門,確認改變價格術語后的價格增減；第五、對于需要配額的產品,務必要弄清產品價格是否包含配額,因此,務必要在合同上體現。同時,配額政策也是相對不穩(wěn)定的,所以我們需要及時咨詢相關部門,如果產品價格要包含配額,那么我們需進一步調整價格。3.4做外銷合同,確認付款方式訂單評審主要為了確認貨期,重核成本為了確認價格,這時我們還需跟客戶確認付款方式,這可是最重要的,因為這直接影響著我們是否能順利收到貨款,而外貿的最大陷阱也常常存在付款方式上。因此在付款方式方面,無論如何,我們都不能做出太大的讓步。通常,對于多數客戶,尤其是初次合作的客戶,我們應該采用30?POSIT,70?FORESHIPMENT。這是最穩(wěn)當的,在收到30%訂金后,即便客戶取消訂單,那么30%訂金再加上現貨貨款也不吃虧。但可以針對客戶的價值、信用等作出適當的讓步,如70?TERRECEIVINGCOPYOFB/L,這時,一旦客戶不要貨物,我們最多增加了承擔往返運費的風險。多數大客戶會采用信用證,一般來說,如果貨款較大,我們可以接受。但采用L/C付款的,在審核信用證時務必用十分仔細,這也是外貿中容易設置陷阱的一個地方。在確認了貨期、價格〔含貿易術語和港口、付款方式后,我們就應做外銷合同,并要求客戶回簽。如果有可能,應寄合同正本一式兩份并要求客戶回簽一份,當然如果客戶有特殊要求將另行處理。但至少也應讓客戶回簽合同掃描稿或傳真稿。3.5確認訂單細節(jié),做生產制單訂單細節(jié)的確認,是十分重要的一個環(huán)節(jié),確認資料也應做好存檔,如果產生糾紛,那么確認資料就是證據。如何確認訂單細節(jié),也是業(yè)務員經驗的一個體現,在確認訂單細節(jié)時,務必預計生產中可能碰到的各種問題,有條理地去理清各種訂單細節(jié)。確認訂單細節(jié)可以按以下的順序來處理：1、顏色組合及數量配比；2、面里料的品質、顏色、部位；3、輔料的品質、顏色、部位、用法和數量等；4、包裝材料的品質、顏色、容、規(guī)格、數量等,主要有吊牌、膠袋、不干膠、干燥劑等5、包裝方式的確認,主要有：吊牌的掛法、不干膠的貼法；6、紙箱材質、箱嘜容及封箱方式；7、裝箱方法、配比以及箱規(guī)。8、尺碼表及度量示意圖。4生產階段4.1下生產制單,開產前會議生產制單務必要仔細地體現訂單細節(jié),主要包括以下容：1、制單明細表,主要包括以下容：第一、款號、品名、色組、配比等基本信息；第二、物料的名稱、規(guī)格、顏色、數量以及部位或用法；第三、工藝說明、重要提醒以及相關備注；第四、要求提供的相關樣品及交期,主要有大貨布、輔料卡、產前樣和船樣；第五、裝箱方法和箱嘜；第六、制單人、審單人、核準人等相關人員的簽名；2、款式圖、配色圖、工藝圖：體現顏色代號,能幫助更直觀地了解制單,并說明相關工藝。3、輔料單：主要是帶客戶LOGO的輔料及其他不常見的輔料和吊牌、膠袋、不干膠、箱嘜等的示意圖、容、顏色、規(guī)格等。4、印繡花圖：包括圖案容、顏色、規(guī)格和位置。5、尺碼表、度量示意圖；6、訂單評審表：供各部門了解生產計劃；7、成本核算表：供相關部門控制物料成本及工價；下完生產制單后,應召集相關部門開產前會議,對制單重點加以強調,對制單存在的問題加以修改和補充,產前會議記錄要分發(fā)給各個部門。4.2確認色卡和相關開版意見在下制單的同時,應該將客戶確認的色卡及輔料、印繡花意見傳達給各相關部門,并做好以下存檔工作：1、面料的品質樣及色卡2、輔料的確認樣；3、印繡花的確認樣；4.3跟蹤物料進倉狀態(tài),確認大貨物料品質物料進倉后,要對物料品質進行檢驗,如有問題要及時解決。對于未按進度及時進倉的物料,要跟催采購部門；4.4確認產前樣,安排開裁在相關物料進倉后,就應安排做產前樣。產前樣是給工廠參考的樣品,因此,產前樣的正確與否,將決定大貨的正確與否。安排和查驗產前樣時,應注意如下幾點：1、產前樣的所有物料細節(jié)及工藝做法應當嚴格安裝制單要求及工藝圖；2、產前樣的尺寸應符合尺碼表,如有任何問題,應盡快與技術部門查驗,避免版型出錯；3、如部分物料未進倉但又急著上線,可考慮用代用物料生產,但務必要體現正確的工藝做法,寄樣時應告知客戶哪些物料代用。產前樣寄出后,應及時跟蹤寄送情況,并催促客戶盡快給出意見?？蛻艚o出意見后,應第一時間傳達給相關部門并確認開裁。4.5跟蹤生產、驗貨確認開裁以后,接下來主要要靠跟單人員去跟蹤了,應要求跟單人員每個星期及時更新大貨生產狀態(tài),從而對整個生產有全面的了解,一旦有任何問題,應配合跟單人員妥善解決和處理。很多公司在大陸有辦事處,有專門的QC人員負責查貨,要求比較嚴格的會多次過來驗貨,一般有頭期、中期和尾期等多次驗貨。這時,我們應妥善處理好與客戶QC的聯(lián)絡工作,并安排我方QC人員妥善接待。4.6確認膠袋規(guī)格和箱規(guī)在有部分成品后,應安排相關人員提供膠袋規(guī)格和箱規(guī),并告知采購部,一般至少在寄船樣前七天提供膠袋規(guī)格,在出貨前七天提供箱規(guī)。如果客戶對膠袋規(guī)格和箱規(guī)要求比較嚴格,那么應提早安排并發(fā)給客戶確認。如果客戶有提供膠袋規(guī)格和箱規(guī),那么應通知相關部門對其進行審核,如有問題,應及時反饋給客戶。5.出貨階段一般在出貨前十天左右,就應要寄送船樣給客戶確認,之后就應配合跟單員、單證員和工廠處理出貨事項。5.1確認船樣,尾期查貨在客戶沒有指定QC過來驗貨的情況下,在出貨前應寄送船樣給客戶,得到客戶的確認后,方可出貨。因為船樣的作用就相當于尾期查貨,確認了船樣,就等確認了大貨。實際操作中,船樣往往會被遺漏,直至快要出貨時才被注意,對于船樣,我們應注意以下問題：1、在進度表上,體現船樣一項,在出貨前半個月應催要船樣,船樣應經過相關QC人員查驗