株洲千金醫(yī)藥貿(mào)易公司調(diào)研報告

年4月19日株洲千金醫(yī)藥貿(mào)易公司調(diào)研報告文檔僅供參考株洲千金醫(yī)藥貿(mào)易公司調(diào)研報告企業(yè)現(xiàn)狀株洲千金醫(yī)藥貿(mào)易股份有限公司是湖南省株洲藥業(yè)集團所屬的一家股份制公司,公司當前有職員６０余人,下設(shè)６個部門(采購部、銷售１部、銷售２部、質(zhì)量部、財務(wù)部、營業(yè)部),一個科室(辦公室),兩個庫房(小庫、大庫)。當前,采購部主要負責公司的進貨業(yè)務(wù),銷售部主要負責企業(yè)的對外銷售業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)部負責相關(guān)業(yè)務(wù)票據(jù)的計算機處理,財務(wù)部則負責公司的財務(wù)工作,庫房則負責相關(guān)的入庫和出庫處理,以及相應(yīng)庫房的日常庫存維護,辦公室負責日常的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理和協(xié)調(diào)工作。公司經(jīng)營品種主要以中成藥為主,含部分的生物制劑、器械及少量的原料和進口藥品。對于計算機系統(tǒng)應(yīng)用,公司先后采用過兩套系統(tǒng)進行相應(yīng)的管理(財務(wù)、業(yè)務(wù)各一套),取得一定的經(jīng)驗,計算機基礎(chǔ)較好。采購環(huán)節(jié)1＞、說明公司當前所涉及的供貨單位約有260－270家,地域涉及全國。整個采購工作由采購部負責。采購部當前有3人,大致按劑型進行分工,各自負責相應(yīng)劑型的品種進貨采購工作。2＞、業(yè)務(wù)流程采購部根據(jù)進貨計劃聯(lián)系供應(yīng)商,組織供貨渠道,與供貨單位簽訂供應(yīng)合同,也有部分經(jīng)過電話聯(lián)系,協(xié)商進貨;到貨交接。對于廠家直接送貨上門的,采購部門的相關(guān)人員查驗供應(yīng)合同或電話要貨協(xié)議無誤,根據(jù)廠家的送貨單信息填寫到貨通知單,通知質(zhì)檢部和庫房進行相應(yīng)驗收入庫;對于托運(如鐵路運輸)的,采購部在接到托運部門的到貨通知后,負責將貨品從提貨地點提回本公司,移交給庫房進行驗收,在庫房的收貨本中作相應(yīng)的記錄(記錄內(nèi)容包括移交品種、數(shù)量和交接負責人的簽字);到貨驗收。質(zhì)檢部門和庫房根據(jù)采購部門的到貨通知單對到貨進行驗收。其中,質(zhì)檢部門對到貨品種的內(nèi)外質(zhì)量進行驗收,庫房負責到貨的品種、數(shù)量及破損情況的驗收。對于質(zhì)量合格的品種,庫房根據(jù)到貨實際情況填寫入庫驗收單,單據(jù)的內(nèi)容包括該次進貨的品種、應(yīng)到數(shù)、實到數(shù)、批號效期及破損情況。并將該驗收入庫單傳遞到營業(yè)部,經(jīng)劃價員劃價后,由營業(yè)部負責該入庫單的實際到貨數(shù)的入機工作,同時打印出對應(yīng)的入庫單的電腦票據(jù),經(jīng)采購部確認后,將電腦票據(jù)作為正式票據(jù)傳遞到各相關(guān)部門進行本部門的入帳處理。對不合格的品種,則由質(zhì)驗部相關(guān)人員填寫不合格品種通知單,并由質(zhì)檢部門主管簽發(fā)。通知采購部門聯(lián)系原供貨單位協(xié)商退貨問題。對于采用托運運輸?shù)?庫管員與采購員完成貨品交接后,通知質(zhì)檢部進行質(zhì)量驗收。同樣,庫房負責到貨品種、數(shù)量及破損情況的驗收,對于質(zhì)量合格的品種,庫房根據(jù)到貨實際情況填寫入庫驗收單,單據(jù)的內(nèi)容包括該次進貨的品種、應(yīng)到數(shù)、實到數(shù)、批號效期及破損情況。并將該驗收入庫單傳遞到營業(yè)部,經(jīng)劃價員劃價后,由營業(yè)部負責該入庫單的實際到貨數(shù)的入機工作,同時打印出對應(yīng)的入庫單的電腦票據(jù),經(jīng)采購部確認后,將電腦票據(jù)作為正式票據(jù)傳遞到各相關(guān)部門進行本部門的入帳處理。對不合格的品種,則由質(zhì)驗部相關(guān)人員填寫不合格品種通知單,并由質(zhì)檢部門主管簽發(fā)。通知采購部門聯(lián)系原供貨單位協(xié)商退貨問題。進貨結(jié)算付款。一般情況下,只有在發(fā)票已到后才進行結(jié)算,對于合同規(guī)定或協(xié)議規(guī)定結(jié)算日期的,則根據(jù)合同或協(xié)議進行結(jié)算,而不嚴格要求發(fā)票的到與否。首先,根據(jù)合同或協(xié)議,供應(yīng)商業(yè)務(wù)員,到財務(wù)部領(lǐng)取和填寫付款申請表(內(nèi)容有單位信息、銀行、帳號、款項用途等),持該申請單(后附發(fā)票和發(fā)票對應(yīng)的業(yè)務(wù)驗收入庫單)到營業(yè)部進行進貨結(jié)算。營業(yè)部相關(guān)人員根據(jù)供貨單位業(yè)務(wù)員提交的結(jié)算申請表,審查其完整性,然后根據(jù)申請表后附的進貨入庫單明細進行結(jié)算,計算貨款,進行付款。3＞、進貨退貨對于到貨驗收不合格的品種,采購部在接到質(zhì)檢部的不合格品種通知后,與供貨單位聯(lián)系,作退貨處理;對于庫房驗收中出現(xiàn)的部分破損品種,在與供貨單位協(xié)商同意后,也采用進貨退貨處理,直接沖減進貨貨款。4＞、其它首先,各庫房保管員根據(jù)自已所保管的品種的當前實際庫存,結(jié)合品種的銷售情況(經(jīng)驗值),確定在預(yù)定時間段內(nèi)的庫房要貨計劃,銷售部門根據(jù)前期的銷售及客戶的要貨情況,制定銷售部門的要貨計劃,采購部綜全考慮各部門提交的要貨計劃,制定下一期的進貨計劃,根據(jù)進貨計劃組織貨源,同供貨單位聯(lián)系,簽訂供應(yīng)合同。絕大部分的進貨業(yè)務(wù),都簽訂供應(yīng)合同,對于部分大批量的進貨,在年初簽訂一總合同,然后每次進貨都逐筆勾對該合同。公司擬在以后對所有的進貨都要求有相應(yīng)的合同,對于電話要貨協(xié)議,也將以合同的方式作相應(yīng)的記錄。庫房入庫處理時,保管員根據(jù)實際到貨數(shù)進行入庫,對其中的破損部分,作相應(yīng)的說明,由采購部負責與供貨單位聯(lián)系,決定相應(yīng)的處理方法。當前采用的方法大致有進貨退貨、補貨兩種。如作退貨處理,則直接減原進貨款,如作補貨處理,則要求供貨單位立即補上。存在有對已經(jīng)結(jié)算付款的進貨業(yè)務(wù)進行退貨的情況,這種情況較少,公司當前采用向原供貨單位作銷售的方式將品種退回,在以后擬采用沖紅,扣下次貨款的方式加以處理。對于進貨結(jié)算,財務(wù)部擬在以后作調(diào)整,規(guī)定如果發(fā)票沒到,原則將不予結(jié)算和付款。銷售環(huán)節(jié)1＞、說明 銷售業(yè)務(wù)主要由銷售一部和銷售二部負責。其中,銷售一部主要負責二、三、四級站的銷售業(yè)務(wù),大部分是現(xiàn)款現(xiàn)貨的銷售。銷售二部主要負責醫(yī)院、衛(wèi)生院、廠礦醫(yī)務(wù)室、診所、藥店等直接客戶的銷售業(yè)務(wù),有部分的轉(zhuǎn)帳銷售;公司銷售業(yè)務(wù)所涉及到的客戶地域上遍布全國,較為穩(wěn)定的客戶二、三級站約有200家左右,其它客戶約有1000余家?？蛻粢话惆吹赜騽澐譃?由不同的業(yè)務(wù)員負責,特殊幾個客戶的業(yè)務(wù)員劃分不按地域,但同一客戶對應(yīng)的業(yè)務(wù)員是唯一的,不存在同一客戶有多個業(yè)務(wù)員的交錯現(xiàn)象。2＞、業(yè)務(wù)流程劃價員根據(jù)客戶的類型及品種的情況對客戶要貨計劃中所有的品種進行銷售劃價;營業(yè)部有關(guān)人員根據(jù)客戶要貨計劃和劃價員劃定的銷價信息在計算機系統(tǒng)中填寫銷售票并打印出電腦銷售票(指定客戶、品種、數(shù)量、庫房等),并由計算機自動完成記相應(yīng)的業(yè)務(wù)帳的工作;電腦銷售票經(jīng)復(fù)核員復(fù)核無誤后,到結(jié)算臺進行結(jié)算,對現(xiàn)金銷售的進行收款,對于轉(zhuǎn)帳銷售的,則進行相應(yīng)的財務(wù)轉(zhuǎn)帳處理。結(jié)算員結(jié)算完畢后,在電腦中作相應(yīng)的結(jié)算處理,同時在銷售票上蓋有相應(yīng)的處理章(現(xiàn)金收訖或轉(zhuǎn)帳收訖);客戶持結(jié)算過的銷售單提貨聯(lián)到相應(yīng)的庫房提貨。庫房管理員接到客戶的提貨聯(lián)后,在電腦中確認該提貨聯(lián)的有效性,通知相關(guān)人員進行備貨。備貨時,對據(jù)將出庫品種的批號及對應(yīng)的數(shù)量作手工記錄;備貨完畢,由管理員將備貨記錄的手工信息(批號及對應(yīng)的數(shù)量)信息錄入到計算機中(現(xiàn)微機系統(tǒng)對一銷售細目只能管理一個批號,而不能同時管理多個批號信息),在計算機系統(tǒng)中作銷售出庫處理,然后,通知客戶將貨提走,同時減庫房實貨帳。2＞、銷售退貨流程在銷售業(yè)務(wù)發(fā)生規(guī)定時間內(nèi)(市內(nèi)為一個月,市外為兩個月),如要客戶由于各種原因需要進行退貨,則在原則上給予退換。其業(yè)務(wù)流程為:客戶憑發(fā)票提出退貨要求,庫房管理在電腦中確認相關(guān)品種是本公司所售無誤(主要相關(guān)品種的批號信息),然后相關(guān)人員批示是否給預(yù)退貨;在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意給予退換后,庫房通知質(zhì)檢部進行質(zhì)檢,對驗收合格部分品種,庫房保管員進行品種、數(shù)量驗收實貨銷退入庫處理,對不合格部分,則由庫房進行品種、數(shù)量驗收,并將實貨置于庫房紅牌區(qū),通知采購部與原供貨單位協(xié)商解決。然后通知營業(yè)部在計算機中開銷售退貨票;對于原銷售業(yè)務(wù)還沒有結(jié)算的,則直接沖減應(yīng)收貨款;對于原銷售業(yè)務(wù)已經(jīng)結(jié)算完畢的,則原不給退款,而是以換貨的方式,抵消貨款。對于部分特殊情況(客戶所要的貨公司沒有等原因),則允許直接給予退款。3＞、其它公司當前只有一個劃價員,對客戶品種本次銷價劃定完全憑個人對公司的價格政策的理解和個人經(jīng)驗,要實際操作中往往出現(xiàn)不合理現(xiàn)象。且尺度難以準確把握,不利于管理;日常銷售,貨品都從小庫中提貨,僅有極少數(shù)品種的大批量銷售才從大庫提貨。且在提貨前,由小庫管理員在計算機系統(tǒng)中對該銷售提貨單進行有效性進行確認,然后經(jīng)過電話通知大庫管理員,大庫管理員在接到電話通知后,根據(jù)客戶的提貨聯(lián)進行備貨、出庫,出庫后通知小庫管理員進行相應(yīng)的微機中的出庫處理。當前,銷售結(jié)算方式有現(xiàn)金和轉(zhuǎn)帳兩種,結(jié)應(yīng)于不同的結(jié)算方式,由現(xiàn)金結(jié)算員和轉(zhuǎn)帳結(jié)算員分別進行處理。客戶在營業(yè)部開出銷售票后,如果是現(xiàn)金結(jié)算的,則轉(zhuǎn)到結(jié)算臺處,由結(jié)算員對本次銷售貨款進行驗算并核收。收款完畢,在客戶提貨聯(lián)蓋上現(xiàn)金收訖章。對于轉(zhuǎn)帳結(jié)算的銷售業(yè)務(wù),公司根據(jù)雙方日常交易額及客戶資信程度,按一定的比列,規(guī)定其一個相對固定的允許轉(zhuǎn)帳額度。結(jié)算員在考核客戶轉(zhuǎn)帳額度無誤后進行自轉(zhuǎn)帳處理,將本次銷售貨款轉(zhuǎn)記到客戶的應(yīng)收帳上,然后在提貨聯(lián)上蓋轉(zhuǎn)帳收訖章?？蛻艮D(zhuǎn)帳額度不夠的,則須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準,否則將不予以轉(zhuǎn)帳。庫房管理1＞、說明公司當前設(shè)有大庫和小庫兩個庫房,其中,小庫是日常業(yè)務(wù)庫房,貨品齊全,大庫是一個儲備倉庫,只有部分數(shù)量較多的品種。業(yè)務(wù)過程中入庫和出庫基本上是在小庫中進行的。小庫貨品根據(jù)品種類型大致分為外用酊水、片劑等6個區(qū),分由不同的保管員各自管理,由兩個庫房負責人統(tǒng)一總體管理。各個保管員據(jù)負責的品種不存在有交錯現(xiàn)象。對應(yīng)品種不同的質(zhì)量狀況,將庫房劃分為紅牌區(qū)、黃牌區(qū)、藍牌區(qū),其中,紅牌區(qū)存放質(zhì)量不合格還沒處理的品種,黃牌區(qū)存放待驗收的貨品,藍牌區(qū)為合格品區(qū)。 2＞、進貨入庫流程 參見進貨業(yè)務(wù)流程相關(guān)部分描述。 3＞、進貨退貨出庫流程 見進貨退貨及進貨業(yè)務(wù)流程其它處的相關(guān)描述。 4＞、銷售出庫 參見銷售業(yè)務(wù)流程。 5＞、銷售退貨入庫 參見銷售退貨業(yè)務(wù)流程。 6＞、庫房日常維護日常業(yè)務(wù)中,對庫房中的品種,一般一星期檢查一次,有時是半個月檢查一次。對檢查不合格的貨品,保管員將貨品移到庫房的紅牌區(qū),庫房管理員對紅牌區(qū)的品種進行統(tǒng)計,消減庫房帳,并將相應(yīng)的信息通知各相關(guān)部門進行消帳,同時通知采購部,由采購部負責與該品種原供貨單位聯(lián)系,協(xié)商處理方法。 7＞、庫存維護日常業(yè)務(wù)所有的庫房業(yè)務(wù)都在小庫進行。每天,各小庫庫房管理員根據(jù)當前本庫房中貨品的庫存,綜合考慮日常的銷售量,提交品種移庫計劃,由專門移庫人員進行從大庫到小庫的移庫業(yè)務(wù)操作,使小庫庫存維持正常業(yè)務(wù)所需的數(shù)量。對于特殊的大批要貨表況,也有直接到大庫提貨,大庫出庫作貨品出庫前須經(jīng)小庫管理員確認。財務(wù)及成本核算財務(wù)部當前有五名職員,負責本公司的財務(wù)成本核算和對外財務(wù)申報。公司內(nèi)部采用加權(quán)平均的核算方法進行成本核算,沒有獨立的商品帳,對應(yīng)收應(yīng)付帳僅作針對余額的核算,而不對應(yīng)到明細。質(zhì)檢部業(yè)務(wù)情況質(zhì)檢部當前有3人負責。質(zhì)檢部全權(quán)負責本公司所經(jīng)營的品種的質(zhì)量問題及對外質(zhì)量問題的交涉工作。其工作內(nèi)容主要有:進貨環(huán)節(jié)中,對于有送貨上門的,質(zhì)檢部在接到采購部的到貨通知單后,先對到貨品種進行質(zhì)量驗收,對于托運到貨的,質(zhì)檢部根據(jù)庫房到貨通知對到貨品種進行質(zhì)量驗收。只有質(zhì)檢部驗收合格的,才由庫房進行相應(yīng)的入庫驗收。對不合格的品種,質(zhì)檢部根據(jù)質(zhì)檢人員的不合格品種信息簽發(fā)不合格商品通知單,直接由采購部對不合格商品進行相應(yīng)處理。銷售業(yè)務(wù)中,對滯后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量有問題的品種銷售去向進行追蹤,并負責事后處理工作。日常維護中,對當前庫房中的貨品定期進行質(zhì)量抽查,對其中不合格品種,提交不合格品種通知,交由相關(guān)部門進行處理。嚴防不合格品種銷售。負責辦理所有進口藥品銷售的許可手續(xù)。對在關(guān)主管部門定期公布的信息進行搜集和登記,并隨時對業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)中的品種進行跟蹤,杜絕假藥、劣藥的購進和銷售。其它公司成立于1995年,歷史較短,整體管理與規(guī)范化管理有一定的差距,具體業(yè)務(wù)進行規(guī)范化處理時存在一力度問題有待一企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擬定;公司庫房條件相對較差,保管員