如何提高標(biāo)引公文主題詞的精確性

如何提高標(biāo)引公文主題詞的精確性從當(dāng)前的機(jī)關(guān)工作實(shí)踐來看，在公文主題詞標(biāo)引上還存在著一些問題。具體表現(xiàn)為：標(biāo)引的隨意性較大，錯(cuò)標(biāo)、漏標(biāo)的現(xiàn)象比較突出。解決這些問題，唯有熟練掌握公文主題詞的標(biāo)引規(guī)則、方法和技巧。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，談一下正確標(biāo)引公文主題詞的粗淺認(rèn)識。一、搞好主題分析主題分析就是根據(jù)公文標(biāo)引和檢索的需要，對公文內(nèi)容進(jìn)行分析，從中提煉出該公文的主題概念，并確定主題類型和結(jié)構(gòu)，并以此為依據(jù)，選擇恰當(dāng)?shù)闹黝}詞作為公文的檢索標(biāo)識。主題分析是主題詞標(biāo)引的第一步，也是基礎(chǔ)。公文主題分析要按以下幾個(gè)步驟進(jìn)行。（一）閱讀公文了解內(nèi)容標(biāo)引工作的第一步就是對公文進(jìn)行閱讀，弄清公文研究和敘述的具體對象或問題，抓住公文中心內(nèi)容。閱讀公文要特別注意不能只看標(biāo)題。在一般情況下，標(biāo)題往往可以集中或概括公文的中心內(nèi)容，但有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)文大題小、題大文小等文題不符的現(xiàn)象，并不能直接反映公文的中心內(nèi)容。例如：“甘肅省人民政府布告”，這一標(biāo)題中根本沒有涉及事由。毫無疑義，無法根據(jù)標(biāo)題來確定主題概念；再如：“×××關(guān)于5·18事故情況的報(bào)告”中雖然有事由，但“5·18事故情況”是怎樣的事故和怎樣的情況并未說明，仍然無法據(jù)此來確定主題概念。因此，對于公文的主題詞標(biāo)引來說，均應(yīng)閱讀全文，切忌單純從標(biāo)題來選定主題概念。（二）分析判斷，提煉主題概念首先，分析確定主題的類型。明確該公文是單主題還是多主題。若是多主題，則先分解為幾個(gè)單主題。例如，一篇有關(guān)××省工資制度改革和社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展?fàn)顩r的文件。分析其主題包含兩個(gè)單主題：一個(gè)是“××省工資制度改革”。一個(gè)是“××省社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展?fàn)顩r”。其次，分析確定主題結(jié)構(gòu)。明確該主題的主體因素、通用因素以及必要的空間和時(shí)間因素。核心是明確主體因素。主體因素是標(biāo)引和檢索公文的重點(diǎn)，一定要全面、準(zhǔn)確、深刻地把握住公文所論述的基本事項(xiàng)和問題。多主題的公文要在分解為單主題后再逐一地分析確定其主題結(jié)構(gòu)的各個(gè)因素。（三）減少主題分析誤差主題分析誤差主要有以下幾種：1．主題概念提煉不準(zhǔn)，即提煉概念與公文論述的主題內(nèi)容在外延或內(nèi)涵上不相符合，出現(xiàn)“錯(cuò)標(biāo)”。例如：“動(dòng)員群眾禁止販賣、吸毒經(jīng)驗(yàn)交流”這樣的主題內(nèi)容，如果提煉成“動(dòng)員群眾”“毒品犯罪”“經(jīng)驗(yàn)”這樣的主題概念就與文件的本意大相徑庭了。2．主題概念提煉不全，即提煉的主題概念不能全部包含公文的主題內(nèi)容，出現(xiàn)“漏標(biāo)”。例如，一份有關(guān)培養(yǎng)訓(xùn)練機(jī)關(guān)干部政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力這樣一個(gè)主題內(nèi)容的文件，如果只提煉出：“政治素質(zhì)”“培養(yǎng)”“機(jī)關(guān)干部”這樣幾個(gè)概念，就是提煉的不全，還應(yīng)加上“業(yè)務(wù)能力”這個(gè)概念才能將文件主題表述完整。在主題分析過程中，對文件中全部具有檢索意義的主體因素、通用因素及某些必要的時(shí)間和空間因素都要提煉出相應(yīng)的概念。3．主題概念提煉過多，即提煉的主題概念超出了公文的主題范圍，造成“過標(biāo)”。例如，一份文件表述的是地區(qū)改革開放和市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展這樣的主題內(nèi)容，如果在提煉主題概念時(shí)，除了“改革開放”“市場經(jīng)濟(jì)”等概念外，又加進(jìn)了“1992～1999”這樣的時(shí)間因素，以表明地區(qū)建設(shè)是在十四大以來的歷史時(shí)期內(nèi)，就是“畫蛇添足”。因?yàn)椤笆袌鼋?jīng)濟(jì)”二、切實(shí)把握主題詞的標(biāo)引規(guī)則公文主題詞標(biāo)引是一種受控標(biāo)引。為了保證公文的標(biāo)引質(zhì)量，進(jìn)而保證公文的檢索質(zhì)量，在標(biāo)引過程中必須嚴(yán)格遵循標(biāo)引規(guī)則。（一）標(biāo)引的專指性規(guī)則主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1．采用直接標(biāo)引。要首先運(yùn)用詞表中直接符合該主題概念的主題詞。只要詞表中有相應(yīng)的專指概念詞，就不應(yīng)用其上位概念詞或下位概念詞標(biāo)引，也不應(yīng)采用組配標(biāo)引方式。例如：“軍隊(duì)自動(dòng)化指揮體系”，查閱詞表可以找到相應(yīng)的專指主題詞：“軍隊(duì)自動(dòng)化指揮系統(tǒng)”，那么就優(yōu)先選用，不得用其上位詞“指揮系統(tǒng)”或“自動(dòng)化體系”，或兩個(gè)主題詞組配標(biāo)引。2．考慮組配標(biāo)引。當(dāng)在詞表中沒有與所要表達(dá)的主題概念相一致的詞或詞組，而無法采用直接標(biāo)引法時(shí)，再考慮運(yùn)用組配標(biāo)引方式。組配所用的主題詞應(yīng)是該主題概念最直接的上位詞或最鄰近的相關(guān)詞，而不允許用間隔上位詞組配。3．不允許越級標(biāo)引。即當(dāng)詞表中找不到相應(yīng)專指主題詞，也無法采用組配方法進(jìn)行標(biāo)引時(shí)，允許采用上位詞標(biāo)引或相關(guān)詞（也稱靠詞）標(biāo)引。但這種上位詞和相關(guān)詞必須是直接上位詞或直接相關(guān)詞，而不能是中間隔了一兩級的上位詞或相關(guān)詞。（二）標(biāo)引深度規(guī)則標(biāo)引深度是指對公文主題內(nèi)容標(biāo)引所達(dá)到的深度，也就是一份公文所標(biāo)引的主題詞數(shù)量的多少。通常，主題詞越多，文件標(biāo)引得越深，反之亦然。標(biāo)引一份公文的主題內(nèi)容，一般情況下使用3～6個(gè)主題詞便可以準(zhǔn)確、完整地將主題概念表述出來。個(gè)別文件也可以少于3個(gè)或多于6個(gè)。例如：①官兵愛國主義教育的內(nèi)容和方式。②新兵愛國主義教育的內(nèi)容和方式。例①中，通過閱讀全文，文件主要論述的是愛國主義教育的內(nèi)容和方式，并不是專指官兵。因此，加了“官兵”就是過渡標(biāo)引。例②中，通過閱讀全文，文件論述的是對新兵開展愛國主義教育的內(nèi)容和方式。因此，“新兵”一詞必須標(biāo)引，否則就是漏標(biāo)。在文件標(biāo)引時(shí)，應(yīng)使用統(tǒng)一的主題詞表，按統(tǒng)一的書寫形式標(biāo)注，以保證不同人在表述同一概念時(shí)，使用的主題詞是相同的。三、熟練掌握主題詞標(biāo)引的組配規(guī)則組配規(guī)則是使用公文主題詞表進(jìn)行標(biāo)引的基本語法規(guī)則。這里單列一條，詳加論述。（一）組配的類型主題詞的組配有兩種基本類型，即概念組配和字面組配。所謂概念組配，是指幾個(gè)主題詞的組配，反映了所表達(dá)的概念之間的某種邏輯關(guān)系。包括限定關(guān)系、交叉關(guān)系等。例如：①步兵對核武器殺傷的防護(hù)。這一主題概念用“步兵”與“核防護(hù)”兩個(gè)主題詞組配標(biāo)引。二者之間是限定關(guān)系，表明“核防護(hù)”是限定在“步兵”領(lǐng)域內(nèi)。②軍隊(duì)專業(yè)創(chuàng)作人員。這一主題概念用“軍人”與“作家”兩個(gè)主題詞組配標(biāo)引。二者之間是交叉關(guān)系，“軍人作家”既是“軍人”的一部分，又是“作家”的一部分。所謂字面組配，是指幾個(gè)主題詞的組配只著眼于形式而不考慮其概念之間關(guān)系的組配方法。字面組配有兩種情形，一種是合理的字面組配。如，用“戰(zhàn)略學(xué)”和“概論”組配成“戰(zhàn)略學(xué)概論”。一種是字面拼湊。由于只考慮詞形相同，往往會(huì)造成表達(dá)上的誤差。例如，用“紅旗”與“轎車”組配成“紅旗轎車”。這一概念中的“紅旗”與“轎車”沒有內(nèi)在聯(lián)系，而且“紅旗轎車”還會(huì)使人理解為是一種被授予紅旗稱號的轎車，產(chǎn)生歧義。（二）組配規(guī)則1．要盡量使用概念組配。概念組配，是一種反映主題概念本質(zhì)屬性的組配，不僅在概念表達(dá)上更具有思維邏輯，所得概念含義明確，而且也更適合檢索的需要。2．要優(yōu)先使用交叉組配。在概念組配中，交叉組配又優(yōu)于限定組配。交叉組配是以概念外延的重合來濃縮內(nèi)涵，是概念的含義組配。這種方法對于表達(dá)主題概念更貼切、準(zhǔn)確，而限定組配是以縮小外延來實(shí)現(xiàn)由泛指的“屬”的概念過渡到專指的“種”的概念，從而表達(dá)公文主題。這種對概念的切削，往往對表達(dá)主題顯得較為生硬