公司文件檔案管理制度

PAGEPAGE1公司文件檔案管理制度第一篇：公司文件檔案管理制度公司檔案管理制度總則為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。一、適用范圍1、公司經(jīng)濟(jì)活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀(jì)要、決定等3、公司的請示與上級批復(fù)文件4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關(guān)文件資料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件二．檔案保管1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。3、檔案保管人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補(bǔ)或復(fù)制。三．檔案借閱1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。2、借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。4．歸還檔案時，由檔案保管人員當(dāng)面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。四．檔案銷毀經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。五．檔案保密1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。第二篇：公司文件檔案管理制度公司文件檔案管理制度在現(xiàn)在社會，很多地方都會使用到制度，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚善、維護(hù)公平的作用。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編幫大家整理的公司文件檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。公司文件檔案管理制度1為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。一、適用范圍1、公司經(jīng)濟(jì)活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀(jì)要、決定等3、公司的請示與上級批復(fù)文件4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關(guān)文件資料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件二、檔案保管1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。3、檔案保管人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補(bǔ)或復(fù)制。三、檔案借閱1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。2、借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。4、歸還檔案時，由檔案保管人員當(dāng)面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。四、檔案銷毀經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。五、檔案保密1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。公司文件檔案管理制度2一、目的加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責(zé)1、行政人事部：1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。2、其他各部門相關(guān)人員：1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；3、各部門檔案主管人員公司文件檔案管理制度31目的規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。2適用范圍適用于分公司所有檔案資料的管理工作。3職責(zé)3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。4實施程序4.1歸檔保存的文件4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的.各種檔案,如:會議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。4.2文件、資料歸檔的要求。4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗收。4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號。4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。4.3檔案資料的保管。4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。4.3.5每年一季度,對上一的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。4.4檔案資料借閱管理。4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點:4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。4.5檔案鑒定和銷毀4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。4.5.3確定保管期限原則4.5.3.1對有長遠(yuǎn)利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。4.5.6銷毀檔案的程序包括:4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格5.1《檔案管理制度》5.2《保密規(guī)定》5.3《文件發(fā)放登記表》5.4《文件借閱登記表》第三篇：公司文件檔案管理制度公司文件檔案管理制度為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。六、文件資料檔案的保管、查閱。1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進(jìn)行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。八、對于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。九、本制度從0000年00月00日起執(zhí)行。0000年00月00日第四篇：公司文件檔案管理制度公司人事檔案及技術(shù)檔案管理制度總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。一.文件的收集公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：1．上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）2．上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）3．公司經(jīng)濟(jì)活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）4．會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）5．公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）6.公司的請示與上級批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）7．公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；（主要收集部門：行政部）8．公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機(jī)電子盤片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部）9．公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；10．公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）11．公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）12．公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）13．公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）14．公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）15．公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）16．公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）17．公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）18．公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）20XX司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）21.各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。二．立卷歸檔文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。1.平時歸卷1.1各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。1.2歸檔的文件材料必須按立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類別。1.3文件承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。1.8卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。三．檔案保管1．檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2．膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。3．底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。4．庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補(bǔ)或復(fù)制。四．檔案借閱1．借閱檔案必須當(dāng)面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。2．借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。3．借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。4．歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。5．凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。6．底圖一般不予外借。五．檔案銷毀經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案