物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

23．文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程1.0目的規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。2.0適用范圍適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作。

3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。3.2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。3.3行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核，用印管理。3.4行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。3.5管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件復(fù)核。3.6公共事務(wù)部負(fù)責(zé)管理處文件的打印及文號(hào)的管理工作。4.0程序要點(diǎn)4.1公文格式4.1.1公文種類：a）按《國(guó)家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書包括：命令、指令、決定（決議），指示、公告、通告（布告）、通知，通報(bào)、請(qǐng)示，批復(fù)函，會(huì)議紀(jì)要，計(jì)劃，總結(jié)；b）根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn)，可引入以下文件類別：—上行文：請(qǐng)示，報(bào)告，計(jì)劃，總結(jié)；—下行文：批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)；—平行文：函，會(huì)議紀(jì)要。4.1.2文件標(biāo)題：a）行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，宇間距要適當(dāng)，以清晰、美觀為原則；b）標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號(hào)上方居中位置。4.1.3發(fā)文字號(hào)。簡(jiǎn)稱文號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容：a）根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)；b）物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定：—物業(yè)公司文號(hào)：xx發(fā)[xxxxx]xx號(hào)文件序號(hào)發(fā)文日期，前兩位為年份公司代號(hào)如：物發(fā)[000430]15號(hào)，是指物業(yè)管理有限公司2000年4月30日所發(fā)的公司第15個(gè)文件；物管發(fā)［001121］92號(hào)，是指物業(yè)管理處2000年11月21日所發(fā)的管理處第92號(hào)文件。c）文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)宋體字，放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置；d）公司文號(hào)由行政部統(tǒng)一管理，管理處文號(hào)由公共事務(wù)部統(tǒng)一管理；e）發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。4.1.4秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定公義發(fā)送方式及辦理速度：a）普通文件不加注明；b）秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣；c）急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣；d）為示區(qū)別，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用2號(hào)宋體字。4.1.5主送機(jī)關(guān)。是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān)：a）應(yīng)放在文號(hào)下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號(hào)”；b）主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí)，要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列，中間用“頓號(hào)”隔開；c）根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用4號(hào)或小4號(hào)宋體字。4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：a）正文文字一律至左而右橫排；b）要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每段開頭空兩個(gè)字；d）正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料：a）如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè)，專行空兩格注明“附件：XXX”字樣；如果附件較多，還須編上序號(hào)l、2、3……末尾用分號(hào)，最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束；文件無附件的，無須注明；b）要寫明附件的全稱；c）附件宇體與正文相同。4.1.8落款。揭發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名（前面冠以職務(wù)身份）署名：a）落款一般放在正文（或附件標(biāo)記）的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置；b）如果正文恰好占滿全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行“（此頁(yè)無正文）”宇樣；c）落款字體與正文相同。4.1.9日期：a）一般應(yīng)寫發(fā)文日期；b）會(huì)議通過的文件應(yīng)寫會(huì)議通過的日期；c）重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期；d）日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。4.1.10蓋章。是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章（單位經(jīng)理署名除外）；a）蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行，由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記；b）印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即‘騎年蓋月位置。4.1.11公文文尾。指落款以下的頁(yè)面部分，位于末頁(yè)下端，包括：抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容：a）公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔，一般需用一直線分割以示區(qū)別；b）公文文尾字體與正文相同，另行頂格；c）抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫抄報(bào)機(jī)關(guān)，再寫抄送機(jī)關(guān)；d）印刷時(shí)間指開印的時(shí)間，印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭搖相呼應(yīng)；e）印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù)，位于底線的偏右側(cè)位置。4.2發(fā)文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作：4.2.1交擬和擬議；a）經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員；b）擬稿人員接受任務(wù)后，對(duì)所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思：—深入領(lǐng)會(huì)意圖，掌握其精神實(shí)質(zhì)；—注意提煉觀點(diǎn)，選擇材料；—安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架；—如果對(duì)原交擬意圖不清或需要有重大修正時(shí)，須征得交擬人同意，不可擅自作主。4.2.2撰寫和審核（正規(guī)文件須打印，一般情況下，由公司行政部或管理處公共事務(wù)部負(fù)責(zé)打印，擬稿人進(jìn)行校對(duì)）：a）擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上，按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫文稿，撰寫時(shí)應(yīng)注意：—不與國(guó)家法律、法規(guī)相違背；—堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。b）交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核：—審查文稿內(nèi)容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法；—所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行；—所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng)；—主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng)；—文字中的引語(yǔ)、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語(yǔ)是否正確。c）行政部經(jīng)理或管理處經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容：—文稿體式和格式是否完備、規(guī)范；—所用文種和名義是否恰當(dāng)；—文件的密級(jí)和緊急程度是否恰當(dāng)；—文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密，符合標(biāo)準(zhǔn)的，附上《發(fā)文審批表》交擬搞部門簽署后報(bào)總經(jīng)理審批；不符合的退回?cái)M稿部門。4.2.3簽發(fā)：總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任。應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿實(shí)事求是地?cái)M寫批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，往明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫出具體意見返還行政部或管理處重新撰寫。4.2.4蓋章和發(fā)放：a）蓋章部門管理人員（一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理）依據(jù)總經(jīng)理整準(zhǔn)的意見加印：—總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章；—蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章；—須將蓋章文件至少保留一份存檔（對(duì)特殊約定的按約定處理）；—對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。b）發(fā)放。發(fā)放（裝封和發(fā)送）工作要迅速、準(zhǔn)確、安全：—發(fā)文登記：由行政部/管理處公共事務(wù)部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)送范圍（包括：主送單位、抄報(bào)部門、抄送部門）填寫《文件發(fā)放登記表》；—采用快捷方式（電子郵件、信件或親自送達(dá)）發(fā)放文件，井落實(shí)收到情況；—將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中；—次年2月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管；—重要文件接收方需簽收。4.3收文辦理。一般包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。4.3.l收拆。指文書的收進(jìn)和拆封a）公司行政部或管理處公共事務(wù)部為收拆工作的主要部門；b）幾封套上寫明給本機(jī)關(guān)或辦公室收啟的文件由行政部拆封；寫明由管理處或公共事務(wù)部收啟的由公共事務(wù)部拆封；寫明為具體部門或具體人收啟的信，由收信部門/人拆封，拆封時(shí)應(yīng)注意：—檢查信封內(nèi)文件是否齊全，發(fā)現(xiàn)問題，要做出必要的記載和及時(shí)處理；—取凈封內(nèi)的文件及附件，注意保持封套和文件的完好；—急件拆封后要立即登記分送，密件一般交由部門經(jīng)理拆封。4.3.2登記：a）凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、使用期限長(zhǎng)的公文。都要登記b）以下文件無須進(jìn)行登記：—各種無機(jī)密性的出版物；—一般性的簡(jiǎn)報(bào)、資料；—告之性的廣告；—事務(wù)性的便函等。c）文書管理人員（一般為行政部文員或公共事務(wù)部相關(guān)人員）將文件登記在《收文登記薄》內(nèi)，內(nèi)容包括：總流水號(hào)、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等，登記時(shí)應(yīng)注意：—要將收到的文件編列總流水號(hào)，每年編一次；此編號(hào)應(yīng)與《收文登記薄》上的總流水號(hào)相同；—需要辦復(fù)的文件，還要填寫《公文處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理；—字跡要清晰整潔；—及時(shí)登記，不錯(cuò)登、漏登、積壓。4.3.3擬辦與批辦：a）擬辦是對(duì)收文如何處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審核裁決：—擬辦工作一般由行政部門經(jīng)理/公共事務(wù)部主管辦理；如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng)，也可以直接由相關(guān)部門經(jīng)理擬辦；—擬辦時(shí)要仔細(xì)閱讀來文，同時(shí)要掌握本機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況；—擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng)，明確具體，切實(shí)可行，簡(jiǎn)明扼要；—擬辦意見要填寫在《公文處理單》的“擬辦”欄內(nèi)，并簽署姓名，寫明日期。b）批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對(duì)擬辦意見作出的批示意見：—屬公司文件的，由總經(jīng)理批辦；屬管理處文件的，由管理處經(jīng)理批辦；—批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定；—對(duì)擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?，?yīng)加以補(bǔ)充和修改；—要求幾個(gè)部門合辦的，應(yīng)指明由哪個(gè)部門牽頭主辦；—需要傳閱的，應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對(duì)象和范圍；—需要傳達(dá)貫徹的，應(yīng)寫出由誰傳達(dá)和傳達(dá)范圍；—如果擬辦意見有兩種以上方案，批辦時(shí)應(yīng)有所裁決；—批辦意見應(yīng)寫在《公文處理單》的“批辦”欄內(nèi)，并簽署姓名、日期。4.3.4承辦和傳閱：a）承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對(duì)收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件；辦事是以實(shí)際行動(dòng)落實(shí)收文內(nèi)容，如召開會(huì)議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查等：—承辦時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見，有時(shí)還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理；—屬本部門獨(dú)立承辦的，要及時(shí)認(rèn)真辦理，不能退諉、拖拉；—由本部門牽頭主辦的，應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見，主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，整理、綜合協(xié)商意見，報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；—承辦完畢，把承辦情況填寫在（公文處理單）的“處理結(jié)果”欄內(nèi)，并簽署姓名及日期。b）傳閱工作一般由公司行政部或管理處公共事務(wù)部辦理：—安排傳閱應(yīng)先主后次，對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)、主管經(jīng)理應(yīng)優(yōu)先安排閱讀；—傳閱范圍要適當(dāng)，不能隨意擴(kuò)大或縮??；—各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政部或公共事務(wù)部聯(lián)系，切不可在閱讀人之間傳遞和交接；—閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。4.3.5催辦包括對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況：a）催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等；b）催辦時(shí)應(yīng)注意催辦的時(shí)機(jī)和方式，講究禮貌,表示對(duì)對(duì)方的信任和尊重。4.3.6歸檔：文件辦理完畢后，由行政部文員或公共事務(wù)部文員將文件報(bào)檔案室按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理歸檔工作。5.0記錄5.1《發(fā)文審批單》5.2《發(fā)文（資料）簽收單》5.3《發(fā)文登記表》5.4《收文登記表》5.5《公文處理單》6.0相關(guān)主持丈件6.1《印