文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1企業(yè)信息和回顧在日常工作和學(xué)習(xí)中，有必要積累大量文件數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)主要以文本、excel、能量低下、公式筆記、公文、各種圖像等形式存在。隨著時(shí)間的推移,這些資料積累越來(lái)越多,特別在企業(yè)信息資料和文檔的管理帶來(lái)了許多難題。我們分析了大量的中小型企業(yè)和公司,在企業(yè)信息和文檔的管理上普遍存在以下問(wèn)題:文檔管理較亂,查找困難企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中積累的大量圖形文件、設(shè)計(jì)文件、Word文檔,代碼文件等等目前采用的僅僅是操作系統(tǒng)提供的文件管理功能,所有文件存放在各自使用的計(jì)算機(jī)或文件服務(wù)器中,分別由不同人來(lái)維護(hù),往往造成同一設(shè)計(jì)文件有多處備份。文檔安全性差,由于目前企業(yè)的大量文件存放在各自使用的計(jì)算機(jī)或文件服務(wù)器中,分別由不同人來(lái)維護(hù),需要共享時(shí),一般都只是利用局域網(wǎng)簡(jiǎn)單的共享文件,這樣容易造成文件被不需要的人拿到或者看到,造成信息泄密。并且由于缺乏安全的備份策略,有的文件甚至?xí)蝗藧阂獾膭h除掉,給企業(yè)造成重大的損失?？梢哉f(shuō)企業(yè)信息是企業(yè)生命所在,沒(méi)有企業(yè)信息的安全就沒(méi)有企業(yè)的安全。因此,我們需要一個(gè)專(zhuān)門(mén)的文檔管理系統(tǒng)來(lái)管理那些凌亂的資料,它可以是我們的工作更加趨向與高效率和高質(zhì)量。還可以是我們的文檔信息更加具有安全性。2系統(tǒng)總體功能模塊本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)對(duì)大量文件、資料的規(guī)范管理,可以將企業(yè)的所有設(shè)計(jì)文檔全部按產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹(shù)進(jìn)行分類(lèi)管理,并且提供了完善的版本及權(quán)限管理機(jī)制,確保技術(shù)文檔管理的安全性和有效性;另外,系統(tǒng)提供的圖檔關(guān)聯(lián)功能可以將同一圖檔關(guān)聯(lián)到其它多個(gè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹(shù)分支上,實(shí)現(xiàn)一圖多用,保證了圖檔的一致性。本系統(tǒng)能改善企業(yè)現(xiàn)有的圖文檔管理現(xiàn)狀,提高管理規(guī)范性、安全保密性、操作可控性和版本一致性,從而提高產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息的利用率,改善電子設(shè)計(jì)資料管理混亂的局面,為提高企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新能力和產(chǎn)品設(shè)計(jì)及研發(fā)效率起到非常重要的作用,同時(shí)也為后期的PDM系統(tǒng)集成奠定良好的基礎(chǔ)。文件檔案管理系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一個(gè)重要的組成部分。本系統(tǒng)是以VB.NET為前臺(tái)開(kāi)發(fā)工具,SQLSERVER2000為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的文檔管理系統(tǒng),其數(shù)據(jù)庫(kù)連接主要運(yùn)用了VB.NET中的ADO.NET控件。本文檔系統(tǒng)主要由用戶(hù)查詢(xún)、文檔管理和用戶(hù)管理三個(gè)大的功能模塊組成。用戶(hù)查詢(xún)是一般用戶(hù)登錄系統(tǒng)到一般用戶(hù)界面可以對(duì)文檔進(jìn)行查詢(xún)?nèi)缓蟛殚單臋n內(nèi)容。管理員主要負(fù)責(zé)對(duì)文檔信息的管理和用戶(hù)信息管理,文檔信息管理主要是對(duì)歸檔文檔信息的更改,刪除等操作。用戶(hù)信息管理同樣是對(duì)用戶(hù)信息的添加,刪除,更新的操作。本系統(tǒng)的重點(diǎn)在于將文檔按照部門(mén)機(jī)關(guān)和文檔類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)列表,從而方便用戶(hù)查詢(xún)文檔信息。文件列表減少了用戶(hù)在查找時(shí)所耗費(fèi)的時(shí)間。強(qiáng)大的管理功能使管理員對(duì)文檔信息和其他信息在長(zhǎng)時(shí)間里做到實(shí)效性的維護(hù),對(duì)文檔進(jìn)行了合理有效的管理。保證了文檔資料能夠最大化實(shí)現(xiàn)其價(jià)值,作為公司各個(gè)部門(mén)有力的參考資料,優(yōu)化企業(yè)資源。3流程分析文檔管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖如圖1所示。4數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)4.1文檔管理系統(tǒng)的功能分析4.1.1數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性以及應(yīng)用該系統(tǒng)的主要功能是有效的管理用戶(hù)在工作中積累的大量文檔資料,使用戶(hù)更加有效的管理資料和保證用戶(hù)資料的安全性。文檔要是保存到文檔管理系統(tǒng),就存入了數(shù)據(jù)庫(kù)中,數(shù)據(jù)庫(kù)具有很高的安全性。而且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)功能可以有效的避免資料的丟失等問(wèn)題。該系統(tǒng)還要有數(shù)據(jù)的查詢(xún)功能,這是用戶(hù)所必須的。用戶(hù)可以很快的從大量的文檔資料中查找出自己所需的資料。用戶(hù)還可以打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)中的文檔資料進(jìn)行修改,然后保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中。用戶(hù)可以把所需要的資料保存入庫(kù),隨時(shí)在系統(tǒng)中打開(kāi)。要是用戶(hù)想打印文檔,可以直接在系統(tǒng)中打印。4.1.2功能4:單座或單網(wǎng)單座系統(tǒng)分為系統(tǒng)操作、系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)管理三個(gè)模塊。系統(tǒng)操作包括:對(duì)樹(shù)形結(jié)構(gòu)圖中的節(jié)點(diǎn)的操作(增加節(jié)點(diǎn)、刪除當(dāng)前節(jié)點(diǎn)、修改當(dāng)前節(jié)點(diǎn)),當(dāng)在菜單欄或用快捷菜單進(jìn)行操作是都會(huì)實(shí)現(xiàn)其功能。用戶(hù)可以修改或添加節(jié)點(diǎn)來(lái)增強(qiáng)系統(tǒng)文檔的名稱(chēng),從而使文檔更加有條理,更清晰。添加文檔是用戶(hù)可以將打開(kāi)的文檔保存入數(shù)據(jù)庫(kù)中。系統(tǒng)維護(hù)包括:數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)還原系統(tǒng)初始化,用戶(hù)可以在必要的時(shí)候進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,以防數(shù)據(jù)丟失。就算丟失了還有一招就是可以數(shù)據(jù)還原。在數(shù)據(jù)備份的時(shí)候選好路徑就可以開(kāi)始備份了,當(dāng)備份完成是會(huì)彈出備份完成的消息欄。4.2數(shù)據(jù)庫(kù)表的建立打開(kāi)SQLSERVER中的企業(yè)管理器,連接好服務(wù)器之后,右鍵單擊數(shù)據(jù)庫(kù),然后新建數(shù)據(jù)庫(kù),新建數(shù)據(jù)庫(kù)表。建立4個(gè)表,分別命名為表excel,表txt,表doc和表image.然后用導(dǎo)入數(shù)據(jù)的方式將excel、txt文檔、doc文檔和image類(lèi)型文檔將他們存儲(chǔ)在不同的表中。必須注意的是存儲(chǔ)它們的數(shù)據(jù)類(lèi)型要用image類(lèi)型。在建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)表是存儲(chǔ)用戶(hù)名和用戶(hù)登錄密碼的表,命名為用戶(hù)。系統(tǒng)是通過(guò)用戶(hù)表在用戶(hù)登錄時(shí)驗(yàn)證用戶(hù)名和密碼。如果密碼和用戶(hù)名都正確用戶(hù)才能進(jìn)入系統(tǒng)主界面,如果密碼或用戶(hù)名錯(cuò)誤,則會(huì)顯示密碼或用戶(hù)名錯(cuò)誤的信息提示。5圖紙的設(shè)計(jì)各功能模塊的設(shè)計(jì)圖如圖2所示。6系統(tǒng)安裝6.1系統(tǒng)界面的設(shè)計(jì)6.1.1登錄界面如圖3所示6.1.2圖4顯示了系統(tǒng)的主要領(lǐng)域配置6.1.3圖5顯示了數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份界面6.2一些系統(tǒng)功能代碼6.2.1在命名空間中輸入以下代碼6.2.21m1加載事件代碼6.2.3新節(jié)點(diǎn)代碼6.2.4刪除當(dāng)前節(jié)點(diǎn)代碼6.2.5添加文檔代碼6.2.6數(shù)據(jù)備份代碼6.2.7所使用的數(shù)據(jù)庫(kù)不正在使用還原的時(shí)候一般還原本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)候都會(huì)報(bào)錯(cuò),顯示數(shù)據(jù)庫(kù)正在使用,所以我們需要先銷(xiāo)毀進(jìn)程,然后在別的數(shù)據(jù)庫(kù)中來(lái)還原我們使用的數(shù)據(jù)庫(kù)。在master數(shù)據(jù)庫(kù)中新建這樣一個(gè)存儲(chǔ)過(guò)程。7系統(tǒng)執(zhí)行效果如圖6所示8web-browse優(yōu)化本系統(tǒng)能改善企業(yè)現(xiàn)有的圖文檔管理現(xiàn)狀,提高管理規(guī)范性、安全保密性、操作可控性和版本一致性,從而提高