辦公室事務(wù)管理案例課件

《辦公室管理》

輔導(dǎo)教師：肖亞非Tel:66230647Email:辦公室事務(wù)管理案例第一章辦公室實(shí)務(wù)概述了解：辦公室的含義辦公室事務(wù)管理特征：服務(wù)性、分散性、專(zhuān)業(yè)性、主動(dòng)性、繁雜性我國(guó)文秘工作、國(guó)際文秘人員工作、我國(guó)外資企業(yè)與合資企業(yè)辦公室實(shí)務(wù)內(nèi)容辦公室環(huán)境的布置和管理掌握:

辦公室的職能：政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理辦公室實(shí)務(wù)：就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實(shí)務(wù)。辦公室工作人員以文員和文秘人員為主，所以辦公室實(shí)務(wù)通常又被稱(chēng)為文秘工作或文秘人員工作。主要辦公器械的使用辦公用品的準(zhǔn)備辦公室和接待室的管理辦公室事務(wù)管理案例辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表

序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書(shū)撰寫(xiě)按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。2文書(shū)制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。3文書(shū)處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。

5會(huì)議組織安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。

7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料；替上司收集演講或報(bào)告的資料；整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接待賓客和員工的來(lái)訪。9接待工作接待來(lái)訪賓客；替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。辦公室事務(wù)管理案例10協(xié)調(diào)工作以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。

11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。

12日程安排替上司定約會(huì)并做好記錄；為上司安排旅行或考察。

13日常事務(wù)閱讀并分類(lèi)信件；自動(dòng)處理例行的事務(wù)；替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。通訊事務(wù)、電話；照料上司身邊的瑣事。14辦公室管理

辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。15其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。16

替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。

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外出辦事，如銀行、郵局等。辦公室事務(wù)管理案例第二章文員實(shí)務(wù)重點(diǎn)掌握：“優(yōu)先順序”處理工作請(qǐng)示方法與報(bào)告方法；計(jì)劃方法和總結(jié)方法；

辦公室事務(wù)管理案例按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書(shū)三個(gè)步驟

(p25)1．將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無(wú)所謂的事？C.是否不可以做的事？對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。2．對(duì)于A類(lèi)事情再進(jìn)行分類(lèi)，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。辦公室事務(wù)管理案例案例一:“豬八戒照鏡子——里外不是人”

天龍公司總經(jīng)理出差外地了，指定一副總經(jīng)理主持工作。公司的一件重要事項(xiàng)急需三位副總協(xié)商決定，但在商量時(shí)三位副總發(fā)生了分岐，開(kāi)了一上午的會(huì)議，還未達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)，事情又十分緊急，這使具體經(jīng)辦人簡(jiǎn)秘書(shū)苦惱萬(wàn)分。會(huì)后，好心的簡(jiǎn)秘書(shū)分別再向三位領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，三人仍固持已見(jiàn)，每位副總經(jīng)理都要求簡(jiǎn)秘書(shū)傳話給其他兩位，聽(tīng)話的簡(jiǎn)秘書(shū)均如此照辦，但事情最終未辦成?？偨?jīng)理回來(lái)后，召集再次開(kāi)會(huì)，三位副總經(jīng)理的情緒更壞，隔閡更大，而且都表明自己的原話或說(shuō)話的真正意思不是傳話的那樣，是簡(jiǎn)秘書(shū)在傳話時(shí)加進(jìn)了自己的意恩，使原話走了樣。這樣一來(lái)，簡(jiǎn)秘書(shū)真是“豬八戒照鏡子——里外不是人”。辦公室事務(wù)管理案例問(wèn)題：

三位副總經(jīng)理的隔閡是如何形成的？秘書(shū)遇到此類(lèi)情況時(shí)，正確的做法是怎樣的？在同一問(wèn)題上，領(lǐng)導(dǎo)人之間意見(jiàn)不統(tǒng)一、可互相推諉時(shí)，秘書(shū)怎么辦？辦公室事務(wù)管理案例分析:簡(jiǎn)秘書(shū)不該多頭請(qǐng)示。他應(yīng)在會(huì)后只向受總經(jīng)理委托在家主持工作的那位副總請(qǐng)示，如有分岐由這位副總經(jīng)理去協(xié)調(diào)，形成一致意見(jiàn)，再遵照辦理即可。重要原則：領(lǐng)導(dǎo)人之間對(duì)同一問(wèn)題意見(jiàn)不一，應(yīng)建議當(dāng)面解決，形成統(tǒng)一意見(jiàn)后照辦，或按主要領(lǐng)導(dǎo)人意見(jiàn)辦。這一過(guò)程中秘書(shū)特別不應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)人之間來(lái)回傳話。相互有意見(jiàn)的人，在未撕破臉面前，當(dāng)面對(duì)話時(shí)會(huì)顧及對(duì)方的接受程度，而通過(guò)第三者說(shuō)話會(huì)隨便些，秘書(shū)即便按照原樣傳話，也會(huì)引起更大誤會(huì)。當(dāng)面對(duì)話同與第三者談話不同，某種情況下一些人“當(dāng)面對(duì)質(zhì)”時(shí)也可以不承認(rèn)自己說(shuō)過(guò)的話，領(lǐng)導(dǎo)人也如此，這是為維護(hù)其尊嚴(yán)的需要。所以秘書(shū)在這種情況下往往處于困境。辦公室事務(wù)管理案例案例二:劉秘書(shū)在談判中起了什么作用？

漢正公司與日商談判，負(fù)責(zé)此項(xiàng)業(yè)務(wù)的張經(jīng)理對(duì)某些技術(shù)問(wèn)題回答含糊，劉秘書(shū)在旁邊用流利的日語(yǔ)具體而詳盡說(shuō)清了長(zhǎng)江吳淞口到本港各段位在不同季節(jié)的水位深淺，分別能載多重的船泊等，日商非常滿(mǎn)意，當(dāng)場(chǎng)簽訂購(gòu)貨協(xié)議。事后有人大肆渲染劉秘書(shū)的關(guān)鍵作用，甚至說(shuō)也超過(guò)了領(lǐng)導(dǎo)，劉秘書(shū)聽(tīng)了面帶得意，口中卻說(shuō)：“區(qū)區(qū)小事，何足掛齒？，不過(guò)為他人做嫁衣裳而已！”這話和劉秘書(shū)的表情很快傳到了張經(jīng)理的耳中，此后劉秘書(shū)覺(jué)得自己不知為何受到冷落。

辦公室事務(wù)管理案例分析:領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)是主從關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)是決策者，秘書(shū)是提供參謀的輔助人員，兩者的社會(huì)地位和社會(huì)關(guān)系截然不同。一般而言，領(lǐng)導(dǎo)在綜合水平，包括知識(shí)、能力、素質(zhì)上強(qiáng)于秘書(shū)，秘書(shū)在某些方面強(qiáng)于領(lǐng)導(dǎo)。即使領(lǐng)導(dǎo)不如秘書(shū)，在當(dāng)時(shí)的場(chǎng)合下，秘書(shū)應(yīng)該認(rèn)請(qǐng)自己的角色地位，按照秘書(shū)角色規(guī)范行事。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)歷、職責(zé)、地位上不同，有很多差異性，才決定了他們之間的“互補(bǔ)”關(guān)系，秘書(shū)應(yīng)該去適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)、補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足，而不是相反；秘書(shū)受到冷落要分析：

可能是領(lǐng)導(dǎo)要考驗(yàn)他，那秘書(shū)應(yīng)一如既往努力工作。

如果是領(lǐng)導(dǎo)的打擊報(bào)復(fù)，秘書(shū)應(yīng)斟酌何去何從。辦公室事務(wù)管理案例

案例三:秘書(shū)應(yīng)怎樣處理一封信

某公司經(jīng)理突然收到一封非常無(wú)禮的信，信由一位與公司交往很深的代理商寫(xiě)的。經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書(shū)吳小姐叫來(lái)，口述回信：“我沒(méi)有想到會(huì)收到你這樣的來(lái)信，盡管我們之間已有那么長(zhǎng)的往來(lái)，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切業(yè)務(wù)，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！”然后，經(jīng)理讓秘書(shū)立即將信打印寄走。秘書(shū)吳小姐應(yīng)該怎么做？辦公室事務(wù)管理案例

問(wèn)題：按經(jīng)理指示立即回到自己辦公室，將信打印寄走了；寫(xiě)完了信，想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提醒經(jīng)理，為了公司利益得罪了經(jīng)理也值得。于是對(duì)經(jīng)理說(shuō)：“經(jīng)理，這封信不能收，把它撕掉算了！”；沒(méi)有馬上去寫(xiě)信，而是向經(jīng)理提出忠告：“經(jīng)理，請(qǐng)你冷靜一點(diǎn)，與對(duì)方斷絕關(guān)系會(huì)產(chǎn)生什么后果呢？在這件事情上，我們難道就沒(méi)有應(yīng)該反省的地方嗎？當(dāng)快下班時(shí)，將打印好的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理，“經(jīng)理，可以將這信寄走嗎？”辦公室事務(wù)管理案例分析:由于秘書(shū)的聰明，公司挽救了一個(gè)大客戶(hù)，秘書(shū)把打印出來(lái)的信交給經(jīng)理征求意見(jiàn)，實(shí)際上是給經(jīng)理指出他的過(guò)火行為是錯(cuò)誤的。作為公司領(lǐng)導(dǎo)人，經(jīng)理有自己思考問(wèn)題的角度和方式，必須權(quán)衡各方面的關(guān)系和利益，也包括這位代理商。他提出中止與代理商的業(yè)務(wù)關(guān)系，也許并非是一時(shí)之怒，來(lái)信充當(dāng)了導(dǎo)火索；也可能是一時(shí)之怒，中止業(yè)務(wù)是說(shuō)說(shuō)而已。在不明白經(jīng)理的真實(shí)想法之前，秘書(shū)絕不能越俎代庖，替經(jīng)理做主。秘書(shū)是助手，既不是經(jīng)理政策的制定者，也不是最后的決策人。

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案例四:一笑置之不作解釋

某市教育局秘書(shū)科王科長(zhǎng)正在辦公室批閱文件，本單位一位以愛(ài)上訪告狀聞名的退休干部楊某走了進(jìn)來(lái)，說(shuō)要找局長(zhǎng)。王科長(zhǎng)先熱情招呼他坐下，然后敲開(kāi)局長(zhǎng)辦公室的門(mén)，請(qǐng)示局長(zhǎng)。局長(zhǎng)正忙于局里的工作，無(wú)法見(jiàn)楊某，說(shuō)：“告訴他，我不在”。王科長(zhǎng)回辦公室時(shí)對(duì)楊某說(shuō)：“領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，你先回去，有什么事我可以代為轉(zhuǎn)告?！睏钅畴x開(kāi)了秘書(shū)科。一個(gè)多小時(shí)后，王科長(zhǎng)起身去檔案室，在走郎看見(jiàn)局長(zhǎng)與楊某在衛(wèi)生間門(mén)口握手寒喧，并聽(tīng)楊某說(shuō)：“剛在王科長(zhǎng)說(shuō)你不在辦公室！”“哪里，我一直在??！”局長(zhǎng)毫不遲疑地回答，王科長(zhǎng)感到一陣冰涼。辦公室事務(wù)管理案例原來(lái)?xiàng)钅匙叱雒貢?shū)科后并未離開(kāi)，在走廊內(nèi)來(lái)回走動(dòng)，剛巧碰上局長(zhǎng)上衛(wèi)生間，急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才的一幕。事后楊某逢人就說(shuō)王科長(zhǎng)欺上瞞下，品質(zhì)太低，沒(méi)資格當(dāng)科長(zhǎng)。王科長(zhǎng)有口難辯，剛開(kāi)始感到很委屈，后來(lái)一想，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)這樣做也出于無(wú)奈，當(dāng)秘書(shū)的應(yīng)該注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象，否則將給工作造成不良影響，所以，他從不對(duì)人解釋此事，聽(tīng)到議論也一笑置之。問(wèn)題：

王科長(zhǎng)這樣處置對(duì)嗎？秘書(shū)應(yīng)怎樣維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象？辦公室事務(wù)管理案例第三章電話、電子通訊

重點(diǎn)掌握：正確有效地使用常用電信設(shè)備，提高工作效率正確接打電話的步驟方法

辦公室事務(wù)管理案例打外線電話的流程

辦公室事務(wù)管理案例接聽(tīng)外線電話的流程

辦公室事務(wù)管理案例案例五:且看林秘書(shū)如何打電話

(一)剛畢業(yè)的小林在跨國(guó)化妝品企業(yè)華潤(rùn)公司實(shí)習(xí)。電話鈴響了，小林拿起電話，聲音圓潤(rùn)地說(shuō)：“你好，華潤(rùn)公司，請(qǐng)講”?！叭A潤(rùn)嗎？你們王總在嗎？我有事找他?！睂?duì)方焦急地說(shuō)。小林一看王總正在辦公室看文件，立即說(shuō)“王總在，銷(xiāo)等”。放下話筒，走到了王總身邊，“王總，你的電話”。誰(shuí)打的電話“王總問(wèn)。”不知道，對(duì)方好象挺著急的“。王總一皺眉，拿起了話筒，不一會(huì)小林聽(tīng)到王總在電話里和對(duì)方吵了起來(lái)。王總掛了電話，生氣地對(duì)小林說(shuō)，以后有找我的電話先問(wèn)問(wèn)清楚，小林臉紅了。辦公室事務(wù)管理案例(二)電話又響了，小林拿起電話，沒(méi)精打采地說(shuō)：“你好，華潤(rùn)公司，請(qǐng)講”?！罢?qǐng)問(wèn)劉助理在嗎？“對(duì)方輕聲問(wèn)道。小林汲取剛才的教訓(xùn)“請(qǐng)問(wèn)你是那位”“我是她的男朋友”?！芭叮钦?qǐng)你稍等”，小林看到劉助理正在對(duì)面的辦公室復(fù)印資料，大聲喊到“劉助理，你男朋友的電話，快來(lái)接”。只見(jiàn)劉助理一臉不高興地匆匆趕來(lái)，“輕點(diǎn)、輕點(diǎn)，別大聲嚷嚷”(三)這時(shí)桌上的兩部電話同時(shí)響了起來(lái)，小林拿起了一部，沒(méi)好氣地說(shuō)：“你好，華潤(rùn)公司，請(qǐng)講”。“我是周洲，請(qǐng)轉(zhuǎn)告劉助理，我明天上午9點(diǎn)下飛機(jī)，叫她派車(chē)來(lái)接，同時(shí)帶上編號(hào)TG5126R那份合同，我有急用，千萬(wàn)別忘了”。電話聲音有些含糊不清，顯然是用手機(jī)從遠(yuǎn)距離打來(lái)的。辦公室事務(wù)管理案例另一部電話仍在響，小林拿起電話：“喂？”“化工公司嗎？我找李主任”?！笆裁椿す荆俊薄澳銈兪巧a(chǎn)肥料的嘉華化工公司嗎？我找銷(xiāo)售部李主任?！薄斑@里是華潤(rùn)公司，你打錯(cuò)了”，說(shuō)完小林把電話重重一掛。沒(méi)想到接電話這么煩，小林剛想喘口氣，劉助理走過(guò)來(lái)問(wèn)“小林，周副總有沒(méi)有來(lái)過(guò)電話？”“是叫周洲嗎？，剛才來(lái)過(guò)”，小林想起來(lái)了要通知?jiǎng)⒅淼哪莻€(gè)電話?！八f(shuō)了些什么？”“他說(shuō)要你接機(jī)，好象還要帶份文件?！薄澳莻€(gè)航班？幾點(diǎn)？那份文件?！薄斑@個(gè)我記不清了”，小林紅著臉低下了頭。辦公室事務(wù)管理案例問(wèn)題：

小林在接打電話中存在哪些問(wèn)題？正確的處理方法是怎樣的？辦公室事務(wù)管理案例掌握:郵件的拆封郵件的處理上司不在時(shí)郵件的處理

第四章郵件收發(fā)

辦公室事務(wù)管理案例辦公室事務(wù)管理案例郵件轉(zhuǎn)送單

辦公室事務(wù)管理案例傳閱順序提示條

辦公室事務(wù)管理案例郵件摘要表

辦公室事務(wù)管理案例第五章接待實(shí)務(wù)

正確掌握：內(nèi)賓、外賓的接待程序接待平時(shí)來(lái)訪者的實(shí)務(wù)：初見(jiàn)來(lái)訪者、傳達(dá)有關(guān)人員、向有關(guān)人員引見(jiàn)接待計(jì)劃中來(lái)賓：內(nèi)賓接待、外賓接待辦公室事務(wù)管理案例案例六:面對(duì)找李總的客人一天上午，張秘書(shū)正在電腦上草擬公司的銷(xiāo)售計(jì)劃，這時(shí)來(lái)了一位不速之客?！袄羁傇趩?？”客人問(wèn)。“預(yù)約了嗎？”小張隨口問(wèn)道，姿勢(shì)沒(méi)有任何改變，雙眼仍盯著電腦顯示屏。“約什么約？，我要找你們老總談?wù)?！”小張朝客人瞟了一眼，覺(jué)得有點(diǎn)眼熟，但想不起是誰(shuí)，說(shuō)：“你等一下”。說(shuō)完起身到斜對(duì)面的會(huì)客室找李總，將客人一人留下。小張告訴李總有人找他，李總問(wèn)是誰(shuí)，小張說(shuō)有一點(diǎn)眼熟，，好像是要債的。李總不愿見(jiàn)，小張順便請(qǐng)示了如何處理銷(xiāo)售計(jì)劃中幾個(gè)敏感數(shù)據(jù)的問(wèn)題。辦公室事務(wù)管理案例幾分鐘后，小張回到辦公室對(duì)客人說(shuō)：“李總不在，你回去吧。”客人表示不信，接著雙方發(fā)生了爭(zhēng)吵。半個(gè)月后，銷(xiāo)售部向李總反映，本公司銷(xiāo)售計(jì)劃泄露，部分客戶(hù)的業(yè)務(wù)被別的公司搶走。問(wèn)題：小張接待客人的方式錯(cuò)在那里？為什么會(huì)發(fā)生銷(xiāo)售計(jì)劃的泄露？辦公室事務(wù)管理案例分析：

接待姿勢(shì)、方式不對(duì)；詢(xún)問(wèn)方式不對(duì)，沒(méi)有問(wèn)客人的姓名、事由；資料敞開(kāi)，留客人一人在辦公室，造成泄密；說(shuō)服客人的方式不對(duì)，與客人爭(zhēng)吵不禮貌。辦公室事務(wù)管理案例計(jì)劃性的內(nèi)賓接待一般按下列程序進(jìn)行：

a.接受任務(wù)—→b.了解來(lái)賓—→c.制訂計(jì)劃—→d.預(yù)訂食宿—→e.迎接來(lái)賓—→f.商議日程—→g.安排會(huì)談—→h.陪同參觀—→i.送別客人—→j.接待小結(jié)。辦公室事務(wù)管理案例外賓接待的一般程序：

a.接受任務(wù)－→b.了解來(lái)賓－→c.制訂計(jì)劃－→d.預(yù)訂食宿－→e.歡迎來(lái)賓－→f.商議日程－→g.禮節(jié)性拜訪－→h.宴請(qǐng)－→i.正式會(huì)談－→j.簽訂協(xié)議書(shū)－→k.陪同參觀游覽－→l.互贈(zèng)禮品－→m.歡送來(lái)賓－→n.接待小結(jié)。辦公室事務(wù)管理案例第六章信訪實(shí)務(wù)

掌握：承辦來(lái)信注意事項(xiàng)、來(lái)電的接收與處理

重點(diǎn)掌握：接待來(lái)訪注意事項(xiàng)辦公室事務(wù)管理案例基本掌握:議程表制作和執(zhí)行方法、會(huì)議通知的寫(xiě)法和傳達(dá)方法、會(huì)議記錄、召開(kāi)各種會(huì)議方法三、重點(diǎn)掌握：議的計(jì)劃與準(zhǔn)備、會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議后的實(shí)務(wù)第七章會(huì)議及會(huì)談實(shí)務(wù)

辦公室事務(wù)管理案例電話通知記錄辦公室事務(wù)管理案例

內(nèi)部會(huì)議通知的樣式辦公室事務(wù)管理案例外部會(huì)議通知的樣式辦公室事務(wù)管理案例

會(huì)議經(jīng)常使用的物品辦公室事務(wù)管理案例案例七：會(huì)前準(zhǔn)備如何做？

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開(kāi)大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參會(huì)者來(lái)自全國(guó)各地?？偨?jīng)理秘書(shū)部門(mén)負(fù)會(huì)議安排。會(huì)上要放映資料電影、進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。公司沒(méi)有放映機(jī)，租借任務(wù)就交給了秘書(shū)小劉。會(huì)議召開(kāi)時(shí)間是8月9日上午10點(diǎn)整，資料放映是10:15。小劉打電話給租賃公司要求在9日上午9:45必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈會(huì)議廳。9日上午，會(huì)議開(kāi)幕前，大家正緊張地作最后的準(zhǔn)備工作。小劉一看手表，呀，已經(jīng)9:50了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。小劉立即打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看各地來(lái)賓正陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，小劉心急如焚。辦公室事務(wù)管理案例問(wèn)題：

假如你是小劉，接下來(lái)應(yīng)如何處理？假如放映機(jī)在10:10還未送到，你將馬上向總經(jīng)理匯報(bào)還是自己決定調(diào)整會(huì)議議程？向總經(jīng)理匯報(bào)后，你還應(yīng)該做些什么？召開(kāi)大型會(huì)議前，各種準(zhǔn)備工作包括音響、電子類(lèi)裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排？會(huì)議上的各種物品和設(shè)備，如果公司沒(méi)有，應(yīng)怎樣準(zhǔn)備？辦公室事務(wù)管理案例營(yíng)業(yè)企劃會(huì)的會(huì)議記錄辦公室事務(wù)管理案例第八章日程安排

掌握：日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)日程安排計(jì)劃表的制作和填寫(xiě)日程安排計(jì)劃管理

辦公室事務(wù)管理案例辦公室事務(wù)管理案例年預(yù)定表

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辦公室事務(wù)管理案例案例八：星期五下午的會(huì)怎么開(kāi)？

上海市某高等院校為了保證教學(xué)工作順利進(jìn)行，一般都把各種會(huì)議安排在星期五下午，時(shí)間通常為1:30到3:00，這雖然保證了教學(xué)時(shí)間，但同時(shí)產(chǎn)生了另一個(gè)矛盾，即會(huì)議時(shí)間過(guò)于集中，往往產(chǎn)生七、八個(gè)系、處同時(shí)開(kāi)會(huì)，都要求校長(zhǎng)參加，造成校長(zhǎng)應(yīng)接不暇。辦公室事務(wù)管理案例分析：校長(zhǎng)辦公室主任想了一個(gè)辦法，即要求各系、處把要召開(kāi)的會(huì)議提前一周申報(bào)，說(shuō)明會(huì)議內(nèi)容、所需要的時(shí)間、擬請(qǐng)那位校領(lǐng)導(dǎo)參加，分別輕重緩急進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。有些會(huì)議由校長(zhǎng)參加；有些則由分管的副校長(zhǎng)參加；有些會(huì)議只需要領(lǐng)導(dǎo)去聽(tīng)一聽(tīng)，了解情況的，可以分別安排在1:30到2:00；2:00到2:30；2:30到3:00去參加；有些會(huì)議不很緊急的，建議安排在下一周；有些內(nèi)容并不很重要的，就不安排校長(zhǎng)參加，建議他們把會(huì)議記錄或紀(jì)要送校長(zhǎng)辦公室，由校長(zhǎng)抽時(shí)間審閱后，提出書(shū)面或口頭意見(jiàn)。校長(zhǎng)辦公室把每周的會(huì)議安排打印成表格，在星期三以前發(fā)到各系、處再次征求意見(jiàn)，進(jìn)行局部調(diào)整，然后在星期四下午定下來(lái)，通知各系、處，讓其準(zhǔn)備星期五下午的會(huì)議。校長(zhǎng)辦公室主任用這些方法協(xié)調(diào)解決了會(huì)議集中的矛盾，取得了各系、處的諒解的支持。以上案例說(shuō)明了秘書(shū)協(xié)調(diào)所起的作用以及秘書(shū)協(xié)調(diào)的方式方法。

辦公室事務(wù)管理案例休息一會(huì)兒……辦公室事務(wù)管理案例第九章差旅事宜

了解：準(zhǔn)備工作履行過(guò)程安排旅行結(jié)束后的有關(guān)工作

辦公室事務(wù)管理案例第十章照料上司身邊瑣事了解：

照料身邊瑣事的準(zhǔn)備各種照料身邊事務(wù)的工作照料身邊瑣事的做法

辦公室事務(wù)管理案例了解：

交際業(yè)務(wù)應(yīng)注意的問(wèn)題

掌握:喜慶實(shí)務(wù)和宴會(huì)禮儀喪事實(shí)務(wù)和吊唁禮儀

第十一章交際與禮儀

辦公室事務(wù)管理案例第十二章辦公室用語(yǔ)

重點(diǎn)掌握：報(bào)告的方法說(shuō)服的方法拒絕的方法聽(tīng)話的方法辦公室事務(wù)管理案例社交話題的選擇

合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。辦公室事務(wù)管理案例不合適的話題包括（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。辦公室事務(wù)管理案例案例九:

皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書(shū)是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書(shū)陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開(kāi)朗，樂(lè)于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無(wú)話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患眩偨?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說(shuō)：“你也不要太在意，我們做秘書(shū)的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個(gè)合作意向書(shū)，有上千萬(wàn)元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。我沒(méi)法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實(shí)非常順利?！崩铥愐贿呎f(shuō)，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。辦公室事務(wù)管理案例過(guò)了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過(guò)了約定時(shí)間，還不見(jiàn)代表團(tuán)的影子。后來(lái)德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中國(guó)的代表打來(lái)電話說(shuō)：“代表團(tuán)已與昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無(wú)比，她想沒(méi)有提醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動(dòng)，也責(zé)怪自己沒(méi)有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？辦公室事務(wù)管理案例問(wèn)題：羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的？秘書(shū)與親朋好友說(shuō)話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言？企業(yè)的機(jī)密有哪些？秘書(shū)在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密工作？辦公室事務(wù)管理案例分析：李麗在談話中無(wú)意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì)，得到了這筆生意。即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶(hù)資料、流通渠道等；上司正在考慮討論而未作定論、未公開(kāi)的宣布的內(nèi)容；上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事?tīng)?zhēng)端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。應(yīng)做到不該說(shuō)的不說(shuō)，不該聽(tīng)的不聽(tīng)，不該記錄的不記錄，機(jī)密內(nèi)容用專(zhuān)用記錄本記錄并妥善保管，機(jī)密文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等。辦公室事務(wù)管理案例第十三章印信、值班工作掌握:印章的使用紹信的使用值班工作的任務(wù)值班工作的制度與要求辦公室事務(wù)管理案例重點(diǎn)掌握:

公文的格式、收文處理、發(fā)文處理、立卷歸檔要求、文書(shū)立卷標(biāo)準(zhǔn)、立卷類(lèi)目的編制、年終組卷、案卷歸檔、檔案的保管和利用

第十四章文書(shū)與檔案實(shí)務(wù)辦公室事務(wù)管理案例

行政公文共有13類(lèi)14種：命令（令）；決定；公告；通告；通知；通報(bào)；議案；報(bào)告；請(qǐng)示；批復(fù)；意見(jiàn)；函；會(huì)議紀(jì)要。

辦公室事務(wù)管理案例

上行文、下行文示例：辦公室事務(wù)管理案例

下行文示例：辦公室事務(wù)管理案例案例十:主送和抄送的關(guān)系

上海鐵路局是受上海市人民政府和鐵道部雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位。當(dāng)年興建新客站時(shí)，征用土地由上海市政府土地規(guī)劃局管，所需資金、器材相當(dāng)一部分由鐵道部劃撥。因此，上海鐵路局關(guān)于建造新客站問(wèn)題不能只寫(xiě)一份請(qǐng)示，呈報(bào)兩個(gè)上級(jí)單位，而只能寫(xiě)兩份請(qǐng)示，用主送和抄送的辦法。辦公室事務(wù)管理案例分析:一份“關(guān)于新客站所需土地的請(qǐng)示”，主送上海市政府，抄送鐵道部；另一份“關(guān)于建造上海新客站所需資金、器材的請(qǐng)示”主送鐵道部，抄送上海市政府。這樣，兩份請(qǐng)示都能得到主管上級(jí)機(jī)關(guān)的及時(shí)批復(fù)，并且都能了解這一工程的全面情況。另一方面，上海市政府關(guān)于建造新客站給上海鐵路局的批復(fù)主送當(dāng)然是上海鐵路局，同時(shí)應(yīng)該抄送一份給鐵道部，作為知照。同樣鐵道部關(guān)于建造上海新客站的批復(fù)，主送單位是上海鐵路局，同時(shí)也應(yīng)該抄送一份給上海市政府。辦公室事務(wù)管理案例收文處理程序

辦公室事務(wù)管理案例案例十一:文書(shū)立卷的方法

（一）

陳虹是剛從學(xué)校畢業(yè)被建文公司錄用的新上任的秘書(shū)。她自己感到許多工作缺乏經(jīng)驗(yàn)，就虛心向老秘書(shū)老劉請(qǐng)教。一次，她問(wèn)老劉：“文書(shū)立卷光知道有六個(gè)特征，具體怎么運(yùn)用呢？”劉秘書(shū)從文件柜里選了幾份文件交給陳虹，說(shuō)：“你試試，這些文件應(yīng)該分成幾個(gè)案卷？給每個(gè)案卷擬一個(gè)正確的題目?！标惡缫豢矗@些文件的標(biāo)題是：（1）建文公司2003年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄