智能化財(cái)務(wù)共享服務(wù)研究-以費(fèi)用報(bào)銷為例

隨著市場(chǎng)的不斷發(fā)展，我國(guó)許多集團(tuán)企業(yè)紛紛建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，以提高自身財(cái)務(wù)管理效率。當(dāng)前大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等信息技術(shù)不斷地涌現(xiàn)，也為財(cái)務(wù)共享服務(wù)的進(jìn)一步創(chuàng)新與升級(jí)提供契機(jī)，當(dāng)前傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)已向智能化財(cái)務(wù)共享服務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的智能化與高效化[1]。以費(fèi)用報(bào)銷為例，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)并未完全實(shí)現(xiàn)自動(dòng)錄入、分類分等級(jí)自動(dòng)審核也并未實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷效率低，通過人工智能技術(shù)(如RPA等)對(duì)傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，可實(shí)現(xiàn)智能化的費(fèi)用報(bào)銷流程，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量與效率。一、智能化財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)的意義財(cái)務(wù)共享是依托信息技術(shù)以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ)，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運(yùn)營(yíng)成本或創(chuàng)造價(jià)值為目的[2]。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，智能化財(cái)務(wù)共享中心成為推進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要支撐，將其應(yīng)用到企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷中可有效規(guī)范財(cái)務(wù)工作流程，控制財(cái)務(wù)管理成本，保障財(cái)務(wù)部門的工作質(zhì)量。(一)規(guī)范財(cái)務(wù)工作流程在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)用前期，企業(yè)各部門數(shù)據(jù)核算相對(duì)獨(dú)立，在業(yè)務(wù)處理流程更加顯著，智能化財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建可提升企業(yè)工作流程的規(guī)范化水平，通過對(duì)制定核算標(biāo)準(zhǔn)提高業(yè)務(wù)處理的效率，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范財(cái)務(wù)的工作流程。(二)控制財(cái)務(wù)管理成本基于大數(shù)據(jù)背景之下，在企業(yè)管理中采取傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式無法提高處理效率，增加財(cái)務(wù)管理的成本。智能化財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建，可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中處理，節(jié)約更多的人力資源，節(jié)約采取管理的成本。(三)保障財(cái)務(wù)部門的工作質(zhì)量企業(yè)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理體系總?cè)狈σ欢ǖ墓蚕矸?wù)意識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率不高。智能化財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建可為數(shù)據(jù)提供科學(xué)的指導(dǎo)，充分增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的意識(shí)，為企業(yè)財(cái)務(wù)部門質(zhì)量水平提升予以保障。由此可見，在企業(yè)報(bào)銷費(fèi)用管理中采取智能化財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，可充分發(fā)揮管理優(yōu)勢(shì)，節(jié)約更多的管理成本，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理的水平。二、智能化財(cái)務(wù)共享服務(wù)在費(fèi)用報(bào)銷中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)所謂財(cái)務(wù)共享服務(wù)可追溯到20世紀(jì)的美國(guó)，并在歐洲國(guó)家得到廣泛的傳播，事實(shí)上這一概念的產(chǎn)生與當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在必然聯(lián)系。為提高企業(yè)的發(fā)展水平，應(yīng)采取新型的解決措施來創(chuàng)造更多的商業(yè)價(jià)值，充分滿足客戶的實(shí)際需求。信息技術(shù)的發(fā)展為集團(tuán)企業(yè)發(fā)展提供了更多的機(jī)會(huì)，在國(guó)家政策的推動(dòng)下，財(cái)政部門提出應(yīng)用信息技術(shù)來構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心。實(shí)際上財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與其他管理模式比優(yōu)勢(shì)更顯著，有助于提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平，使得企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力增強(qiáng)。據(jù)筆者分析，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心擁有龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，可節(jié)省更多的工作時(shí)間，減少時(shí)間成本，全面提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平[3]。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)在各領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用，RPA均得到了有效運(yùn)用。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)在費(fèi)用報(bào)銷工作上面有著很復(fù)雜的流程，而且工作需要長(zhǎng)時(shí)間復(fù)核，防止出現(xiàn)作業(yè)失誤的情況，同時(shí)在報(bào)銷流程中需進(jìn)行大量重復(fù)性且標(biāo)準(zhǔn)化的流程任務(wù)，工作量大且附加值低。在企業(yè)集團(tuán)費(fèi)用報(bào)銷中RPA的出現(xiàn)剛好能夠?yàn)橘M(fèi)用報(bào)銷提供優(yōu)質(zhì)解決方案，有效利用OCR掃描識(shí)別技術(shù)、電子發(fā)票報(bào)銷以及票據(jù)信用評(píng)級(jí)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)大大減少傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷模式中人工環(huán)節(jié)，針對(duì)此類價(jià)值不高的工作環(huán)節(jié)，RPA可以完美地取代人力的投入，并且能夠高效地完成有邏輯性并且重復(fù)性高的工作，在費(fèi)用報(bào)銷中具有極高的應(yīng)用價(jià)值與應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。三、當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷中存在的問題企業(yè)財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷中存在諸多的問題，表現(xiàn)在：信息系統(tǒng)智能化程度不高，申報(bào)流程繁瑣，財(cái)務(wù)審核工作繁瑣，信息溝通不暢方面，詳情見下文。(一)信息系統(tǒng)智能化程度不高目前，我國(guó)依然有部分企業(yè)在財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷方面智能化程度不高，主要表現(xiàn)各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)基本都需要人工操作，業(yè)務(wù)流程處理低下，如票據(jù)等信息需要人工錄入信息，錯(cuò)誤率高，共享審核繁瑣，需要逐項(xiàng)核對(duì)發(fā)票抬頭、稅率、費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)等審核效率低。降低了費(fèi)用報(bào)銷的效率，增加了人力成本。為提高費(fèi)用報(bào)銷效率，企業(yè)應(yīng)提前做好信息的整理與歸納、圖像信息的收集，如若票據(jù)數(shù)量過多，僅僅采取傳統(tǒng)人工無法提高工作效率，同時(shí)浪費(fèi)更多的設(shè)備資源與人力資源。在這種情況下，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，構(gòu)建一個(gè)信息系統(tǒng)智能化平臺(tái)，以此提升票據(jù)分類的科學(xué)性、有效性，解決傳統(tǒng)人工的低效性，促進(jìn)信息采集的準(zhǔn)確性。(二)申報(bào)流程繁瑣費(fèi)用報(bào)銷一般需要經(jīng)過幾個(gè)流程，票據(jù)報(bào)銷，費(fèi)用核對(duì)，財(cái)務(wù)核算，發(fā)放報(bào)銷資金。由于實(shí)際的操作與技術(shù)設(shè)計(jì)存在顯著的差異，增加了費(fèi)用報(bào)銷難度。首先，員工需要根據(jù)紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單在共享中心的費(fèi)用申請(qǐng)系統(tǒng)中提出申請(qǐng)，然后填寫信息，由于員工對(duì)各類財(cái)務(wù)科目的不熟悉，導(dǎo)致信息填寫易出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成申請(qǐng)駁回。其次，當(dāng)員工費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)單填制完成后，需交由各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)審批的過程中，有些需要線下審批，也有些需要線上審批，甚至出現(xiàn)線上線下重復(fù)審批的過程。最后，及時(shí)整理歸納所需報(bào)銷的票據(jù)，并為其提供紙質(zhì)憑證，不論是憑證審核人，報(bào)銷申請(qǐng)人，均投入大量的時(shí)間與精力，致使憑證掃描成為一項(xiàng)負(fù)擔(dān)。企業(yè)財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷中申報(bào)流程過于繁瑣，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升，費(fèi)用報(bào)銷的業(yè)務(wù)量大幅增加，報(bào)銷票據(jù)種類較多，財(cái)務(wù)人員在接到預(yù)約報(bào)銷單后需逐筆進(jìn)行核對(duì)，工作量較大，增加了財(cái)務(wù)管理的難度。(三)財(cái)務(wù)審核工作繁瑣當(dāng)前傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷財(cái)務(wù)審核仍舊高度依賴人工審核，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)下共享中心財(cái)務(wù)審核人員需審核整個(gè)集團(tuán)公司的全部票據(jù)，各類財(cái)務(wù)票據(jù)數(shù)量多，種類不一，工作量大且繁瑣，而且由于工作重復(fù)性高，工作人員極易出現(xiàn)疲勞、松懈等情況，導(dǎo)致審核效果低下，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。費(fèi)用報(bào)銷票據(jù)財(cái)務(wù)審核技術(shù)含量低，重復(fù)性高，單純依靠財(cái)務(wù)人員人工審核，耗時(shí)耗力，致使人工成本過高，未充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享中心降本增效的作用。(四)信息溝通不暢目前，部分集團(tuán)企業(yè)已有OA系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、稅務(wù)管理系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)等，其中財(cái)務(wù)信息與SAP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的對(duì)接，但資金管理，稅務(wù)管理，預(yù)算管理系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接。從費(fèi)用報(bào)銷方面來看，通過財(cái)務(wù)共享中心驗(yàn)明發(fā)票的真假，同時(shí)做好稅率抵扣處理，各部門未實(shí)現(xiàn)有效的交流，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)難以落實(shí)。以上問題均對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)下費(fèi)用報(bào)銷的開展造成影響，為改善這一局面，應(yīng)根據(jù)實(shí)際問題提出有效的解決策略，提高智能化程度引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型，根據(jù)實(shí)際問題制定科學(xué)的管理策略，提升企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的意識(shí)。四、基于智能化財(cái)務(wù)共享服務(wù)下的費(fèi)用報(bào)銷策略現(xiàn)階段，集團(tuán)企業(yè)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)下費(fèi)用報(bào)銷方面存在諸多問題，這些問題若不及時(shí)處理將會(huì)阻礙企業(yè)今后的發(fā)展。企業(yè)部門應(yīng)采取行之有效的管理策略，提升信息系統(tǒng)智能化程度，優(yōu)化費(fèi)用申報(bào)流程，提高財(cái)務(wù)審核效率與質(zhì)量，強(qiáng)化信息傳遞與溝通，詳情見下文。(一)提升信息系統(tǒng)智能化程度大數(shù)據(jù)的應(yīng)用提高了數(shù)據(jù)處理的效率，智能化財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供了必要的數(shù)據(jù)的支持，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，人工智能的分析功能逐漸強(qiáng)化，可通過數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建相應(yīng)規(guī)則，利用RPA、OCR等技術(shù)實(shí)現(xiàn)自主化財(cái)務(wù)智能，為企業(yè)提供全面的服務(wù)[4]。如當(dāng)前財(cái)務(wù)費(fèi)用的票據(jù)中相當(dāng)一部分票據(jù)需要進(jìn)行人工操作的數(shù)據(jù)化處理。在不能進(jìn)行智能掃描和關(guān)鍵信息智能處理的前提下，實(shí)際的費(fèi)用報(bào)銷過程可以先進(jìn)行票據(jù)類型的業(yè)務(wù)分類及等級(jí)判斷，再以O(shè)CR掃描的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)化的處理。在智能化的共享財(cái)務(wù)平臺(tái)中，負(fù)責(zé)單證票據(jù)上傳的，系統(tǒng)會(huì)將發(fā)票按不同介質(zhì)和不同信息進(jìn)行分類。標(biāo)準(zhǔn)化的電子發(fā)票可以通過平臺(tái)入口直接上傳。需要二次處理的紙質(zhì)發(fā)票?？梢愿鶕?jù)軟件中已經(jīng)設(shè)定的識(shí)別模塊進(jìn)行分類識(shí)別，根據(jù)預(yù)設(shè)的內(nèi)容，將不同的發(fā)票分類到不同的票據(jù)類型中。其中OCR識(shí)別模塊發(fā)揮了很大的作用，除了對(duì)發(fā)票類型及發(fā)票類別進(jìn)行分類外還可以對(duì)重復(fù)提交的票據(jù)進(jìn)行篩選排除，實(shí)現(xiàn)以模仿人工但高于人工的高效率方式進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的操作。(二)優(yōu)化費(fèi)用申報(bào)流程在傳統(tǒng)方式下費(fèi)用報(bào)銷流程過長(zhǎng)，難度較大，涉及的部門較多，難以提高工作效率。為改善這一現(xiàn)狀，利用智能化財(cái)務(wù)共享平臺(tái)優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程，如利用當(dāng)前手機(jī)終端便捷的拍照功能，獲得所需報(bào)銷費(fèi)用的相關(guān)單據(jù)影像，利用OCR識(shí)別技術(shù)，提取相應(yīng)信息，自動(dòng)填充到費(fèi)用申報(bào)表單中，無需發(fā)起人手動(dòng)填寫，僅需核對(duì)信息填充是否有誤即可，使得費(fèi)用申報(bào)更為便捷，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)智能報(bào)銷。智能化財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的應(yīng)用還可通過語音輸入開展在線申報(bào)，隨著錄入內(nèi)容的增加自動(dòng)分類，隨后自動(dòng)轉(zhuǎn)入到下一級(jí)報(bào)銷操作平臺(tái)，并及時(shí)地呈現(xiàn)出來。與此同時(shí)，平臺(tái)還可根據(jù)報(bào)銷信息進(jìn)行及時(shí)的處理，這一信息主要包括信用等級(jí)，人員職務(wù)的等級(jí)等，根據(jù)職務(wù)對(duì)審批權(quán)限流程合理設(shè)定[5]。值得注意的是，企業(yè)員工在報(bào)銷費(fèi)用申報(bào)中需財(cái)務(wù)幾個(gè)層級(jí)來審核處理，例如：職務(wù)等級(jí)較高的申請(qǐng)人可直接跳過財(cái)務(wù)部門低級(jí)別人員的審核。如果費(fèi)用報(bào)銷人的信用等級(jí)較低則會(huì)被系統(tǒng)自動(dòng)排到報(bào)銷申請(qǐng)的末端。那些信用等級(jí)好的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，則會(huì)被優(yōu)先處理。這種區(qū)別性的財(cái)務(wù)審核分類可以減少報(bào)銷業(yè)務(wù)的堆積，鼓勵(lì)員工提高自身信譽(yù)。(三)提高財(cái)務(wù)審核效率與質(zhì)量在智能化財(cái)務(wù)共享服務(wù)，可以通過RPA技術(shù)與OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能審單，利用數(shù)據(jù)庫(kù)以往審單記錄，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況，事先設(shè)置費(fèi)用報(bào)銷表單審核規(guī)則，通過制定的邏輯指令，將大量單一、重復(fù)的財(cái)務(wù)審核工作，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)完成。當(dāng)審單完成之后，將審單結(jié)果記錄在相應(yīng)表單，供審核人員查看。將傳統(tǒng)人工財(cái)務(wù)審核轉(zhuǎn)變?yōu)槿藱C(jī)協(xié)作式，從而大大減少財(cái)務(wù)審核工作量，同時(shí)智能化的信息審核處理也減少了人工審核中可能出現(xiàn)的偏差，確保財(cái)務(wù)審核質(zhì)量[6]。同時(shí)可對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)者信用進(jìn)行分級(jí)，信用等級(jí)的劃分，可以由系統(tǒng)通過信息收集和學(xué)習(xí)自動(dòng)完成。通過調(diào)取報(bào)銷申請(qǐng)者以往申請(qǐng)記錄，設(shè)定財(cái)務(wù)報(bào)銷的金額審核層級(jí)，以及報(bào)銷申請(qǐng)的先后等級(jí)等。對(duì)于信用級(jí)別較高的可以免除一定級(jí)別的財(cái)務(wù)審核，并縮短報(bào)銷支付時(shí)間。針對(duì)信用等級(jí)較低的申請(qǐng)內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)給予警告，適當(dāng)?shù)匮娱L(zhǎng)資金支付的時(shí)間，加強(qiáng)對(duì)此類申請(qǐng)者的關(guān)注。差別性等級(jí)分類可加大對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制力度，減少財(cái)務(wù)審核的時(shí)間，降低人為操作的失誤概率，促進(jìn)企業(yè)管理效率的提升。(四)強(qiáng)化信息傳遞與溝通企業(yè)為適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)化發(fā)展趨勢(shì)，還應(yīng)做好組織協(xié)調(diào)工作，與子公司負(fù)責(zé)人做好及時(shí)的溝通交流，通過財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行發(fā)揮有效作用，促進(jìn)財(cái)務(wù)共享體系的有效構(gòu)建。在構(gòu)建智能化財(cái)務(wù)共享中心時(shí)，應(yīng)既有OA系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、稅務(wù)管理系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)等系統(tǒng)，將其與智能化財(cái)務(wù)功效平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接，強(qiáng)化各個(gè)系統(tǒng)之間的溝通與聯(lián)系，利用各個(gè)系統(tǒng)的信息資源不僅可以加快財(cái)務(wù)服務(wù)效率，還可提升企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理效率，通過數(shù)字化形式將業(yè)務(wù)內(nèi)容體現(xiàn)出來，為企業(yè)今后發(fā)展提供科學(xué)的參考，將資源應(yīng)用到企業(yè)業(yè)務(wù)管理當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)管理效率的提升。智能化財(cái)務(wù)共享服務(wù)是今后企業(yè)發(fā)展的重要趨勢(shì)，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力水平的關(guān)鍵途徑，為