關于城建檔案信息資源建設的有效措施

關于城建檔案信息資源建設的有效措施城建檔案信息是記錄城市發(fā)展歷程的重要元素，以數(shù)字化、信息化的方式記載反映了城市的發(fā)展史及發(fā)展現(xiàn)狀。城市建設過程中，均可以以城建檔案內容為參照，為科學規(guī)劃城市建設提供決策輔助。傳統(tǒng)工作模式下，城建檔案信息主要以紙質版為載體，由專業(yè)檔案管理人員進行收集、保管、利用。但是隨著城市發(fā)展不斷推進，城建檔案信息資源逐漸豐富、內容不斷擴展，傳統(tǒng)的人工管理模式難以滿足現(xiàn)階段城市快速發(fā)展的需求，且受限于紙質載體不利于長期保存的缺陷，在檔案保管、查檔利用過程中廣泛存在丟失、破損、出庫入庫程序繁瑣等諸多問題。隨著計算機技術迅猛發(fā)展，推進城建檔案信息資源建設工作，切實將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉化為更方便快捷的電子化數(shù)字化檔案管理模式，有利于城建檔案信息資源的長期保存和開發(fā)利用。

一、城建檔案信息資源建設相關概述

（一）城建檔案工作發(fā)展歷程

作為記錄城市規(guī)模、城市發(fā)展歷程及城市建設過程中的各項重要活動的重要載體，城建檔案與城市建設、城市運行維護等城市管理工作緊密相關。城建檔案資源具有可靠性、可利用性、連續(xù)性、規(guī)范性等多種特性，可為城市建設規(guī)劃提供輔助決策和基礎數(shù)據(jù)支撐。隨著改革開放不斷深入，城建檔案管理模式不斷改進，城建檔案信息資源也逐漸豐富，國家也陸續(xù)出臺了相關的城市建設檔案管理規(guī)定[1]。城建檔案信息的記錄方式隨著信息化時代的發(fā)展不斷改進優(yōu)化，如今除了常見的文字記錄外，還包括聲像、圖像等多種記錄方式。

（二）城建檔案信息資源建設的意義

1.優(yōu)化檔案存儲空間

傳統(tǒng)城建檔案管理模式下，一般以紙質檔案或聲像檔案為載體記錄城建檔案信息，這種方式人工投入大、維護成本高，實體檔案還需要依托足夠的庫房空間進行管飽。隨著城市化發(fā)展不斷加快，建設工程產(chǎn)生的城建檔案體量日益增多，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式難以滿足城市后續(xù)發(fā)展的需求。通過城建檔案信息化資源建設，將城建檔案信息載體由傳統(tǒng)的紙質、聲像等實體檔案轉變?yōu)殡娮訖n案、數(shù)字檔案等信息化檔案資源，所需檔案存儲空間由成百上千平方的檔案庫房優(yōu)化成數(shù)塊硬盤大小，甚至通過云服務轉變成網(wǎng)上云空間，從根本上對檔案存儲模式進行了改革。

2.提高檔案利用效率

人工管理模式下，城建檔案管理人員通過城建檔案編碼保管，實現(xiàn)檔案的有序保管和資源利用。查檔利用過程中，管理人員通過人工出庫、利用、入庫的檔案利用方式提供查檔利用服務。然而城市化進程的不斷推進，城建檔案資源不斷豐富、查檔利用需求不斷擴大，傳統(tǒng)的檔案查閱和管理方式難以滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的需求[2]。延續(xù)傳統(tǒng)的人工管理和檔案利用方式，將直接影響查檔利用服務質量和檔案管理工作效率。通過信息化資源建設將城建檔案信息資源保存到線上平臺或者云空間上，利用相應的檔案業(yè)務管理軟件或者管理平臺將電子檔案或者數(shù)字檔案直接發(fā)送到服務端，不僅降低了城建檔案管理人員的工作負擔、提高查檔利用工作效率，更是大幅壓縮服務等待時長、優(yōu)化查檔利用流程手續(xù)，同時為城建檔案管理人員和服務申請人員提供更現(xiàn)代化、更智能、更優(yōu)質的查檔利用體驗。

3.提高城建檔案信息利用率

傳統(tǒng)城建檔案管理模式下，由于城建檔案信息調取受實體檔案約束，城建檔案管理及利用相對封閉獨立。需要獲取城建檔案資源時，需要人員前往城建檔案管理機構辦理檔案查詢利用服務申請手續(xù)。相對復雜的手續(xù)辦理流程和城建檔案信息資源的封閉獨立性，造成了城建檔案信息利用率始終難以提高。通過城建檔案信息資源建設，在一定程度上通過網(wǎng)絡平臺、信息系統(tǒng)實現(xiàn)城建檔案信息資源共建共享，擁有相關權限的管理人員可以進行線上歸檔、線上查檔、線上利用、線上管理等城建檔案管理工作，一方面降低了城建檔案信息資源的管理成本和建設成本，一方面也避免了重復建設帶來的沉沒成本和資源浪費。

二、城建檔案信息資源建設中存在的問題

（一）檔案信息資源難以全面覆蓋

雖然國家已出臺了城建檔案信息資源管理標準，但結合城建檔案信息資源建設實際看，城建檔案信息資源建設中普遍存在著覆蓋面不夠、質量不高的問題。首先，隨著不同城市間的發(fā)展水平存在的差異，各地城建檔案信息建設在管理標準、建設內容上各有千秋，再加上不同地市對城建檔案信息化建設投入資源多寡，多種因素互相影響下各地的城建檔案信息資源建設從整體上看就形成了“少數(shù)先進、多數(shù)平均、少數(shù)后進”的正態(tài)分布趨勢。對于城市建設發(fā)展快、資源投入多的地區(qū)，城建檔案信息資源相對豐富，城建檔案信息化建設相對完善；對于城市建設發(fā)展慢、資源投入少的地區(qū)，城建檔案信息資源相對不足，城建檔案信息化建設相對滯后[3]。此外，城建檔案信息資源覆蓋面不夠的問題也應引起人們更多的重視，特別是地下管線信息資源的收集，僅依靠普查成果及地下管線實體檔案歸檔等傳統(tǒng)信息資源收集方式，難以滿足日益擴大的地下管線信息資源的收集、利用需要。

（二）城建檔案管理水平普遍不高

城建檔案由于同時具備檔案管理和工程建設兩種屬性，在城建檔案管理工作中對城建檔案管理人員同時提出了檔案管理業(yè)務水平和工程建設知識儲備方面的要求，如今更是隨著計算機技術的快速發(fā)展提出了信息技術方面的新要求新挑戰(zhàn)，導致同時具備豐富實踐經(jīng)驗和高級水平的城建檔案管理人員占比率始終處于低位，對城建檔案管理工作的開展產(chǎn)生了持續(xù)的負面影響。首先，城建檔案管理并非單線程工作，絕大多數(shù)情況下，檔案管理人員不僅要做好某個建設工程項目城建檔案信息資源的歸集整理，還要同時對已歸檔的城建檔案資料進行編碼上架、對提交歸檔的數(shù)字化檔案、電子檔案、實體檔案進行清點核對、驗收審查，處于多線程同時并發(fā)的狀態(tài)。其次，隨著城建檔案信息化建設的推進，對城建檔案管理人員提出了信息技術方面的新要求新挑戰(zhàn)，這種情況下，能夠兼具豐富實踐經(jīng)驗和較高信息技術水平的城建檔案管理人員十分稀缺，大多數(shù)情況下，要么是具備豐富實踐經(jīng)驗的城建檔案管理人員無法完全適應信息化管理技術手段，要么是信息技術較高的城建檔案管理人員仍然缺乏實踐經(jīng)驗，對城建檔案管理工作提出了相當嚴峻的挑戰(zhàn)，也間接導致各地城建檔案管理工作與信息技術仍需要進一步磨合、提高，甚至部分城建檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的人工管理模式，極大制約了城建檔案信息資源的有效利用率。

（三）城建檔案信息化建設相對滯后

城建檔案信息化建設極為以來資源投入和技術進步，因此在城建檔案信息化建設上的資源投入相對保守以及采用的信息技術落后，都可能直接導致信息化建設進度滯后、信息化程度不高、信息資源有效占比率較低等諸多問題，更是直接影響了后續(xù)城建檔案信息資源開發(fā)利用的后續(xù)開展。城建檔案信息化建設過程中大多數(shù)是以信息管理系統(tǒng)為核心，逐步豐富拓展應用場景。但是各地結合當?shù)亻_展城建檔案管理工作業(yè)務實際，對城建檔案信息化建設提出了差異化需求，直接導致各地的信息管理系統(tǒng)完成度各有不同，甚至由于資源投入?yún)T乏、建設人員水平不夠，部分城建檔案信息管理系統(tǒng)建成后無法適配城建檔案業(yè)務的開展，出現(xiàn)“建而不用、建成難用”的不良現(xiàn)象。其次，城建檔案信息資源建設是為國家發(fā)展、城市建設、人民需要而服務的，城建檔案信息化建設把關不嚴、質量不高的情況下，很可能與城市建設發(fā)展節(jié)奏“脫節(jié)”，甚至淪為固步自封、束之高閣的淘汰產(chǎn)物。因此，開展城市檔案信息化建設過程中一定要滿足必須的資源投入需要和相應的人力保障制度保障，統(tǒng)籌引入城建檔案管理人才和信息化技術人才，結合信息技術的發(fā)展不斷提高城建檔案信息化技術標準和建設水平。

三、關于城建檔案信息資源建設的有效措施

（一）細化工作，提高城建檔案信息資源完整性

城建檔案信息資源完整性是衡量城建檔案信息化建設成效的重要標準之一。為有效提高城建檔案的完整性，城建檔案管理人員應從源頭上著手，也就是在城建檔案信息收集、整理過程上做工作。在城建檔案收集過程中，持續(xù)加強對城建檔案收集人員的業(yè)務培訓和監(jiān)督指導，在收集過程中不僅要滿足基礎的檔案歸集標準，同時還應根據(jù)《建設工程文件歸檔規(guī)范GB/T50328》規(guī)范要求逐條清點核對、收集整理，同時嚴格“接收審核、資料審核、檔案審批”三級管理制度的執(zhí)行，從工作制度上保障城建檔案的完整性[4]；其次，在接收審核城建檔案過程中，需要結合建設工程知識對城建檔案信息內容進行甄別，明確報送資料的真實性、有效性是否符合要求。綜合數(shù)據(jù)核對、邏輯檢查、專業(yè)審核等多種方式，保障城建檔案資料的質量，避免城建檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，影響后續(xù)城市建設工作的開展。隨著信息技術的發(fā)展和城建電子檔案共建共享模式的推廣，該部分內容驗審工作可以由建設工程質量安全管理部門在電子檔案生成過程中進行審核完成，減少重復審核造成的資源浪費。；城建檔案收集完整僅整理編碼環(huán)節(jié)時，城建檔案管理人員可借助信息管理系統(tǒng)等信息化技術應用將城建檔案資料快速進行分類編碼，在通用標準的基礎上結合本地制定相應的編碼規(guī)則，有效的提高城建檔案管理工作效率和成果質量。

（二）多管齊下，綜合提高城建檔案管理水平

城建檔案管理水平根據(jù)管理工作內容分類可歸結為檔案整理水平、接收審核水平、查檔利用水平和信息化建設水平等。要提高城建檔案管理水平，就要抓好人才資源儲備，也就是通過強化業(yè)務培訓、加強專業(yè)交流、輪崗豐富實踐經(jīng)驗等方式不斷提高城建檔案管理人員的綜合素質，既要抓好城建檔案信息化管理水平，滿足熟練操作城建檔案信息化管理平臺的基本需求，又要不斷豐富建設工程質量和檔案保管利用等方面的知識儲備，滿足城建檔案管理水平的基礎保障。首先，提高城建檔案信息化管理水平，要建立在引進相應信息技術人員的基礎上，在信息技術人員的專業(yè)指導下逐步開展城建信息化建設，同時結合城建檔案管理實際，針對性定期開展檔案管理制度改革及信息化業(yè)務培訓，確保城建檔案管理人員滿足熟練使用檔案業(yè)務管理平臺、數(shù)字化加工紙質檔案、線上完成城建檔案信息歸集及城建檔案資源利用等工作需要。其次，提高城建檔案管理水平就要以城市建設檔案管理相關規(guī)范文件為指導，加強摸底調查和自查自糾，充分掌握了解自身在開展城建檔案管理過程中的薄弱點和突破點，在此基礎上結合城建檔案業(yè)務實際向上級爭取資源投入，針對性制定措施補短板、厚實根基。此外，開展城建檔案管理過程中，主管部門要定期對摸排相關城建檔案管理工作開展情況，加強對城建檔案管理人員的工作考核，及時掌握了解城建檔案管理中存在的難點堵點，并部署城建檔案管理工作改進方向和措施，為提高城建檔案管理水平、推進城建檔案信息化建設打下堅實基礎。

（三）開展數(shù)字檔案館建設

如今，數(shù)字檔案館依然成為檔案工作領域現(xiàn)代化、信息化的主流發(fā)展趨勢，城建檔案管理工作作為城市發(fā)展建設重要一環(huán)也隨之朝著數(shù)字化方向不斷推進。一是打牢數(shù)字化建設基礎。多數(shù)情況下城建檔案管理部門要加大對城建檔案信息化建設的的資金投入，開發(fā)個性化城建檔案業(yè)務管理系統(tǒng)并承擔后續(xù)維護管理費用，隨著城建檔案信息指數(shù)翻倍式增長，城建檔案收集、保管、利用的工作量和重要程度也會逐增加，因此對城建檔案業(yè)務管理系統(tǒng)的后續(xù)維護必須保障專業(yè)技術人才投入及相應的維護資金投入。通過對系統(tǒng)功能維護和應用場景的擴展不斷完善城建檔案管理系統(tǒng)應用，以及通過技術手段定期對城建檔案信息化建設成果的安全性、有效性等進行檢查整改，奠定數(shù)字檔案館建設的數(shù)據(jù)基礎建設及基礎應用建設保障。二是不斷豐富城建檔案信息資源應用場景。定期梳理統(tǒng)計城建檔案信息化建設情況、基本業(yè)務開展情況，結合檔案查詢利用業(yè)務實際情況篩選可公開的業(yè)務信息和項目信息，并通過主管部門門戶網(wǎng)站、微信小程序、微信公眾號等公開平臺，加強對城建檔案信息利用的宣傳，與城建管理部門、人民群眾共享城建檔案信息資源建設成果[5]。三是統(tǒng)合城建檔案業(yè)務管理平臺。通過建立城建檔案信息資源共享平臺，積極推廣使用并根據(jù)反饋意見不斷優(yōu)化改善，避免了城建檔案信息資源重復建設導致的沉沒成本和資源浪費，也極大豐富了資源應用場景和提高信息利用率。但受限各地存在不同的城建檔案管理規(guī)范及城建檔案資料的不公開性，共享平臺的建設應采取保守推廣、逐步建設的方案。

四、結束語

城建檔案信息資源建設與城市發(fā)展緊密相連，完善城建檔案信息資源建設可為后續(xù)城市發(fā)展規(guī)劃