會議及接待管理制度

會議及接待管理制度會議及接待管理制度一、制度目的：為了規(guī)范公司內(nèi)部會議和外部接待管理工作，提高公司形象，加強(qiáng)日常管理工作，維護(hù)公司利益，特制定本制度。二、適用范圍：適用于全公司內(nèi)部會議和外部接待管理工作。三、會議和接待的定義：1、會議：是公司內(nèi)部各個系統(tǒng)、部門和崗位之間討論、交流和決策的場所和方式。2、接待：是指公司接待外部客戶、政府部門、合作伙伴等訪問、參觀、逛店、交流等活動。四、會議的分類：1、按級別分：（1）公司級別：公司領(lǐng)導(dǎo)組織的全體員工參加的會議。（2）職能部門級別：公司各職能部門內(nèi)部會議。（3）工作崗位級別：公司各工作崗位之間的會議。2、按種類分：（1）例會：公司各職能部門、工作崗位的定期例行會議。（2）主題會議：針對某一個具體的問題，召開有關(guān)專題討論和決策的會議。（3）緊急會議：在緊急情況下，召開的會議，時間不受限制。五、會議的程序：1、召集會議：（1）公司級別會議由公司領(lǐng)導(dǎo)組織召集。（2）職能部門級別會議由部門主管或副主管負(fù)責(zé)召集。（3）工作崗位級別會議由相關(guān)工作負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)召集。2、通知會議：（1）會議召集人應(yīng)提前通知會議參加人員會議時間、地點、議程和注意事項。（2）會議通知應(yīng)通過口頭或書面形式發(fā)送給所有參加人員。（3）緊急會議除外，公司級別的會議一般需要提前3個工作日通知，部門級別和工作崗位級別的會議一般需要提前2個工作日通知。3、準(zhǔn)備會議：（1）會議召集人應(yīng)根據(jù)會議主題和目的，制定會議議程。（2）會議召集人應(yīng)通過電話或網(wǎng)絡(luò)方式，與參加人員確認(rèn)是否能夠按時參加會議。（3）會議期間，要提供足夠的筆記本、筆、白板、投影儀等相關(guān)設(shè)備和材料。4、進(jìn)行會議：（1）首先由主持人宣布會議開始，公布議程。（2）會議應(yīng)按照議程有序進(jìn)行，不得私自改動議題。（3）會議應(yīng)注意時間，避免時間過長。（4）會議應(yīng)注意秩序，避免人身攻擊、詆毀他人等不文明行為。5、記錄會議：（1）會議記錄應(yīng)詳盡、準(zhǔn)確。（2）會議記錄應(yīng)記載出席人員、會議時間、地點、議程、決策結(jié)果、討論過程等相關(guān)內(nèi)容。6、總結(jié)會議：（1）會議結(jié)束后，應(yīng)及時總結(jié)會議決策結(jié)果和討論結(jié)果。（2）公司級別和職能部門級別的會議可以采用會議紀(jì)要形式做好會議總結(jié)，工作崗位級別的會議可以口頭或書面總結(jié)。六、接待的標(biāo)準(zhǔn)：1、接待客戶要有禮貌，能做到微笑、熱情、主動。2、接待領(lǐng)導(dǎo)要規(guī)范流程，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作范圍，組織好工作、訪問日程。3、接待要體現(xiàn)企業(yè)文化，對個人和組織形象有所塑造，讓外部來賓對公司形象產(chǎn)生好的印象。4、接待地點要保持整潔，各類設(shè)備用品要齊備。5、接待人員要做好精神準(zhǔn)備，能夠積極回答來賓的問題，并做出解答或提供合適方案。七、違規(guī)處理：1、對于那些沒有事先通知或者遲到會議的人員，會議主持人可以不讓其參加會議。2、對于不遵守會議規(guī)定、講話超時、不聽取他人意見等不文明行為的人員，會議主持人可以進(jìn)行批評教育。3、對于沒有按規(guī)定接待來賓、接待不周的人員，領(lǐng)導(dǎo)可以進(jìn)行批評教育，情節(jié)嚴(yán)重者將受到處罰處理。八、制度制定：本制度由人力資源部制定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后實施，履行期限為長期，需要后續(xù)進(jìn)行修訂。若本制度與具體業(yè)務(wù)工作的實施產(chǎn)生矛盾，