會計事務所業(yè)務檔案管理制度

會計事務所業(yè)務檔案管理制度為確保會計事務所業(yè)務檔案管理規(guī)范、有序、高效，提高會計事務所工作效率，保證會計事務所工作質(zhì)量，制定會計事務所業(yè)務檔案管理制度。一、總則（一）本制度適用于我公司所有會計事務所的業(yè)務檔案管理。（二）所有涉及到客戶的文書、資料和信息屬于客戶的機密，工作人員必須嚴格保密。二、業(yè)務檔案管理的基本原則（一）全過程管理原則，從客戶接洽、資料收集、核算處理、報告編制、歸檔保管等各個環(huán)節(jié)實行全程管理。（二）合法性原則，參考國家有關(guān)法律法規(guī)，依法依規(guī)處理檔案資料。（三）規(guī)范性原則，建立科學規(guī)范的檔案管理制度，嚴格執(zhí)行處理流程，確保檔案的規(guī)范性。（四）及時性原則，及時記錄業(yè)務活動、資料轉(zhuǎn)移記錄等工作，確保檔案的及時性。（五）準確性原則，確保所收集資料、處理結(jié)果及歸檔程序的準確性。（六）保密性原則，嚴格按照國家有關(guān)保密規(guī)定規(guī)范檔案保密管理工作。三、業(yè)務檔案管理的組織和管理（一）設立檔案管理員崗位以負責會計事務所的業(yè)務檔案管理工作。（二）制定檔案管理流程，實現(xiàn)資料的完整性和一致性，避免遺漏、重復或丟失。（三）對檔案安全策略實行全面的控制，重要檔案必須設置密碼保護，確保檔案安全可靠。（四）制定檔案借閱制度，規(guī)范出借流程，保證檔案安全性。（五）負責為外來人員提供無損空間測量、情況咨詢、檔案借閱等服務。（六）定期召開檔案管理員會議，及時匯報工作進展和問題，研究解決檔案管理工作中存在的問題。四、檔案的收集和整理（一）會計事務所與客戶開始合作后開展稽核和清理工作，全面收集客戶相關(guān)的基本情況、行業(yè)動態(tài)、資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財務報表，并對其進行整理、分類、歸檔。（二）按照客戶專業(yè)領域建立檔案信息庫，將檔案文檔進行編目歸檔。（三）對涉及客戶金額、稅務、審計等敏感信息的檔案文檔，建立永久留存檔案進行安全保管。五、檔案管理的維護和歸檔（一）建立檔案的借閱和歸還登記制度。（二）制定檔案借閱審批制度和借閱策略，并及時核對借閱和歸還的順序和時間。（三）檔案保管的公眾階段一般不得少于5年，重要檔案保留期不得少于10年。（四）檔案歸檔時，按照資料的內(nèi)容、時間、用途、形式等因素對檔案進行分類，制定科學的檔案管理制度。（五）定期檢查檔案的完整性和可用性，并進行必要的修復或樣本復制。六、檔案安全防護（一）采用人性化的防盜、防災、防冷、防潮、防塵等措施防止檔案損壞和丟失。（二）對存在安全風險的檔案實行密級控制，對重要的檔案材料進行經(jīng)濟安全防護。（三）制定應急預案，建立保護設施，特別是備用存檔系統(tǒng)。（四）采取信息備份、數(shù)據(jù)壓縮及備份存儲等技術(shù)手段，以備電腦系統(tǒng)故障或災難性事故的發(fā)生。七、檔案異常處理（一）發(fā)現(xiàn)檔案損壞的情況，立即通知檔案管理員進行查處處理。（二）對于丟失、破損、褪色等情況，必須立即清點檔案，并立即拍攝記錄，及時報告上級負責人。（三）嚴格遵守國家、地區(qū)、行業(yè)及企業(yè)的檔案管理規(guī)定，落實檔案監(jiān)督和管理的責任制。八、違規(guī)處理（一）被發(fā)現(xiàn)有私自借閱、銷毀、修改、篡改、竊取等違規(guī)行為的，將嚴格追究其法律責任。（二）有違反檔案保密制度的行為，將接受行政處罰，并給予公開警告。（三）對于對檔案管理制度有違反行為的員工，將視情況采取相應的處罰措施。以上就是會計事務所業(yè)務檔案管