會(huì)計(jì)事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度

會(huì)計(jì)事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度為確保會(huì)計(jì)事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范、有序、高效，提高會(huì)計(jì)事務(wù)所工作效率，保證會(huì)計(jì)事務(wù)所工作質(zhì)量，制定會(huì)計(jì)事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度。一、總則（一）本制度適用于我公司所有會(huì)計(jì)事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案管理。（二）所有涉及到客戶的文書、資料和信息屬于客戶的機(jī)密，工作人員必須嚴(yán)格保密。二、業(yè)務(wù)檔案管理的基本原則（一）全過(guò)程管理原則，從客戶接洽、資料收集、核算處理、報(bào)告編制、歸檔保管等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行全程管理。（二）合法性原則，參考國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，依法依規(guī)處理檔案資料。（三）規(guī)范性原則，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行處理流程，確保檔案的規(guī)范性。（四）及時(shí)性原則，及時(shí)記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)、資料轉(zhuǎn)移記錄等工作，確保檔案的及時(shí)性。（五）準(zhǔn)確性原則，確保所收集資料、處理結(jié)果及歸檔程序的準(zhǔn)確性。（六）保密性原則，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定規(guī)范檔案保密管理工作。三、業(yè)務(wù)檔案管理的組織和管理（一）設(shè)立檔案管理員崗位以負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案管理工作。（二）制定檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)資料的完整性和一致性，避免遺漏、重復(fù)或丟失。（三）對(duì)檔案安全策略實(shí)行全面的控制，重要檔案必須設(shè)置密碼保護(hù)，確保檔案安全可靠。（四）制定檔案借閱制度，規(guī)范出借流程，保證檔案安全性。（五）負(fù)責(zé)為外來(lái)人員提供無(wú)損空間測(cè)量、情況咨詢、檔案借閱等服務(wù)。（六）定期召開檔案管理員會(huì)議，及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展和問題，研究解決檔案管理工作中存在的問題。四、檔案的收集和整理（一）會(huì)計(jì)事務(wù)所與客戶開始合作后開展稽核和清理工作，全面收集客戶相關(guān)的基本情況、行業(yè)動(dòng)態(tài)、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)報(bào)表，并對(duì)其進(jìn)行整理、分類、歸檔。（二）按照客戶專業(yè)領(lǐng)域建立檔案信息庫(kù)，將檔案文檔進(jìn)行編目歸檔。（三）對(duì)涉及客戶金額、稅務(wù)、審計(jì)等敏感信息的檔案文檔，建立永久留存檔案進(jìn)行安全保管。五、檔案管理的維護(hù)和歸檔（一）建立檔案的借閱和歸還登記制度。（二）制定檔案借閱審批制度和借閱策略，并及時(shí)核對(duì)借閱和歸還的順序和時(shí)間。（三）檔案保管的公眾階段一般不得少于5年，重要檔案保留期不得少于10年。（四）檔案歸檔時(shí)，按照資料的內(nèi)容、時(shí)間、用途、形式等因素對(duì)檔案進(jìn)行分類，制定科學(xué)的檔案管理制度。（五）定期檢查檔案的完整性和可用性，并進(jìn)行必要的修復(fù)或樣本復(fù)制。六、檔案安全防護(hù)（一）采用人性化的防盜、防災(zāi)、防冷、防潮、防塵等措施防止檔案損壞和丟失。（二）對(duì)存在安全風(fēng)險(xiǎn)的檔案實(shí)行密級(jí)控制，對(duì)重要的檔案材料進(jìn)行經(jīng)濟(jì)安全防護(hù)。（三）制定應(yīng)急預(yù)案，建立保護(hù)設(shè)施，特別是備用存檔系統(tǒng)。（四）采取信息備份、數(shù)據(jù)壓縮及備份存儲(chǔ)等技術(shù)手段，以備電腦系統(tǒng)故障或?yàn)?zāi)難性事故的發(fā)生。七、檔案異常處理（一）發(fā)現(xiàn)檔案損壞的情況，立即通知檔案管理員進(jìn)行查處處理。（二）對(duì)于丟失、破損、褪色等情況，必須立即清點(diǎn)檔案，并立即拍攝記錄，及時(shí)報(bào)告上級(jí)負(fù)責(zé)人。（三）嚴(yán)格遵守國(guó)家、地區(qū)、行業(yè)及企業(yè)的檔案管理規(guī)定，落實(shí)檔案監(jiān)督和管理的責(zé)任制。八、違規(guī)處理（一）被發(fā)現(xiàn)有私自借閱、銷毀、修改、篡改、竊取等違規(guī)行為的，將嚴(yán)格追究其法律責(zé)任。（二）有違反檔案保密制度的行為，將接受行政處罰，并給予公開警告。（三）對(duì)于對(duì)檔案管理制度有違反行為的員工，將視情況采取相應(yīng)的處罰措施。以上就是會(huì)計(jì)事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管