公司發(fā)文管理制度

公司發(fā)文管理制度一、制度目的為規(guī)范公司發(fā)文行為，提高公司發(fā)文的科學性、準確性和規(guī)范性，強化發(fā)文管理的效果，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內所有部門發(fā)文行為。三、發(fā)文的種類及標準1、文件：是公司內部各級領導就部分重大事項作出的一種書面決定文件。文件分獨立文件和附件文書兩種，必須在左上角注明文種和編號。2、公告：是公司向社會公眾發(fā)布的一種通知條件。公告分為刊登在報紙、雜志、宣傳畫上的公告和電子公告兩種。3、通知：是公司內部消息發(fā)布的一種形式，通知分為口頭通知、電話通知和書面通知三種。4、內部情報報道：是公司各部門對重大項目、重大人事變動、經濟業(yè)績等方面的報道。四、發(fā)文的程序1、起草：發(fā)文者必須依照法律法規(guī)、公司規(guī)章制度、內部公文格式要求等規(guī)定起草發(fā)文。2、審定：接收到發(fā)文之后，公司內部指定的人員需要審核發(fā)文的法律法規(guī)、格式、內容是否符合規(guī)定。審定完成后進行簽字蓋章。3、印刷：已經審核簽字蓋章的發(fā)文需要進行印刷。4、歸檔：發(fā)文的各項資料如原件、抄送件等應當按照內部規(guī)定進行歸檔。五、發(fā)文流程下列為本公司發(fā)文的流程：1、起草部門負責起草發(fā)文。2、審批部門對發(fā)文進行審核、審定，必須簽字蓋章。3、印刷室收到發(fā)文后，進行排版印刷。4、發(fā)文人員收到印刷好的發(fā)文后進行簽發(fā)蓋章，進行存檔。六、發(fā)文編號1、公司發(fā)文種類包括文件、公告、通知、內部情報報道等，其中文件分獨立文件和附件文書兩種。2、每份發(fā)文都要有編號，編號應當為“公司發(fā)XXX（文件、通知、公告、內部情報）第XXX號”。3、發(fā)文編號的編制遵循以下方式：（1）公司發(fā)文種類a）文件：單獨編制編號，編號從0001開始，往后按照發(fā)文順序遞增。b）公告：與文件一起編制編號，但后面加上“G”表示其為公告。例如，公司發(fā)文第0010號公告編號應當為“公司發(fā)0010G號”。c）通知：與文件一起編制編號，但后面加上“T”表示其為通知。例如，公司發(fā)文第0020號通知編號應當為“公司發(fā)0020T號”。d）內部情報報道：用實現(xiàn)年月日作編號。例如，2019年5月25日的內部情報報道，編號應為“20190525”。4、發(fā)文要在左上角注明發(fā)文種類和其編號。七、發(fā)文管理1、發(fā)文之前，應當確保發(fā)文內容準確無誤，格式符合要求，審批流程無誤。2、發(fā)文時應當在發(fā)文之前搞清楚收件人的聯(lián)系方式和地址，包括收件人的姓名、電話、地址以及郵編等。3、發(fā)文一般使用公司統(tǒng)一的信封和信紙，保證發(fā)文的正式性和統(tǒng)一性。4、公司必須制定規(guī)范的發(fā)文管理制度，對于違規(guī)發(fā)文的行為進行紀律處分，并對其輸送人員作出相應的勸阻和教育。八、附則1、本制